1. GESTION DOCUMENTAL II
Trabajo De Campo
ELABORADO POR:
MARIA VICTORIA CAVIEDES HERNANDEZ
CC 20.688.225
Mariavc25@hotmail.com
Gestión Documental II
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
Bogotá, 13 de septiembre de 2014

2. GESTION DOCUMENTAL II
Trabajo De Campo
ELABORADO POR:
MARIA VICTORIA CAVIEDES HERNANDEZ
CC 20.688.225
Mariavc25@hotmail.com
Gestión Documental II
DOCENTE:
MARÍA CLEMENCIA RIVERA CRUZ
Tutor virtual
GESTION DOCUMENTAL II
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
Bogotá, 13 de septiembre de 2014

3. OBJETIVO
Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor.
OBJETIVO
Presentar un informe de visita realizada a una entidad especialmente dentro de la unidad
de archivo teniendo en cuenta normatividad, revisión de procesos, compartiendo e
interpretando la información recolectada.

4. OBJETIVO
Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor.
INTRODUCCION
Para abordar los conocimientos acerca de gestión documental y poder dar un concepto y
tener claros los procesos que se desarrollan internamente se hace necesario conocer la
normatividad archivística, conocer el funcionamiento de la entidad, realizar diagnósticos,
entrevistar a los involucrados en los procesos, solo de esta forma se puede tener la certeza
de no descuidar ninguno de los aspectos.
Muchas por veces por desconocimiento no aportamos todo el conocimiento y las
orientaciones necesarias para mejorar la calidad de las áreas de Gestión documental y lo
peor que muchas veces podemos aportar ideas para evitar inconvenientes a futuro.
Lamentablemente hoy en día no damos la verdadera importancia y dejamos de lado
nuestra misión, la de ser colaboradores y no aportamos el cien por ciento de nuestras
habilidades y conocimientos.

5. OBJETIVO
Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor.
A continuación expongo
resultado de la visita realizada a
la empresa SERVICIOS POSTALES
NACIONALES 4-72

6. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
Es el operador postal oficial de Colombia y por lo tanto
somos los únicos prestadores de servicios de Correo,
Giros Postales Nacionales e Internacionales.
Somos la empresa a la cual le ha sido asignada la
responsabilidad de garantizar un servicio postal universal
de calidad, competitivo y de alcance universal.
Ofrecemos un amplio portafolio de productos y servicios
de correo y mensajería expresa mediante la red de mayor
cobertura a nivel nacional.

7. MISIÓN
Brindar la propuesta de valor más innovadora
en transporte logístico y postal, ofreciendo soluciones
especializadas a las necesidades de sus clientes,
obteniendo el mayor retorno de inversión a sus
accionistas y logrando un alto nivel de motivación
de sus empleados bajo un compromiso social con
la comunidad y el medio ambiente.
VISIÓN
Ser reconocidos como el operador líder en soluciones
logísticas y postales en el mercado colombiano a nivel
del sector oficial como privado.

8. ORGANIGRAMA
“Estructura Organizacional. Elemento de Control, que
configura integral y articuladamente los cargos, las funciones,
las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en
la Entidad Pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos
y actividades de conformidad con su Misión.”
“Responsabilidad de la Alta Dirección. La alta dirección debe
asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y
autoridad en materia de Control Interno, están definidas y
comunicadas dentro de la Entidad.”

10. NATURALEZA JURÍDICA Y OBJETO SOCIAL
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., es una
sociedad pública, vinculada al Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
creada bajo la forma de sociedad anónima. La sociedad
tiene autonomía administrativa, patrimonial y
presupuestal.
Su organización, funcionamiento y en general el régimen
jurídico de los actos, contratos, servidores y las relaciones
con terceros es el previsto para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado
conforme a lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 38 de la Ley 489 de
1998, las cuales de acuerdo con los artículos 85, 86, y 93 de la Ley 489 de 1998,
desarrollan sus actividades conforme a las reglas de derecho privado con las
excepciones que consagre específicamente la ley.

