Manual (scablog)

1

Sistema de Coordinación de
Acciones (SCA)
Manual de Usuario

Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010

Tabla de contenido
2

Introducción

Ciclo de coordinación de
acciones

Glosario de términos

Acceso al sistema

Registro de proyecto


Tabla de contenido
3

Registro de actividad

Negociación

Actividades en proceso

Mis actividades

Supervisión de actividades

Tabla de contenido
4

Seguimiento de
actividades

Consultar proyecto

Concluir proyecto

Evaluación de resultado


Introducción
5

El sistema de coordinación de
acciones SCA es una aplicación
diseñada para uso de todo el
personal de VLCA/LCA con la
intención de coordinar y dar
continuidad a las actividades que se
realizan como parte del cumplimiento
de objetivos y compromisos .


Introducción
6

Maneja grupos de trabajo y
grupos de proyectos

Envío automático de mensajes
de correo electrónico


7
acciones
acciones
SCA
1. Generación del 1. Resultado de
contexto conversaciones de
reuniones y necesidades
2. Negociación entre equipos de proyectos
3. Realización y de trabajo. Alta de
proyecto
4. Evaluación 2. Negociación durante la
asignación de la actividad
3. Capturas de avance dentro
de una actividad.
Supervisión y comentarios
4. Evaluaciones de proyecto y
de equipos de trabajo

Glosario de términos
8

 Grupo de trabajo es el equipo natural de los
supervisores con el personal que trabaja con ellos
basado en el organigrama de la empresa.
 Equipo de proyecto es un equipo conformado por
personas que de manera natural no pertenezcan a un
equipo de trabajo pero que necesiten colaborar juntos
para la realización de un proyecto.
 Proyecto es la declaración formal del resultado del
contexto creado y puede ser como tal un proyecto en
el sentido formal como también la planeación de
actividades mensuales de una persona.


Glosario de términos… (Cont.)
9

 Actividad es una tarea que se realiza de manera
individual ya sea autoimpuesta o asignada por un
supervisor o líder de proyecto. Esta puede ser
asociada a un proyecto o no.
 Negociación se da entre el supervisor o líder de
proyecto cuando se registra una actividad de
prioridad alta.
 Entregable de proyecto es cualquier documento o
resultado tangible dentro del desarrollo de un
proyecto. Por ejemplo: Informe de resultados,
carpeta archivada, presentación de documento ante
alguna autoridad. Ir a captura de proyecto

Acceso al sistema
10

 Dentro del navegador de Internet que se use, se ingresa
la dirección
www.lca-consultores.mx/SCA
 Se escribe usuario y contraseña
 La primera vez la contraseña por omisión es la palabra
password y el sistema solicita crear una nueva contraseña.
La nueva
contraseña no
puede ser la
misma palabra
password


Registro de proyecto
11

 En el menú Proyecto se selecciona la
opción registrar y el sistema presenta la
pantalla de captura de proyecto.
 La clave del proyecto se define de la
siguiente manera:
 Si es planeación de actividades mensuales la
clave se construye con las iniciales del
responsable, el mes y el año. Por ejemplo si se
trata de las actividades del mes de abril de 2010
de Ernesto Pérez, la clave que corresponde es :
EPR-04-2010

Registro de proyecto … (Cont.)
12

 Si se trata de un proyecto
entonces la clave se conforma por
las iniciales del área, iniciales del
proyecto, el año y el consecutivo
del proyecto para ese año en caso
de que se realicen varios
proyectos similares. Por ejemplo el
área de TI va a desarrollar SOX en
su primer versión:
TI-SOX-01-2010


13

 Dentro de contexto se describe la
justificación, aspectos generales y
alcance del proyecto a realizar.


14

 Equipo de proyecto:
 Responsable. es quien ejecuta el proyecto
 Reporta a : generalmente es el líder del proyecto o
cliente principal. Cuando se trata de actividades del
mes esta figura es el supervisor de la persona
responsable de las actividades
 Delega a: es la persona o grupo de personas a
quienes el responsable o el líder del proyecto puede
asignar actividades para el logro del cumplimiento del
proyecto.


15

 Cuando se trata de planeación de actividades
mensuales, el equipo del proyecto se conforma por
el responsable a realizar las actividades que reporta a
su supervisor y puede delegar a una tercera persona.
 Si es un proyecto entonces el equipo se conforma
por las personas que van a participar que pueden ser
de diferentes áreas pero que participan con algún rol
dentro del proyecto.


16

 Entregables
 Se escribe el nombre del entregable y para
agregar más se pulsa el símbolo


Registro de actividad
17

 Dentro del menú actividad se selecciona la opción
registrar.
 La categoría de la actividad se refiere a poder
agregar clasificaciones para identificarlas y
asociar actividades de un mismo tipo, por
ejemplo:
 Consultoría,
 Desarrollo,
 Pruebas,
 Pagos.
Cada área podrá ir definiendo y agregando categorías en el
catálogo.


Registro de actividad … (Cont.)
18

 Tipo de actividad:
 Si una actividad se indica como Propia, significa
que la persona que la registra es quien la va a
realizar
 Cuando se registra una actividad para que otra
persona la realice entonces se marca como
Colaborativa y el sistema muestra el campo para
seleccionar el nombre de la persona a quien se le
asigna.


Registro de actividad … (Cont.)
19


Registro de actividad… (Cont.)
20

 Prioridad
 La prioridad Alta indica que es una actividad que debe
iniciar un proceso de negociación con el supervisor hasta
aceptar la fecha compromiso.
 Cuando las prioridades son Media o Baja, únicamente se
registra para realizarse y no implica negociación.
 Ponderación
 Esta opción se utiliza únicamente cuando una actividad
está asociada a un proyecto. En el campo se captura el
porcentaje o peso que la actividad tenga como impacto
en el proyecto.


