UNIVERSIDAD NACIONAL 
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES 
ESCUELA DE SECRETARIADO PROFESIONAL 
LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN D...
Kathia Cerdas Montenegro 
01 de setiembre de 2014 
Campus Sarapiquí, Heredia 
ii
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DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL CON RESPECTO A LA S...
AGRADECIMIENTOS 
A Dios por darnos la fortaleza y la sabiduría para finalizar con éxito esta 
meta, a nuestra supervisora ...
TABLA DE CONTENIDOS 
HOJA DE APROBACIÓN......................................................................................
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN 
La salud es un requerimiento indispensable para desempeñarse en 
cualquier actividad laboral, pues de la cal...
Capítulo I 3 
Por lo antes expuesto y en razón de la variedad de funciones que se 
realizan en las organizaciones, se cons...
Capítulo I 4 
1.1 Justificación 
La idea de esta investigación surge a partir del interés de las 
investigadoras por el te...
Capítulo I 5 
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Por su parte, esta investigación tiene un enfoque administrativo e 
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CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL 
2.1 Universidad Nacional 
La Universidad Nacional fue creada el 15 de febrero de 1973 mediante 
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CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO 
3.1 Generalidades 
“El trabajo es la acción mediante la cual el hombre modifica la 
naturaleza para ponerla...
Capítulo III 14 
En muchas ocasiones el trabajo origina lesiones, enfermedades y 
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Capítulo III 15 
pago de indemnizaciones por concepto de incapacidades y atención médica, 
recargo de funciones, baja prod...
Capítulo III 16 
3.1 Funciones básicas del personal secretarial 
Archivar 
Archivar es el proceso de clasificar, organizar...
Capítulo III 17 
Toma de nota manual o escritura rápida 
Mediante la escritura rápida, la persona que copia escribe tan de...
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO 
4.1 Tipo de Investigación 
Esta investigación es de tipo no experimental descriptiva ya que su 
propós...
Capítulo IV 20 
a. Grupo ocupacional de Oficina y Secretariado (Oficinista I, II, III y 
Secretaria I, II, III y secretari...
Capítulo IV 21 
La población en estudio está conformada por 209 funcionarios que 
ocupan un puesto de oficinista, secretar...
Capítulo IV 22 
4.3 Recolección de información 
La recolección de información comprende la elaboración y aplicación 
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Capítulo IV 23 
secretarial sobre salud ocupacional, las funciones que realizan y sus 
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CAPÍTULO V
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS 
En este capítulo se presenta el análisis y la interpretación de la 
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Capítulo V 26 
acciones preventivas para proteger su salud y de esta forma mantener dentro 
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Capítulo V 27 
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Soltera Casada 
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Capítulo V 28 
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40 horas 
20 horas 
Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2006. 
Aunado a lo ante...
Capítulo V 29 
Unidades Administrativas con un 47%, seguido por un 43% que pertenecen a 
las diferentes unidades y escuela...
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y PROPUESTA 
En este capítulo se exponen las conclusiones derivadas del análisis de 
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Capítulo VI 32 
pequeños se ubican en las opciones de unión libre, divorciada (o) y viuda 
(o). 
 El 46% de la población ...
Capítulo VI 33 
 Realizar las gestiones correspondientes con la Sección de Mantenimiento 
parar mejorar las condiciones d...
Capítulo VI 34 
Humanos y la Comisión de Carrera Administrativa de la Universidad, a fin de 
brindar certificados de aprov...
Capítulo VI 35 
 Mantener a mano y como documento de consulta diaria, el Boletín 
Informativo que se brinda como propuest...
FUENTES DE INFORMACIÓN 
Barrantes, A (2000) Salud Ocupacional. San José, Costa. Rica: Editorial 
EUNED. 
Castro, P (2012) ...
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  1. 1. UNIVERSIDAD NACIONAL FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE SECRETARIADO PROFESIONAL LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Tesis Percepción del personal de Secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional con respecto a la Salud Ocupacional
  2. 2. Kathia Cerdas Montenegro 01 de setiembre de 2014 Campus Sarapiquí, Heredia ii
  3. 3. HOJA DE APROBACIÓN PERCEPCIÓN DEL PERSONAL SECRETARIAL DE LA SEDE CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL CON RESPECTO A LA SALUD OCUPACIONAL Cristel Astorga Aguilar Shirley Valerio Hidalgo APROBADO POR: DIRECTORA DE TESIS __________________________________________ MSc. María Elena Ulate Quesada LECTOR ______________________________________________________ Lic. Omar Jesús Bermúdez Hidalgo LECTORA _____________________________________________________ MSc. Ingrid Sánchez Alvarado REPRESENTANTE, DECANATO ___________________________________ MSc. Floribeth Solís Fernández DIRECTORA ___________________________________________________ UNIDAD ACADÉMICA MSc. Margarita Vargas Calvo ii
  4. 4. AGRADECIMIENTOS A Dios por darnos la fortaleza y la sabiduría para finalizar con éxito esta meta, a nuestra supervisora y lectores por la dedicación, apoyo e interés brindado durante el proceso. Cristel Astorga Aguilar Shirley Valerio Hidalgo iii
  5. 5. TABLA DE CONTENIDOS HOJA DE APROBACIÓN............................................................................................ii AGRADECIMIENTOS................................................................................................iii INTRODUCCIÓN.........................................................................................................2 MARCO REFERENCIAL...........................................................................................11 MARCO TEÓRICO.....................................................................................................13 MARCO METODOLÓGICO......................................................................................19 ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS............................................25 CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y PROPUESTA..................................31 FUENTES DE INFORMACIÓN.................................................................................36 iv
  6. 6. CAPÍTULO I
  7. 7. INTRODUCCIÓN La salud es un requerimiento indispensable para desempeñarse en cualquier actividad laboral, pues de la calidad de ésta depende el grado de aplicación de las capacidades y habilidades; en consecuencia, la atención que se preste a la salud ocupacional es de interés para los patronos, trabajadores, el Estado y la sociedad en general; por cuanto, en la realización del trabajo, el trabajador está expuesto a una serie de factores físicos, biológicos, químicos y psicológicos, entre otros, que influyen en su salud por causa de la labor que realiza y las condiciones ambientales que lo rodean. De lo anterior se desprende la necesidad de establecer la percepción del personal secretarial en relación con las consecuencias que conlleva la ejecución de su trabajo en la salud. Diagnosticar la percepción del trabajador con respecto a la salud ocupacional en sus puestos de trabajo desde una perspectiva de relación trabajo y salud permite determinar las formas concretas en que se desarrolla el trabajo, analizarlas y establecer medidas preventivas que minimizan la posibilidad del riesgo laboral. Es evidente que el trabajo y la salud están fuertemente relacionados, de lo cual se deriva la importancia que el trabajo representa para el ser humano en el logro de sus objetivos, pues constituye una actividad mediante la cual el individuo tiene la posibilidad de aplicar sus capacidades físicas e intelectuales y de esta forma satisfacer sus necesidades personales y laborales.
