Este documento describe el proceso de control administrativo. Explica que el control es una función administrativa clave que evalúa el rendimiento y garantiza que las operaciones reales coincidan con las planeadas. Incluye definiciones de control, sus elementos, finalidades, tipos y áreas de control. También describe las fases del proceso de control y los requisitos para realizar un buen control.

1. CONTROL Y GESTION ADMINISTRATIVA.
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El control como fase del proceso administrativo
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales
o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes
establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido
de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización
para lograr captar sus objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros
funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en
conjunto se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones
que se deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es
un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para
garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
Es una labor gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes para
una óptima labor gerencial.
Es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para
garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que
realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las
ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.
Definición De Control
Es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento y que posee ciertos
elementos que son básicos o esenciales:
-En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
-En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles
desviaciones de los resultados.
-En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los
resultados o en las actividades realizadas.
-Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a
realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

2. En conclusión, podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación
de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que
la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de
los límites de la estructura organizacional.
Finalidad del control administrativo.
• Estandarizar el desempeño de los subordinados mediante inspecciones, supervisiones y
procedimientos para que la producción y la organización vaya en la misma dirección.
• Cuida los bienes de la empresa de mala utilización, robos y desperdicios mediante registros
escritos
.• Estandariza la calidad de los productos que ofrece la empresa, esto mediante entrenamientos al
personal para que todos traten de realizar de forma estándar sus funciones.
• Medir y dirigir el desempeño de cada empleado con los diferentes sistemas de evaluación para
conocer qué tan productivo es cada empleado y como realizan estos sus funciones.
El proceso de control, así como los demás procesos administrativos, está formado por otros
procesos; al de buscar información sobre el desempeño también se le llama monitoreo o
seguimiento; al de comparar y sacar conclusiones sobre el desempeño también se le llama de
evaluación.
Controlar, en esencia, es un proceso de tomar decisiones que tienen como finalidad mantener un
sistema en la dirección de un objetivo, con base en información continua sobre las actividades del
propio sistema y sobre el objetivo. El objetivo se convierte en el criterio o modelo de control y en la
evaluación del desempeño del sistema, así como el mapa muestra al conductor del vehículo hacia
dónde debe ir.
El proceso de control ofrece información y posibilita tomar decisiones sobre:
• El desempeño de la organización o sistema en comparación con los objetivos.
• Riesgos y oportunidades en el trayecto, desde el inicio de las actividades hasta el objetivo.
• Lo que debe hacerse para asegurar la realización de objetivos.
• La necesidad de cambiar el objetivo.
Cuál es la importancia del control dentro del proceso administrativo.
Se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades para asegurar que los objetivos y
planes de la organización se están llevando a cabo.
A través de esta función lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de
existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, por lo menos debe haber
una labor de previsión.

3. El control prácticamente cierra el ciclo del proceso al proveer retroalimentación respecto a
desviaciones significativas contra el desempeño planeado.
La retroalimentación da información pertinente a partir de la función de control puede afectar el
proceso de planeación.
¿Qué es el control en administración?
Se habla de control para referirse a una de las principales funciones administrativas, junto con la
planificación, la organización y la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que las
acciones de la organización se realicen de acuerdo a lo planificado, o evaluar la eficacia de los
resultados obtenidos, es decir, su grado de proximidad con el ideal esperado.
Las dinámicas administrativas de control usualmente implican la obtención de información respecto
al proceso empresarial y a los resultados, y la aplicación de las correcciones que sean pertinentes
para enmendar los errores y maximizar la eficiencia.
Se trata de un mecanismo de retroalimentación del sistema organizativo que depende para operar
de los tres pasos previos, sobre todo de la planificación, etapa donde se fijan las expectativas y las
metas. En teoría, una organización cuyos procesos y resultados se ciñen más a lo planeado será
mucho más eficiente que otra que se salga del carril.
Así, los procesos de control permiten no sólo medir el rendimiento organizacional, sino además
establecer justamente los estándares de calidad idóneos para ello, y además evaluar y tomar las
medidas correctivas pertinentes.
El proceso de control idóneo, en este sentido, debe ser económico, flexible y preventivo, pero
además, como hemos dicho, debe responder a los objetivos organizacionales trazados.
Proceso de control (fases)
Las fases del proceso de control tienden a ser las siguientes:
Fase 1: Establecer estándares. En esta fase se afinan y definen los parámetros de medición o
evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan bien o mal sale el producto. Esto implica
cuatro tipos de estándares: de cantidad (volumen de producción, cantidad de existencias, etc.), de
calidad (exactitud, logro del producto), de tiempo (tiempos de producción) y de costos (costo de
ventas, costos de producción, etc.).
Fase 2: Evaluación del desempeño. La medición propiamente dicha de los procesos
organizacionales.
Fase 3: Comparación de desempeño. Se cotejan los márgenes esperados del desempeño con
aquellos obtenidos, se los compara con los estándares iniciales para determinar el margen de éxito
u error.
Fase 4: Acción correctiva. Se elabora un informe que registre todo lo anterior y se arrojan las
acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como determinar a qué altura de la
estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.

