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Control.
Nieto Hernández Misael 506 Administración I
¿Qué es el control como etapa del proceso administrativo?
El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen
estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.
Funciones:
La función de control consiste en la comparación de los resultados obtenidos y los
objetivos planteados, con el fin de detectar las posibles desviaciones y adoptar las
medidas correctoras oportunas. Seis son las fases en las que podemos dividir
cualquier proceso de control.
Función restrictiva y coercitiva.
Se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados.
Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa.
Sistema automático de regulación.
Cuando se detecta que las actividades o funciones de los colaboradores, los
procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan irregularidades,
esta regulación los hará volver a las actividades ya planeadas.
Función administrativa.
Es el proceso que usan los administradores para asegurarse de que las actividades
realizadas se corresponden con los planes, el control también puede utilizarse para
evaluar la eficacia del resto de las funciones administrativas: la planeación, la
organización y la dirección
Objetivo del control.
El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo se haga
conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los
errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.
Entre los principales objetivos que busca el control de gestión podemos encontrar:
• Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos.
• Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones y
facilitar que los funcionarios cumplan la misión institucional.
• Velar que actividad y recursos cumplan los objetivos de la organización.
• Garantizar la evaluación de la gestión en la organización.
• Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la información.
• Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.
• Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y
evaluación.
• Velar porque se disponga de procesos de planeación.
Proceso de control.
A fin de identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar
su repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo, se
desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases:
1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación
o comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro
variables:
o De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de
existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
o De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
o De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado
producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
o De costos: establece los costos de producción, administración, costos
de ventas.
2. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está
haciendo.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el
desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como
estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con
relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar
esperado.
Tipos de control.
• Control Preliminar: Tiene lugar antes de que comiencen las operaciones,
he incluye la elaboración de políticas, procedimientos y reglas diseñadas
para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas en forma
adecuada .Una modalidad del control preliminar son los presupuestos, que
no son otra cosa que un plan de acción que se expresa de forma numérica y
que comprende un periodo con el que se puede comparar la actuación real.
El control Preliminar en la esfera de los recursos humanos es abastecido por
medio del análisis escrupuloso de las prácticas necesarias para la ejecución
de unas u otras tareas de trabajo y la selección de los candidatos calificados.
• Control Concurrente: Ocurre mientras que una actividad está en marcha.
Implica la regulación de las actividades en curso que son parte del proceso
de la transformación para asegurarse de que se conforman con los
estándares de organización. El control concurrente se diseña para
asegurarse de que las actividades del trabajo del empleado producen los
resultados correctos. Este se realiza a medida en que el trabajo está siendo
ejecutado. Mediante la observación personal e inmediata, los jefes
determinan si el trabajo se está llevando a cabo según las políticas y los
procedimientos. Los medios principales a través de los cuales se implanta el
control concurrente son las actividades directivas y supervisivas de los
administradores. Al control concurrente también se le conoce como control
de sí/no, en virtud de que, por lo general, incluye puntos de medición en los
que habrá de determinarse si continuar o no con el proceso, realizar alguna
acción correctiva, o detener de plano el trabajo. Cuando el control se aplica
durante la realización del trabajo, la gerencia puede corregir los problemas
antes que estos se vuelvan excesivamente costosos.
• Control de Retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso
de la información de los resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estándar aceptable. Por lo tanto, concentra la
atención en los productos finales de una organización; en particular la calidad
de un producto o servicio final. Los negocios necesitan ganar una utilidad e
incluso las organizaciones no lucrativas requieren operar con eficiencia para
llevar a cabo su misión. Por lo tanto, muchos controles de retroalimentación
se enfocan en mediciones financieras.
El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se
han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el
proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse
correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en
que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se
lleva a cabo después de la acción.
Principios del control.
1. Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el
grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se
delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos para verificar que se cumpla con la
responsabilidad conferida y que la autoridad se ejerza.
2. Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares
sirven de patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está
en relación directa con la precisión de los indicadores, ya que estos permiten
la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y,
consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero.
3. Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple
con su propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que
se aplique antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas con anticipación. Es indispensable que los
controles existan en tiempo y forma.
4. Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en
relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que
las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas.
5. Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa
en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo
deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados.
6. Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades
excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la
finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una
empresa se utilice la estadística como un medio de control por excepción.
7. Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar
involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún
motivo debe comprender a la función controlada, ya que el control pierde
efectividad.
Herramientas y Técnicas de control.