  8. 8. Capítulo I 3 Por lo antes expuesto y en razón de la variedad de funciones que se realizan en las organizaciones, se consideró importante aportar, mediante los resultados de esta investigación, información sobre el tema de salud ocupacional como una medida importante y necesaria para la prevención de riesgos laborales en las personas que desempeñan puestos en el área de oficina y secretaría a nivel de cualquier organización y de forma específica en el grupo de funcionarios que ejecutan labores secretariales en la Sede Central de la Universidad Nacional. Por lo tanto, la población en estudio es el grupo ocupacional de oficina y secretariado (oficinista, secretaria, secretaria de actas y secretaria ejecutiva) de la Sede Central de la Universidad. Sin embargo, para efectos de esta investigación se entiende como personal secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional. En este estudio se analizaron dos temas principales: las funciones básicas que realiza el personal secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional y la percepción que tiene de sus condiciones de trabajo, considerando riesgos ergonómicos, psicosociales y físicos. La prevención de la salud laboral es responsabilidad del patrono pero también del funcionario por lo que, con base en los resultados de esta investigación, se elabora una propuesta de boletín informativo dirigido al personal que ocupa y ocupará en el futuro puestos de esta naturaleza en la UNA y servirá como modelo para otras organizaciones que deseen adaptarlo. También aporta conocimientos precisos, para las personas que realizan funciones académicas o administrativas en esta disciplina.
  9. 9. Capítulo I 4 1.1 Justificación La idea de esta investigación surge a partir del interés de las investigadoras por el tema de la salud laboral concretamente aplicado a la función secretarial, por cuanto, como profesionales y a la vez ocupantes de puestos de esa naturaleza, observan y sienten la carencia de información por parte del personal secretarial que realiza este tipo de funciones, que podría estar exponiéndose a riesgos generados por la falta de información y la reiteración de las funciones básicas, en razón del uso inadecuado del equipo, posturas del cuerpo incorrectas y condiciones ambientales poco óptimas. Con este estudio se tiene el propósito de identificar las funciones básicas del secretariado, entendiéndose estas como aquellas que son un común denominador del personal secretarial, independiente del nivel jerárquico del puesto que ocupa: Para seleccionarlas se utilizaron las siguientes fuentes de información:  El Manual Descriptivo de Clases de Puestos del Programa de Recursos Humanos de la Universidad Nacional.  El documento elaborado por la Unidad de Salud Laboral del Programa de Recursos Humanos de la Universidad Nacional, denominado “Diagnóstico de Salud de los Trabajadores Universitarios: Secretarias y Oficinistas”.  El libro de “Gestión Secretarial” de Guillermo Mora y Elvira Zúñiga. Comparando la información anterior con textos recientes como el libro de Gestión Secretarial de Mora y Zúñiga (1999), con textos un poco más antiguos como el de Prácticas de Oficina de Díaz y Zayas (1982); así como los dos primeros niveles del plan de estudios de la carrera de Administración de Oficinas que se imparten actualmente en la Escuela de Secretariado
  10. 10. Capítulo I 5 Profesional, podemos inferir que las funciones básicas del secretariado se centran en: digitar documentos (a máquina o a computadora), tomar notas y redactar documentos (a mano o en algún tipo de máquina), atender clientes (internos o externos), personal o telefónicamente y administrar documentos, en donde la función de archivar es primordial. La investigación busca diagnosticar la percepción que tiene el personal secretarial de la Sede Central con respecto a la salud ocupacional considerando las funciones básicas que realizan, el grado de información que tienen sobre el tema y sus condiciones de trabajo, tomando en cuenta riesgos ergonómicos, psicosociales y físicos. Se consultó a la coordinadora de la Unidad de Salud Laboral de la UNA, la Licda. Astrid Segura Álvarez sobre programas de capacitación específicos en salud ocupacional y dirigida a los diferentes grupos ocupacionales, quien informa que se ha dado a los conserjes, auxiliares de laboratorios y trabajadores agrícolas. No obstante, en el momento de la investigación exploratoria se indicó que en el caso del grupo secretarial el único estudio realizado directamente por la Unidad es el diagnóstico mencionado anteriormente, sin embargo, por motivo de ausencia a la comunicación de resultados no se distribuyó a todas las personas que participaron en el estudio. A su vez la Srta. Segura, nos informó que a finales del 2005 se comenzaría a trabajar con el personal secretarial, ya que por la falta de presupuesto y de recurso humano no había sido posible abordar nuevamente a este grupo ocupacional.
