El documento describe las funciones y conceptos del control administrativo. Define el control como la medición y corrección del desempeño para asegurar que las actividades se desarrollen según los planes. Explica que existen tres niveles de control: estratégico, táctico y operativo. Cada nivel se enfoca en un horizonte temporal diferente y aborda aspectos más o menos específicos de la organización.
2. Conceptos de control
Henry Fayol: consiste en verificar si todo ocurre en
conformidad con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos.
Harold Koontz: consiste en medir y corregir el
desempeño individual y organizacional para asegurar
que las actividades se desarrollan de acuerdo a los
planes.
James Stoner: el control administrativo es el proceso
que permite garantizar que las actividades reales se
ajustan a las actividades proyectadas
3. Función control
La planeación abarca la definición de los objetivos o
metas de la organización.
Si no estamos seguros de lo que tratamos de alcanzar,
¿Cómo podremos determinar si hemos alcanzado las
metas?
Entonces debe existir una función de control
El control es el ultimo vinculo en la cadena funcional
de la administración
4. Función Control
En la función control comparamos el
desempeño actual contra los objetivos,
identificamos cualesquier desviación
significativa, y tomamos la acción correctiva
necesaria.
La planeación establece objetivos o
estándares que facilitan el control
Sin planeación no puede haber CONTROL.
5. ¿Qué es el Control?
Es la medición y la corrección del desempeño con el fin
de que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes
diseñados para alcanzarlos.
Es el proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de
que se desarrollan conforme se planearon y para corregir
cualquier desviación evidente.
Todos los administradores deben involucrarse en el
control
Un sistema efectivo de control asegura que las actividades
se terminen en formas que conduzcan al logro de las
metas de la organización.
6. La importancia del control
En la organización se puede planear,
(planeación) crear una estructura
organizacional,(organización) se puede
dirigir y motivar a los empleados,
(dirección) pero no hay seguridad de que se
desarrollen las actividades según la
planeado y si se alcanzaran las metas que
los administradores persiguen.
7. La importancia del control
Los administradores en general evitan
delegar y realizan ellos muchas actividades.
En su condición de administradores ellos
necesitan delegar autoridad.
Al existir un sistema efectivo de control
este proporciona información y
retroinformación sobre el desempeño de los
subordinados a los que se delego autoridad
8. Importancia del Control
El administrador necesita determinar el
valor con que una persona, departamento o
unidad contribuyen a la organización y
luego convertir dicha contribución a
estándares
La mayoría de los puestos y actividades se
pueden expresar en términos tangibles y
mensurables (medidas subjetivas)
9. Control es importante porque:
Crea mejor calidad: porque las fallas de los
procesos se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
Enfrentar el cambio: estos forman parte del
entorno de cualquier organización ya que los
mercados cambian, la competencia, las tendencias.
Agregar valor: el principal objetivo de la
organización debería ser agregar valor que se
fundamenta en una mejor calidad que se logra
aplicando procedimiento de control, aumentando
los niveles de satisfacción de los clientes.
10. El proceso de control
Básicamente consiste en:
Establecer estándares.
Medir el desempeño con estos estándares.
Corregir las variaciones de los estándares y los
planes
En la practica consiste en tres pasos:
1.La medición del desempeño
2.La comparación del desempeño real contra un
estándar
3. Tomar una acción administrativa para corregir
desviaciones o estándares inadecuados.
11. Estándares
Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real
o esperado.
Tipos de estándares.
Físicos: Horas de trabajo por unidad de producción.
Toneladas de carga transportada, unidades de producción
por hora máquina, etc..
De costos: Costos directos por unidad producida, costo de
mano de obra por hora, costo por hora-máquina, costos de
producción, costos de administración, costos de ventas.
De capital: Rendimiento sobre la inversión, rotación de
inventarios, relación activo circulante/pasivo circulante.
12. Estándares
Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real
o esperado.
Tipos de estándares.
De cantidad: como volumen de producción, cantidad en
existencias, cantidad de materias primas.
De tiempo: tiempo estándar para la producción de un
producto determinado, tiempo de respuesta de los
proveedores, tiempos de entregas a los clientes
De calidad: control de calidad de materias primas
recibidas, control de calidad de producción en proceso,
control de calidad de producto terminado, control de
calidad en la prestación del servicio.
13. ¿Como medimos?