El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se conoce
como el sistema de control de la empresa u organización. Dichas técnicas son
aplicadas a lo largo y ancho de la firma, en todas sus áreas funcionales, con el
propósito de evaluar el desempeño en todos los niveles, por cargo, por actividad,
por proceso, por departamento, por área y en general, a fin de establecer las
desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las acciones correctivas
necesarias.
• Auditoría. Es una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y
procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de
auxiliar a la dirección a eliminar las deficiencias por medio de la
recomendación de medidas correctivas. Comprende además de la financiera,
el examen y evaluación de la planeación, organización, dirección y control
interno administrativo; de la eficiencia, eficacia y economía con que se han
empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y de los resultados
de las operaciones programadas para saber si se han logrado o no los
objetivos propuestos.
o De gestión o administrativa: Se entiende por auditoría administrativa
a una revisión completa de la estructura organizacional de una
empresa u organización de cualquier tipo, así como de sus
mecanismos de control, de operación y sus recursos humanos y
materiales. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización
como un todo, cotejando su desempeño con sus objetivos tanto
globales como por unidad, para hacerse una idea sobre lo efectivo de
su modelo de gestión.
Una auditoría administrativa obedece a los siguientes principios:
Sentido de la evaluación, importancia de la verificación y pensar en
términos administrativos.
Existen dos tipos de auditoria administrativa:
Funcional. Se enfoca en el desempeño y la idoneidad de los cargos
gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.
Analítica. Se centra en la comprensión de los procesos mismos que
se ponen en marcha dentro de la estructura de la empresa.
o Interna: La auditoría interna es una modalidad de auditoría basada en
el control y la vigilancia interna de una empresa o institución. Su
realización busca la identificación de puntos de mejora y el correcto
funcionamiento dentro de un marco normativo determinado.
Por medio de la auditoría interna las empresas e instituciones tienen
la capacidad de auto examinarse y tomar decisiones apropiadas de
cara a la reducción de riesgos y la búsqueda de puntos óptimos.
Como mecanismo emprendido por la empresa, una auditoría interna
debe ser un instrumento capaz de cumplir una serie de objetivos para
que sea considerado como válido:
▪ Debe servir para localizar el punto de eficiencia a conseguir en
el corto y medio plazo. Es decir, es un elemento de optimización
de recursos.
▪ Se centra en cada una de las fases de la cadena de producción,
analizando y evaluando cada departamento o tarea
emprendida.
▪ Compara las características propias de la compañía con los
estándares de su sector. Al tiempo mide su naturaleza legal
respecto al ajuste normativo en que deba situarse, de modo que
pueda disminuir posibles riesgos.
▪ Una auditoría interna se ha convertido en herramienta
ineludible para las sociedades a la hora de detectar anomalías
legales, fraudes o asignación ineficiente de fondos y recursos.
▪ Los resultados obtenidos tras auditoría no tienen por qué tener
validez legal frente a terceros, como son las organizaciones
públicas y gobiernos. Simplemente estos informes de auditoría
resultantes son útiles para la propia compañía.
o Financiera: Una auditoría financiera es un tipo de auditoría que
consiste en la evaluación de la gestión económica y contable de una
empresa. Posteriormente este estudio debe reflejar la imagen fiel de
la misma en un informe.
La principal misión de este tipo de labor auditora reside en los
siguientes puntos básicos:
▪ Revisión de documentación y operativa económico-contable de
la sociedad, por medio del estudio de sus estados financieros,
sus cuentas anuales u otros tipos de documentos contables,
como registros o comprobantes varios.
▪ Verificación respecto a la norma. Los contenidos contables y
económicos evaluados deben respetar la normativa vigente en
el territorio en que opere la empresa.
▪ Reflejo de las conclusiones en un informe. El mismo debe
contar con fiabilidad respecto a terceros, como otras
compañías o instituciones y organismos públicos. En dicho
informe final se plantean medidas de mejora de gestión interna,
así como puntos esenciales a desarrollar o mejorar.
La auditoría financiera es una herramienta también básica a la hora
de adecuar la estructura económica, financiera y contable de una
organización a aquella actividad que desarrolla. Para ello la adecúa a
un determinado reglamento existente.
o Contable: Es el proceso de examinar y evaluar -crítica y
neutralmente- la situación financiera de una empresa en un período
de tiempo determinado, poniendo énfasis en verificar que su accionar
corresponda a las NIIF, a las normas vigentes de presentación de
informes, a las políticas establecidas por la dirección o junta de socios
y a cualquier exigencia legal vigente o voluntariamente aceptada.