4. REQUISITOS PARA REALIZAR UN BUEN CONTROL
Para poder ser efectivos el control demanda una serie de requisitos y características:
Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que
se pretende con el.
Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las
condiciones cambiantes del entorno.
Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más rápidamente
posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos
esperados.
Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.
Aceptación: Los control debe ser aceptado por todos.
Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las desviaciones sean más
relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
Las principales características de un sistema de control administrativo eficaz son las siguientes:
+ Enfoque en los puntos estratégicos,
+ Precisión,
+ Rapidez,
+ Objetividad de la información,
+ Economía, y
+ Aceptación de las personas.
TIPOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Se tiene tres tipos de control.
Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la
creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas
serán ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que verificar antes
que calidad de hilo esta ingresando.
Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia,
sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones
requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se tendrán que verificar las
temperaturas y las presiones del sistema para verificar si esta en la condiciones adecuadas.
Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores
para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboración de un producto

5. el % de humedad en comparación con lo anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un
error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la acción correctora oportuna.
¿CUÁLES SON LAS ÁREAS DE CONTROL EN LAS EMPRESAS?
El control empresarial se puede dar en diferentes áreas de la organización:
1. Áreas de Producción: Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será donde se
producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el área es donde se
prestan los servicios. Por ejemplo:
Control de Producción
Control de Calidad
Control de Costos
Control de tiempos de Producción
Control de Inventarios
Control de Operaciones Productivas
Control de mantenimiento y conservación
Control de desperdicios o merma
2. Área Comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender los productos y/o servicios.
Por ejemplo:
Control de Ventas
Control de Descuentos
Control de Publicidad
Control de Costos.
3. Área Financiera: Es el área de empresa que se encarga de los recursos financieros, como el
capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, etc. Por ejemplo:
Control de Presupuesto
Control de Costos
4. Área de Recursos Humanos: Es el área que administra al personal. Por ejemplo:
Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas).
Control de Salarios
Control de Vacaciones

6. Ejemplo….
BIKESPORTS C.A.
Compañía fundada por Enrique Ávila-Aristimuño en el año 1992.
Esta se encarga de la fabricación y venta al mayor de bicicletas montañeras de tres tamaños (20, 24
y 26). Para 1994 la empresa logró situarse entre una de las mejores del ramo, con una producción
anual de 30.000 unidades y con unas ventas que superaban los 85 millones de Bolívares. 5 años más
tarde, el Sr. Enrique Ávila-Aristimuño, quien para ese año era el presidente de la compañía, fallece
quedando ésta en manos de sus dos hijos quienes en el año 2000 decidieron venderla a una firma
estadounidense llamada AMF Corporation.
Estos nuevos dueños deciden rediseñar todo el organigrama funcional, para igualarlo a sus otras
sucursales existentes en el mundo. Estos cambios trajeron consecuencias en todos los niveles de la
organización.
– En El Departamento De Mercadeo
La empresa contrató a una compañía de publicidad para promocionar su nuevo modelo de bicicletas
con cambios innovadores. El gerente de mercadeo determinó que la publicidad estaba mal dirigida
y que el sector que se quería ganar con la propaganda no fue favorablemente atraído, ocasionando
una disminución en las ventas.
Variable: Las ventas han descendido como consecuencia de utilizar una publicidad mal diseñada.
Alternativa # 1
Diseñar una nueva publicidad dirigida a los compradores idóneos (deportistas, niños, entre otros).
Ventajas
-Se produce una mayor exhibición del producto.
-Se conseguiría un aumento en las ventas.
-Se ganaría, con esta nueva publicidad, el sector que se quiere atraer (entre ellos a los deportistas).
Desventajas
-Se produciría un aumento en los gastos de publicidad.
Alternativa # 2
Realizar eventos deportivos que permitan la promoción activa del producto, como por ejemplo, una
competencia de ciclismo en la que se promocione el nuevo modelo de la bicicleta.
Ventajas
-Aumentaría la atracción de los consumidores por el producto.
-Se lograría una disminución en los gastos de publicidad, debido a que se pueden conseguir
patrocinadores que colaboren con los gastos.

