Gestion de cierre

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
BLOQUE III: SEGUIMIENTO Y CIERRE DE PROYECTOS
Tema 9:
Cierre del proyecto.
Aceptación.
Informe de cierre.
Indicadores del resultado del proyecto.

Tema 9: Cierre del proyecto
 INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL
 ACEPTACIÓN
 INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO
 INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO DEL
PROYECTO

Una vez finalizado el proyecto es necesario analizar resultados y
recapitular el curso de los hechos, para hacerse una idea de los
objetivos cumplidos, los que no se han alcanzado y de la utilidad
futura en otros proyectos. El cierre del proyecto tiene como objeto
principal:
 AnalizarAnalizar desde una perspectiva económica el resultado del
proyecto (hacer balance de los recursos consumidos y los
beneficios alcanzados)
 DiagnosticarDiagnosticar el funcionamiento de la empresa, identificando las
desviaciones y la razón de las mismas
 CorregirCorregir para futuros proyectos las actuaciones inadecuadas
Cierre del proyecto
INTRODUCCIÓN

Seguimiento del proyecto
INTRODUCCIÓN
Y como objetivos secundarios:
 Consolidar los resultados técnicosConsolidar los resultados técnicos del proyecto
(conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, etc.)
 Identificar las nuevas oportunidades comercialesIdentificar las nuevas oportunidades comerciales
nacidas de la ejecución del proyecto y organizar las
actividades comerciales precisas para dar continuidad,
mediante nuevos contratos al proyecto anterior.

Cierre del proyecto
ACEPTACIÓN
La aceptación del Clienteaceptación del Cliente es condición imprescindible para
dar por concluido el trabajo.
En los proyectos mal especificados puede existir una
ambigüedad en la especificación del resultado de un proyecto, al
final resulta difícil determinar si la insatisfacción de un Cliente se
debe o no a una falta de adecuación del producto a lo
contractualmente establecido.
Si todos los requisitos del proyecto quedaron, en su
momento, definidos y redactados en una especificación de
requisitos del trabajo. Aún así el cliente tiene que revisar el
resultado y aceptarlo formalmente, como paso previo a dar por
terminado el proyecto y poder emitir las facturas

Cierre del proyecto
ACEPTACIÓN
En caso que el cliente rechace el producto resultado del proyecto, se
le deberá pedir que formalice por escrito sus objeciones, con el fin de
ser utilizado para las actuaciones correctivas necesarias.

Cierre del proyecto
ACEPTACIÓN

Cierre del proyecto
INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO
El objetivo es evaluar el resultadoevaluar el resultado de los trabajos y resumir
todo lo sucedido que pueda ser de cierta relevancia para
actividades futuras de la empresa. Contiene la información
para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos y
en caso contrario las razones. Además sirve para:
 Detectar errores sistemáticos en los presupuestoserrores sistemáticos en los presupuestos de los
proyectos y ofertas.
 Analizar la tendencia históricatendencia histórica de los proyectos gestionados
por cada responsablecada responsable.
 Analizar la tendencia históricatendencia histórica de los proyectos contratados
con cada clientecada cliente.
 EEstablecer nuevas estrategiasstablecer nuevas estrategias para abordar mercados.

Cierre del proyecto
El documento de cierre se hace tomando como
referencia las previsiones que se realizaron durante la
preparación de la oferta.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las
desviaciones con respecto a las previsiones iniciales son
mínimas, incluso cuando dichas desviaciones sean
favorables a la empresa.

En este caso habría que analizar los siguientes aspectos:
 La estimación en el presupuesto inicial fue
conservadora, lo que en ocasiones genera la pérdida
del contrato.
 Se han exigido sobre esfuerzos al personal (no
retribuidas)
 Se ha ahorrado en materiales y equipos o en la
calidad.
Cierre del proyecto

La documentación de cierre se compondrá de:
 El balance de ingresos y gastos.
 Los informes de situación finales.
 Tratamiento de la documentación generada.
Cierre del proyecto

1. Balance de ingresos y gastos1. Balance de ingresos y gastos
Es muy similar al formato de avance económico, donde
se rellenan los datos de cierre del proyecto, y se calcula
las desviaciones con respecto a la estimación del
presupuesto del proyecto.
Cierre del proyecto

Cierre del proyecto
INFORME DE CIERRE DE PROYECTO
El signo de cada celda se interpreta como:
 Valores negativos indican incremento del beneficio.
 Valores positivos indican gastos superiores a los
previstos (reducción del beneficio).
Hay que asegurarse de tener en cuenta todos los
ingresos y los gastos, incluso cuando aún no hayan sido
contablemente imputados (facturas libradas al cliente y
aún no cobradas y aquellos gastos que se hayan
incurrido y no nos hayan sido facturados o cobrados).