Al tratarse de un análisis crítico y sistemático practicado a una
organización o sistema en particular, se divide en dos grandes
categorías:
1. Auditoría contable interna: Responde a las
necesidades financieras o administrativas de la propia
empresa auditada. Por lo tanto, la realiza un empleado
de la organización, aunque sea un contador externo
contratado por prestación de servicios para el desarrollo
de esta labor, pues de igual forma responde a las
órdenes de la compañía.
2. Auditoría contable externa: En este caso, el auditor es
un profesional independiente, generalmente contratado
por terceros como órganos de control, clientes o
inversionistas. Su objetivo principal es satisfacer las
necesidades de la parte contratante con respecto a la
calidad y fiabilidad de la información financiera.
o Externa: La auditoría externa o independiente consiste en que una
empresa ajena supervise que los estados financieros de una
organización cumplan la normativa específica. A través de la auditoría
externa se realiza un análisis y control exhaustivos por parte de un
auditor, el cual es totalmente ajeno a la actividad de la empresa, con
el objetivo de emitir una opinión imparcial e independiente sobre el
sistema de operación de la empresa y su control interno. Además, a
través de la auditoría externa, se formulan sugerencias de mejora de
la organización.
La finalidad de la auditoría externa no es otra que dotar de
razonabilidad y autenticidad los sistemas de información de una
empresa en concreto. De esta manera, los usuarios de dicha
información (pensemos, por ejemplo, en una entidad crediticia)
puedan tomar decisiones confiando en las declaraciones plasmadas
en el informe de la auditoría externa. Consulta este listado las mejores
empresas de auditoría externa.
o Legal: La auditoría legal o reglamentaria es un instrumento de gestión
que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de
riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando
las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la
normativa vigente. Para ello, la auditoría llevará a cabo un análisis
sistemático, documentado y objetivo del sistema de prevención.
Todas las empresas deben someter a una auditoría legal-
reglamentaria la parte de su sistema que gestionen con recursos
propios.
o Operativa: La auditoría operativa es aquella centrada en evaluar de
forma exhaustiva el empleo de los recursos con los que cuenta una
organización y si de forma eficiente y de calidad logra sus objetivos
marcados.
Al igual que ocurre con otras modalidades de la acción auditoria, la
operacional cuenta con algunos rasgos destacados que cabe señalar:
• Cualquier tipo de proceso es susceptible de análisis y medición,
desde los económico-financieros a las relaciones laborales
dentro de una compañía
• Debido a su amplio margen operativo, esta disciplina supone la
necesidad de profesionales auditores con preparación
específica de diversos campos. Es decir, profesionales
multidisciplinares (materias como derecho mercantil o fiscal,
contabilidad y recursos humanos son las más extendidas)
• Al igual que ocurre con otras modalidades, la auditoría
operacional debe identificar posibles fallas, pero al tiempo
definir a través de su informe de auditoría caminos a tomar o
mejoras de procesos que mejoren su cohesión organizacional
Esta forma de auditoría es frecuentemente aplicada en prácticamente
la totalidad de los sectores de la economía. Esto es debido a que toda
organización cuenta con margen de mejora en su camino hacia la
eficiencia y la maximización de beneficios.
o Informática: La auditoría informática es una modalidad de auditoria
que concierne a la evaluación en profundidad de los recursos
informáticos y tecnológicos de una organización.
El principal objetivo de la auditoría informática reside en la valoración
de los sistemas informáticos de una organización en particular. Al
mismo tiempo mide que estos sean empleados de manera eficiente.
Al ser una modalidad de auditoría concerniente a un ámbito tan
específico, cuenta con una serie de características propias respecto a
otros tipos de mediciones o análisis:
▪ Los profesionales auditores no solamente deben tener
capacitación para la realización de trabajos de auditoría, sino
que también formación específica relacionada con un contexto
tecnológico o informático. Una correcta auditoría de este tipo
debe servir para mostrar una imagen fiel sobre la adaptación al
entorno digital y tecnológica de una compañía
▪ La evaluación no solamente requiere de estudio de los activos
informáticos físicos de una compañía, sino que debe ir más allá
abarcando la práctica y el uso de las plantillas. Los trabajadores
deben estar cualificados y preparados para el máximo
aprovechamiento de estas herramientas
▪ Debe existir un constante seguimiento a las actualizaciones
informáticas del mercado y su aplicación empresarial
• Reportes e informes:
o Reportes: El reporte es un documento informativo que sirve para
comunicar información que sea relevante, este puede ser un material
creado por una empresa, organización o un trabajo de clases que sirve
para dar más información sobre un tema en específico, por otro lado,
el reporte también la información que se divulga a través de un medio
de comunicación, este puede ser visual o textual.
o Informe: Un informe es una declaración, escrita u oral que describe
las cualidades, las características y el contexto de algún hecho. Se
trata de una elaboración ordenada basada en la observación y el
análisis con el fin de comunicar algo sucedido o los resultados de una
investigación.
