1. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
LEIDY VIVIANA PINILLA MARÍN
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENIA 2015

2. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN
MARÍA NANCY URIBE CUÉLLAR
PROFESORA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENIA 2015

3. INTRODUCCIÓN
Los archivos cumplen una función indispensable en la conservación de la
documentación, porque son los que conllevan información que maneja la
entidad. Por este motivo es indispensable tener claro el proceso de Formación
de los archivos según el ciclo vital de los documentos, este proceso se refiere
a las etapas que tienen que pasar un documento desde su creación hasta su
disposición final, donde se define si se conserva o se elimina.
Para este proceso se debe conocer bien cada una de las etapas, como lo son:
la etapa pre-archivística, etapa archivística (primera y segunda etapa); también
se tiene en cuanta la edad de los documentos: Gestión, Central e histórico.
Por tal motivo en este trabajo realizaremos una entrevista a dos archivos de
carácter público y privado; con el objetivo de fortalecer los conocimientos
sobre estos temas, el cual es fundamental para nuestro proceso académico.
En este trabajo encontraremos un pequeño análisis sobre la documentación
utilizada en el archivo de la Registraría Publica de Garzón-Huila y la sede de
COOFISAM en este mismo municipio; se eligieron estas dos entidades por ser
dos de las únicas entidades que tienen unidad de archivo.

4. Formación de los Archivos Según el Ciclo Vital De
Los Documentos
Entidad: Pública
Nombre: Registraría Nacional del estado civil
Dirección: Calle 8 # 9-47 Centro Garzón-Huila
Esta entidad en su etapa pre- archivística maneja documentación con valor
administrativo como lo son:
 Los derechos de petición, estos son recibidos por la entidad la cual se
encarga de dar pronta respuesta a las peticiones.
 Las solicitudes de cedulas, estas son indispensable ya que es una de
sus funciones más importantes.
En el Archivo de central
 Antecedentes del Registro civil: Estos documentos son investigados
frecuentemente por la población para diligencias externas. En
ocasiones las personas los consultan para solicitar algún cambio a
causa de algún error en los datos personales de las personas. Su valor
es legal.
 Partidas de Matrimonio: Estos documentos son consultados con el fin
de verificar el estado civil de las personas. Su valor es legal.
Archivo histórico
 Registro civil: este es histórico porque luego de haber cumplido con su
ciclo de vida, pasaran a ser parte del Archivo General de La Nación.
 Tarjetas alfabéticas: Se le llama de esta manera a el registro de las
cédulas el cual se conservaran y pasaran a ser parte del Archivo
General de La Nación

5. Series Documentales que conserva
 Antecedentes del Registro Civil: esta se conserva por que sirve de
prueba o comprobante de los datos de una persona.
 Documentos Electorales: Estos sirven para investigaciones futuras
que surjan, como lo pueden ser alguna demanda.
Esta entidad utiliza el principio de orden original para llevar ordenada la
documentación y lo hace de manera alfabética, a excepción de la serie de
tarjetas alfabéticas que va en un orden numérico. Esto puesto que la entidad
al pertenecer a un pueblo pequeño no cuanta con un profesional encargado
del área; la labor la realiza una funcionaria que lleva varios años trabajando en
la unidad de correspondencia y le han dado algunas capacitaciones cortas
para cumplir con el manejo del archivo. Esta utiliza el formato de la tabla de
retención documental brindada por el AGN.
El proceso por el que pasa un documento desde su creación hasta su
disposición final en esta entidad es el siguiente:
1. Se elabora el documento, con un fin especifico
2. Luego se pasa archivo de gestión donde dura el tiempo
correspondiente según su misión.
3. Después pasa al archivo central donde es consultado, en algunas
ocasiones
4. Finalmente se realiza la valoración del documento, donde se
determina si pasa para el archivo histórico o para expurgo.
Este archivo está implementando las normas que dicta el AGN para
entidades públicas.