  11. 11. Capítulo I 6 Se encontró además, que en la UNA se han realizado otros dos estudios sobre salud ocupacional en el grupo de interés, pero tampoco se han aprovechado sus resultados de la forma adecuada, estos son:  Una tesis de la Escuela de Secretariado Profesional titulada “Análisis del entorno laboral del sector secretarial y oficinista en la Universidad Nacional, como sustento para elaborar una propuesta que permita introducir el tema de la salud ocupacional en el plan de estudios de la Escuela de Secretariado Profesional”, realizada por Marisela Barrantes Salazar y Luisa Camacho Bolaños en 1994.  Un informe de práctica para obtener el Bachillerato en Salud Ocupacional en la Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología, el cual es un Diagnóstico de aspectos ergonómicos de los puestos secretariales del Campus Omar Dengo de la Universidad Nacional elaborado por Jorge Pastor Masís Carvajal en 1997. Obsérvese que los dos estudios mencionados anteriormente tienen un enfoque diferente al estudio en cuestión, ya que la primera investigación se orienta directamente al área educativa y tiene como fin recomendar a la Escuela de Secretariado Profesional introducir el tema de salud ocupacional en su plan de estudios, sin embargo, en la actualidad este no se aborda como tal y la información que se recibe es muy general y no se le da la importancia debida. El segundo estudio tiene como objetivo principal realizar un diagnóstico de los aspectos ergonómicos de los puestos de secretarias que utilizan pantallas de visualización de datos, por lo que solo aborda temas relacionados con la ergonomía y excluye otro tipo de riesgos como el psicosocial y el físico.
  12. 12. Capítulo I 7 Por su parte, esta investigación tiene un enfoque administrativo e involucra otras temáticas como es la percepción que tiene el personal sobre la salud ocupacional, las funciones básicas secretariales y tres riesgos del trabajo a los que se expone el personal secretarial en el desempeño de su trabajo, por lo que se tiene el fin de realizar un estudio más integral y que además sirva de referente tanto a la Unidad de Salud Laboral de la UNA como a la Escuela de Secretariado Profesional y en general a estudiantes, personal secretarial y académicos. Por consiguiente, con el presente estudio se obtendrían los siguientes beneficios:  Obtener datos actualizados sobre la percepción que tiene el personal secretarial de sus condiciones de trabajo, tomando en consideración riesgos ergonómicos, psicosociales y físicos; con el fin de que sirvan de referente a la Unidad de Salud Ocupacional de la UNA.  El personal secretarial tendrá un referente importante sobre salud ocupacional específico de su campo, a la hora de iniciar su desempeño profesional.  Evitar pérdida de recursos humanos y monetarios a la Universidad Nacional por incapacidades, permisos, renuncias y reubicación de funciones, en situaciones que podrían ser previsibles.  Servir como herramienta de apoyo para los docentes que imparten los cursos de Procedimientos de Oficina, pues proporciona información actualizada en el campo secretarial, en materia de salud ocupacional.
  13. 13. Capítulo I 8  Ser fuente rica de información para futuros estudios y para otras personas interesadas en conocer sobre salud ocupacional y la incidencia de ella en la función secretarial. 1.2 Planteamiento del problema La interrogante que busca responder esta investigación es la siguiente: ¿Cuál es la percepción del personal secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional con respecto a la salud ocupacional en sus puestos de trabajo? 1.3 Objetivo general Diagnosticar la percepción del personal secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional con respecto a la salud ocupacional en sus puestos de trabajo. 1.4 Objetivos específicos 1. Identificar las características personales del personal secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional. 2. Describir las funciones básicas de los puestos secretariales en la Universidad Nacional. 3. Determinar el grado de conocimiento que tiene el personal secretarial sobre salud ocupacional.
  14. 14. Capítulo I 9 4. Determinar la percepción que tiene el personal secretarial de sus condiciones de trabajo; considerando riesgos ergonómicos, psicosociales y físicos.
  15. 15. CAPITULO II
  16. 16. MARCO REFERENCIAL 2.1 Universidad Nacional La Universidad Nacional fue creada el 15 de febrero de 1973 mediante la Ley # 5182 y nace como una institución autónoma de cultura superior destinada a cubrir las necesidades del país en la formación de profesionales, como también unir e integrar para dar aportes en el campo de la docencia, la investigación, la extensión, el desarrollo y afirmación de la cultura nacional y universal. A su vez, surge como una respuesta a las necesidades de jóvenes y grupos sociales que no tenían acceso a la educación superior. Esta institución tiene como misión histórica: "La búsqueda de nuevos horizontes para el conocimiento, la formación de profesionales que contribuyan con su quehacer a la formación de la sociedad costarricense, hacia planos superiores de bienestar social y libertad. La investigación, docencia, la extensión y otras formas de producción académica, constituyen los pilares básicos de la actividad universitaria. Mediante la acción conjunta de estas áreas, la Universidad Nacional devela los problemas fundamentales de la sociedad, propone alternativas y forma profesionales conscientes de las necesidades de la sociedad y del mundo en que vive" (Estatuto Orgánico de la Universidad Nacional).
