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La definición de sistemas de gestión documental en el marco de un gobierno integrado de la información

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Esta presentación describe la evolución de la gestión documental hacia un entorno de gobierno integrado de la información, y presenta una metodología basada en procesos para el diseño e implantación de sistemas de gestión documental.

This presentation describes the evolution from records management to an integrated information governance framework, and proposes a process based methodology for records and information management systems design and development.

Citación recomendada: La definición de sistemas de gestión documental en el marco de un gobierno integrado de la información. IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno". Región de San Martín, Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016.

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La definición de sistemas de gestión documental en el marco de un gobierno integrado de la información

  1. 1. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La definición de sistemas de gestión documental en el marco de un gobierno integrado de la información Jordi Serra Serra Máster de Gestión Documental e Información en las Empresas (MGDIE) Universidad de Barcelona IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno" Región de San Martín, Tarapoto (Perú) - 27 de mayo de 2016 @Master_MGDIE
  2. 2. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿CÓMO SÓN LOS SISTEMAS (SGD) QUE DISEÑAMOS ACTUALMENTE?
  3. 3. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Tramitación Archivo administrativo Archivo histórico
  4. 4. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Tramitación Archivo administrativo Archivo histórico
  5. 5. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Tramitación Archivo administrativo Archivo histórico Sist. Inf.
  6. 6. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Tramitación Archivo administrativo Archivo histórico Sist. Inf.
  7. 7. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Tramitación Archivo administrativo Archivo histórico Sist. Inf. 100%
  8. 8. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Tramitación Archivo administrativo Archivo histórico Sist. Inf. 100%
  9. 9. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿HACIA DÓNDE VAMOS?
  10. 10. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Para qué queremos un sistema de gestión documental? Efectividad Eficiencia ContinuidadConformidad Voluntad Necesidad
  11. 11. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Entorno externo Dimensión conceptual Dimensión física ¿Cómo són los sistemas que diseñamos? Subsistema de clasificación Subsistema de descripción Subsistema de valoración y disposición Subsistema de control de acceso y uso Subsistema de conservación Tratamiento (gestión) Obligaciones + procedimientos + parámetros Sistemas de información + personas + espacios Documento Documento integrado
  12. 12. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿En qué contexto estamos diseñando actualmente los SGD? Empresarial y organizacional Tecnológico Social Inmediatez Transparencia Reutilización Refuerzo identidades Mobile (portabilidad) Cloud (externalización) Social (interacción) Big Data (datificación) Multiformes Compuestas Ubicuas Agiles
  13. 13. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Un ejemplo del ámbito público... Ley 39/2015 del procedimiento administrativo • Documento y expediente obligatoriamente electrónicos (1 oct.) • Archivo electrónico único Leyes estatal y autonómicas de transparencia • Obligación de publicidad activa (integración) • Reutilización de la información (datificación)
  14. 14. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Funcionan los SGD que diseñamos? Excesivamente formal y autoexigente (perfeccionista) Perspectiva discreta (focus on small-data) Planteado en base a fronteras (custodialista) Concepción centralista del Sistema Bajo porcentaje de cobertura real Poca fiabilidad y seguridad efectivas Con poca aportación de valor al usuario Con un ROI a (demasiado) largo plazo
  15. 15. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Métricas que demuestran que no acaban de funcionar 30% 46% 48% 50% 70% 54% 52% 50% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Retail Manufacturing Energy services Financial services They have They don't Iron Mountain (2016)
  16. 16. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Bajo porcentaje de cobertura real ?
  17. 17. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Poca fiabilidad y seguridad efectivas
  18. 18. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Poca fiabilidad y seguridad efectivas 85% 37% 54% 15% 63% 46% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Redes sociales no incluidas en las políticas de GD Interacciones esenciales en redes sociales no capturadas ni conservadas Empleados que utilizan el correo particular para enviar datos de empresa John Newton, AIIM (2016)
  19. 19. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Poca aportación de valor al usuario Comunicaciones (correspondencia) Documentos (capturados) + Confianza - (en procesos de eDiscovery)
  20. 20. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Y el papel se acaba Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya. Crece 33% Estable 28% Decrece 39% 2014: crecimiento global 10% 2015: decrecimiento global 6% (21% empresas >5000 trab.) Information Governance: too important to be left to humans. AIIM Industry Watch, 2015.
  21. 21. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La respuesta del sector profesional: evolución Information (records) Information and records governance About policies Information and records management About procedures ISO 15489 Distintos entornos y modelos de implementación Orientación a sistemas Metodología de gestión de proyectos: DIRKS vs. IT (incluyendo Scrum/Agile) Migraciones Análisis funcional y secuencial vinculados a la valoración ISO 9000 Métricas documentadas y auditables Refuerzo del enfoque a procesos Enfoque a riesgos y oportunidades Información documentada ISO 30300 Orientación al cliente Liderazgo y responsabilización de los agentes Orientación a procesos Integración en los sistemas globales de gestión Mejora contínua
  22. 22. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La respuesta del mercado: revolución • Information governance is the specification of decision rights and an accountability framework to encourage desirable behavior in the valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals. • Information Governance is a framework of people, principles, processes and tools, that defines why, when and how information is managed within an organisation, in order to maximise its value, fulfil obligations, reduce costs and reduce risk. George Parapadakis, 2014 Debra Logan, 2010
  23. 23. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Qué actividades forman parte del gobierno de la información Fuente: eDiscovery Journal 2014
  24. 24. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Qué ámbitos forman parte del gobierno de la información Gestión documental (RIM) Auditoría (compliance) Tecnologías de la Información Legal (eDiscovery) Privacidad Y gestión de procesos!
