3. Preguntas al Archivo Publico
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¿Cuantos fondos documentales administran actualmente? R: administramos 2 el archivo del
Instituto de Crédito Territorial y el del Inurbe.
¿Se han levantado TRD y TVD? R: Si, se han levantado estas dos herramientas y nos han ayudado
muchísimo para la gestión de los fondos.
¿Tiene Sistema Integrado de Conservación? R: no esta documentado, pero se hace una limpieza
periódica a los depósitos.
¿El ciclo vital del documento esta socializado al interior de la entidad? R: Si, pero no tan
profundo, es decir, la gente sabe esto, pero solamente lo básico.
¿Tiene cronogramas de transferencias primarias y secundarias? R: aun no están estructurados,
pero se maneja una frecuencia aplicando las TRD y TVD.
¿Tiene desarrollado el PGD? R: aun no, se esta estructurando tomando como estimulo las TRD.
¿Los depósitos están adecuados a la normatividad vigente? R: Si, aunque falta instalar algunos
extractores y adecuar la planoteca.
¿El personal que trabaja en estos fondos documentales esta idóneamente preparado para tal
labor? R: No, en su mayoría somos empíricos, algunos tenemos capacitaciones en archivística.
¿Qué aplicativo usa para la administración de archivos? R: se esta usando una aplicación en
Access.
¿El personal a cargo de la administracion de los fondos documentales es capacitado
regularmente? R: No, no existe un programa de tal tipo, unicamente se enseña a las personas
sobre la marcha.
4. Preguntas al Archivo Privado
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¿Cuantos fondos documentales administran actualmente? R: administramos 1 fondo que es el
de bayport fimsa.
¿Se han levantado TRD y TVD? R: estamos en proceso de levantamiento de TRD.
¿Tiene Sistema Integrado de Conservación? R: No, aun no hemos llegado a esa instancia.
¿El ciclo vital del documento esta socializado al interior de la entidad? R: No, solamente con el
personal de archivo.
¿Tiene cronogramas de transferencias primarias y secundarias? R: se esta elaborando a medida
que se levantan y aprueban las TRD.
¿Tiene desarrollado el PGD? R: aun no, pero se tiene como proyecto para el 2014.
¿Los depósitos están adecuados a la normatividad vigente? R: No, falta adecuar la parte de
extractores, extintores y protección de la luz.
¿El personal que trabaja en estos fondos documentales esta idóneamente preparado para tal
labor? R: el 80% tiene conocimiento de archivos algunos son tecnólogos en archivística y otros
estudiantes de archivística.
¿Qué aplicativo usa para la administración de archivos? R: se esta usando una aplicación en
Access.
¿El personal a cargo de la administración de los fondos documentales es capacitado
regularmente? R: Si, se capacita el personal y se esta documentando un proceso con el fin de
llevar un programa de capacitación continuo.
5. Terminología
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ARCHIVO TOTAL: es toda la gestión, tramite y disposición final del documento.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: edades según la vigencia y disposición final.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: principio que identifica de donde vienen los documentos.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: orden secuencial se los tramites de una unidad documental.
FOLIO: una hoja que compone una unidad documental.
LEGAJO: es una unidad de conservación.
FONDO: el total de documentos producidos por la entidad.
SUBFONDO: se generan debido al tamaño de los fondos, por lo general son los documentos
producidos por una regional o sucursal.
SERIE: conjunto general de documentos que obedecen a un mismo tramite.
SUBSERIE: conjunto especifico de documentos que obedecen a un mismo tramite.
TIPO DOCUMENTAL: es la unidad documental mas simple y de las cuales nacen los expedientes y las
series documentales.
TABLAS DE VALORACIÓN: instrumento por el cual se valoran fondos acumulados.
TABLAS DE RETENCIÓN: instrumento por el cual se valoran archivos en sus 3 ciclos de vida.
VALOR PRIMARIO: es el valor administrativo, contable o legal de los documentos según la normas
vigentes.
VALOR SECUNDARIO: es el valor histórico, técnico o científico que adquieren los documentos.
6. Conservación de Valores
Archivo Privado
• Valores Secundarios
– Ninguno identificado hasta el
momento
• Valores primarios:
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–
–
–
–
Comprobantes de Egresos
Títulos Valores
Historias Laborales
Nominas
Contratos
Archivo Publico
• Valores Secundarios
– Resoluciones
– Actas
– Planos
• Valores primarios:
– Libros Contables
– Historias Laborales
– Obligaciones Hipotecarias
7. Conservación de Valores
Archivo Privado
– Contratos
• Contratos de arrendamiento
– Contrato
– Comprobantes Contables
• Causaciones
– Factura de Compra
– Radicación de Novedades
• Comunicación con Cliente
Archivo Publico
– Actas
• Actas de Comité
Administrativo
– Informe
– Planos
• Planos Estructurales
– Plano
– Historias
• Historias Laborales
– Acta de Posesión.
8. Documentos que no se archivan
• Toda la documentación facilitativa como
normas y publicaciones de apoyo a la gestión
de los tramites.
9. Foliación
• Se debe colocar con lápiz el
numero de cada folio (hoja)
en el folio verso (parte
delantera de la hoja) un
consecutivo ascendente con
el fin de identificar la
cantidad de folios que
compone el expediente o
unidad documental. La idea
de la foliación es que se
ejecute una sola vez.
También se puede hacer
con esfero.
