La reunión de trabajo “Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos” Refrán Japonés
Reflexiona sobre esta frase <ul><li>“ Si en una reunión todo el mundo piensa lo mismo, significa que alguno no está pensan...
¿Qué es una reunión? <ul><li>Una situación de reflexión común para: </li></ul><ul><li>- Resolver asuntos, problemas </li><...
Elementos <ul><li>Moderador </li></ul><ul><li>Tema </li></ul><ul><li>Asistentes </li></ul><ul><li>Entorno-ambiente: lugar ...
Moderador <ul><li>Quien convoca y tiene claro el objetivo </li></ul><ul><li>Funciones : </li></ul><ul><li>-  Clarificar: <...
Moderador <ul><li>Funciones: </li></ul><ul><li>-  Relajar: </li></ul><ul><li>- Creando clima de confianza </li></ul><ul><l...
Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Antes de la reunión: </li></ul><ul><li>-  Preparación de la reunión: </li></ul><...
Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Antes de la reunión: </li></ul><ul><li>Previsión de detalles: </li></ul><ul><li>...
Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Durante la reunión: </li></ul><ul><li>Inicio de la reunión: </li></ul><ul><li>- ...
Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Durante la reunión: </li></ul><ul><li>Conducción de debates: </li></ul><ul><li>-...
Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Después de la reunión: </li></ul><ul><li>Evaluación: </li></ul><ul><li>- Acuerdo...
Entorno- ambiente <ul><li>Lugar físico:  luz, sonido, distribución, ambientación, tiempo (duración y franja horaria) </li>...
 
Etapas <ul><li>Convocatoria </li></ul><ul><li>Saludo </li></ul><ul><li>Planteamiento </li></ul><ul><li>Discusión y cambio ...
Convocatoria <ul><li>Informar a los asistentes del contenido </li></ul><ul><li>Documento: </li></ul><ul><li>- Quién promue...
Saludo <ul><li>Romper el hielo:  Saludo breve a los asistentes. Si no se conocen, permite que se conozcan </li></ul>
Planteamiento <ul><li>Explicación del objetivo de la reunión </li></ul><ul><li>Cómo va a desarrollarse: </li></ul><ul><li>...
Discusión y cierre <ul><li>Moderador pendiente cambio de impresiones </li></ul><ul><li>Momento final: los asistentes tener...
Acta <ul><li>Documento que recoge lo acontecido: </li></ul><ul><li>- Lugar y fecha </li></ul><ul><li>- Horario </li></ul><...
Tipos de reuniones <ul><li>Reunión informativa </li></ul><ul><li>Finalidad: transmitir información necesaria (resultados, ...
Preparación de reuniones <ul><li>1º:   Plantearnos si debe convocarse </li></ul><ul><li>¿Puede resolverse con una llamada ...
Secretos del éxito de las reuniones <ul><li>Existen motivos </li></ul><ul><li>Elección de los asistentes </li></ul><ul><li...
Barreras en una reunión <ul><li>No se rompe el silencio : miedo a hablar el primero.  </li></ul><ul><li>El moderador debe ...
Barreras durante la reunión: <ul><li>Alguien pretende monopolizar la reunión </li></ul><ul><li>El moderador deber interrum...
Barreras durante la reunión <ul><li>Algún participante no deja de hacer chistes </li></ul><ul><li>Notas de humor son posit...
Barreras durante la reunión <ul><li>Cuando existe fatiga </li></ul><ul><li>Fórmula sencilla: Descansar </li></ul><ul><li>D...
Situaciones que distorsionan una reunión <ul><li>Llegar tarde  e interrumpir saludando </li></ul><ul><li>Llegar tarde y pr...