11. EL OBJETO SOCIAL DE SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ES:
1. Servicios Postales, que comprenden la prestación
del servicio de correo nacional e internacional, el servicio
de mensajería expresa y los servicios postales de pago.
2. Soluciones logísticas de gestión y mercadeo de redes de
comunicación a ser utilizadas en la prestación y complemento
de servicios postales.
3. La prestación de los servicios de transporte de carga nacional e internacional, aérea,
terrestre, marítima y multimodal, de toda clase de mercancías.

12. 4. Consultoría relacionada con el envío, transito,
recepción, clasificación o entrega de mercancía,
información, y mensajes a propósito o con motivo
de la prestación del servicio postal, de correo y de
mensajería especializada; gestión y coordinación de
redes de encaminamiento postal; diseño y optimización
de procesos de encaminamiento de servicios o
mercancía; gestión e intermediación de redes físicas
o virtuales de comunicación relacionadas con la
prestación de los servicios postales; generación de
soluciones de embalaje y empaquetamiento de servicios postales.
5. Correo electrónico certificado por cuenta propia o en alianza con terceros.
6. Adquisición, comercialización, custodia, distribución y venta de formularios,
cartillas, publicaciones e impresos en general.

13. 7. Emitir en nombre de la Nación y en forma privativa las especies postales, custodiarlas,
tutelarlas y comercializarlas.
8. Actuar como corresponsal no bancario y No Bursátil,
así como prestar todos los servicios postales de pago que
en virtud de los Tratados Internacionales le correspondan
al Operador Postal Nacional o pueda prestar por su cuenta
según la legislación nacional, admitir, cursar y pagar giros
nacionales e internacionales.
9. Cobranza y recaudo de dineros o valores generados a
propósito de la prestación de servicios postales.
10. Administración de centros de acopio de correspondencia, mercancía y recaudos de
cartera.

14. 11. Ofrecer y prestar sus servicios a sociedades,
entidades o individuos del sector público y privado,
comprar, vender o alquilar los bienes necesarios para
el desarrollo normal del objeto social
12. Desarrollar todas aquellas actividades u operaciones
que de acuerdo con su naturaleza le imponga la ley, los
decretos, resoluciones y demás instrucciones o acuerdos
administrativos provenientes del nivel nacional.
13. En desarrollo de su objeto la sociedad podrá realizar todas las actividades conexas y
complementarias con el mismo tales como, prestar el servicio de fotocopiado, envió de
fax e impresión.

15. SERVICIOS POSTALES NACIONALES 4-72 DENTRO DE SUS SERVICIOSO FRECE:

20. Visita archivo contratos externos

21. Teniendo en las
negociaciones comerciales y las
solicitudes de los clientes en cuanto
al servicio de gestión documental,
la entidad se ve en la necesidad que
crear una unidad de negocio que
tramitara todas las solicitudes en cuanto al manejo
de personal que se requiera vincular a los proyectos
tanto de Gestión Documental como áreas de
Correspondencia.

22. y es en este momento
donde nace el área de
CONTRATOS
EXTERNOS
(Octubre de 2012)

23. Por ser una área nueva debe
estructurar todos los procesos
desde el momento que produzca
la documentación hasta tener en
cuenta y planificar su disposición final.
Partiendo de esto debe contar con personal
capacitado y conocer la normatividad para
actuar conforme a las disposiciones legales y
ajustar cada uno de sus funciones de acuerdo
a esta.

24. ANTECEDENTES Y NORMATIVIDAD
Aun cuando para cualquier organización la necesidad de conservar documentos
que en el futuro podría necesitar se presenta desde su nacimiento, y aun
cuando la necesidad de racionalizar la cantidad y tipo de documentos a
conservar siempre ha existido, tal vez en el pasado con menor intensidad, sólo
en años recientes se ha visto la urgencia de aplicar criterios y procedimientos
técnicos de selección documental y por lo mismo la necesidad de establecer y
aplicar metodologías que orienten la unidad en la organización de fondos
documentales.
La archivística tradicional no advirtió la necesidad de aplicar medidas de
selección documental; antes por el contrario uno de sus principios establecía
que se debía conservar hasta la más mínima evidencia y nada se podía eliminar.

