El control

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El control, material de clase de auditoria y control interno, uniminuto 2015

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El control

  1. 1. FUNCIONES DEL CONTROL
  2. 2. Conceptos de control Henry Fayol: consiste en verificar si todo ocurre en conformidad con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Harold Koontz: consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que las actividades se desarrollan de acuerdo a los planes. James Stoner: el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajustan a las actividades proyectadas
  3. 3. Función control La planeación abarca la definición de los objetivos o metas de la organización. Si no estamos seguros de lo que tratamos de alcanzar, ¿Cómo podremos determinar si hemos alcanzado las metas? Entonces debe existir una función de control El control es el ultimo vinculo en la cadena funcional de la administración
  4. 4. Función Control En la función control comparamos el desempeño actual contra los objetivos, identificamos cualesquier desviación significativa, y tomamos la acción correctiva necesaria. La planeación establece objetivos o estándares que facilitan el control Sin planeación no puede haber CONTROL.
  5. 5. ¿Qué es el Control? Es la medición y la corrección del desempeño con el fin de que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos. Es el proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente. Todos los administradores deben involucrarse en el control Un sistema efectivo de control asegura que las actividades se terminen en formas que conduzcan al logro de las metas de la organización.
  6. 6. La importancia del control En la organización se puede planear, (planeación) crear una estructura organizacional,(organización) se puede dirigir y motivar a los empleados, (dirección) pero no hay seguridad de que se desarrollen las actividades según la planeado y si se alcanzaran las metas que los administradores persiguen.
  7. 7. La importancia del control Los administradores en general evitan delegar y realizan ellos muchas actividades. En su condición de administradores ellos necesitan delegar autoridad. Al existir un sistema efectivo de control este proporciona información y retroinformación sobre el desempeño de los subordinados a los que se delego autoridad
  8. 8. Importancia del Control El administrador necesita determinar el valor con que una persona, departamento o unidad contribuyen a la organización y luego convertir dicha contribución a estándares La mayoría de los puestos y actividades se pueden expresar en términos tangibles y mensurables (medidas subjetivas)
  9. 9. Control es importante porque: Crea mejor calidad: porque las fallas de los procesos se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: estos forman parte del entorno de cualquier organización ya que los mercados cambian, la competencia, las tendencias. Agregar valor: el principal objetivo de la organización debería ser agregar valor que se fundamenta en una mejor calidad que se logra aplicando procedimiento de control, aumentando los niveles de satisfacción de los clientes.
  10. 10. El proceso de control Básicamente consiste en: Establecer estándares. Medir el desempeño con estos estándares. Corregir las variaciones de los estándares y los planes En la practica consiste en tres pasos: 1.La medición del desempeño 2.La comparación del desempeño real contra un estándar 3. Tomar una acción administrativa para corregir desviaciones o estándares inadecuados.
  11. 11. Estándares Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real o esperado. Tipos de estándares. Físicos: Horas de trabajo por unidad de producción. Toneladas de carga transportada, unidades de producción por hora máquina, etc.. De costos: Costos directos por unidad producida, costo de mano de obra por hora, costo por hora-máquina, costos de producción, costos de administración, costos de ventas. De capital: Rendimiento sobre la inversión, rotación de inventarios, relación activo circulante/pasivo circulante.
  12. 12. Estándares Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real o esperado. Tipos de estándares. De cantidad: como volumen de producción, cantidad en existencias, cantidad de materias primas. De tiempo: tiempo estándar para la producción de un producto determinado, tiempo de respuesta de los proveedores, tiempos de entregas a los clientes De calidad: control de calidad de materias primas recibidas, control de calidad de producción en proceso, control de calidad de producto terminado, control de calidad en la prestación del servicio.
  13. 13. ¿Como medimos? Observación personal (fuente inferior de información) Informes estadísticos (software) Informes orales (conferencias, reuniones, etc) Informes escritos (mas formal) Para tener un control comprensivo se debe utilizar las cuatro técnicas
  14. 14. Técnicas de control no presupuestal Información Estadística. Informes y análisis especiales. Auditoría especial Gráficas Gantt. Gráficas Pert. Sistemas computacionales de control.