  17. 17. CAPÍTULO III
  18. 18. MARCO TEÓRICO 3.1 Generalidades “El trabajo es la acción mediante la cual el hombre modifica la naturaleza para ponerla a su servicio y que a la vez, transforma al hombre. Es decir, el hombre incide en los elementos que lo rodean, transformándolos para utilizarlos satisfaciendo sus necesidades básicas de alimento, vestido y vivienda” (Antología Salud Ocupacional, 1993, p.5). La salud y el trabajo son parte de la vida, por eso el papel del trabajo en la existencia del hombre es una necesidad debido a que es un medio importante de realización como seres humanos, de hecho pasamos la mayor parte del tiempo trabajando, pues es considerado como el único medio que tenemos para subsistir. Este es un elemento básico que determina la condición de vida de las personas y puede incidir en la salud de cada una de ellas. La salud es definida por la Organización Mundial de la Salud como: El estado completo de bienestar físico, mental y social y no solamente la ausencia de un daño o enfermedad. La salud no es algo que uno posea como un bien, sino en realidad es una forma de funcionar en armonía con su medio (forma de vida en general). No es verse libre de dolores y enfermedades, sino también tener libertad para desarrollar sus capacidades funcionales (Astorga,2008) Para realizar un trabajo, debemos estar en perfectas condiciones espirituales, mentales, emocionales y físicas, es decir, debemos estar saludables.
  19. 19. Capítulo III 14 En muchas ocasiones el trabajo origina lesiones, enfermedades y molestias, al tener que entrar en contacto con el entorno de trabajo y con herramientas y maquinarias para poder desarrollarlo. Desde la antigüedad, el ser humano ha estado expuesto constantemente a una serie de riesgos a los cuales se ha tenido que enfrentar, lo que ha dado origen a la preocupación de hombres y mujeres por implementar medidas y normas para la prevención de riesgos laborales. Espinoza (2001, Pág. 26) la define como “El arte de colocar y conservar en un mismo lugar, debidamente clasificados y ordenados, todos los documentos de un individuo, firma o asunto, de forma que estén protegidos contra el deterioro, la destrucción o pérdida”. Haciendo un breve recorrido por la historia desde el año 370 A.C., el trabajador metalúrgico sufría daños fisiológicos por las emanaciones nocivas de los metales, posteriormente, en el Siglo II se descubrieron intoxicaciones con plomo y cobre. Con la Revolución Industrial se inicia con el concepto de seguridad industrial como consecuencia de la aparición de la fuerza del vapor y la mecanización de la industria, lo que provocó y aumentó el número de incidentes y padecimientos laborales y se convirtió en un desafío para la protección de la vida y la salud del trabajador. Actualmente, las empresas sufren el impacto de los accidentes y enfermedades laborales de sus empleados, debido a las exigencias del trabajo, aspectos de la organización, desinformación y los factores de riesgo existentes en el ambiente laboral (ruido, calor, productos químicos, virus, bacterias, problemas de espacio físico, desorden, peligros eléctricos y otros), todos ellos se ven reflejados en pérdidas económicas, como por ejemplo:
  20. 20. Capítulo III 15 pago de indemnizaciones por concepto de incapacidades y atención médica, recargo de funciones, baja productividad, ausencia de personal, pérdida de máquinas, equipos e instalaciones y en la motivación del personal. Conscientes de esta realidad, muchas instituciones se han dado a la tarea de implementar políticas internas que ayuden a mejorar la integridad física y mental de sus trabajadores, ya que éstos son un factor primordial y de alto valor, por lo que su bienestar es de suma importancia y se encuentra dentro de los objetivos de la organización que ayudan al desarrollo de ésta. Por otra parte, el proceso de trabajo determina las tareas para cada uno de los puestos, estos presentan características y requerimientos de tipo técnico, así como distintos riesgos producto de las condiciones del ambiente laboral. Algunas profesiones pueden presentar peligros muy similares, ya que sus funciones pueden ser ejecutadas por diferentes empleados que ocupan puestos distintos dentro de la organización, de la misma forma, existen riesgos que son producidos por una labor muy particular, como por ejemplo las personas que trabajan con químicos, o por una profesión específica como el caso que nos ocupa en este estudio. Por consiguiente, como se indicó al inicio de esta investigación, este estudio está enfocado a una profesión específica, la cual incluye al personal que tiene como ocupación oficinista o secretaria (o) en la Sede Central de la Universidad Nacional.
  21. 21. Capítulo III 16 3.1 Funciones básicas del personal secretarial Archivar Archivar es el proceso de clasificar, organizar y guardar documentos en forma sistemática, de tal modo que puedan encontrarse sin tardanza, cuando se necesitan. Espinoza (2001, Pág. 26) la define como “El arte de colocar y conservar en un mismo lugar, debidamente clasificados y ordenados, todos lo documentos de un individuo, firma o asunto, de forma que estén protegidos contra el deterioro, la destrucción o pérdida”. Es una de las funciones imprescindibles que desempeña el personal secretarial y debe reunir todos los documentos necesarios para el funcionamiento de la oficina, implica el conocimiento sobre tipos de archivadores, métodos de clasificación, saber qué guardar y por cuánto tiempo y a la vez cuándo la documentación debe ser destruida o transferida y conocer sobre los cuidados que se deben tener a la hora de manipularlos. El contacto con el papel y los lugares cerrados son característicos de esta actividad. Las secretarias (os) encargadas de realizar esta función tienen la responsabilidad de establecer criterios para mantener el equilibrio entre la función conservadora de la documentación y la de servicio. Además, tener conciencia que al realizarla se expone a daños en su salud, como por ejemplo alergias.
