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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Liseth Pinto
Liseth Pinto
Liseth PintoModel en Modelaje Profesional

INVESTIGACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA ENTIDAD.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
LIZETH YULIANA PINTO ROA
Composición-Trabajo presentado para cumplir con
Objetivos de la 4da Unidad:
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Actividad: Trabajo de investigación SGD.
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INTRODUCCIÓN:
El presente trabajo es la investigación de un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL en una entidad, en este caso es, DECIMO SEXTA BRIGADA-
EJERCITO; en como este sistema ayuda a una mejor eficacia, garantiza
mejor manejo y puede ser definida como el conjunto de prácticas y
procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u
organización son administrados.
Entidad:
EJERCITO NACIONAL ~DECIMO
SEXTA BRIGADA– GRUPO GUIAS
Entrevistada:
ANGELA OSORIO
Tecnóloga. Archivística
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
“Sistema de Gestión Documental”
• 1- Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se
deben de tener en cuenta para su implementación.
– Un SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, centraliza, controla, administra y
resguarda de forma practica y segura la documentación, este sistema cuenta
con herramientas tecnológicas que garantiza la disponibilidad y
mantenimiento de la información permitiendo un mejoramiento continuo.
También garantiza el cumplimiento de los ciclos de la documentación y
requerimientos que aseguran su efectividad, esto ayuda a una mejor
organización, disminuye errores, minimiza su tiempo de búsqueda y una mejor
atención al usuario.
• Como requisitos para implementar este SGD :
- La entidad debe producir y/o elaborar documentación
- Recepciona y verifica que la información recibida este
completa con sus respectivos tramites y se radica.
- Se digitalizar y se garantiza su entrega a destinatarios (interno-
externo).
- Si es el caso, se responde información recibida y se hace envió
de documentos.
- Se clasifican los documentos según serie, subserie de las TRD
y se archivan, mientras cumple su tiempo de gestión.
• 2- Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de
acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
• Según el decreto 2609, respecto a la entrevista:
• Articulo 2, cap 1: En los tipos de información se manejan físicos, sistemas mensajería
electrónica, (ordenes cumplimiento, radiograma, directivas transitoria, por portales de
intranet.)
• Art 3- 4 responsabilidad y coordinación de la gestión se cumplen regidos bajo la normatividad
del ministerio de defensa en cumplimiento a sus directivas.
• Art 5. en cuanto a los principios de gestión aunque cumple eficiencia, economía, oportunidad
y demás, presentan falencias en cuanto a la protección del medio ambiente (No utilidad
papel)
• No hay cultura archivística propiamente, y sobre la protección de los datos es 100%
ejecutada.
• La organización esta dada y se preserva los documentos con series y subseries y están
establecidas en criterios general.
• Manejo de intranet para manejo de difusión de informaciones y se evita el manejo de papel.
• En la articulación de las con otros organismos se da la coordinación, responsabilidad
inspección y vigilancia.
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  • 1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. LIZETH YULIANA PINTO ROA Composición-Trabajo presentado para cumplir con Objetivos de la 4da Unidad: UNIQUINDÍO – GESTIÓN DOCUMENTAL ll Actividad: Trabajo de investigación SGD. Tutora: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – TERCER SEMESTRE ARMENIA, MARZO 2015
  • 2. INTRODUCCIÓN: El presente trabajo es la investigación de un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en una entidad, en este caso es, DECIMO SEXTA BRIGADA- EJERCITO; en como este sistema ayuda a una mejor eficacia, garantiza mejor manejo y puede ser definida como el conjunto de prácticas y procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u organización son administrados.
  • 3. Entidad: EJERCITO NACIONAL ~DECIMO SEXTA BRIGADA– GRUPO GUIAS Entrevistada: ANGELA OSORIO Tecnóloga. Archivística
  • 4. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN “Sistema de Gestión Documental” • 1- Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación. – Un SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, centraliza, controla, administra y resguarda de forma practica y segura la documentación, este sistema cuenta con herramientas tecnológicas que garantiza la disponibilidad y mantenimiento de la información permitiendo un mejoramiento continuo. También garantiza el cumplimiento de los ciclos de la documentación y requerimientos que aseguran su efectividad, esto ayuda a una mejor organización, disminuye errores, minimiza su tiempo de búsqueda y una mejor atención al usuario.