25. Si bien disposiciones diferentes categorías (leyes, códigos, acuerdos, resoluciones, estatutos de
empresas, etc.) han contemplado desde hace bastantes años aspectos sobre vigencia de documentos,
hasta antes de la creación del Archivo General de la Nación no se había estructurado una política y
unos procedimientos que desarrollen los objetivos de la selección documental.
No obstante lo anterior, el personal que tradicionalmente ha manejado los archivos, han aplicado
medidas de acuerdo a su criterio. Estas prácticas se han dado, sobre todo por razones de falta de
espacio en las estanterías de los archivos. Para determinar los documentos a eliminar se han aplicado,
en forma aislada, criterios como antigüedad del documento, poca consulta, deterioro del mismo,
formatos difíciles de archivar, etc. De todas maneras, el procedimiento de estas acciones que se han
utilizado no pueden considerarse adecuado para decidir la eliminación del documento.
Con la creación del Archivo General de la Nación en 1989 a través de la Ley 80, se le dio una base legal
más sólida a la política archivística y se encargó a esta entidad de promoción. En efecto dentro de las
funciones asignadas al A.G.N. pueden resaltarse las siguientes por estar directamente relacionadas
con el objetivo de este documento:
Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado
del patrimonio documental de la nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia se adopte.

26. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la nación, así
como el que se le confíe en custodia.
Por esto es importante tener como punto de partida la Aplicación de Normas del Archivo General de la
Nación , Entre las cuales podemos destacar:
Ley 80 de 1989 por la cual se crea el archivo General de la nación
Acuerdo 07 de 1994 por el cual se expide el Reglamento General de Archivos
Ley 594 de 2000 – Por la cual se dicta la ley general de archivos y otras disposiciones.
Acuerdo 02 de 2004. -Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
Acuerdo 11 de 1996.-Establece criterios de conservación y organización de documentos.
Acuerdo 42 de 2002.- Establece los criterios para la organización de los archivos de Gestión en las
entidades publicas y las privadas que cumplan funciones publicas, se regula el Inventario Documental.
Circular 004 de 2003.- Organización de las Historias Laborales
Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012.- Gestión Documental, Programas de Gestión Documental

27. ANALISIS DEL PROCESO
Para abordar el análisis es importante destacar el desarrollo actual del mismo
desde el interior de la empresa, los conceptos que hacen parte del mismo y los
procesos utilizados en el área.
DESARROLLO DEL PROCESO ACTUAL
El personal del área de contratos externos produce documentación y tramita
solicitudes constantemente en uso de sus funciones, esta llega tanto física como
por correo electrónico.
Es importante mencionar que hay muchas solicitudes que se tramitan
electrónicamente y no se maneja soporte físico, esto teniendo en cuenta la
directriz presidencias 0 papel (04 de 2012).

28. La documentación con la que dispone el área de Contratos Externos es la
siguiente:
50
2
20
4 2 4
12
110
10 12
1 1 1
25
120
100
80
60
40
20
0
DOCUMENTOS CONTRATOS EXTERNOS
CANTIDAD EN METROS LINEALES

29. Como se puede observar la mayor cantidad de Documentación con que cuenta
el área de Contratos Externos es HISTORIAS LABORALES, ya que la principal
función es proveer el personal para los diferentes proyectos.

30. Dentro del tratamiento que se le dan a los documentos se realizan los procesos técnicos,
siempre teniendo en cuenta los parámetros del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
El personal del área de Historias Laborales de contratos externos organiza la
documentación entregada por el área de contratación del colaborador contratado dentro
de la unidad de negocio de Contratos Externos de Servicios Postales Nacionales S.A.
(clasificar, ordenar, describir) .
Descripción: Verificar, clasificar, reparar (en caso de daño físico del documento) y ordenar
la documentación del funcionario contratado, teniendo en cuenta el principio de orden
original y el principio de procedencia. De tal forma que al revisar el expediente el primer
documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más
reciente. Y se recomienda que cada carpeta contenga 250 folios máximo.
Foliación: se realiza el proceso de foliación. La foliación debe ser consecutiva de 1 a N
independientemente del número de carpetas Ej. Carpeta 1 Folios 1 – 200, carpeta 2 Folios
200 – 400.

