1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Introducción a los Eventos
Lic. Guillermo J. Pedrotti

2. Carrera de Relaciones Públicas
• Agradecemos su participación en este curso de
Organización de Eventos organizado por la carrera de
Técnico Superior en Relaciones Públicas,
conjuntamente con la colaboración del área de
extensión.
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3. Presentación de Grupo
De dónde vienen?
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4. Guillermo Pedrotti / Académica
• Lic. Educación Tecnológica (UTN).
• Analista en Relaciones Públicas e Institucionales (IES21).
• Posgrados en Periodismo Económico (UNC), Gestión
de los Recursos Humanos (UNL) y Sociología de las
Organizaciones (UNC).
• Diplomado en Gestión Pública (UCC), Recursos
Humanos (UdM) y Comunicación Política (UE21-en
curso).
• Programa Ejecutivo en Marketing (UE21).
• Estudios en Organización de Eventos (UTN).
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5. Guillermo Pedrotti / Profesional
• Ex Director de Relaciones Institucionales, Ceremonial y
Protocolo de la Municipalidad de Las Varillas.
• Actualmente se desempeña como consultor en
comunicación, capacitador profesional y docente de nivel
superior.
• Ha organizado eventos empresariales, comerciales,
recreativos, deportivos, culturales, políticos, protocolares,
académicos, musicales y de capacitación; entre otros.
• Entre los asistentes se han destacado: Presidente,
Vicepresidente, Gobernador, Vicegobernador, Ejecutivos,
Académicos y Diplomáticos.
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6. Disposición del curso
• Clase 1: Introducción a los eventos.
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• Clase 2: Ceremonial y Protocolo.
Lic. Florencia Larguia y PP. Marcela Cáceres
• Clase 3: Planeamiento para eventos.
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• Clase 4: Marketing para eventos.
Lic. Guillermo Pedrotti
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7. Pre-acuerdos grupales
• Tratarnos con respeto …
• Asumir nuestra propia experiencia hablando en
primera persona.
• Comenzar y terminar las clases a la hora convenida.
• Zona libre de humo y tecnología.
• Asumir nuestro aprendizaje …
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8. Una aproximación
• Concebimos a la organización de eventos como la
técnica organizativa y comunicacional, cuyo objeto
consiste en lograr la conjugación armónica y correcta
de todas las personas, los elementos y las acciones
que configuran una manifestación institucional.
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9. Un evento es…
• … la reunión de dos o más personas, donde
mediante una correcta planificación, logramos
comunicar lo que nuestro cliente requiere. Es
decir, la finalidad de un evento es lograr
comunicar exitosamente algo.
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10. Toda reunión que comunique algo es un evento?
• Solo consideramos un evento a aquella
reunión destinada a actuar como eje de una
estrategia de comunicación, destinada a
satisfacer los objetivos de manifestación de
una institución o persona.
• Siempre, dependiendo de su naturaleza, un
evento buscará comunicar algo. Según a que
estrategia responda, comunicará un hecho
social, institucional, protocolar o empresarial.
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11. (*) Guillermo Suárez y Ricardo Martínez en “Organización de Eventos” Colegio Universitario IES Siglo 21 y Editorial Copiar.
(*)
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12. Fases de la organización de eventos
• Fase de Conocimiento del cliente y
recolección de información.
• Fase Creativa, de diseño de los diferentes
aspectos del proyecto; definición líneas y
conceptos.
• Fase de Desarrollo e Implementación.
• Supervisión integral.
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13. Argumentos para vender eventos
• Gestionamos las mejores alternativas del
mercado.
• Optimizamos los presupuestos.
• Proveemos los medios logísticos para la
realización de evento.
• Seguimos y evaluamos los resultados y efectos
de cada acción.
• Selección de los mejores proveedores.
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14. Qué tener presente para seleccionar un evento
• Para qué lo realiza el evento nuestro cliente.
Es decir, qué quiere comunicar.
• Cuánto es su presupuesto y hasta que punto
podemos alcanzar su grado de elasticidad.
• A qué público está dirigido el evento.
• Cuál es el rol que jugara nuestro cliente.
• Si es un evento externo, qué estrategias
buscaré para abordarlo exitosamente.
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15. Algunos eventos
Aclarando que oscurece…
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16. Algunos eventos
• Congreso: es una reunión de muchas personas que no se
reúnen habitualmente. Lo hacen para informarse o deliberar
sobre algún asunto. Puede ser de interés general o puntual. La
asistencia deberá ser de más de 50 asistentes y puede poseer
carácter regional, nacional o internacional.
• Convención: es la reunión de un grupo de personas que
comparten intereses similares, ya sean comerciales,
profesionales, políticos, religiosos o de otra índole. Éstas
convergen en una fecha y lugar determinados previamente,
para convivir, tratar asuntos de interés común y tomar
decisiones.
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17. Algunos eventos
• Curso/Cursillo: reunión con programa determinado
que se repetirá tantas veces como se haga el curso.
El cursillo será de corta duración.
• Simposio: reunión de un grupo de expertos que
dominan un campo, profesión o tema, cuyo
propósito es exponerlo ante un auditorio que
comparte un interés especifico.
• Charlas: reunión informal de varias personas. Pueden
ser temáticas o impartidas por un experto.
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18. Algunos eventos
• Asamblea: reunión formal y reglamentaria de una
institución. Debe poseer fecha fijada, temario,
labrado de actas y quorum para funcionar.
Generalmente son anuales y principalmente sirven
para fijar políticas de acción y renovar autoridades.
• Talleres: reuniones informativas de trabajo práctico o
manual. En el transcurso, quienes participan lo hacen
con la coordinación de otra persona.
• Jornada: es una reunión de trabajo, de investigación,
estudio y/o informativa para resolver un problema
planteado ante un auditorio. Sus resoluciones se
publican posteriormente.
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19. Algunos eventos
• Exposición: exhibición pública de arte, productos,
servicios, materiales, etc. No existe venta de los
productos exhibidos. Requiere de varios expositores.
• Muestra: similar a la exposición pero con un solo
expositor.
• Feria: simil a la exposición pero con venta de los
elementos que se exponen.
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20. Algunos eventos
• Cócteles o Vinos de Honor: se utilizan para
inauguraciones, clausuras o aquéllos que se ofrecen
antes de las comidas o cenas programadas durante la
reunión. El servicio usual consta de vinos, jugos,
gaseosas, bocaditos y sándwiches. Los horarios del
Vino de Honor es entre las 10:30 y 12:00 hs., en
tanto que el Cóctel será a las 19:00 hs.
• Desayunos o Té: se utilizan con el propósito de
realizar reuniones de trabajo o simplemente sociales.
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21. Algunos eventos
• Almuerzo o Comidas: El horario del almuerzo será
entre las 13:00 y 15:00 hs., en tanto que la comida
comenzará a las 21:00 hs.
• Cena: este evento es similar a un almuerzo o comida,
con la diferencia que comenzará después de las
24:00 hs.
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22. Muchas gracias
Hasta la próxima clase.
Los invito a visitar:
www.publicometa.info
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