7. -Se podría realizar en varias ciudades del país.
-Los clientes o compradores se familiarizarían con el producto y con la empresa.
-Se conseguiría ganar el sector que se quiere atraer.
Desventajas
-La falta de patrocinadores puede hacer que el evento no se realice, porque acarrearía muchos
gastos para la empresa.
Alternativa # 3
Se podría firmar un acuerdo con una compañía de bebidas hidratantes y energéticas, que
promocione nuestras bicicletas a través de concursos, dando como premio una de ellas.
Ventajas
-Se estaría logrando la publicidad de la bicicleta.
-Esta promoción estaría bien dirigida, debido a que la bicicleta estaría asociada a bebidas
energéticas, las cuales son consumidas por los deportistas.
Desventajas
-El tiempo de duración de la publicidad estaría limitado, promocionándose la bicicleta hasta el
momento en el cual se entregue el premio.
-No se podría llevar a cabo esta alternativa si no se consigue el acuerdo con la empresa de bebidas.
-Podría únicamente llamar la atención de los deportistas, sin interesar a los otros sectores que se
quieren ganar.
Decisión a tomar
La alternativa # 2 permite un mayor contacto con los consumidores, debido a que se está realizando
la publicidad a través de eventos que permiten la participación de los clientes y posibles
compradores. De esta forma aumentan las ventas y se atrae al sector que se quería ganar.
-En El Departamento De Administración
Debido a los cambios en el sistema de frenos de la bicicleta, se realizo un pedido de discos a una
empresa japonesa. Esta empresa informó que el pedido llegaría con una semana de retraso. El
gerente de producción notificó al administrador que la producción de bicicletas con frenos de discos
se paralizó por falta de material.
Variable: La producción se suspendió por retraso en el pedido de discos.
Alternativa # 1
Hacer un pedido de discos a una empresa nacional para solucionar el problema en el menor tiempo
posible para continuar con la producción.
Ventajas

8. -Se solucionaría de forma inmediata el problema, reanudando así la producción.
-No acarrearía perdidas en las ventas.
Desventajas
-Aumentarían los gastos de producción.
-Correríamos el riesgo de perder credibilidad con nuestros clientes debido a que se estarían
utilizando repuestos nacionales y disminuiría la calidad del producto.
Alternativa # 2
Llamar a una de las sucursales de la empresa en el extranjero y hacerle un pedido de bicicletas ya
ensambladas, para cubrir con los pedidos de los clientes.
Ventajas
-Se cumpliría con los pedidos de los clientes.
-No se reduciría la calidad de las bicicletas.
Desventajas
-Se pagarían gastos de transporte por el traslado de la mercancía.
-Aumentaría el precio del producto.
Alternativa # 3
Fabricar únicamente las bicicletas con el sistema de tacos por el tiempo que tarde en llegar el pedido
de discos de frenos.
Ventajas
-Se entregaría a tiempo el pedido de bicicletas con frenos de tacos.
-Esta alternativa no genera gastos adicionales a la compañía, como lo harían comprar los discos o
pedir bicicletas al exterior.
Desventajas
-Los clientes acostumbrados a comprar las bicicletas con frenos de discos no quedarían satisfechos,
pues sólo se están produciendo las que poseen frenos de tacos.
-Se perderían varios clientes por incumplimiento del pedido de bicicletas de frenos de discos.
Decisión a tomar
La alternativa # 2 es la más acorde a las necesidades de la empresa, debido a que el producto no
experimenta variaciones en su calidad. Además, no se pierde credibilidad ni confianza ante los
clientes acostumbrados a comprar las bicicletas de frenos de discos. Aunque se generan gastos de
transporte, y aumenta un poco el valor del precio, la empresa no pierde su posición en el mercado
y satisface a los compradores.