6. Entidad: Privada
Nombre: Cooperativa de ahorro y crédito COOFISAM
Dirección: Cll 5 # 8-87 de Garzón- Huila
Este archivo es pequeño solo cuenta con la un pequeño archivo de gestión y
uno central puesto que en Garzón solo encontramos una sede de esta entidad.
En la etapa de gestión utilizan:
Y se crean las carpetas de los asociados: Las cuales conllevan
documentos personales como fotocopia de la cedula, registro de cámara y
comercio facturas de compra a proveedores, documento de data crédito.
Cartas Internas: Las cuales son de valor administrativo
Archivo central:
Se conservan las carpetas de los asociados los cuales son conservados
por un tiempo de 5 años.
Series que conserva
Serie contable: Esta tiene valor contable, en esta se guarda la información
de movimientos y transacciones diarias.
Historia de los asociados: Esta tiene un valor Administrativo, aquí se
guarda las carpetas que contienen información relevante sobre los
asociados.
En esta entidad se tienen en cuanta el orden original de la documentación,
de una manera cronológica. Utilizan el formato de la tabla de retención
documental del AGN.
Proceso de un documento desde su creación hasta su disposición final
en esta entidad:
Carpeta de asociados
1. Se diligencia el formato pre impreso con sus respectivos soportes
2. Esta información de digitaliza
3. Se crea la carpeta

7. 4. Pasa a hacer parte del archivo central
Esta entidad se rige bajo la ley 594 del 200 ya que esta es vigilada por Súper
Solidaria y esta expidió una resolución donde todas las empresas que estén
bajo su vigilancia deberán regirse bajo esta norma.
Etapas de formación de los archivos
Etapa pre-archivística
En esta etapa es donde se realiza trámites con la documentación antes de
llegar al funcionario encargado del área, cuando todavía no contiene ningún
valor para la entidad.
Etapa archivística
Primera Etapa: En esta es donde se realiza la creación de la documentación
con un fin específico y se realiza el respectivo trámite.
Segunda Etapa: En esta el documento no es consultado con tanta
frecuencia, pero por su tiempo de durabilidad todavía tiene un valor primario y
segundario por eso se conserva para su consulta.
Tercera Etapa: En esta se realiza la valoración final del documento donde
se determina por su valor para la entidad si debe ser conservado o pasara a
expurgo.
Cambio de la encuesta de estudio unidad documental:
Podemos observar algunos cambios gramaticales como: en la parte del
documento cambia el enunciado a Unidad documental.

8. Conclusiones:
 Es indispensable que las entidades cuenten con funcionarios que
conozcan sobre el proceso archivístico, para que puedan llevar un
orden coherente en la documentación.
 La tabla de retención documental, permite una ordenación más
profunda en el archivo y nos da la posibilidad de recuperar más rápido
un documento; ya que esta lleva el orden de la documentación por
series y sub-serie las cuales le asignan el tempo de permanencia al
documento.
 Tanto los archivos públicos como privados cumplen funciones públicas
están obligados a llevar implementar las normas dictadas por el AGN.

9. Bibliografía:
Gestión documental Guia I. Guia N 3. Formación de los archivos según el
ciclo vital de los documentos. Recuperado de 19 de Mayo del 2015 en:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/12099/mod_label/intr
o/GDI_Maria%20Nancy%20Urbe%203%20unidad.pdf
Proceso de Gestión Documental. Alcaldía Mayor de Bogotá. Recuperado el:
20 de Mayo del 2015 en:
http://idpc.gov.co/descargas/nosotros/mapa-de-procesos/GD-
P02%20GESTION%20DOCUMENTAL-EDI.pdf
Ministerio de Cultura. Decreto 2609 del 2012. Encontrado el 18 de Mayo del
2015. Recuperado de:
file:///E:/Downloads/DECRETO_2609_DEL_14_DE_DICIEMBRE_DE_2012.p
df
Archivo General de la Nación. Tablas de retención Documental. Encontrado
el 18 de Mayo del 2015. Recuperado de:
file:///E:/Downloads/Minimanual%20Tablas%20de%20Retencion%20TRD%2
0(2).pdf
Archivo General de la Nación. Formulación del plan Nacional de Archivos.
Encontrado el 18 de Mayo del 2015. Recuperado de:
file:///E:/Downloads/PINAR.pdf
Archivo General de la Nación. Ley 594 del 200, ley General de Archivos.
Encontrado el 18 de Mayo del 2015. Recuperado de:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/L
EY_594_DE_2000.pdf