Características de un informe
▪ Claro. Se usa un lenguaje simple y directo para que sea
comprendido por toda la audiencia a la que se dirige.
▪ Objetivo. Se basa en hechos e información comprobable y no
incluye las opiniones o punto de vista del redactor.
▪ Estructurado. Responde a ciertos criterios y se expone
siguiendo una estructura narrativa de: introducción, desarrollo
y conclusión.
▪ Periódico. Suele publicarse según una determinada cantidad
de tiempo.
▪ Específico. Tiene un objetivo determinado y apunta a una
temática o cuestión a resolver o analizar dentro de un campo
de estudio.
• Indicadores:
o De gestión: Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del
comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser
comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una
desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas
según el caso.
o Productividad: Los indicadores de productividad son instrumentos
utilizados por las compañías para evaluar su rendimiento y el nivel de
eficiencia de los procesos. Es por medio de ellos que es posible
determinar con precisión las mejores maneras de optimizar resultados
y reducir gastos.
Existen 6 principales indicadores de productividad:
▪ Indicadores de calidad
▪ Indicadores de capacidad
▪ Indicadores estratégicos
▪ Indicadores de rentabilidad
▪ Indicadores de competitividad
▪ Indicadores de volumen de ventas
o Desempeño: Los indicadores de desempeño ponen en términos
numéricos el rendimiento de los trabajadores de una empresa. Su
objetivo es analizar cómo ha sido el desempeño laboral de un
determinado trabajador o equipo, con el fin de tomar las acciones
necesarias para perfeccionar la gestión de los recursos humanos de
una empresa.
Los indicadores de desempeño se emplean en todos los ámbitos de
la sociedad. Podemos encontrar:
▪ Indicadores financieros.
▪ Indicadores energéticos.
▪ Indicadores ambientales.
▪ Indicadores poblacionales.
• Contabilidad: La contabilidad es la parte de las finanzas que estudia las
distintas partidas que reflejan los movimientos económicos y financieros de
una empresa o entidad.
Es una herramienta clave para conocer en qué situación y condiciones se
encuentra una empresa y, con esta documentación, poder establecer las
estrategias necesarias con el objeto de mejorar su rendimiento económico.
Por ejemplo, si compramos madera para fabricar sillas tendremos que
contabilizar esa compra para saber qué cantidad tenemos, cuanto nos ha
costado, quién es el vendedor, en qué fecha la compramos, etc. De todo eso
y más se encarga la contabilidad.
La contabilidad es un recurso del que se dispone para administrar los gastos
e ingresos de una compañía. Cualquier empresa en el desarrollo de su
actividad realiza operaciones de compra, venta, financiación como
consecuencia de esas actividades su patrimonio varía y obtiene un beneficio
o una pérdida.
• Presupuestos: Un presupuesto es un plan de operaciones y recursos de
una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos
propuestos y se expresa en términos monetarios.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear
lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los
viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en
pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso,
entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás
ir.
• Diagramas: Un diagrama es un diseño geométrico, cuya función es
representar gráficamente procedimientos, procesos, ideas, soluciones,
mecanismos o fenómenos, de tal modo que el "lector" pueda comprender de
manera clara y rápida una información, y comprender también cómo actuar
o qué esperar ante determinadas situaciones.
Existen diferentes tipos de diagramas, por ejemplo:
o Diagrama de flujo
o Diagrama conceptual
o Diagrama sinóptico
• Modelos matemáticos: Un modelo matemático es un modelo que utiliza
fórmulas matemáticas para representar la relación entre distintas variables,
parámetros y restricciones.
Un modelo matemático es una representación simplificada, a través de
ecuaciones, funciones o fórmulas matemáticas, de un fenómeno o de la
relación entre dos o más variables. La rama de las matemáticas que se
encarga de estudiar las cualidades y estructura de los modelos es la llamada
“teoría de los modelos”.