  22. 22. Capítulo III 17 Toma de nota manual o escritura rápida Mediante la escritura rápida, la persona que copia escribe tan de prisa como la que habla, recoge sobre el papel fielmente signos de cualquier manifestación oral en el mismo momento en que se produce. Para lograr rapidez, se recurre a una fórmula de escritura, que por medio de signos u omisión de palabras, se reduce la extensión de las palabras e incluso se suprimen algunas que luego pueden deducirse. La secretaria o secretario realiza esta función cuando participa en reuniones, redacta informes manualmente, toma actas, minutas, escribe cartas, toma recados telefónicos, entre otras que pueden ser muy particulares del lugar de trabajo. La persona que toma nota manualmente debe tener características como las siguientes:  Conocer algún método de escritura rápida.  Tener habilidad para retener mentalmente lo dictado o dicho por alguna persona.  Ser muy sintético.  Anotar lo esencial.  Facilidad para familiarizarse con los términos que se usen en la oficina donde se trabaje.  Aprender los nombres y el título académico correcto de las personas a quienes se les escriba con más frecuencia.
  23. 23. CAPÍTULO IV
  24. 24. MARCO METODOLÓGICO 4.1 Tipo de Investigación Esta investigación es de tipo no experimental descriptiva ya que su propósito es diagnosticar la percepción que tiene el personal secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional, en relación con la salud ocupacional en sus puestos de trabajo. Busca describir las características del personal en estudio, las funciones básicas secretariales, el grado de conocimiento sobre el tema en cuestión y las condiciones de trabajo considerando riesgos ergonómicos, psicosociales y físicos. A su vez, se establece esta tipología porque se tiene el propósito de recolectar información sobre cada una de las variables definidas para así establecer la percepción que tiene la población sobre la temática de interés. Los estudios descriptivos son los que “buscan especificar las propiedades, las características y los perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a análisis. Miden, evalúan o recolectan datos sobre diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar” (Hernández, 2003, p.117). 4.2 Población y muestra Por las razones que enseguida se explican y debido a la coyuntura que se vive en la Universidad Nacional en relación con la estructura ocupacional, se escogió como población de interés al personal que realiza las cuatro funciones básicas secretariales definidas. Estos son:
  25. 25. Capítulo IV 20 a. Grupo ocupacional de Oficina y Secretariado (Oficinista I, II, III y Secretaria I, II, III y secretaria de actas I y II). b. Grupo profesional (secretaria ejecutiva I, II, III) Actualmente se realiza un estudio cuya finalidad es el rediseño del Sistema de Recursos Humanos y recomienda modificar radicalmente las agrupaciones de puestos en la estructura ocupacional. Esta propone agrupar los puestos desde una perspectiva de macro procesos en cuatro grandes grupos: servicios al usuario, administrativos, técnicos y de dirección. Sin embargo, esta propuesta se encuentra en la fase de validación y aprobación por lo que aún no se puede considerar como la estructura oficial. Por otra parte, el Manual Descriptivo de Clases de Puestos vigente data desde 1988 y se le han incorporado enmiendas que lo han modificado sustancialmente. De lo anterior, se desprende que, debido a que en el momento de realizar la investigación la única fuente de información oficial era el Manual de Puestos del 88, se tomó la decisión de seleccionar como población de estudio a los ocupantes del grupo ocupacional de oficina y secretariado, tal y como se encuentra hoy en día, además de los puestos profesionales de Secretaria Ejecutiva. Por tanto, al no haber una nomenclatura actualizada y oficial que se pudiera adoptar para esta investigación, se determinó como población de interés, al grupo ocupacional de Oficina y Secretariado, que establece el Manual de Clases de Puestos del 1988, el cual incluye puestos de oficinista, secretaria, secretaria ejecutiva y secretaria de actas. Para efectos de este estudio se denominó en general como personal secretarial.
  26. 26. Capítulo IV 21 La población en estudio está conformada por 209 funcionarios que ocupan un puesto de oficinista, secretaria, secretaria de actas y secretaria ejecutiva. Para la selección de esta se utilizó la planilla al mes de junio del 2005 del Programa de Recursos Humanos de la UNA y se corroboró por medio de llamadas telefónicas a cada centro de trabajo en las semanas del 01 al 12 de noviembre del 2005. Características de la población:  Ocupar un puesto de oficinista, secretaria, secretaria de actas o secretaria ejecutiva.  Laborar en una dependencia de la Universidad Nacional, ubicada en la Sede Central. Por razones de tamaño de la población, no fue posible aplicar los instrumentos (cuestionario y entrevista) para la recolección de los datos a toda la población, por lo tanto, para desarrollar la investigación se utilizaron dos tipos de muestreo:  Muestreo simple al azar, porque todas las unidades de la población tienen la probabilidad de ser incluidas dentro de la muestra, a la cual se aplicó el cuestionario.  Muestreo por conveniencia, ese tipo de muestreo se utilizó para aplicar una entrevista con el fin de describir las actividades que realizan en el desarrollo de las cuatro funciones básicas, así como el equipo, mobiliario y herramientas que utilizan.