  15. 15. TECNICAS DE CONTROL EL PRESUPUESTO: El presupuesto es un plan en términos numéricos. Son declaraciones de resultados anticipados.  Presupuestos de Ingresos y gastos.  Presupuestos de tiempo, espacios, materiales y productos. Presupuestos de gastos de capital.
  16. 16. Circuito del Control Administrativo Desempeño deseado Desempeño real Comparación real/estándar Aplicación de correcciones Acción correctiva Identificación desviaciones Causas de la desviación Medición del desempeño
  17. 17. Tipos de control Control Previo: Control que evita por anticipado los problemas. Control Concurrente: Control que se presenta cuando una actividad está en proceso. Control Posterior: Control que se impone después de que se ha llevado a cabo una acción.
  18. 18. Tipos de Control. Insumos Procesos Resultado Control de fomento avance Se anticipa a los problemas Control concurrente Corrige los problemas conforme se presentan control de retroainformación corrige problemas después de que suceden
  19. 19. Enfoques de control La mayoría de los esfuerzos de control se dirigen a una de las siguientes áreas: personas, finanzas, operaciones, información o el desempeño de la organización en forma global Los administradores alcanzan las metas porque trabajan a través de otras personas
  20. 20. Cualidades de un sistema de control eficiente  1. Precisión.  2. Oportunidad.  3. Economía.  4. Flexibilidad.  5. Comprensión.  6. Criterio razonable.  7. Ubicación estratégica.
  21. 21. Cualidades de un sistema efectivo de control Precisión. Un sistema de control que genera información inexacta puede dar por resultado que la administración deje de tomar alguna acción cuando debiera emprenderla, o hacerla que responda a un problema inexistente. Un sistema de control preciso es confiable y produce datos válidos. Oportunismo. Los controles deben llamar con toda oportunidad la atención de la administración a las variaciones, para evitar serias infracciones al desempeño de una unidad. La mejor información tiene poco valor si está fuera de tiempo. Por tanto, un efectivo sistema de control debe proporcionar la información con oportunidad.
  22. 22. Cualidades de un sistema efectivo de control  Economía. Un sistema de control debe tener una operación razonablemente económica. Cualquier sistema de control tiene que justificar los beneficios que proporciona, en relación con los costos que incurre. Para reducir los costos, la administración debe intentar imponer la menor cantidad posible de control para alcanzar los resultados deseados.  Comprensión. Ningún valor tienen los controles que no se puedan comprender. Por tanto, en ocasiones es necesario implantar controles menos complejos en lugar de dispositivos sofisticados. Un sistema de control que es difícil de comprender puede ocasionar errores innecesarios, empleados frustrados, y, con el tiempo, ser eventualmente ignorado.
  23. 23. Cualidades de un sistema efectivo de control  Flexibilidad. Los controles efectivos deben ser suficientemente flexibles como para poder ajustarse a los cambios adversos o para obtener ventaja de nuevas oportunidades. Pocas organizaciones se enfrentan a ambientes tan estables que no tengan necesidad de flexibilidad. Hasta estructuras altamente mecánicas requieren controles que se puedan ajustar conforme cambian los tiempos y las condiciones.
  24. 24. Cualidades de un sistema efectivo de control  Criterios razonables. Los estándares de control deben ser razonables y de fácil alcance. Si están demasiado elevadas o fuera de razón, dejan de motivar.  Ubicación Estrategia. Los administradores no pueden controlar todo lo que sucede en una organización. Aunque se pudiera, los beneficios no justificarían los gasto. Como resultado, los administradores deben ubicar controles en aquellos factores que son estratégicos para el desempeño de la organización.
  25. 25. Acción correctiva de los controles Un sistema efectivo de control no sólo debe indicar cuando ocurre una desviación significativa del estándar, sino que también sugiere qué acción debe tomarse para corregir la desviación. Es decir, tanto debe señalar el problema como especificar la solución. Esto se logra con frecuencia al establecer pautas si-entoncessi-entonces; por ejemplo, si los ingresos por unidad bajan más 5%, entonces los costos unitarios deben reducirse una cantidad similar.