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Reunion De Trabajo

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Reunion De Trabajo

  1. 1. La reunión de trabajo “Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos” Refrán Japonés
  2. 2. Reflexiona sobre esta frase <ul><li>“ Si en una reunión todo el mundo piensa lo mismo, significa que alguno no está pensando” </li></ul><ul><li>General George Patton </li></ul>
  3. 3. ¿Qué es una reunión? <ul><li>Una situación de reflexión común para: </li></ul><ul><li>- Resolver asuntos, problemas </li></ul><ul><li>- Intercambiar opiniones </li></ul><ul><li>Pero convocar reuniones si una razón particular puede ser una pérdida de tiempo , dinero y da lugar a la “ reunionitis ” </li></ul>
  4. 4. Elementos <ul><li>Moderador </li></ul><ul><li>Tema </li></ul><ul><li>Asistentes </li></ul><ul><li>Entorno-ambiente: lugar físico </li></ul>
  5. 5. Moderador <ul><li>Quien convoca y tiene claro el objetivo </li></ul><ul><li>Funciones : </li></ul><ul><li>- Clarificar: </li></ul><ul><li>al inicio : identificando el objetivo </li></ul><ul><li>al final : resumiendo las conclusiones </li></ul><ul><li>- Controlar/moderar: </li></ul><ul><li>procedimiento </li></ul><ul><li>el tiempo </li></ul>
  6. 6. Moderador <ul><li>Funciones: </li></ul><ul><li>- Relajar: </li></ul><ul><li>- Creando clima de confianza </li></ul><ul><li>- Solucionando conflictos </li></ul><ul><li>- Superando bloqueos </li></ul><ul><li>- Dinamizar: </li></ul><ul><li>- Motivando a los asistentes </li></ul><ul><li>- Animando a la participación </li></ul>
  7. 7. Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Antes de la reunión: </li></ul><ul><li>- Preparación de la reunión: </li></ul><ul><li>- Necesidad </li></ul><ul><li>- Temas y obejtivos </li></ul><ul><li>- Asistentes </li></ul><ul><li>- Planteamiento: orden del día </li></ul><ul><li>- Tipo de reunión </li></ul><ul><li>- Asuntos a tratar </li></ul><ul><li>- Horarios </li></ul>
  8. 8. Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Antes de la reunión: </li></ul><ul><li>Previsión de detalles: </li></ul><ul><li>- Elección del local </li></ul><ul><li>- Material necesario </li></ul><ul><li>- Disposición del lugar </li></ul><ul><li>Preparación del desarrollo: </li></ul><ul><li>- Introducción </li></ul><ul><li>- Medios a utilizar </li></ul><ul><li>- Preguntas, objeciones, conclusiones </li></ul>
  9. 9. Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Durante la reunión: </li></ul><ul><li>Inicio de la reunión: </li></ul><ul><li>- Puntualidad </li></ul><ul><li>- Presentación de temas </li></ul><ul><li>- Explicación de objetivos </li></ul><ul><li>Presentación de cada tema: </li></ul><ul><li>- Concretar datos y hechos </li></ul><ul><li>- Ceñirse a los temas </li></ul>
  10. 10. Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Durante la reunión: </li></ul><ul><li>Conducción de debates: </li></ul><ul><li>- Moderar </li></ul><ul><li>- Controlar a los manipuladores </li></ul><ul><li>- Estimular </li></ul><ul><li>- Aclarar imprecisiones </li></ul><ul><li>Resumen y clausura: </li></ul><ul><li>- Enumerar acuerdos </li></ul><ul><li>- Acabar a la hora prevista </li></ul>
  11. 11. Protocolo a seguir en una reunión <ul><li>Después de la reunión: </li></ul><ul><li>Evaluación: </li></ul><ul><li>- Acuerdos adoptados </li></ul><ul><li>- Dinámica de la reunión </li></ul><ul><li>- Cumplimiento de objetivos </li></ul>
  12. 12. Entorno- ambiente <ul><li>Lugar físico: luz, sonido, distribución, ambientación, tiempo (duración y franja horaria) </li></ul><ul><li>Distribución de la sala : </li></ul>
  13. 14. Etapas <ul><li>Convocatoria </li></ul><ul><li>Saludo </li></ul><ul><li>Planteamiento </li></ul><ul><li>Discusión y cambio de impresiones </li></ul><ul><li>Cierre </li></ul><ul><li>Acta y seguimiento de los acuerdos </li></ul>
  14. 15. Convocatoria <ul><li>Informar a los asistentes del contenido </li></ul><ul><li>Documento: </li></ul><ul><li>- Quién promueve la reunión </li></ul><ul><li>- Fecha, hora y lugar </li></ul><ul><li>- Orden del día o guión </li></ul><ul><li>- Objetivos </li></ul>
  15. 16. Saludo <ul><li>Romper el hielo: Saludo breve a los asistentes. Si no se conocen, permite que se conozcan </li></ul>
