3. La cuarta y ultima fase del ciclo de vida del proyecto es la terminación o cierre del mismo. Esta fase comienza después de que el trabajo se ha completado.
4. El propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo; con el fin de mejorar el desempeño en el futuro. Se incluyen varias acciones para cerrar el proyecto en forma adecuada. Estas deben considerarse e incluirse en el plan inicial
5. Estas actividades podrían incluir: Organización Archivo Pagos finales Realización de reuniones de evaluación posteriores
6. La fase de terminación empieza: Cuando el desempeño del proyecto se completa y el resultado es aceptado Puede ser formal cuando tiene que pasar un conjunto de pruebas que se establecieron en el contrato Se debe verificar que se haya entregado el servicio o producto
7. El contratista o la empresa se debe asegurar que las copias de la documentación apropiada se organicen y archiven. Asegurar que el cliente haya hecho todos los pagos a subcontratistas o consultores y por cualquier material comprado. El gerente de proyecto debe preparar la evaluación por escrito del desempeño de cada miembro del equipo.
8. Realizar reuniones de evaluación posteriores al proyecto. El propósito es evaluar el desempeño del proyecto, determinar si los beneficios se lograron cumplir e identificar las mejoras en el desempeño futuro. Ningún proyecto exitoso debe terminar sin algún tipo de celebración.
18. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE Para esta se debe hacer una reunión con el cliente para la evaluación posterior a la terminación del proyecto. El propósito de esta junta debe ser si el proyecto proporcionó al cliente los beneficios anticipados, evaluar le nivel de satisfacción del cliente y obtener retroalimentación del mismo.
19. Entre los participantes de la reunión se debe incluir a al gerente de proyecto, a miembros clave del equipo y a representantes importantes de la organización del cliente que estén relacionados con el proyecto.
20. El gerente del proyecto es el que debe efectuar la programación de la reunión para el momento en el que el cliente esté en posición de decir si el proyecto cumplió con las expectativas y logro los beneficios previstos.
21. ¿Como lograr la Retroalimentación? Idealmente el contratista debe sentarse con el cliente y formularle preguntas abiertas. Esto ayudara a que el cliente mencione directamente las partes del proyecto con las cuales esta satisfecho e insatisfecho.
22. Si el cliente está satisfecho: Primero, el contratista debe preguntar al cliente respecto a cualquier otro proyecto que pudiera realizar (quizá sin pasar por un proceso de competencia por la SDP)
23. Si el cliente está satisfecho: Segundo, el contratista debe solicitar autorización al cliente para mencionarlo como referencia con otros clientes
24. La otra forma para lograr recibir la retroalimentación del cliente con respecto a su satisfacción con los resultados del proyecto es por medio de una encuesta de evaluación posterior a la terminación del proyecto.
25. Puntos a Tratar ¿Qué tan completo fue el alcance de trabajo? Calidad de trabajo Desempeño del programa Desempeño del presupuesto Comunicación Relaciones con el cliente Desempeño general
27. Puede haber circunstancias en la cuales se requiera que un proyecto se cancele antes de terminarlo El costo podría incrementarse mas de lo previsto. Otro es un cambio en la economía de la empresa Por sus bajas ventas O si la empresa es adquirida por otra
28. El cliente también puede cancelar el proyecto Debido a su insatisfacción Puede contratar a otro contratista para que termine el proyecto
29. Las consecuencias posibles de la cancelación de un cliente insatisfecho son: El contratista puede sufrir una perdida financiera La reputación del contratista se dañaría No habría negocios futuros
30. Una manera de evitar la cancelación de un proyecto por un cliente insatisfecho seria: Monitorear su nivel de satisfacción a lo largo del proyecto Aplicar acciones correctivas a la primera señal de insatisfacción
36. Conclusión Durante la elaboración de un proyecto se debe llevar a cabo un monitoreo del avance real con respecto al planeado y al concluir cada paquetes de trabajo hacer un análisis general de estas funciones. Plasmar los resultados de manera grafica explicita y sencilla.
37. Al juntar todos los análisis generales de los paquetes de trabajo y crear un reporte general del desempeño real evaluado con el planeado se convertirá en una herramienta muy útil al momento del cierre del proyecto y al presentarle los resultados al cliente. Útil para presentación de referencia para proyectos similares en el futuro.
38. Evidencia de capacidad de alcance y posiblemente usarse como referencia basa para promesas te términos de proyectos similares pero mas cortos, se le podrá dar seguridad al cliente de que se terminara en tiempo y forma.