Los modelos matemáticos son utilizados para analizar la relación entre dos
o más variables. Pueden ser utilizados para entender fenómenos naturales,
sociales, físicos, etc. Dependiendo del objetivo buscado y del diseño del
mismo modelo pueden servir para predecir el valor de las variables en el
futuro, hacer hipótesis, evaluar los efectos de una determinada política o
actividad, entre otros objetivos.
Bibliografía:
Control (Administración). (2019, agosto 2). EcuRed, . Consultado el 23:06, enero
10,2021en https://www.ecured.cu/index.php?title=Control_(Administraci%C3%B3n
)&oldid=3485870.
Navarrete Karla. El control dentro del proceso administrativo. Que es, objetivo,
proceso, importancia y tipos. 2019 diciembre 20. Gestipolis. Sacado de
https://www.gestiopolis.com/el-control-dentro-del-proceso-
administrativo/#:~:text=Funci%C3%B3n%20restrictiva%20y%20coercitiva%3A%20
se,mando%20dentro%20de%20la%20empresa.

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Lo que es el control en la administración

  • 1. Control. Nieto Hernández Misael 506 Administración I ¿Qué es el control como etapa del proceso administrativo? El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. Funciones: La función de control consiste en la comparación de los resultados obtenidos y los objetivos planteados, con el fin de detectar las posibles desviaciones y adoptar las medidas correctoras oportunas. Seis son las fases en las que podemos dividir cualquier proceso de control. Función restrictiva y coercitiva. Se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa. Sistema automático de regulación. Cuando se detecta que las actividades o funciones de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades ya planeadas. Función administrativa. Es el proceso que usan los administradores para asegurarse de que las actividades realizadas se corresponden con los planes, el control también puede utilizarse para evaluar la eficacia del resto de las funciones administrativas: la planeación, la organización y la dirección
  • 2. Objetivo del control. El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición. Entre los principales objetivos que busca el control de gestión podemos encontrar: • Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos. • Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones y facilitar que los funcionarios cumplan la misión institucional. • Velar que actividad y recursos cumplan los objetivos de la organización. • Garantizar la evaluación de la gestión en la organización. • Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la información. • Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos. • Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación. • Velar porque se disponga de procesos de planeación. Proceso de control. A fin de identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases: 1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables: o De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de horas de trabajo. o De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones. o De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto. o De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas. 2. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
  • 3. 3. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado. 4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. Tipos de control. • Control Preliminar: Tiene lugar antes de que comiencen las operaciones, he incluye la elaboración de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas en forma adecuada .Una modalidad del control preliminar son los presupuestos, que no son otra cosa que un plan de acción que se expresa de forma numérica y que comprende un periodo con el que se puede comparar la actuación real. El control Preliminar en la esfera de los recursos humanos es abastecido por medio del análisis escrupuloso de las prácticas necesarias para la ejecución de unas u otras tareas de trabajo y la selección de los candidatos calificados. • Control Concurrente: Ocurre mientras que una actividad está en marcha. Implica la regulación de las actividades en curso que son parte del proceso de la transformación para asegurarse de que se conforman con los estándares de organización. El control concurrente se diseña para asegurarse de que las actividades del trabajo del empleado producen los resultados correctos. Este se realiza a medida en que el trabajo está siendo ejecutado. Mediante la observación personal e inmediata, los jefes determinan si el trabajo se está llevando a cabo según las políticas y los procedimientos. Los medios principales a través de los cuales se implanta el control concurrente son las actividades directivas y supervisivas de los administradores. Al control concurrente también se le conoce como control de sí/no, en virtud de que, por lo general, incluye puntos de medición en los que habrá de determinarse si continuar o no con el proceso, realizar alguna acción correctiva, o detener de plano el trabajo. Cuando el control se aplica durante la realización del trabajo, la gerencia puede corregir los problemas antes que estos se vuelvan excesivamente costosos. • Control de Retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Por lo tanto, concentra la atención en los productos finales de una organización; en particular la calidad de un producto o servicio final. Los negocios necesitan ganar una utilidad e incluso las organizaciones no lucrativas requieren operar con eficiencia para
  • 4. llevar a cabo su misión. Por lo tanto, muchos controles de retroalimentación se enfocan en mediciones financieras. El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción. Principios del control. 1. Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida y que la autoridad se ejerza. 2. Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los indicadores, ya que estos permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero. 3. Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo y forma. 4. Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas. 5. Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados. 6. Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la estadística como un medio de control por excepción. 7. Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que el control pierde efectividad.