Cierre del proyecto

Cierre del proyecto
2. Resumen de cierre del proyecto2. Resumen de cierre del proyecto
El resumen contable del balance de ingresos y gastos
suele recibir el nombre de informe económico, mientras
que la explicación del mismo, junto con los factores que
han motivado el desenlace del proyecto se le conoce
como informe de situación.
2.1. Informe Económico
Resume los datos contables más significativos del
proyecto, y permite que una persona ajena al mismo
pueda hacerse una idea general del mismo.

2.2. Informe de Situación final
Es una descripción general, en lenguaje no técnico y para todo
tipo de lectores, del ciclo de vida del proyecto, desde la
adjudicación del mismo hasta su cierre contable.
Este informe debe contener:
 Los datos básicos del proyecto (nombre, responsable,
duración...)
 Una descripción general de los hechos más significativos
del mismo (modificaciones del alcance, dificultades
encontradas, medidas adoptadas, relaciones con terceras
partes, posibles acciones futuras y cualquier otra
información de interés)
Cierre del proyecto

Cierre del proyecto
INFORME AL CIERRE DEL PROYECTO

Cierre del proyecto
Es conveniente confeccionar informes asépticos ya que las
percepciones personales ligadas a la tarea cotidiana carecen
de sentido una vez terminado el trabajo.
Cuando el proyecto tiene una larga duración o es complejo, es
habitual redactar informes de situación intermedios,
coincidiendo con hitos temporales.
3. Tratamiento de la documentación generada3. Tratamiento de la documentación generada
La documentación generada es la fuente de conocimiento y la
experiencia adquirida para futuros proyectos relacionados con
el anterior, ya que una de las razones que un cliente puede
tener para contratar es la experiencia en trabajos similares.

La experiencia de la empresa debe prevalecer
sobre las idas y venidas de los trabajadores, lo
que justifica una política interna para el
tratamiento de la información y los productos
generados, como fuente de experiencia para la
empresa en general.
Los procedimientos de tratamiento de la
información interna deben estar orientados a tres
aspectos complementarios:
Cierre del proyecto

 Propiciar la conservaciónPropiciar la conservación de la
documentación y difusióndifusión de su
existencia entre los empleados.
 Propiciar la conservaciónPropiciar la conservación de los
productos y difusióndifusión de su existencia.
 Asegurar su correcta custodiaAsegurar su correcta custodia, para que
su contenido no se filtre a posibles
competidores.
Cierre del proyecto
INFORME CIERRE DEL PROYECTO

Cierre del proyecto
Es necesario conservar y custodiar, con carácter indefinido:
 La documentación interna del proyecto (minutas,
informes de reunión, previsiones económicas, etc.).
 La documentación generada dentro del ámbito del
proyecto.
 La documentación obtenida de terceros.
 La descripción detallada de los productos generados
(diseños, planos, manuales de usuario, etc.)

La necesidad de difundir la lista de información y
documentación disponible entre los empleados, es de
utilidad para evitar obtenerla por otros medios, invirtiendo
esfuerzo y dinero.
Cierre del proyecto

Al analizar los resultados de un proyecto, la multitud de
aspectos (alcance técnico, relaciones con terceros,
problemas …) pueden oscurecer los resultados finales. Por
eso conviene definir un conjunto de parámetros objetivos
que sirvan para evaluar el proyecto y compararlos con otros
realizados por la empresa.
Indicadores Objetivos:
 Indicadores económicos de primer orden
 Indicadores financieros
 Indicadores de ocupación laboral
 Indicadores de gestión
Cierre del proyecto
INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Cierre del proyecto
1. Indicadores económicos de primer orden1. Indicadores económicos de primer orden
Son los valores numéricos más significativos que
resultan al realizar el cierre contable del proyecto, donde
se incluyen:
 Facturación del proyectoFacturación del proyecto. Es un indicador del volumen
del proyecto, cuya utilidad es servir de referencia a la
hora de evaluar otros parámetros como el esfuerzo, los
costes y gastos, el margen, etc.
 Margen del proyectoMargen del proyecto. Es la diferencia entre los ingresos
y los costes, tanto en valor absoluto como en porcentaje
referido al precio de venta del proyecto.

 Beneficio del proyectoBeneficio del proyecto. Es el margen obtenido una vez
restados los costes de oportunidad del capital humano y
material utilizado para llevar a cabo los trabajos. Como coste
de oportunidad suele utilizarse como referencia el valor del
IPC, acceso a nuevos proyectos, o posibles clientes derivados
de este trabajo.
 Coste por hora trabajadaCoste por hora trabajada. Se calcula como la distribución de
los costes del proyecto entre las horas de esfuerzo dedicadas
al mismo, una vez detraídas las cantidades al trabajo ajeno
(subcontratas) y a gastos de materiales y equipos
(suministros), así como las contingencias de ambos. El valor
resultante da una idea del coste global que supone cada hora
de trabajo dedicada al proyecto.
Cierre del proyecto