10. Ordenación de documentos
• La idea es que los documentos de
archivo se organicen en un orden
lógico de los tramites con e l fin
de que el primer tramite este
ubicado desde el primer folio y el
ultimo este ubicado hacia el
ultimo folio de la unidad de
conservación
• Los documentos se pueden
organizar de diversas maneras:
cronológica, toponímica,
numerológica, alfabética.
• El orden mas usado es el
Cronológico.
11. Marcación de Unidades de
Conservación
• CAJAS: Se hace necesaria una
codificación con el fin de
ubicar la información. Esta
puede contener además datos
como series, asuntos y fechas
de los documentos.
• CARPETAS, LIBROS, LEGAJOS:
Debe indicar la oficina
productora, series, asuntos y
fechas extremas, además a la
caja a la cual pertenecen ,
numero de folios y notas
adicionales como faltantes,
deterioro, etc.
12. Proceso del PGD
•
a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste
cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
La producción consiste en la estimulación mediante un tramite con el fin de generar evidencias o archivos. La recepción consiste en la evidencia
de recibir documentos con el fin de asentar un tramite. La distribución se cruza de cierta corma con la recepción y esta consiste en la trazabilidad
del tramite a través de las oficinas involucradas. El tramite es el resultado del análisis de la estimulación a la respuesta externa o interna. La
organización obedece a la ordenación de los tramites dentro de la unidad de conservación de forma que se entienda totalmente su flujo. Consulta
corresponde a la disponibilidad del documento en los archivos de gestión. Conservación obedece a los parámetros definidos para la optima
conservación de los soportes de los tramites en los archivos de gestión. Y la disposición final de los documentos se puede evidenciar cuando las
series documentales de los archivos de gestión adquieren valore secundarios o simplemente pierden todo valor primario y no nacen para el ciclo
archivo central.
Nota: este proceso aun no se ha ejecutado.
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b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada
uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
La organización obedece a los parámetros definidos para realizar expurgo de copias, foliaciones y orden de los tramites de las unidades
documentales previamente definidos en los procedimientos. Consulta es la garantía de que los soportes están intactos y disponibles para su
verificación o lectura. Conservación obedece a todas las medidas preventivas que se han tomado para garantizar la conservación lógica de los
soportes y evitar deterioros. La disposición final llega cuando se aplica la TRD y se define que adquiere valor secundario, que se digitaliza,
microfilma, destruye etc.
Nota: este proceso aun no se ha ejecutado.
•
c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en
qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
La organización obedece a los parámetros definidos para realizar ordenación según los parámetros definidos en los fondos documentales
administrados, con el fin de garantizar la conservación total de los documentos. Consulta es la garantía de que los soportes están intactos y
disponibles para su verificación o lectura. Conservación obedece a todas las medidas preventivas que se han tomado para garantizar la
conservación lógica de los soportes y evitar deterioros. La disposición final no aplica en esta parte del ciclo ya que el archivo histórico es una
consecuencia de l a valoración documental.
Nota: este proceso aun no se ha ejecutado.
13. Flujo documental Títulos valores
Mediante la solicitud de crédito se genera el tramite a la
entidad
Aprobado el crédito se solicitan documentos soporte:
cedula, desprendibles de pago, certificación laboral.
Se generan libranzas y pagares
EL documento es almacenado en archivo de gestión
durante la vigencia del crédito
14. Paralelo entre los conceptos de la guía
del PGD y el decreto 2609 de 2012
Guía PGD
Decreto 2609 de 2013
Paralelo
Producción
Planeación
Planeación cambia al paradigma de planear,
anteriormente solo se identificaba.
Producción
Recepción
Distribución
Tramite
Gestión y tramite
Se encierran los tres términos viéndolos
desde el punto de vista de la trazabilidad en
la entidad.
Organización
Organización
Se retoma la importancia de la organización
y se muestra el termino de transferencia
como un parte importante del proceso.
Transferencia
Consulta
Disposición de los documentos
Aunque el decreto precisamente en los
procesos no habla de consulta en la
disposición final nombra la adecuada
conservación de los soportes según la TRD,
se obvia la consulta.
Conservación
Preservación a largo plazo
El del decreto es muy similar al de la guía
PGD, simplemente que en el decreto realiza
un resumen consolidando la preservación a
largo plazo como las actividades que
garanticen la correcta conservación de los
documentos
Disposición Final
Valoración
La valoración según el decreto esta desde el
principio de la producción y planeación del
documento, es igual que la del PGD de la
guia.
15. Aspectos Importantes
Decreto 2609 de 2012
• Importancia: reglamenta parte de la 594 de
2000 y da una cultura documental para aplicar
a nivel nacional. Cambia algunos términos de
los acuerdos anteriores en relación a los
proceso de la gestión documental, reglamenta
la implementación de los PGD, regula la
administración de los archivos electrónicos.
• GENERA UNA CULTURA ARCHIVISTICA.
16. Acuerdos 003,004 y 005 de 2013
AGN
• El Acuerdo 003 es muy importante dado que crea el comité
evaluador de documentos y regula la valoración de los documentos
que puedan ser patrimonio colombiano.
• El acuerdo 004 define como importante que los las TRD y las TVD
son la responsabilidad de un equipo de profesionales idóneos. Las
TRD o TVD serán aprobadas por el comité de desarrollo
administrativo para las entidades de orden nacional. Para las
entidades territoriales serán aprobadas por el comité interno de
archivo (antes comité de archivo) Las TRD y TVD deben estar
publicadas en los sitios web de las entidades publicas.
• El acuerdo 005 normaliza el proceso de organización de archivos:
clasificación, ordenación y descripción. Este acuerdo da las bases
para un proceso de organización prospero y proactivo.
