Este documento describe los aspectos clave de la planificación y organización de eventos. Explica que los eventos se pueden clasificar en culturales, deportivos, religiosos, sociales y de deportes. Detalla las etapas clave de un evento como el anteproyecto, proyecto, decisión, preevento, evento y postevento. Además, identifica a los agentes claves como participantes, conferencistas y organizadores.

1. ORGANIZACIÓN Y
PLANIFICACIÓN DE
EVENTOS
Nelson Alberto Torres Saavedra
agosto/2012

2. Eventos
Son las actividades sociales o empresariales
determinadas, como es un festival, una
fiesta, una ceremonia, una competición, una
convención, así tenemos que:
• Un festival, por ejemplo, un evento musical
• Una ceremonia, por ejemplo, una boda
• Una competición, por ejemplo, un torneo deportivo
• Una fiesta, por ejemplo, una fiesta de cumpleaños
• Una convención, por ejemplo, una convención política

3. Clasificación de eventos
 Los eventos se clasifican a partir de diferentes criterios
que son:
 EVENTOS CULTURALES
 EVENTOS DEPORTIVOS
 EVENTOS RELIGIOSOS
 EVENTO SOCIALES
 EVENTO DEPORTIVO

4.  EVENTOS CULTURALES
 EVENTOS DEPORTIVOS
 • Festivales
 • Acto culturales
 • Conmemoraciones
 • Espectáculos artísticos
 • Muestras de artes
 • Fiestas de colectividad
 • Presentación de un libro
 • Presentación de una obras etc.
 EVENTOS RELIGIOSOS
 • Bautismo
 • Comunión
 • Casamiento
 • Navidad
 • Pascua
 • Convivencias

5.  EVENTO SOCIALES
 • Cumpleaños
 • Aniversario
 • Fiesta de despedida
 • Evento infantiles
 • Día del niños
 • fiesta de fin de año
 • pequeñas sorpresas
 EVENTO DEPORTIVO
 • Torneos
 • Competencias
 • Olimpiadas
 • Intercolegiales
 • Mundiales

6. Agente que intervienen en un
evento
 Son aquella persona que esta muy atento en el evento.
 •Participante o invitado
Quien asisten como receptores y a quien va dirigido el
tema
 •Conferencista
Quien tiene a su cargo la parte técnica o académica.
 •Organizadores
Son las persona que se encarga de organización y son
los directo responsable de la ejecución del evento.

7. Etapa del Evento
 Son los procesos que debemos tener encuenta
cuando vamos a realizar un evento. Etapas clave
para la realización del evento son las siguientes:
 • Ante proyecto
 • Proyecto
 • Decisión
 • Preevento
 • Evento
 • Postevento

8. Estructura general de un evento
 Una vez claro el tipo de evento comienza la etapa de
preparación, que son todas las acciones que se han de
realizar antes de la ejecución del acto para que este se
desarrolle satisfactoriamente. Todos los eventos tienen
su propia estructura.

9. Objetivos general o
específico de un evento
 El objetivo es donde se identifica la finalidad hacia
la cual debe dirigirse el recurso y el esfuerzo para
dar cumplimiento los propósitos. A continuación les
muestro algunos objetivos del evento. Son los
siguientes.
 • Motivar
 • publicar
 • Planear
 • Establecer
 • Organizar etc.

10. Manual de función o
procedimiento para la
organización de un evento
 Instrumento administrativo que contiene en forma
explicita, ordenada y sistemática información sobre
objetivo y políticas de la cualquier institución o
empresa. Cada organización o empresa tiene su manual
o estatuto para llevar a cabo un buen manejo
administrativo.

11. Definición de la población
objetiva
 La población objetiva se centra especialmente
la persona que participa en el evento o
participantes tanto hombres como
mujeres, ellos son la población objetiva.

12. Fecha y duración del evento
 El evento demora de acuerdo las políticas que
trabajan la empresa o institución.