Este documento presenta 8 preguntas sobre la organización documental en una empresa que tiene sus archivos desorganizados. Se recomienda que Arnulfo identifique primero la cantidad de documentos, los clasifique de forma alfabética y cronológica, y aplique el ciclo vital de los documentos y las Tablas de Retención Documental para facilitar el acceso a la información. El gran reto para Arnulfo será mejorar los problemas en la empresa y estar listo para una auditoría en 2 meses. La gestión documental es fundamental para el desempeño empres

1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
(1237838)
ACTIVIDAD N°2
APRENDIZ
ANDRÉS FERNANDO ROMERO VANEGAS
INSTRUCTOR:
GUSTAVO ADOLFO ARIZA CHARRIS
Administrador de empresas
BOGOTA D, C.
2016

2. Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:
1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo.
¿Cómo debe ser archivado esos documentos?
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?
7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?
8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la
Empresa?

3. 1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
RTA;Identificandolacantidadde documentosquese encuentranenlacompañíaparadespuésdarle
un ordenamiento adecuado, clasificándolos de forma alfabética y cronológica ya que estos
documentosmal ordenadosocupanmuchoespacioyse puedendeteriorarconel pasodel tiempo.
2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
La empresa no está cumpliendo con las normas legales de archivo y tiene no tiene el personal
adecuado para elaborar este tipo de trabajo en la entidad.
La faltade unarchivo organizadoy grandesfondosacumuladosdistribuidosendiversoslugaresde
la empresa.
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documentoy como gestionarlo?
FUNCIONES BASICAS DEL
ARCHIVO DE OFICINA
Organizary conservarla documentación
que van produciendoyrecibiendo
(expedientes).
Formar correctamente lasseries
documentales, impidiendoladispersióno
eliminaciónde ladocumentación.
Elaboraciónde instrumentosde control e
informes(ficheros,base de datos).
Serviciosde consultasadministrativas
Preparación de las transferencias al
archivo central
Cumplir y hacer cumplir las
normas y directrices del archivo
general

4. Los procesosdebe realizarlosaplicandolosprocesosyciclode vidade gestión documental comolo
son:
Archivosde gestión
Archivohistórico
Archivocentral
Ya que esta es la manera para para mantener un archivo organizado y así se puede mantener su
ciclo de vida dentro de la compañía.
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo.
¿Cómo debe ser archivado esos documentos?
Se le debe dar un lugar en un archivo físico de manera simultánea teniendo en cuenta con
las características que cuenta los documentos.
SERIE: se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir, que
responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están
• Archivo de
gestion
transferencias
primarias
Archivo central • Archivo
historico
transferencias
segundarias
FONDO
SECCION
SUB SECCION
SERIE
SUB SERIE
UNIDAD
DOCUMENTAL

5. sujetos al mismo trámite. Además estos documentos, tienen características similares en lo
que se refiere a su contenido. A veces también tienen similitudes en su aspecto externo.
Además encontramos la Subserie que es el conjunto de documentos agrupados dentro de
una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o utilización.
Unidad Documental compuesta (expediente): es una unidad organizada de documentos
(varias unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de estas razones:
Por el productor, para su uso corriente.
Durante el proceso de organización archivística (porque se refiere al mismo tema,
actividad o asunto.
Unidad Documental simple (documento): se refiere a la unidad documental archivística
más pequeña que existe, esta unidad no puede ser dividida en más parte de lo que ya es,
son por ejemplo una fotografía, un informe, etc. No todas las unidades documentales
simples tienen que estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes están
formados por unidades documentales simples.
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
Establecen los tiempos de conservación y permanencia en cada fase documental.
Investigación preliminar sobre la institución y las fuentes documentales.
Análisis e interpretación de la información recolectada.
Elaboración y presentación de la TRD para su aprobación.
Aplicación.
Seguimiento y actualización de las TRD.
6. ¿Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?
Facilitarnos un adecuado control, conservación y orden en el control de los diferentes tipos
de archivos.
Ayudar a controlar la producción y trámite documental.
Permitir el manejo integral de los archivos.
Facilitar la organización de los documentos.
7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?
Mejorar los problemas que se presentan en la empresa y estar listo para la auditorio en un
lapso de 2 meses.

6. 8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la
Empresa?
Toda empresa debe contar con una base de gestión documental ya que se evita que la
perdida de documentos y tiempo, brinda acceso a la información seguridad
estructurada de los documentos, control de cambio y de revisiones, colaboración entre
usuarios, ahorro de costos en la empresa en estas se toma como bases físicas y digitales
para la organización y búsqueda de archivos.