administración documental en el entorno laboral

1. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
LAURA GALINDO GÓMEZ
INSTRUCTOR
MARLLY JULIETH BARBOSA OVIEDO

2. 3.1 Actividades de Reflexión inicial
DATO: Representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc) de un atributo o
variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.
INFORMACIÓN: La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y
ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La
información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento
racional es la base del conocimiento.
DOCUMENTO: Documento es todo objeto que ofrece información.“Se entiende por
documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos”.
3.2 Actividades de contextualizacióne identificación de conocimientos
necesariospara el aprendizaje
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y
justifique la pregunta
Planteada:
En la oficina dondelabora hay una serie de documentos desorganizados,
dentro los cuales se
evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes
rápidos, planos, fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha
asignado la tarea de darles una
clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:
¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?

3. Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su
supervisor.
Clasifique los documentos en textuales y no textuales según su soporteya que
según la manera que podemos accedera la información es de manera distinta
es decir unos los podemos leer y otros debemos observarlos escucharlos
3.3 ejercicio interactivo
3.3. Actividades de transferencia del conocimiento
clasificación de
los documentos
DOCUMENTOS
TEXTUALES :
nota,borradores,apuntes
rapidos
DOCUMENTOS NO
TEXTUALES:
cinta
magneticas,mapas,dibujos,pl
anos,fotografia,cuadros
videos,discoduros
graficos:
mapas ,dibujos,planos
,cuadrosy fotografias
cinta:
videos,cintamagnetica
otros soportes :
discoduro

4. Aquí podemos ver y analizar que el proceso quese lleva a cabo cuando
queremos transformar los datos en información útil para la compañíao para la
empresa, los datos por si solos no nos dicen nada, los datos están en desorden
y no tienen un sentido alguno son incoherentes, en el segundo paso podemos
observar que los datos ya tienen cierto orden, se puede decir que están
clasificado para poder tener un acceso más rápido a ellos, y por último la
transformación de esos datos ordenado en información que nos puede servir
para tomar decisiones para seguir conlos objetivos ya establecidos y para
tener la información útil en poco tiempo
Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentanen el
contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de
la administración documental. Correspondencia comercialdocumentos
contables documentos especialesdocumentos legales

5. La correspondenciacomercial nos sirve para dejar constancia en los archivos
de la empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y
así como de los procesos deventas que puede llevar a cabo una empresa.
Documentos contables: son registros físicos que dan cuenta de los resultados
en este caso aquellos productosvendidos (facturas) – registros de caja
aquellos documentos que poseen valores matemáticos
Documentos especiales: sonaquellos que porsu escrito cobran diferentes
formas de expresión (actas- escrituras)
Documentos legales: sonaquellos documentos que en cierto modo poseenun
valor determinado ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un
hecho, ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros
. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este
contenido y
Explique el porqué de sus aportes.
La Gestión Documental se define como el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las entidades desdesu origen
hasta su destino final conel objeto de facilitar su utilización y conservación.es
allí dondenace la importancia de un buen manejo archivístico dentro de las
empresas por que esta permite facilitar la búsqueday el acceso rápido a los
documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que
llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de
costos paralas empresas ade3mas de esto una buena gestión documental es de
gran ayuda para la buena toma de decisiones