  16. 17. Planteamiento <ul><li>Explicación del objetivo de la reunión </li></ul><ul><li>Cómo va a desarrollarse: </li></ul><ul><li>establecer las reglas del juego </li></ul>
  17. 18. Discusión y cierre <ul><li>Moderador pendiente cambio de impresiones </li></ul><ul><li>Momento final: los asistentes tener claro lo que se ha hablado, debatido y acordado. </li></ul><ul><li>Moderador realizar un breve resumen </li></ul>
  18. 19. Acta <ul><li>Documento que recoge lo acontecido: </li></ul><ul><li>- Lugar y fecha </li></ul><ul><li>- Horario </li></ul><ul><li>- Asistentes </li></ul><ul><li>- Orden del día </li></ul><ul><li>- Intervenciones más importantes y protagonista </li></ul><ul><li>- Acuerdos </li></ul><ul><li>- Fecha de la siguiente reunión, si procede </li></ul>
  19. 20. Tipos de reuniones <ul><li>Reunión informativa </li></ul><ul><li>Finalidad: transmitir información necesaria (resultados, balances, decisiones, anti rumor ) </li></ul><ul><li>Reunión para solucionar problemas </li></ul><ul><li>Reunión de trabajo </li></ul>
  20. 21. Preparación de reuniones <ul><li>1º: Plantearnos si debe convocarse </li></ul><ul><li>¿Puede resolverse con una llamada telefónica, correo electrónico, nota escrita? </li></ul><ul><li>¿Se han analizado las aportaciones de los miembros? </li></ul><ul><li>¿Hay algo nuevo que decir? </li></ul><ul><li>¿Se ha caído en la rutina de los encuentros? </li></ul>
  21. 22. Secretos del éxito de las reuniones <ul><li>Existen motivos </li></ul><ul><li>Elección de los asistentes </li></ul><ul><li>Sólo aquellos que pueden contribuir </li></ul><ul><li>Disposición del espacio </li></ul><ul><li>Local adecuado, colocación y distribución </li></ul><ul><li>Preparar material de apoyo adecuado </li></ul><ul><li>Dominio de la reunión </li></ul><ul><li>Control del tiempo </li></ul>
  22. 23. Barreras en una reunión <ul><li>No se rompe el silencio : miedo a hablar el primero. </li></ul><ul><li>El moderador debe volver a plantear el asunto invitando a la participación. </li></ul><ul><li>Cuchicheo con otros asistentes : por timidez o por aburrimiento. </li></ul><ul><li>El moderador debe imprimir mayor viveza a la reunión o animar a la exposición pública </li></ul>
  23. 24. Barreras durante la reunión: <ul><li>Alguien pretende monopolizar la reunión </li></ul><ul><li>El moderador deber interrumpirle cortésmente, dando participación al resto. </li></ul><ul><li>Alguien no participa </li></ul><ul><li>El moderador pedir su participación, reconociéndolo positivamente </li></ul><ul><li>Alguien lee el periódico de forma provocativa </li></ul><ul><li>Ignorar su actitud, implicándolo en la reunión con una pregunta dirigida directamente a él. </li></ul>
  24. 25. Barreras durante la reunión <ul><li>Algún participante no deja de hacer chistes </li></ul><ul><li>Notas de humor son positivas, pero no excesivas. Interrumpir la reunión, silencio ostensible, mirando al chistoso. </li></ul><ul><li>Algún participante hace gestos de rechazo </li></ul><ul><li>Invitar a que exprese su opinión </li></ul><ul><li>Los participantes se enfrentan </li></ul><ul><li>El moderador debe intervenir suavizando los puntos de discordia, pero no tolerando esta conducta </li></ul>
  25. 26. Barreras durante la reunión <ul><li>Cuando existe fatiga </li></ul><ul><li>Fórmula sencilla: Descansar </li></ul><ul><li>Desorden en los puntos del orden del día </li></ul><ul><li>El moderador debe reconducir cada tema a su momento del orden del día </li></ul>
  26. 27. Situaciones que distorsionan una reunión <ul><li>Llegar tarde e interrumpir saludando </li></ul><ul><li>Llegar tarde y preguntar por lo ya hablado </li></ul><ul><li>Interrumpir de continuo </li></ul><ul><li>El que aclara de continuo o se enfada </li></ul><ul><li>El que cree que todo el tiempo es para él </li></ul><ul><li>El que recibe llamadas en el móvil </li></ul><ul><li>El que quiere acabar rápido </li></ul><ul><li>El que va a la reunión sin prepararse </li></ul><ul><li>El que ataca a todos los demás </li></ul><ul><li>El que habla toda la reunión con el de al lado </li></ul>

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