  25. 25. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 EL DISEÑO DEL SISTEMA
  26. 26. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El SGD, esa nebulosa metodológica... Política de disposición Documento Cuadro de clasificación Cuadro de control de acceso Documentos vitales Preservación digital Normalización de documentos Interoperabilidad Publicidad activa Metadatos Depósitos físicos Política de gestión documental Dato Reutilización Mejora de procesos eAdministración Firma electrónica
  27. 27. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Entorno externo Dimensión conceptual Dimensión física La definición conceptual del sistema Subsistema de clasificación Subsistema de descripción Subsistema de evaluación y disposición Subsistema de control de acceso y uso Subsistema de conservación Tratamiento (gestión) Obligaciones + procedimientos + parámetros Sistemas de información + personas + espacios Documento* Documento integrado
  28. 28. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Entorno externo Dimensión conceptual Dimensión física La definición conceptual del sistema Clasificaciones (mapas) Procedimientos (agentes) Reglas Espacios Documento
  29. 29. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La clasificación: mapeo de una realidad cambiante Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de tipos (datos) Mapeo de series Mapeo de agentes
  30. 30. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El sistema como conjunto de reglas Documento o dato Quién lo puede ver y modificar Acceso y uso Quién lo debe ver Publicidad y reutilización Cuanto y cómo se debe conservar Conservación y eliminación Cómo se debe proteger Vitalidad
  31. 31. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Cómo lo construimos? El enfoque a procesos Control y mantenimiento Automatización Mejora Análisis Identificación
  32. 32. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Identificación Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de agentes Análisis funcional ISO 26122
  33. 33. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Serie Acceso y uso Publicidad y reutilización Conservación y eliminación Vitalidad y seguridad El diseño orientado a procesos Análisis Cálculo de métricas Descripción del procedimiento Derivación del circuito documental Derivación de series documentales Caracterización de series documentales Análisis de eficiencia, valor e interacciones Mapeo de series Mapeo de tipos (datos) • Evidencias • Transacciones Análisis secuencial ISO 26122
  34. 34. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Mejora Análisis de eficiencia, valor e interacciones Descripción del procedimiento Análisis de requisitos documentales Modificaciones: •Optimización •Deshibridación •Datificación Descripción del procedimiento mejorado Modificaciones: •Poda •Reordenación •Paralelización Eficiencia Cumplimiento Mapeo de series Mapeo de tipos (datos) Definición funcional
  35. 35. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Automatización Desarrollo Nuevo desarrollo Evolución Parametrización Integraciones Sistemas dedicados Sistemas dedicados Plataformas transversales Sistemas comunes
  36. 36. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Control y mantenimiento Puntos de control Monitorización Auditoría periódica Mantenimiento Actuaciones transversales Actuaciones focales Contexto único (organización) Procesos Sistemas Agentes Series Tipos
  37. 37. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Estamos integrando tres tipos de proyectos Proyecto de gestión documental Proyecto de desarrollo tecnológico Proyecto de reingeniería de procesos
  38. 38. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 EL PASO DEL MODELO DOCUMENTAL AL TECNOLÓGICO
  39. 39. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAISPolíticas El Sistema de Gestión Documental dentro de la organización
  40. 40. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAIS Políticas El Sistema de Gestión Documental dentro de la organización
  41. 41. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAIS Políticas El Sistema de Gestión Documental dentro de la organización
  42. 42. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAISPolíticas El Sistema de Gestión Documental dentro de la organización
  43. 43. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAISPolíticas Pero la organización tiene muchos depósitos. ¿Dónde lo archivo?
  44. 44. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Escenario 0: silos
  45. 45. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Escenario 1: records center (silo N) SGD
  46. 46. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Escenario 2: in place RM SGD SGD SGD SGD SGD
  47. 47. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Escenario 3: integrated in place RM SGD SGD SGD SGD SGD SGD
  48. 48. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La parte física del SGD: los entornos de gestión, almacenaje y explotación Buzones de correo Discos compartidos Entornos colaborativos y BPM Gestores documentales Aplicaciones de negocio Archivo electrónico Gestión de reglas (RM) Cuadros de mando y auditoría Explotación de información (BI)
  49. 49. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Formas de implementar por entorno: aprovechar las oportunidades Proyectos Nivel operativo Nivel estratégico Diseño de un sistema de gestión documental Compartido: actuaciones puntuales Soluciones orientadas a procesos o trámites concretos Soluciones de colaboración y trabajo en grupo Liderado: actuaciones transversales Soluciones para el trabajo autónomo de los usuarios finales Soluciones de gestión documental y / o archivo digital
  50. 50. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 EL “NUEVO” PAPEL DEL ARCHIVERO
  51. 51. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Una profesión en riesgo de extinción? Records manager IT & Data analysis Legal (especial.) Automa tización Disminución del papel • “While there are signs that the natural habitat of the records and information manager is desappearing, the future looks bright for those willing to adapt”. Sue Trombley, 2016
  52. 52. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Hacia dónde centrifugamos competencias? • Compliance • Gestión del riesgo • Control de acceso • eDiscovery Departamentos legales • Clasificación • Eliminación • Conservación Records manager • Gestión de procesos • Análisis de datos • Explotación • Reutilización Departamentos de IT
  53. 53. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil focalizadoAuditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM
  54. 54. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil ampliadoAuditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM
  55. 55. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil híbridoAuditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM BPM ERP
  56. 56. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil híbridoAuditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM BPM ERP
  57. 57. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil híbridoAuditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM BPM ERP CRM BI
  58. 58. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Muchas gracias. Jordi Serra Serra Universidad de Barcelona http://www.mgdie.net/ http://bd.ub.edu/pub/serra/ serra@ub.edu

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