Observación personal (fuente inferior de
información)
Informes estadísticos (software)
Informes orales (conferencias, reuniones, etc)
Informes escritos (mas formal)
Para tener un control comprensivo se debe
utilizar las cuatro técnicas
14. Técnicas de control no
presupuestal
Información Estadística.
Informes y análisis especiales.
Auditoría especial
Gráficas Gantt.
Gráficas Pert.
Sistemas computacionales de control.
15. TECNICAS DE CONTROL
EL PRESUPUESTO:
El presupuesto es un plan en términos numéricos. Son
declaraciones de resultados anticipados.
Presupuestos de Ingresos y gastos.
Presupuestos de tiempo, espacios, materiales y
productos.
Presupuestos de gastos de capital.
16. Circuito del Control Administrativo
Desempeño
deseado Desempeño
real
Comparación
real/estándar
Aplicación de
correcciones
Acción
correctiva
Identificación
desviaciones
Causas de la
desviación
Medición del
desempeño
17. Tipos de control
Control Previo: Control que evita por anticipado
los problemas.
Control Concurrente: Control que se presenta
cuando una actividad está en proceso.
Control Posterior: Control que se impone después
de que se ha llevado a cabo una acción.
18. Tipos de Control.
Insumos Procesos Resultado
Control de
fomento avance
Se anticipa a los
problemas
Control
concurrente
Corrige los problemas
conforme se presentan
control de
retroainformación
corrige problemas
después de que
suceden
19. Enfoques de control
La mayoría de los esfuerzos de control se dirigen
a una de las siguientes áreas: personas, finanzas,
operaciones, información o el desempeño de la
organización en forma global
Los administradores alcanzan las metas porque
trabajan a través de otras personas
20. Cualidades de un sistema de control eficiente
1. Precisión.
2. Oportunidad.
3. Economía.
4. Flexibilidad.
5. Comprensión.
6. Criterio razonable.
7. Ubicación estratégica.
21. Cualidades de un sistema efectivo de control
Precisión. Un sistema de control que genera información
inexacta puede dar por resultado que la administración
deje de tomar alguna acción cuando debiera emprenderla,
o hacerla que responda a un problema inexistente. Un
sistema de control preciso es confiable y produce datos
válidos.
Oportunismo. Los controles deben llamar con toda
oportunidad la atención de la administración a las
variaciones, para evitar serias infracciones al desempeño
de una unidad. La mejor información tiene poco valor si
está fuera de tiempo. Por tanto, un efectivo sistema de
control debe proporcionar la información con
oportunidad.
22. Cualidades de un sistema efectivo de control
Economía. Un sistema de control debe tener una
operación razonablemente económica. Cualquier
sistema de control tiene que justificar los beneficios que
proporciona, en relación con los costos que incurre.
Para reducir los costos, la administración debe intentar
imponer la menor cantidad posible de control para
alcanzar los resultados deseados.
Comprensión. Ningún valor tienen los controles que no
se puedan comprender. Por tanto, en ocasiones es
necesario implantar controles menos complejos en
lugar de dispositivos sofisticados. Un sistema de control
que es difícil de comprender puede ocasionar errores
innecesarios, empleados frustrados, y, con el tiempo, ser
eventualmente ignorado.
23. Cualidades de un sistema efectivo de control
Flexibilidad. Los controles efectivos deben ser
suficientemente flexibles como para poder ajustarse a
los cambios adversos o para obtener ventaja de nuevas
oportunidades. Pocas organizaciones se enfrentan a
ambientes tan estables que no tengan necesidad de
flexibilidad. Hasta estructuras altamente mecánicas
requieren controles que se puedan ajustar conforme
cambian los tiempos y las condiciones.
24. Cualidades de un sistema efectivo de control
Criterios razonables. Los estándares de control deben
ser razonables y de fácil alcance. Si están demasiado
elevadas o fuera de razón, dejan de motivar.
Ubicación Estrategia. Los administradores no pueden
controlar todo lo que sucede en una organización.
Aunque se pudiera, los beneficios no justificarían los
gasto. Como resultado, los administradores deben
ubicar controles en aquellos factores que son
estratégicos para el desempeño de la organización.