2. Indicadores financieros2. Indicadores financieros
Hacen referencia al origen de los fondos utilizados para lograr los fines
del proyecto, así como la proyección en el tiempo de los mismos.
Algunos indicadores más comunes son:
 Porcentaje de endeudamiento externoPorcentaje de endeudamiento externo. Si la empresa no percibe
ningún ingreso hasta terminar el proyecto. Tendrá que financiar, con
fondos propios, la mano de obra, equipos y subcontrataciones.
Cierre del proyecto

Esta financiación no sólo supone un riesgo para
la empresa, sino que impone unos costes
financieros.
El porcentaje de endeudamiento externo hace
referencia al montante de ese riesgo que en caso
de impago, la empresa tendría que satisfacer a
otros. Este valor se calcula como el porcentaje de
los gastos del proyecto destinados a
subcontrataciones, suministros, viajes y gastos
varios.
Cierre del proyecto

Porcentaje de endeudamiento internoPorcentaje de endeudamiento interno, tiene en cuenta el
porcentaje de los gastos que, en caso de impago, la
empresa habría de satisfacer a sí misma, y se calcula
como el valor complementario del porcentaje de
financiación externo.
Ejemplo:
Valor estimado
End_interno = 35,1%
Valor real
End_interno = 35,7%
Cierre del proyecto

 Valor actual neto del proyectoValor actual neto del proyecto, toma los flujos monetarios
referidos al instante en el que se producen, y calcula el valor
actualizado, al momento del cierre del proyecto (según
inflación).
 Tasa de rendimiento interno del proyectoTasa de rendimiento interno del proyecto, tiene en cuenta
el tiempo y el dinero que ha sido necesario invertir para
obtener el margen comercial del proyecto.
Este valor es útil para comparar el margen del proyecto con el
coste de oportunidad del capital invertido en el mismo. Un
proyecto, en general, será más rentable cuanto mayor sea el
valor de la tasa de rendimiento del mismo y en particular
cuanto mayor sea con respecto al coste de oportunidad más
accesible (un proyecto alternativo, una inversión, el tipo de
Cierre del proyecto

3. Indicadores de ocupación laboral3. Indicadores de ocupación laboral
Las empresas que suman cierto valor añadido a los productos que
venden basan su margen comercial en el trabajo de sus empleados,
que puede cuantificarse mediante el esfuerzo que dedican a cada
producto. Por esta razón, el principal capital es su propioel principal capital es su propio
personalpersonal.
Mantener al personal “ocupado” en proyectos es vital para obtener
beneficios. El personal inactivo no genera rendimientos y ocasiona
gastos.
Este indicador tiene por objeto dar una idea de las personas que
hacen o han hecho falta para realizar el trabajo y cual será su
dedicación.
Cierre del proyecto

Estos indicadores sirven para:
 Determinar el nº de personasDeterminar el nº de personas que hay o hubo que
reservar para un proyecto.
 Determinar el porcentaje de los trabajadoresDeterminar el porcentaje de los trabajadores que
realmente están trabajando en proyectos.
 Ayudar a definir la política de personalAyudar a definir la política de personal de la empresa,
cuantificando el nº de trabajadores que faltan o sobran
en la plantilla.
El indicador de ocupación laboral más significativo es la
carga de trabajocarga de trabajo: indica el nº de horas de trabajo de una
determinada categoría que harían falta para completar un
trabajo.
Tema 8. Seguimiento del proyecto

Sumadas las cargas de trabajo de toda una
categoría, a lo largo de un intervalo de tiempo
determinado y dividido por el nº de horas de
trabajos hábiles en dicho período, se obtiene el nº
de personas necesarias para el proyecto o la
empresa.
Dividiendo la carga de trabajo de un período, por
el nº de horas de trabajo hábiles del mismo se
obtiene el índice de ocupación.
Tema 8. Seguimiento del proyecto

Ejemplo:
Para un proyecto de 3 meses (480 horas laborables), se
identifican 4 tareas que requieren cargas de trabajo de 180,
240, 420 y 700 horas.
Las 4 actividades requieren en conjunto 1.540 horas, por lo
que haría falta un mínimo de 3,2 personas (1.540/160 h mes
y 3 mes)
Si la persona A se encarga de las tareas 1 y 2, necesita 420
horas (180 más 240). Su índice de ocupación individual es de
87,5%. Si los empleados B y C se ocupan de las tareas 3 y 4
sus índices son del 87,5% y del 146%, respectivamente. En
este último caso al ser el índice superior a 100%, el
trabajador C no puede hacerse cargo de la actividad
Cierre del proyecto

3. Indicadores de gestión3. Indicadores de gestión
Son los valores que denotan cómo de acertada ha sido la gestión
de los trabajos y la respuesta del equipo de trabajo.
Entre los factores objetivos cabe citar las desviaciones entre los
valores previstos al presupuestar el proyecto, y los valores finales,
tras la terminación y cierre del mismo, en concreto las desviaciones
correspondientes a:
 Plazo de ejecución del contrato
 Coste (global y por partidas)
 Margen
 Contingencias
Cierre del proyecto

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