El antes, el durante y el después de una buena reunión de trabajo

1. PREPARACIÓN EFICAZ DE UNA
REUNIÓN
ORGANIZACIÓN DE REUNIONES

2. CREATIVIDAD
INTEGRACIÓN
PRODUCTIVIDAD
EFICACIA
PARTICIPACIÓN
FACTORES DE ÉXITO EN UNA
REUNIÓN

3. FACTORES DE ÉXITO EN UNA
REUNIÓN
Las reuniones, llevadas a buen puerto pueden ser grandes aliadas en nuestro
día a día, pero para ello han de darse, como mínimo los siguientes aspectos:
1. Participación: Se debe procurar que los asistentes no sólo participen en la
reunión en sí, sino que hay que invitarlos a que preparen puntos del orden del
día y que sean parte de la toma de decisiones.
2. Eficacia: Debe estar bien organizada, estableciendo tiempos límites, objetivos
y aprovecharse no sólo el tiempo utilizado sino la capacidad de todos los
presentes.
3. Productividad: Las reuniones deben servir para algo. Deben tomarse
decisiones y elaborar conclusiones que puedan motivar a la acción una vez
finalizada la reunión.
4. Integración: Si se hacen reuniones es porque creemos que todos los
participantes tienen algo que aportar. Es por ello que hay que conseguir integrar
las opiniones y llevar a un ambiente de trabajo en equipo.
5. Creatividad: Es un buen momento para buscar elementos nuevos y
fomentando la creación colectiva que se da a través de la complementariedad
del grupo.

4. ANTES DE LA REUNIÓN
 Prepararla con tiempo suficiente
 Determinar el lugar, momento y hora en que se
va a desarrollar la reunión
 Crear un planning de la reunión
 Convocar con antelación suficiente a los
asistentes
 Enviar el plannig a todos los participantes
 Determinar la duración de la reunión
 Identificar las necesidades materiales y técnicas
para realizar la reunión
 Reservar la/s sala/s

5. ANTES DE LA REUNIÓN
 Preparar la sala. Distribuir el mobiliario.
 Distribuir medios de apoyo (libreta, lápices, y otros.) y
preparar los materiales que se van a utilizar.
 Material de archivo (tomar del archivo aquellas
carpetas, con informes o documentos, que se
necesiten consultar)
 Datos (copias de documentos o informes que deben
tener disponibles los participantes. Deben colocarse
en una carpeta para cada uno de ellos)
 Si la reunión comprende una elección es necesario
proporcionar las papeletas para la celebración de la
votación, aunque sean hojas de tamaño pequeño de
papel en blanco
 Prepara algo diferente para crear un clima agradable
y que consiga establecer espíritu de equipo

6. PLANNING O AGENDA
Documento diseñado para la reunión que
especifica:
1. El motivo de la reunión
2. Hora de inicio y término
3. Los objetivos a conseguir
4. Los temas que se tratarán y su orden de
prioridad
5. El tiempo que se dedicará a cada cuestión
6. Responsable de cada tema

7. DURANTE LA REUNION
 Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental.
Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es
oro!
 Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos
fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a
tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden
conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las
normas de participación e intervención.
 Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y
el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando
tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada
etapa.
 Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
 El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el
proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el
avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto
especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es
fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta
forma sacaremos más provecho a su asistencia.
 No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que
esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y
cooperación que debemos tratar de crear y mantener.

8. AL FINALIZAR LA REUNION
 Dejar un tiempo al final para que los participantes
expongan dudas, sugerencias, comentarios…
 Sintetizar las conclusiones esenciales
 Resumir las contribuciones positivas, opiniones,
sugerencias y acuerdos adoptados.
 Agradecer la participación de los asistentes.

9. DESPUÉS DE LA REUNION
 Confeccionar un sumario de la reunión que se
enviará a todos los participantes durante los días
siguientes. Este sumario debe contemplar si se
han conseguido cumplir los objetivos
previamente marcados, las tareas que se hayan
podido encomendar a los diferentes
participantes, el tiempo que disponen para
llevarlas a cabo, las conclusiones más
importantes, los acuerdos adoptados…
 Si fuera necesario se convocaría a los asistentes
a la siguiente reunión
 La persona que ha realizado la reunión debe
analizar cómo se ha desarrollado y qué
elementos pueden mejorarse.

10. FIN DE LA
PRESENTACIÓN