25. Acción correctiva de los controles
Un sistema efectivo de control no sólo debe indicar
cuando ocurre una desviación significativa del estándar,
sino que también sugiere qué acción debe tomarse para
corregir la desviación. Es decir, tanto debe señalar el
problema como especificar la solución. Esto se logra con
frecuencia al establecer pautas si-entoncessi-entonces; por ejemplo,
si los ingresos por unidad bajan más 5%, entonces los
costos unitarios deben reducirse una cantidad similar.
26. Requisitos para controles eficaces
Adaptación de los controles a los planes propuestos.
Adaptación de los controles a cada administrador.
Seguridad que los controles señalen excepciones en
puntos críticos.
Búsqueda de la efectividad de los controles.
Asegurarse de la flexibilidad de los controles.
Logro de los controles económicos.
Controles dirigidos a acciones correctivas.
27. Bases de control (Ciclo PHVA)
Planear : son los objetivos, son los programas que
desea lograr la empresa, los que facilitan alcanzar las
metas.
Hacer: es poner en practica lo que se planeo para la
consecución de los objetivos.
Evaluar: no es mas que la interpretación y
comparación de la información obtenida con respecto
a los objetivos trazados.
Actuar: es la puesta en practica de las acciones
correctivas que resolverán las desviaciones que hacen
perder el equilibrio al sistema.
28. Areas de control
Área de producción:
Control de producción
Control de calidad (Producto o Servicio)
Costos de ventas
Control de inventarios
Control de tiempos de producción
Control de tiempos de producción
Control de operaciones productivas
Control de mantenimiento y conservación
29. Areas de control
Área comercial:
Control de ventas: acompaña el volumen diario,
semanal, quincenal, mensual y anual de ventas
por clientes, vendedor, región de productos o
servicios.
Control de propaganda: para acompañar la
propaganda por la empresa y verificar su
resultados en las ventas.
Costos de ventas: para verificar continuamente
los costos de ventas, así como las comisione de
los vendedores, los costos de propaganda.
30. Areas de control
Área financiera: es el área de la empresa que se
encarga que encarga del manejo y la gestión de los
recursos financieros.
Control presupuestal: es el control de provisiones de
los gastos financieros, por departamento, para
verificar cualquier desvió en los gastos.
Control de costos: global de los costos de la
empresa, producción, ventas, de administración,
financieros como intereses y amortizaciones de
prestamos o de financiamiento externo.
31. Área de talento humano
Es área que administra el personal:
Controles de asistencia y retrasos: es el control
del reloj chequeador o expediente que verifica
los retrasos de personal, las fallas justificadas por
los médicos y las no justificadas.
Control de vacaciones: señala cuantos
funcionarios están pendientes de vacaciones y
por cuanto tiempo.
Control de salarios: verifica los salarios, sus
ajustes o correcciones, despidos colectivos
32. Control de gestión
El objetivo del Sistema de control de Gestión es apoyar a
los directivos en el proceso de toma de decisiones con
visión empresarial, para que se obtengan los resultados
deseados. En otras palabras, se trata de lograr una
"congruencia de metas", para lo cual Control de Gestión
crea el marco dentro del cual las acciones tomadas por los
distintos directivos no responden solo al interés de su
propio servicio, sino que responden al interés superior de
la empresa como conjunto.
34. Control estratégico
El control estratégico, también llamado
control organizacional, es tratado en el
nivel institucional de la empresa y se refiere
a los aspectos globales que cobijan a la
empresa como un todo. Su dimensión
temporal es a largo plazo. Su contenido es
genérico y sintético.
38. Control táctico
El control ejercido en el nivel intermedio de las empresas
es el control táctico, también denominado control por
departamentos o control gerencial. De manera general, el
control táctico se refiere a los aspectos menos globales de
la empresa.
Su espacio de tiempo es el mediano plazo. En otras
palabras, su contenido no es tan genérico ni tan amplio
como el control estratégico. Esta orientado al mediano
plazo y aborda cada unidad de la empresa, como un
departamento o cada conjunto de recursos, de manera
aislada.
40. Control operativo u operacional
Este control se refiere a los aspectos más específicos,
como las tareas y operaciones. Su espacio de tiempo
es el corto plazo, ya que su objetivo es inmediatista:
evaluar y controlar el desempeño de las tareas y las
operaciones en cada momento.
También es el subsistema de control más orientado
hacia la realidad concreta de la empresa: su día a día,
en términos de las tareas realizadas. Es el control
operacional es el subsistema de control efectuado en
el nivel más bajo de la organización empresarial