  27. 27. Capítulo IV 22 4.3 Recolección de información La recolección de información comprende la elaboración y aplicación de técnicas e instrumentos. Una técnica es “un conjunto de procedimientos, regulado y provisto de una determinada eficacia. Conjunto de instrumentos de medición, elaborados con base en los conocimientos científicos”. (Barrantes, 2003, p. 50) El instrumento es una herramienta que se usa en la investigación, puede ser un inventario, un “test”, una entrevista, un cuestionario, un formulario, un cálculo estadístico, etc. (Barrantes, 2003, p.50). 4.4 Otras fuentes de información Se utilizaron tesis, libros e Internet para obtener información relacionada con salud ocupacional y la labor secretarial. También se accesaron las páginas web del Instituto Nacional de Seguros, Ministerio de Salud, Consejo de Salud Ocupacional y la Universidad Nacional para conocer sobre su organización, misión, funciones y demás datos revelantes para el estudio. 4.5 Procesamiento y análisis de la información Una vez recolectada la información, los datos obtenidos mediante el cuestionario y las dos entrevistas fueron manualmente procesados por las investigadoras. Con base en la información se elaboraron gráficos, tablas, cuadros estadísticos y comparativos para presentar la información de modo fácil y en síntesis. Posteriormente, se realizó el análisis e interpretación de la misma con el fin de diagnosticar la percepción que tiene el personal
  28. 28. Capítulo IV 23 secretarial sobre salud ocupacional, las funciones que realizan y sus condiciones de trabajo y de esta forma establecer las conclusiones y recomendaciones pertinentes. Primeramente, se caracteriza la población objeto de estudio, luego se describen en detalle cada una de las cuatro funciones básicas, así como las similitudes y diferencias dependiendo del tipo de oficina en la que trabaja el personal (académica o administrativa). Consecutivamente, se describen los datos obtenidos sobre el grado de conocimiento que tiene el personal en relación con la salud ocupacional. La información sobre condiciones de trabajo se analizó e interpretó siguiendo el orden de priorización en la importancia de los riesgos para este grupo ocupacional a saber: 1. Riesgo ergonómico. 2. Riesgo psicosocial. 3. Riesgo físico. Seguidamente, se hizo un cuadro resumen de los resultados obtenidos en cada uno de los indicadores de las cuatro variables y su relación con las cuatro funciones básicas secretariales en estudio. Finalmente, se procedió a la elaboración del boletín informativo que se presenta en este documento como propuesta, para que sirva de herramienta informativa a todo el personal secretarial presente y futuro de la Universidad Nacional, así como un programa de capacitación con el fin de que sea ejecutado en el 2007 por la Unidad de Salud Laboral de la Universidad Nacional y de esta forma instruir al personal secretarial sobre la temática de salud ocupacional.
  29. 29. CAPÍTULO V
  30. 30. ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS En este capítulo se presenta el análisis y la interpretación de la información obtenida mediante los instrumentos aplicados al personal secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional. Se aplicó un cuestionario a una muestra de 83 secretarias (os) de los 209 que conformaban la población y una entrevista a una muestra de 12 secretarias. Sin embargo, en la aplicación del primer instrumento, se recibieron solamente 81 respuestas debido a que dos personas no estuvieron anuentes a responderlo. El análisis pretende describir e interpretar las variables en estudio con el objetivo de diagnosticar la percepción del personal secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional con respecto a la salud ocupacional en sus puestos de trabajo. Este capítulo se estructura en cuatro apartados: características personales de la población, funciones básicas secretariales, grado de conocimiento sobre salud ocupacional y percepción en relación con las condiciones de trabajo. 5.1 Características personales de la población En el cuadro No.1 se observa que la edad del 74% de la población es inferior a 40 años de edad y dentro de éste, el 42% tiene menos de 30 años. Los datos anteriores demuestran que la población secretarial de la Universidad es relativamente joven, por lo que es fundamental establecer
  31. 31. Capítulo V 26 acciones preventivas para proteger su salud y de esta forma mantener dentro de la UNA funcionarios saludables. Cuadro n°1 Categorías por edad CATEGORÍAS EDAD 18 a 22 23 a 27 28 a 32 33 a 37 38 a 42 43 a 47 48 o TOTALES mas Absoluto 12 12 10 12 14 17 4 81 Relativo 15% 15% 12% 15% 17% 21% 5% 100% Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2012. Únicamente el 26% del personal encuestado se ubica en edades superiores a los 42 años de edad, para los cuales es necesario reforzar aún más las medidas preventivas, por cuanto es una de las etapas de la vida en que en general, se empiezan a manifestar en mayor grado, las consecuencias en el deterioro de la salud. En cuanto al sexo, se encontró que el 93% de la población está conformado por mujeres, lo cual es característico en nuestra sociedad dentro de la ejecución de las funciones secretariales. Cuadro n°2 Categorías por sexo Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2012. En relación con el estado civil, la encuesta muestra que un 54% de la población son solteras (os), un 31% casadas (os) y el resto en porcentajes muy pequeños se ubican en las otras tres opciones. Cuadro n° 3 Categorías por estado civil CATEGORÍA SEXO TOTALES Masculino Femenino Absoluto 6 75 81 Relativo 7% 93% 100%
