INVESTIGACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA ENTIDAD.

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
LIZETH YULIANA PINTO ROA
Composición-Trabajo presentado para cumplir con
Objetivos de la 4da Unidad:
UNIQUINDÍO – GESTIÓN DOCUMENTAL ll
Actividad: Trabajo de investigación SGD.
Tutora: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – TERCER SEMESTRE
ARMENIA, MARZO 2015

2. INTRODUCCIÓN:
El presente trabajo es la investigación de un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL en una entidad, en este caso es, DECIMO SEXTA BRIGADA-
EJERCITO; en como este sistema ayuda a una mejor eficacia, garantiza
mejor manejo y puede ser definida como el conjunto de prácticas y
procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u
organización son administrados.

3. Entidad:
EJERCITO NACIONAL ~DECIMO
SEXTA BRIGADA– GRUPO GUIAS
Entrevistada:
ANGELA OSORIO
Tecnóloga. Archivística

4. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
“Sistema de Gestión Documental”
• 1- Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se
deben de tener en cuenta para su implementación.
– Un SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, centraliza, controla, administra y
resguarda de forma practica y segura la documentación, este sistema cuenta
con herramientas tecnológicas que garantiza la disponibilidad y
mantenimiento de la información permitiendo un mejoramiento continuo.
También garantiza el cumplimiento de los ciclos de la documentación y
requerimientos que aseguran su efectividad, esto ayuda a una mejor
organización, disminuye errores, minimiza su tiempo de búsqueda y una mejor
atención al usuario.

5. • Como requisitos para implementar este SGD :
- La entidad debe producir y/o elaborar documentación
- Recepciona y verifica que la información recibida este
completa con sus respectivos tramites y se radica.
- Se digitalizar y se garantiza su entrega a destinatarios (interno-
externo).
- Si es el caso, se responde información recibida y se hace envió
de documentos.
- Se clasifican los documentos según serie, subserie de las TRD
y se archivan, mientras cumple su tiempo de gestión.

6. • 2- Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de
acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
• Según el decreto 2609, respecto a la entrevista:
• Articulo 2, cap 1: En los tipos de información se manejan físicos, sistemas mensajería
electrónica, (ordenes cumplimiento, radiograma, directivas transitoria, por portales de
intranet.)
• Art 3- 4 responsabilidad y coordinación de la gestión se cumplen regidos bajo la normatividad
del ministerio de defensa en cumplimiento a sus directivas.
• Art 5. en cuanto a los principios de gestión aunque cumple eficiencia, economía, oportunidad
y demás, presentan falencias en cuanto a la protección del medio ambiente (No utilidad
papel)
• No hay cultura archivística propiamente, y sobre la protección de los datos es 100%
ejecutada.
• La organización esta dada y se preserva los documentos con series y subseries y están
establecidas en criterios general.
• Manejo de intranet para manejo de difusión de informaciones y se evita el manejo de papel.
• En la articulación de las con otros organismos se da la coordinación, responsabilidad
inspección y vigilancia.

7. • 3- Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión
Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe
reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características
mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
PLANEACIÓN
• Depende la ejecución y el resultado positivo del SGD
• De la planeación se crea los documentos la cual debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico.
DIAGNOSTICO
• Se crean pautas, teniendo como finalidad el objetivo (identificación del problema, análisis, las oportunidades, las
evaluaciones y dar paso al plan de mejoramiento)
• Contar con Comité de archivo
REQUISITOS
TECNICOS
• Manejar Manual de proceso y procedimientos, manual de funciones.
• Crear formatos debidamente regulados
• Tablas de retenciones debidamente aprobadas
CONDICIONES
• Recepción y envió.
• Definición de procesos de distribución
• Aprobación de la tabla de retención dada por el AGN.
• Crear reglamentos y funciones basados en la normatividad del AGN

8. • 4- Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes
desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
• SE TOMA EN CUENTA LA IMPLEMENTACION DE LA LEY CON EL SGD. ( PERO A SU VEZ
MODIFICADO POR LA ENTIDAD)
• GENERAR DOCUMENTOS.
• DISTRIBUYEN, NO HAY VENTANILLA UNICA, SE PASA AREGISTRO, Y ELLOS DISTRIBUYEN. (NO
CUMPLE VENTANILLA UNICA)
• RECIBE CADA DEPENDENCIA PERO NO EXIGEN PLANILLAN DE VERIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS.
• SE CREA UNA TABLA ESTANDAR A NIVEL GENERAL.
• SE RECIBE EN ARCHIVO POR DEPENDENCIAS, EN ESTE CASO GRUPO GUIAS Y SE HACE SU
DETERMINADA CLASIFICACIÓN, FOLEACIÓN, ROTULACIÓN DE CARPETAS Y CAJAS Y PASA A
ESTANTERIA DE ARCHIVO DE GESTIÓN, HASTA CUMPLIR SU CICLO.
• EN UN 100% HAY UN 20% DE FALENCIA EN SU CUMPLIMIENTO.

9. INVENTARIO DECRETADO POR LA LEY
DE ARCHIVO

10. Inventario decretado por la entidad

11. EJEMPLO DE ROTULOS UTILIZADOS.

12. • 5-Indague en la misma entidad lo siguiente:
- ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de
Gestión de documentos?
- Se basan de la LEY 594 y reglamento de archivo de ministerio de defensa.
- Se crean directivas transitorias o permanentes generadas por el min defensa para cada
sección o generalizada, ejemplo (archivo operativo 0246 – 2011) y archivo central (0102) en
el cual hay estándares de gestión documental que comprende la administración,
transferencia, organización, requisitos.
- ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
Depende del ministerio de defensa y ellos garantiza el cumplimiento, efectividad y
responsabilidad, con revista mensuales realizadas por oficiales y suboficiales del ejercito y comité
de archivo en el cual verifican el cumplimiento de la gestión por cada unidad y trimestral la
revisan por secciones.

13. FOTOGRAFIAS