  • 5. Herramientas y Técnicas de control. El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se conoce como el sistema de control de la empresa u organización. Dichas técnicas son aplicadas a lo largo y ancho de la firma, en todas sus áreas funcionales, con el propósito de evaluar el desempeño en todos los niveles, por cargo, por actividad, por proceso, por departamento, por área y en general, a fin de establecer las desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las acciones correctivas necesarias. • Auditoría. Es una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a eliminar las deficiencias por medio de la recomendación de medidas correctivas. Comprende además de la financiera, el examen y evaluación de la planeación, organización, dirección y control interno administrativo; de la eficiencia, eficacia y economía con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y de los resultados de las operaciones programadas para saber si se han logrado o no los objetivos propuestos. o De gestión o administrativa: Se entiende por auditoría administrativa a una revisión completa de la estructura organizacional de una empresa u organización de cualquier tipo, así como de sus mecanismos de control, de operación y sus recursos humanos y materiales. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización como un todo, cotejando su desempeño con sus objetivos tanto globales como por unidad, para hacerse una idea sobre lo efectivo de su modelo de gestión. Una auditoría administrativa obedece a los siguientes principios: Sentido de la evaluación, importancia de la verificación y pensar en términos administrativos. Existen dos tipos de auditoria administrativa: Funcional. Se enfoca en el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos. Analítica. Se centra en la comprensión de los procesos mismos que se ponen en marcha dentro de la estructura de la empresa. o Interna: La auditoría interna es una modalidad de auditoría basada en el control y la vigilancia interna de una empresa o institución. Su realización busca la identificación de puntos de mejora y el correcto funcionamiento dentro de un marco normativo determinado.
  • 6. Por medio de la auditoría interna las empresas e instituciones tienen la capacidad de auto examinarse y tomar decisiones apropiadas de cara a la reducción de riesgos y la búsqueda de puntos óptimos. Como mecanismo emprendido por la empresa, una auditoría interna debe ser un instrumento capaz de cumplir una serie de objetivos para que sea considerado como válido: ▪ Debe servir para localizar el punto de eficiencia a conseguir en el corto y medio plazo. Es decir, es un elemento de optimización de recursos. ▪ Se centra en cada una de las fases de la cadena de producción, analizando y evaluando cada departamento o tarea emprendida. ▪ Compara las características propias de la compañía con los estándares de su sector. Al tiempo mide su naturaleza legal respecto al ajuste normativo en que deba situarse, de modo que pueda disminuir posibles riesgos. ▪ Una auditoría interna se ha convertido en herramienta ineludible para las sociedades a la hora de detectar anomalías legales, fraudes o asignación ineficiente de fondos y recursos. ▪ Los resultados obtenidos tras auditoría no tienen por qué tener validez legal frente a terceros, como son las organizaciones públicas y gobiernos. Simplemente estos informes de auditoría resultantes son útiles para la propia compañía. o Financiera: Una auditoría financiera es un tipo de auditoría que consiste en la evaluación de la gestión económica y contable de una empresa. Posteriormente este estudio debe reflejar la imagen fiel de la misma en un informe. La principal misión de este tipo de labor auditora reside en los siguientes puntos básicos: ▪ Revisión de documentación y operativa económico-contable de la sociedad, por medio del estudio de sus estados financieros, sus cuentas anuales u otros tipos de documentos contables, como registros o comprobantes varios. ▪ Verificación respecto a la norma. Los contenidos contables y económicos evaluados deben respetar la normativa vigente en el territorio en que opere la empresa. ▪ Reflejo de las conclusiones en un informe. El mismo debe contar con fiabilidad respecto a terceros, como otras compañías o instituciones y organismos públicos. En dicho informe final se plantean medidas de mejora de gestión interna, así como puntos esenciales a desarrollar o mejorar.