  32. 32. Capítulo V 27 CATEGORÍA ESTADO CIVIL Soltera Casada Viuda Unión Divorciada TOTALES (o) (o) (o) Libre (o) Absoluto 44 25 01 07 04 81 Relativo 54% 31% 1% 9% 5% 100% Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2012. En el cuadro No.4 se observa que el 80% de la población encuestada ocupa puestos típicos de la función secretarial y solo un 20% ocupa puestos con funciones de carácter general de oficina. Se observa además, que el 46% del primer grupo ocupa puestos en el nivel inicial de la serie secretarial (secretaria 1, 2, 3). Cuadro n° 4 Categorías por puesto de trabajo CATEGORÍA PUESTO DE TRABAJO Oficinista Secretaria Secretaria TOTALES Ejecutiva Secretaria de Actas Absoluto 16 37 23 5 81 Relativo 20% 46% 28% 6% 100% Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2012. Con respecto a la jornada laboral, casi el 100% (99%) trabaja con una jornada de 40 horas que es generalmente la establecida para la mayoría del personal administrativo de la Universidad. Es importante resaltar este dato para ratificar la necesidad de implementar medidas preventivas en esta población debido al tiempo de permanencia en su lugar de trabajo. Grafico n° 1 Jornada laboral del personal encuestado
  33. 33. Capítulo V 28 1% 99% 40 horas 20 horas Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2006. Aunado a lo anterior, los resultados de la encuesta indican que un 24% de la población trabaja siempre o casi siempre más horas de la que establece la jornada laboral y un 57% lo hace algunas veces, es decir que el 81% trabaja más allá de su jornada de 40 horas por semana. En relación con los años de servicio en la labor secretarial, los datos indican que un 41% de la población tiene 4 años o menos en estas labores, un 14% se ubica entre 5 o más años; un 23% se ubica en el rango de 11 y 18 años, en tanto que un 22% tiene 19 años o más de ejecutar este tipo de funciones. De los datos anteriores se desprende en primer lugar, que existe un 41% de personas que tiene poco tiempo de ejecutar este tipo de labores, no obstante, el 59% tiene 5 o más años realizando funciones secretariales y dentro de este porcentaje, un 22% tiene más de 19 años; en consecuencia, se amerita reforzar las medidas preventivas para prevenir los riesgos derivados de la función secretarial. Referente al lugar de trabajo al que pertenece la población encuestada, éste se clasificó en Facultades, Centros y Unidades Administrativas. Se observa que el mayor porcentaje se ubica en las
  34. 34. Capítulo V 29 Unidades Administrativas con un 47%, seguido por un 43% que pertenecen a las diferentes unidades y escuelas de las Facultades de Ciencias Sociales, Ciencias Exactas y Naturales, Ciencias de la Tierra y el Mar, Ciencias de la Salud y Filosofía y Letras; por último un menor porcentaje de la muestra encuestada, es decir un 10%, labora en las instancias denominadas centros. 5.2 Funciones secretariales Con el propósito de describir cada una de las funciones básicas, se realizó una entrevista a 12 secretarias de la Sede Central de la Universidad Nacional, a quienes se les preguntó sobre el procedimiento, equipo, materiales y mobiliario que utilizan en el desarrollo de las cuatro funciones en estudio y los productos que se obtienen en el desarrollo de cada una de ellas. También se obtuvo información mediante el cuestionario aplicado a la muestra de la población sobre la cantidad, frecuencia y tiempo (en horas), con la que realizan cada una de las funciones. Se encontró que en general, existen más similitudes que diferencias en el desarrollo de las funciones básicas. Fue así como las respuestas similares fueron agrupadas con el fin de facilitar el análisis que permitiera elaborar una descripción única en la que se pudiera observar los riesgos inherentes a cada una de ellas. También, se señalan las diferencias encontradas en los productos finales de cada una de las dependencias a las que pertenece el personal entrevistado.
  35. 35. CAPÍTULO VI
  36. 36. CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y PROPUESTA En este capítulo se exponen las conclusiones derivadas del análisis de la información resultante del procesamiento de los datos recopilados. Éstas se presentan de acuerdo con los objetivos específicos propuestos en la investigación, con el propósito de diagnosticar la percepción del personal secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional con respecto a la salud ocupacional en sus puestos de trabajo. De las conclusiones se derivan las recomendaciones, así como una propuesta de boletín informativo y un programa de capacitación que contribuirá al conocimiento y entrenamiento sobre salud ocupacional del personal de oficina y secretariado de la Universidad Nacional. 6.1 Conclusiones  La población secretarial de la Universidad Nacional es relativamente joven, ya que el 74% de la población tiene edades inferiores a 40 años de edad y dentro de este porcentaje el 42% tiene menos de 30 años. Únicamente el 26% del personal encuestado se ubica en edades superiores a los 42 años de edad.  En la función secretarial prevalece el sexo femenino; de los encuestados el 93% de la población estuvo conformada por mujeres.  Con respecto al estado civil, se obtuvo que un 54% de la población son personas solteras, un 31% casadas y el resto en porcentajes muy
  37. 37. Capítulo VI 32 pequeños se ubican en las opciones de unión libre, divorciada (o) y viuda (o).  El 46% de la población ocupa puestos de secretaria, el 28% de secretaria ejecutiva, el 20% de oficinista y el 6% de secretaria de actas.  El 99% trabaja con una jornada de 40 horas, que es generalmente la establecida para la mayoría del personal administrativo de la Universidad.  Con respecto a los años de servicio en la labor secretarial, el 41% de la población tiene 4 años o menos en estas labores, un 14% se ubica entre 5 o más años; un 23% se ubica en el rango de 11 y 18 años, en tanto que un 22% tiene 19 años o más de ejecutar este tipo de funciones.  Referente al lugar de trabajo al que pertenece la población encuestada, el mayor porcentaje se ubica en las Unidades Administrativas con un 47%, seguido por un 43% que pertenecen a las diferentes unidades y escuelas de la Facultades de Ciencias Sociales, Ciencias Exactas y Naturales, Ciencias de la Tierra y el Mar, Ciencias de la Salud y Filosofía y Letras; por último el 10%, labora en las instancias denominadas centros. 6.2 Recomendaciones Universidad Nacional  Brindar apoyo más significativo en recurso humano y financiero, a la Oficina de Salud Laboral a fin de que esta entidad pueda capacitar al personal secretarial sobre salud ocupacional.  Solicitar a la Oficina de Salud Laboral realizar estudios sobre condiciones de trabajo de los funcionarios que laboran para la Universidad.