31. Ubicación: se cuenta con estantes fijos.
Inventario: se cuenta con una base en Excel que contiene información básica de la
documentación, La alimentación de la base en Excel permite tener información,
control y localización de la Historias Laborales.
Para efectos del ordenamiento físico de los documentos sus anexos, sus copias y en
general todos los soportes documentales de las actuaciones que consten por escrito,
serán protegidos por carpetas desacificadas de color blanco adecuadas para la
conservación documental, con aleta vertical total que identifica la serie documental,
la legajación y ordenamiento de los folios se hará con máximo 200 folios; debe
ceñirse a la metodología y técnica archivística utilizada; es decir, su presentación
debe ser formando ángulo recto en la parte superior; esto se logra con la
homogenización en la perforación de los documentos.

32. Conservación:
Las unidades de conservación de los documentos deben hacerse en carpetas
individuales; aclarando que la documentación que se conserva en cada unidad
documental no debe estar mezclada sino que se debe hacer por cada serie
documental; la carpeta utilizada es doble aleta, desacificada con su respectivo
gancho legajador.
Estas carpetas se conservan dentro de cajas x-200.

33. El rotulo en la carpeta nos permitirá identificar a que funcionario pertenece la historia
laboral a su vez el proceso al cual pertenece; la fecha en que inicio y finalizo su labor.
El área aplica normas establecidas a nivel de la entidad, aunque esta área en este
momento esta siendo incluida dentro del organigrama y para este fin se están
estableciendo los formatos para que sean parte integral así como lo hacen parte otras
áreas.
No se puede desconocer que aunque no tiene al cien por ciento todo establecido si ha
tratado de guiarse por la normatividad vigente.
Esta área en este momento depende d la Vicepresidencia de Soporte Corporativo y toda
la documentación será parte integral de esta vicepresidencia la cual será incluida en la
Tabla de Retención que se esta estructurando en estos momentos.

34. Aunque ya existen unos tiempos establecidos para cada fase de archivo de la entidad,
para esta ara se ha tenido la documentación como si fura el Archivo de Gestión lo cual se
mantendrá hasta tanto no se establezcan los tiempos dentro de la TRD de la entidad.
Por el momento esta área no ha hecho ninguna transferencia al Archivo Central “sostiene
la Técnico de Gestión Documental que esta a cargo del Archivo de Contratos Externos-
Yadira Saavedra Galindo)

35. Por otra parte teniendo en cuenta otros procesos de la entidad se podría decir
que el proceso de digitalización a avanzado enormemente sobre todo teniendo
en cuenta que la razón de la entidad es la entrega de correo a nivel mundial, es
una prioridad que el usuario conozca de primera la trazabilidad de sus envios se
hace necesario contar con un aplicativo donde se alimente constantemente cada
movimiento de su envío.
Por esta razón la entidad cuenta con un aplicativo llamado SIPOST donde se
puede consultar la información e incluso el usuario ve la guía digitalizada donde
consta quien lo recibo, fecha y hora.
Esto es un avance significativo en cuanto a tecnología se refiere.
La información contenida en este documento es de tipo académico, se toma del portal de la pagina
web de la entidad sin animo de causar perjuicios, ni daños al buen nombre de la entidad.

36. CONCLUSIONES
Como estudiante de Ciencias de la Información considero que el desarrollo y aplicación de ejercicios
prácticos como este permite que adquiramos el conocimiento de una manera más real.
Realizar un diagnostico no es fácil sobre todo si tenemos en cuenta que debemos adentrarnos en los
procesos de otras personas y a las que en ocasiones les molesta o les es indiferente esta situación y no
brindan su mejor apoyo, es aquí donde debemos usar nuestra creatividad para poder obtener la
información que se requiere.
Evaluar nuestro entorno permite dar aportes que contribuyan al mejoramiento de la calidad en los
procesos y hacer que la compañía para la cual trabajos cuente con esos aportes.
Debemos conocer la normatividad que rige para cada caso ya que con esto podremos brindar
información efectiva y poder dar sugerencias para solucionar los inconvenientes y poder a la vez cumplir
con las directivas normativas.

37. CIBERGRAFIA
http://www.4-72.com.co/index.php