  • 7. La auditoría financiera es una herramienta también básica a la hora de adecuar la estructura económica, financiera y contable de una organización a aquella actividad que desarrolla. Para ello la adecúa a un determinado reglamento existente. o Contable: Es el proceso de examinar y evaluar -crítica y neutralmente- la situación financiera de una empresa en un período de tiempo determinado, poniendo énfasis en verificar que su accionar corresponda a las NIIF, a las normas vigentes de presentación de informes, a las políticas establecidas por la dirección o junta de socios y a cualquier exigencia legal vigente o voluntariamente aceptada. Al tratarse de un análisis crítico y sistemático practicado a una organización o sistema en particular, se divide en dos grandes categorías: 1. Auditoría contable interna: Responde a las necesidades financieras o administrativas de la propia empresa auditada. Por lo tanto, la realiza un empleado de la organización, aunque sea un contador externo contratado por prestación de servicios para el desarrollo de esta labor, pues de igual forma responde a las órdenes de la compañía. 2. Auditoría contable externa: En este caso, el auditor es un profesional independiente, generalmente contratado por terceros como órganos de control, clientes o inversionistas. Su objetivo principal es satisfacer las necesidades de la parte contratante con respecto a la calidad y fiabilidad de la información financiera. o Externa: La auditoría externa o independiente consiste en que una empresa ajena supervise que los estados financieros de una organización cumplan la normativa específica. A través de la auditoría externa se realiza un análisis y control exhaustivos por parte de un auditor, el cual es totalmente ajeno a la actividad de la empresa, con el objetivo de emitir una opinión imparcial e independiente sobre el sistema de operación de la empresa y su control interno. Además, a través de la auditoría externa, se formulan sugerencias de mejora de la organización. La finalidad de la auditoría externa no es otra que dotar de razonabilidad y autenticidad los sistemas de información de una empresa en concreto. De esta manera, los usuarios de dicha información (pensemos, por ejemplo, en una entidad crediticia) puedan tomar decisiones confiando en las declaraciones plasmadas en el informe de la auditoría externa. Consulta este listado las mejores empresas de auditoría externa.
  • 8. o Legal: La auditoría legal o reglamentaria es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente. Para ello, la auditoría llevará a cabo un análisis sistemático, documentado y objetivo del sistema de prevención. Todas las empresas deben someter a una auditoría legal- reglamentaria la parte de su sistema que gestionen con recursos propios. o Operativa: La auditoría operativa es aquella centrada en evaluar de forma exhaustiva el empleo de los recursos con los que cuenta una organización y si de forma eficiente y de calidad logra sus objetivos marcados. Al igual que ocurre con otras modalidades de la acción auditoria, la operacional cuenta con algunos rasgos destacados que cabe señalar: • Cualquier tipo de proceso es susceptible de análisis y medición, desde los económico-financieros a las relaciones laborales dentro de una compañía • Debido a su amplio margen operativo, esta disciplina supone la necesidad de profesionales auditores con preparación específica de diversos campos. Es decir, profesionales multidisciplinares (materias como derecho mercantil o fiscal, contabilidad y recursos humanos son las más extendidas) • Al igual que ocurre con otras modalidades, la auditoría operacional debe identificar posibles fallas, pero al tiempo definir a través de su informe de auditoría caminos a tomar o mejoras de procesos que mejoren su cohesión organizacional Esta forma de auditoría es frecuentemente aplicada en prácticamente la totalidad de los sectores de la economía. Esto es debido a que toda organización cuenta con margen de mejora en su camino hacia la eficiencia y la maximización de beneficios. o Informática: La auditoría informática es una modalidad de auditoria que concierne a la evaluación en profundidad de los recursos informáticos y tecnológicos de una organización. El principal objetivo de la auditoría informática reside en la valoración de los sistemas informáticos de una organización en particular. Al mismo tiempo mide que estos sean empleados de manera eficiente.
  • 9. Al ser una modalidad de auditoría concerniente a un ámbito tan específico, cuenta con una serie de características propias respecto a otros tipos de mediciones o análisis: ▪ Los profesionales auditores no solamente deben tener capacitación para la realización de trabajos de auditoría, sino que también formación específica relacionada con un contexto tecnológico o informático. Una correcta auditoría de este tipo debe servir para mostrar una imagen fiel sobre la adaptación al entorno digital y tecnológica de una compañía ▪ La evaluación no solamente requiere de estudio de los activos informáticos físicos de una compañía, sino que debe ir más allá abarcando la práctica y el uso de las plantillas. Los trabajadores deben estar cualificados y preparados para el máximo aprovechamiento de estas herramientas ▪ Debe existir un constante seguimiento a las actualizaciones informáticas del mercado y su aplicación empresarial • Reportes e informes: o Reportes: El reporte es un documento informativo que sirve para comunicar información que sea relevante, este puede ser un material creado por una empresa, organización o un trabajo de clases que sirve para dar más información sobre un tema en específico, por otro lado, el reporte también la información que se divulga a través de un medio de comunicación, este puede ser visual o textual. o Informe: Un informe es una declaración, escrita u oral que describe las cualidades, las características y el contexto de algún hecho. Se trata de una elaboración ordenada basada en la observación y el análisis con el fin de comunicar algo sucedido o los resultados de una investigación. Características de un informe ▪ Claro. Se usa un lenguaje simple y directo para que sea comprendido por toda la audiencia a la que se dirige. ▪ Objetivo. Se basa en hechos e información comprobable y no incluye las opiniones o punto de vista del redactor. ▪ Estructurado. Responde a ciertos criterios y se expone siguiendo una estructura narrativa de: introducción, desarrollo y conclusión. ▪ Periódico. Suele publicarse según una determinada cantidad de tiempo. ▪ Específico. Tiene un objetivo determinado y apunta a una temática o cuestión a resolver o analizar dentro de un campo de estudio.