9. GESTION ADMINISTRATIVA.
¿Qué es la gestión administrativa?
Es el conjunto de actividades que se realiza para dirigir una organización mediante una conducción
racional de tareas, esfuerzos y recursos.
Su capacidad consiste en controlar, coordinar las acciones y los distintos roles que se desempeñan
dentro de la empresa permitiendo prevenir problemas y alcanzar los objetivos. La conducción
sistemática de una correcta gestión administrativa favorece la obtención de resultados favorables
para la organización.
La importancia de la gestión administrativa consiste en preparar a la organización y disponerla para
actuar pero de manera anticipada, contemplando todos los medios y procedimientos que necesita
para cumplir con sus objetivos y disminuir los efectos negativos o posibles problemas.
El término gestión es utilizado para referirse al conjunto de acciones, o diligencias que permiten la
realización de cualquier actividad o deseo. Dicho de otra manera, una gestión se refiere a todos
aquellos trámites que se realizan con la finalidad de resolver una situación o materializar un
proyecto.
Características de la gestión administrativa
La gestión administrativa está a cargo del gerente administrativo, que supervisa las operaciones de
la organización y se asegura de que el flujo de información sea efectivo y de que los recursos se
empleen de manera eficiente. Aportar valor agregado a la organización, dado que puede identificar
prácticas obsoletas y desarrollar procesos que contribuyan a la mejora.
El gerente administrativo suele contar con un equipo de trabajo a cargo, integrado por jefes,
analistas y encargados de la gerencia.
El gerente administrativo y su equipo tienen varias responsabilidades que cumplir y, dependiendo
del rubro o especialidad en la que se desempeñen, pueden ocuparse de:
Proponer y elaborar políticas, normas y procedimientos.
Liderar varios equipos de trabajo.
Supervisar la ejecución presupuestaria de la empresa.
Proponer e implementar mejoras en las políticas de gestión de personal.
Controlar el proceso de remuneraciones a los empleados.
Elaborar programas de capacitación y desarrollo del personal.
Realizar estudios y diagnósticos de manera periódica, sobre el clima de trabajo.
Proponer, informar y mantener actualizado al directorio de la organización.

10. Preparar planes y previsiones de ventas.
Seleccionar estrategias de ventas.
Diagramar la distribución del espacio de trabajo para los empleados.
Existen diversos tipos de gestión:
Gestión pública: Es aquella que se encuentra orientada hacia la eficaz administración de los
recursos del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de la población y promover el
desarrollo del país.
Cabe destacar que esta gestión la ejercen todos y cada uno de los entes que conforman el poder
ejecutivo de una nación.
Gestión empresarial: Es aquella que busca mejorar el rendimiento y competitividad de
una empresa o negocio. La gestión empresarial es primordial dentro de la dinámica de
una economía de mercado, ya que las empresas tienen la oportunidad de analizar los distintos
escenarios dentro de la economía que respalden una óptima rentabilidad, que se ve reflejada en la
generación de bienes y servicios.
Gestión del conocimiento: es aquella realizada dentro de una organización y que consiste en
facilitar la transmisión de habilidades o información a sus trabajadores de una forma ordenada y
eficiente.
Gestión social: son aquellas que utiliza una serie de mecanismos que fomenten la inclusión social
y el nexo afectivo de la comunidad en los proyectos sociales. Se trata de proyectos que se realizan
en una comunidad específica y que se fundamenta en el aprendizaje colectivo y continuo para la
estructuración y ejecución de proyectos que tomen en cuenta las necesidades y problemas sociales.
Gestión ambiental: Es aquella donde se emplean una serie de medios que se encuentran enfocados
en solucionar, disminuir o prevenir todos los problemas de tipo ambiental, con la finalidad de lograr
un desarrollo sostenible. Es decir que esta gestión implica cualquier actividad o política, que busque
manejar de una manera global el medio ambiente.
Gestión educativa: se encuentra orientada hacia la consolidación de los proyectos educativos de las
instituciones, que busca conservar la autonomía institucional, enmarcada dentro de las políticas
públicas y que engrandece los procesos pedagógicos, con la finalidad de dar respuesta a las
necesidades educativas ya sean nacionales, regionales o locales.