  38. 38. Capítulo VI 33  Realizar las gestiones correspondientes con la Sección de Mantenimiento parar mejorar las condiciones del ambiente de trabajo del personal de oficina, regulando las constantes de ventilación, temperatura e iluminación.  Generar oportunidades para que la mayoría del personal secretarial cuente con puestos en propiedad, ya que existe un 42% de la población encuestada que tiene puestos interinos, afectando esto su estabilidad laboral, financiera y emocional. A la oficina de Salud Laboral de la Universidad Nacional  Aplicar y dar continuidad al programa de capacitación que se propone en esta investigación, dirigido al personal de oficina y secretariado de la Universidad Nacional con el objetivo de informar y entrenar sobre salud ocupacional aplicada a la labor secretarial. (Anexo No.4) Este programa consta de los siguientes contenidos: ¨ Salud ocupacional: generalidades. ¨ Normativa aplicable de salud ocupacional en Costa Rica. ¨ Riesgos del trabajo. ¨ Riesgo ergonómico ¨ Riesgo psicosocial. ¨ Riesgo físico. ¨ Prevención de riesgos. Además, se recomienda coordinar la capacitación con profesionales de la Facultad de Ciencias de la Salud, Escuela de Psicología, Departamento de Salud, entre otros. Asimismo, gestionar con el Programa de Recursos
  39. 39. Capítulo VI 34 Humanos y la Comisión de Carrera Administrativa de la Universidad, a fin de brindar certificados de aprovechamiento a los participantes del programa.  Gestionar la publicación del boletín informativo que propone esta investigación, de manera que el personal secretarial pueda accesar a él. Se recomienda coordinar su divulgación con el Programa de Publicaciones, vía correo electrónico, página web de la Universidad, o bien, otro medio que consideren pertinente.  Realizar o coordinar un estudio sobre clima laboral con el fin de tomar las medidas correctivas, dado que el 40% del personal encuestado lo calificó como regular.  Gestionar un taller de trabajo con el fin de comunicar a la comunidad universitaria y en especial al personal secretarial, las funciones que tiene a cargo y los servicios que ofrece la oficina, ya que un 21% desconoce que ésta existe.  Propiciar la comunicación efectiva y recíproca entre la oficina y el personal secretarial con el fin de obtener reportes para la atención oportuna de situaciones de riesgo. A la Escuela de Secretariado Profesional  Incorporar en los programas de estudio de las carreras de Administración de Oficinas y Educación Comercial un contenido temático sobre condiciones de trabajo, derechos y deberes de la secretaria (o) en relación con la salud ocupacional.  Capacitar al personal docente en temas relacionados con condiciones de trabajo. Al personal secretarial de la Universidad Nacional
  40. 40. Capítulo VI 35  Mantener a mano y como documento de consulta diaria, el Boletín Informativo que se brinda como propuesta resultante de esta investigación.  Conocer e informarse sobre los riesgos a que puede estar expuesto y la forma en que se pueden prevenir.  Organizar la estación de trabajo (área físicamente disponible para la actividad de un puesto de trabajo), de tal forma que se evite al máximo doblarse, dar vueltas, estirarse o realizar movimientos incómodos. Las muñecas, la espalda y el cuello deben estar lo más cerca posible de la posición natural, como por ejemplo: muñecas en línea con el antebrazo, hombros relajados, codos cerca del lado del cuerpo y doblados a un ángulo más o menos de 90 grados para alcanzar el trabajo.  Tomar descansos y realizar ejercicios antes y después de realizar actividades sedentarias de oficina y en algunos períodos durante el día.  Asistir a capacitaciones relacionadas con condiciones de trabajo que brinde la Oficina de Salud Laboral y de otras instancias.  Brindar reportes a la Oficina de Salud Laboral sobre situaciones de riesgo que se presenten en los centros de trabajo.
  41. 41. FUENTES DE INFORMACIÓN Barrantes, A (2000) Salud Ocupacional. San José, Costa. Rica: Editorial EUNED. Castro, P (2012) “Qué es Salud Ocupacional” recuperado de http://www.mtss.go.cr/preguntas-frecuentes/salud-ocupacional.html? pid=174&sid=203:Qu-es-salud-ocupacional Chinchilla, R (2002) Salud y Seguridad en el Trabajo. San José, Costa Rica: Editorial EUNED. Espinoza, F (2001) Archivo de Gestión. Heredia, Costa Rica: Editorial, Universidad Nacional Masís, J (1997) Diagnóstico de aspectos ergonómicos de los puestos secretariales del Campus Omar Dengo de la Universidad Nacional. Editorial Universidad de Costa Rica.

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