  • 10. • Indicadores: o De gestión: Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso. o Productividad: Los indicadores de productividad son instrumentos utilizados por las compañías para evaluar su rendimiento y el nivel de eficiencia de los procesos. Es por medio de ellos que es posible determinar con precisión las mejores maneras de optimizar resultados y reducir gastos. Existen 6 principales indicadores de productividad: ▪ Indicadores de calidad ▪ Indicadores de capacidad ▪ Indicadores estratégicos ▪ Indicadores de rentabilidad ▪ Indicadores de competitividad ▪ Indicadores de volumen de ventas o Desempeño: Los indicadores de desempeño ponen en términos numéricos el rendimiento de los trabajadores de una empresa. Su objetivo es analizar cómo ha sido el desempeño laboral de un determinado trabajador o equipo, con el fin de tomar las acciones necesarias para perfeccionar la gestión de los recursos humanos de una empresa. Los indicadores de desempeño se emplean en todos los ámbitos de la sociedad. Podemos encontrar: ▪ Indicadores financieros. ▪ Indicadores energéticos. ▪ Indicadores ambientales. ▪ Indicadores poblacionales. • Contabilidad: La contabilidad es la parte de las finanzas que estudia las distintas partidas que reflejan los movimientos económicos y financieros de una empresa o entidad. Es una herramienta clave para conocer en qué situación y condiciones se encuentra una empresa y, con esta documentación, poder establecer las estrategias necesarias con el objeto de mejorar su rendimiento económico. Por ejemplo, si compramos madera para fabricar sillas tendremos que contabilizar esa compra para saber qué cantidad tenemos, cuanto nos ha costado, quién es el vendedor, en qué fecha la compramos, etc. De todo eso y más se encarga la contabilidad.
  • 11. La contabilidad es un recurso del que se dispone para administrar los gastos e ingresos de una compañía. Cualquier empresa en el desarrollo de su actividad realiza operaciones de compra, venta, financiación como consecuencia de esas actividades su patrimonio varía y obtiene un beneficio o una pérdida. • Presupuestos: Un presupuesto es un plan de operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios. En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir. • Diagramas: Un diagrama es un diseño geométrico, cuya función es representar gráficamente procedimientos, procesos, ideas, soluciones, mecanismos o fenómenos, de tal modo que el "lector" pueda comprender de manera clara y rápida una información, y comprender también cómo actuar o qué esperar ante determinadas situaciones. Existen diferentes tipos de diagramas, por ejemplo: o Diagrama de flujo o Diagrama conceptual o Diagrama sinóptico • Modelos matemáticos: Un modelo matemático es un modelo que utiliza fórmulas matemáticas para representar la relación entre distintas variables, parámetros y restricciones. Un modelo matemático es una representación simplificada, a través de ecuaciones, funciones o fórmulas matemáticas, de un fenómeno o de la relación entre dos o más variables. La rama de las matemáticas que se encarga de estudiar las cualidades y estructura de los modelos es la llamada “teoría de los modelos”. Los modelos matemáticos son utilizados para analizar la relación entre dos o más variables. Pueden ser utilizados para entender fenómenos naturales, sociales, físicos, etc. Dependiendo del objetivo buscado y del diseño del mismo modelo pueden servir para predecir el valor de las variables en el futuro, hacer hipótesis, evaluar los efectos de una determinada política o actividad, entre otros objetivos.
  • 12. Bibliografía: Control (Administración). (2019, agosto 2). EcuRed, . Consultado el 23:06, enero 10,2021en https://www.ecured.cu/index.php?title=Control_(Administraci%C3%B3n )&oldid=3485870. Navarrete Karla. El control dentro del proceso administrativo. Que es, objetivo, proceso, importancia y tipos. 2019 diciembre 20. Gestipolis. Sacado de https://www.gestiopolis.com/el-control-dentro-del-proceso- administrativo/#:~:text=Funci%C3%B3n%20restrictiva%20y%20coercitiva%3A%20 se,mando%20dentro%20de%20la%20empresa.