  • 5. • Como requisitos para implementar este SGD : - La entidad debe producir y/o elaborar documentación - Recepciona y verifica que la información recibida este completa con sus respectivos tramites y se radica. - Se digitalizar y se garantiza su entrega a destinatarios (interno- externo). - Si es el caso, se responde información recibida y se hace envió de documentos. - Se clasifican los documentos según serie, subserie de las TRD y se archivan, mientras cumple su tiempo de gestión.
  • 6. • 2- Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012. • Según el decreto 2609, respecto a la entrevista: • Articulo 2, cap 1: En los tipos de información se manejan físicos, sistemas mensajería electrónica, (ordenes cumplimiento, radiograma, directivas transitoria, por portales de intranet.) • Art 3- 4 responsabilidad y coordinación de la gestión se cumplen regidos bajo la normatividad del ministerio de defensa en cumplimiento a sus directivas. • Art 5. en cuanto a los principios de gestión aunque cumple eficiencia, economía, oportunidad y demás, presentan falencias en cuanto a la protección del medio ambiente (No utilidad papel) • No hay cultura archivística propiamente, y sobre la protección de los datos es 100% ejecutada. • La organización esta dada y se preserva los documentos con series y subseries y están establecidas en criterios general. • Manejo de intranet para manejo de difusión de informaciones y se evita el manejo de papel. • En la articulación de las con otros organismos se da la coordinación, responsabilidad inspección y vigilancia.
  • 7. • 3- Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas. PLANEACIÓN • Depende la ejecución y el resultado positivo del SGD • De la planeación se crea los documentos la cual debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico. DIAGNOSTICO • Se crean pautas, teniendo como finalidad el objetivo (identificación del problema, análisis, las oportunidades, las evaluaciones y dar paso al plan de mejoramiento) • Contar con Comité de archivo REQUISITOS TECNICOS • Manejar Manual de proceso y procedimientos, manual de funciones. • Crear formatos debidamente regulados • Tablas de retenciones debidamente aprobadas CONDICIONES • Recepción y envió. • Definición de procesos de distribución • Aprobación de la tabla de retención dada por el AGN. • Crear reglamentos y funciones basados en la normatividad del AGN
  • 8. • 4- Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo. • SE TOMA EN CUENTA LA IMPLEMENTACION DE LA LEY CON EL SGD. ( PERO A SU VEZ MODIFICADO POR LA ENTIDAD) • GENERAR DOCUMENTOS. • DISTRIBUYEN, NO HAY VENTANILLA UNICA, SE PASA AREGISTRO, Y ELLOS DISTRIBUYEN. (NO CUMPLE VENTANILLA UNICA) • RECIBE CADA DEPENDENCIA PERO NO EXIGEN PLANILLAN DE VERIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. • SE CREA UNA TABLA ESTANDAR A NIVEL GENERAL. • SE RECIBE EN ARCHIVO POR DEPENDENCIAS, EN ESTE CASO GRUPO GUIAS Y SE HACE SU DETERMINADA CLASIFICACIÓN, FOLEACIÓN, ROTULACIÓN DE CARPETAS Y CAJAS Y PASA A ESTANTERIA DE ARCHIVO DE GESTIÓN, HASTA CUMPLIR SU CICLO. • EN UN 100% HAY UN 20% DE FALENCIA EN SU CUMPLIMIENTO.
  • 9. INVENTARIO DECRETADO POR LA LEY DE ARCHIVO
  • 11. EJEMPLO DE ROTULOS UTILIZADOS.
  • 12. • 5-Indague en la misma entidad lo siguiente: - ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos? - Se basan de la LEY 594 y reglamento de archivo de ministerio de defensa. - Se crean directivas transitorias o permanentes generadas por el min defensa para cada sección o generalizada, ejemplo (archivo operativo 0246 – 2011) y archivo central (0102) en el cual hay estándares de gestión documental que comprende la administración, transferencia, organización, requisitos. - ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Depende del ministerio de defensa y ellos garantiza el cumplimiento, efectividad y responsabilidad, con revista mensuales realizadas por oficiales y suboficiales del ejercito y comité de archivo en el cual verifican el cumplimiento de la gestión por cada unidad y trimestral la revisan por secciones.