  26. 26. Requisitos para controles eficaces  Adaptación de los controles a los planes propuestos. Adaptación de los controles a cada administrador. Seguridad que los controles señalen excepciones en puntos críticos. Búsqueda de la efectividad de los controles. Asegurarse de la flexibilidad de los controles. Logro de los controles económicos. Controles dirigidos a acciones correctivas.
  27. 27. Bases de control (Ciclo PHVA) Planear : son los objetivos, son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitan alcanzar las metas. Hacer: es poner en practica lo que se planeo para la consecución de los objetivos. Evaluar: no es mas que la interpretación y comparación de la información obtenida con respecto a los objetivos trazados. Actuar: es la puesta en practica de las acciones correctivas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
  28. 28. Areas de control Área de producción:  Control de producción  Control de calidad (Producto o Servicio)  Costos de ventas  Control de inventarios  Control de tiempos de producción  Control de tiempos de producción  Control de operaciones productivas  Control de mantenimiento y conservación
  29. 29. Areas de control Área comercial: Control de ventas: acompaña el volumen diario, semanal, quincenal, mensual y anual de ventas por clientes, vendedor, región de productos o servicios. Control de propaganda: para acompañar la propaganda por la empresa y verificar su resultados en las ventas. Costos de ventas: para verificar continuamente los costos de ventas, así como las comisione de los vendedores, los costos de propaganda.
  30. 30. Areas de control Área financiera: es el área de la empresa que se encarga que encarga del manejo y la gestión de los recursos financieros.  Control presupuestal: es el control de provisiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvió en los gastos. Control de costos: global de los costos de la empresa, producción, ventas, de administración, financieros como intereses y amortizaciones de prestamos o de financiamiento externo.
  31. 31. Área de talento humano Es área que administra el personal: Controles de asistencia y retrasos: es el control del reloj chequeador o expediente que verifica los retrasos de personal, las fallas justificadas por los médicos y las no justificadas. Control de vacaciones: señala cuantos funcionarios están pendientes de vacaciones y por cuanto tiempo. Control de salarios: verifica los salarios, sus ajustes o correcciones, despidos colectivos
  32. 32. Control de gestión El objetivo del Sistema de control de Gestión es apoyar a los directivos en el proceso de toma de decisiones con visión empresarial, para que se obtengan los resultados deseados. En otras palabras, se trata de lograr una "congruencia de metas", para lo cual Control de Gestión crea el marco dentro del cual las acciones tomadas por los distintos directivos no responden solo al interés de su propio servicio, sino que responden al interés superior de la empresa como conjunto.
  33. 33. Niveles de control de gestión
  34. 34. Control estratégico El control estratégico, también llamado control organizacional, es tratado en el nivel institucional de la empresa y se refiere a los aspectos globales que cobijan a la empresa como un todo. Su dimensión temporal es a largo plazo. Su contenido es genérico y sintético.
  35. 35. Control estratégico
  36. 36. Pasos para el control estratégico
  37. 37. Control estratégico
  38. 38. Control táctico El control ejercido en el nivel intermedio de las empresas es el control táctico, también denominado control por departamentos o control gerencial. De manera general, el control táctico se refiere a los aspectos menos globales de la empresa. Su espacio de tiempo es el mediano plazo. En otras palabras, su contenido no es tan genérico ni tan amplio como el control estratégico. Esta orientado al mediano plazo y aborda cada unidad de la empresa, como un departamento o cada conjunto de recursos, de manera aislada.
  39. 39. Control táctico
  40. 40. Control operativo u operacional Este control se refiere a los aspectos más específicos, como las tareas y operaciones. Su espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su objetivo es inmediatista: evaluar y controlar el desempeño de las tareas y las operaciones en cada momento. También es el subsistema de control más orientado hacia la realidad concreta de la empresa: su día a día, en términos de las tareas realizadas. Es el control operacional es el subsistema de control efectuado en el nivel más bajo de la organización empresarial
  41. 41. Control operativo u operacional
  42. 42. GRACIAS ¿EL QUE NO TIENE CONOCIMIENTO CUALQUIERA LO COMPRA, AL QUE NO SABE CUALQUIERA LO ENGAÑA? (Simón Rodríguez)

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