Registro de actividad… (Cont.)
21

Las ponderaciones de las actividades permiten tener un indicador
de desempeño del proyecto.

Se suman las ponderaciones por color de avance de la actividad,
es decir todas las que están en verde o amarillo o rojo
El proyecto tendrá en desempeño el que sume mayor

Debemos procurar siempre estar en verde
Recordemos que una actividad que no ha cumplido el 75% de su
tiempo tendrá color verde
Al llegar al 75 su color es amarillo
El día que vence se pondrá rojo


Actividades en negociación
22

 Al acceder al sistema lo primero que se muestra son las actividades
que se encuentran en negociación. Se da click en el hipervínculo
del nombre para acceder a la visualización de los detalles de la
actividad, donde el usuario puede:
 Aceptar
 Declinar
 Contraproponer

Si al acceder el sistema solo
presenta los menús es
porque no se tienen
actividades pendientes para
negociar


Actividades en negociación
23

Símbolo Acción Rol Resultado
Si acepta la actividad, queda asignada al
Supervisor/
responsable. La puede visualizar en el menú
Líder
supervisar para emitir comentarios.
Aceptar
Responsable Si acepta la actividad le queda asignada y la
de la puede visualizar en el listado de actividades para
actividad capturar avances.
Supervisor/ Al declinar, escribe una justificación, se notifica al
Líder responsable y la actividad no se realiza.
Declinar Responsable Escribe una justificación y el supervisor /líder de
de la proyecto recibe notificación para aceptar o hacer
actividad nueva propuesta.
Supervisor/ Indica la fecha compromiso, justifica y el
Líder responsable de la actividad recibe notificación
Contra
proponer Responsable Indica la fecha compromiso, justifica y el
de la supervisor /líder recibe notificación
actividad

Actividades en proceso
24

 Las actividades que se encuentran en
proceso se pueden visualizar tanto por el
supervisor /líder de proyecto como por el
responsable de realizarlas.
 Responsable de la actividad
 Menú ActividadListado de actividades
 Supervisor /líder de proyecto
 Menú Actividad Supervisar
 Para visualizar las actividades asociadas a un
proyecto
 Menú proyecto  proyecto –Actividad

Mis actividades
25

El listado de actividades muestra
las actividades por estatus : sin
iniciar o en proceso y el
semáforo muestra el tiempo
transcurrido

Cuando una actividad llegó a su fecha compromiso y no se
concluyó, se indica con el botón rojo

Al haber transcurrido el 75% del tiempo de una actividad
se enciende el indicador amarillo

Cuando una actividad está en proceso y no ha transcurrido
el 75% de tiempo, el indicador es verde

Si una actividad no ha iniciado el indicador se muestra
color blanco

Mis actividades … (Cont.)
26

 Cuando una actividad se acepta, su estatus se
cambia a en proceso y durante esa etapa
 El responsable:
 Captura avances de la actividad
 Solicita prórroga para concluirla
 Concluye la actividad

 El supervisor:
 Puede consultar los avances
 Emite comentarios


Supervisión de actividades
27

Al dar click en el listado de las
actividades a supervisar el líder de
proyecto/supervisor puede emitir
comentarios y /o adjuntar algún
archivo al responsable. Este será
notificado vía correo electrónico


Seguimiento a actividades
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Cuando se accede a la
actividad es posible:
• Capturar avance,
•Concluir
• Solicitar prórroga.

•Al capturar avance se registra en el log de la actividad y se
envía notificación al supervisor o líder cuando es prioridad alta
•Si se solicita prórroga se notifica al líder /supervisor para
iniciar nuevamente fase de negociación
•Al concluir actividad, ésta pasa al listado de históricos y
cuando es prioridad alta se notifica al supervisor/líder de
proyecto

Consultar proyectos
29

Los proyectos manejan dos
tipos de estatus:
•Por tiempo del proyecto
•Por desempeño.

El desempeño del proyecto depende de las
actividades de alta ponderación vencidas o por
vencer

Concluir proyecto
30

Una vez que se han concluido
las actividades de un proyecto
éste puede ser terminado.

Para concluir el proyecto es
necesario marcar como
completos los entregables


Concluir proyecto… (Cont.)
31

En el listado de proyectos se
selecciona el proyecto y se da
click en el hipervínculo con el
nombre del proyecto para
abrirlo.

Se pone en modo edición
usando en botón editar y se
concluye pulsando la opción
concluir proyecto


Concluir proyecto … (Cont.)
32


Concluir proyecto … (Cont.)
33


Evaluación de resultados de un
34
proyecto
Una vez que concluye un proyecto
el líder o supervisor realiza la
evaluación de los resultados para
concluir el ciclo de coordinación de
acciones

Esta evaluación mide el resultado
final del proyecto y del equipo de
trabajo.


35
proyecto… (Cont.)

Dentro de la evaluación de
proyecto se documenta el
aprendizaje y experiencias
adquiridas


36
proyecto
Rubros que se evalúan en un
proyecto
Proyecto Equipo del proyecto
• Si se cumplió en tiempo • Desempeño
• Dentro del presupuesto • Actitud
• De acuerdo al • Habilidades
requerimiento del cliente


37
proyecto
 Rubros que se evalúan en un proyecto
 Actividades
Con base en su ponderación, las actividades de un
proyecto terminadas en tiempo se contabilizan con
el total de su ponderación y la suma debe dar 100
como resultado ideal de la realización de
actividades


38
proyecto


39
proyecto
 Criterios de evaluación y ponderación:
Existen 4 criterios con los que se evalúan tanto los
proyectos como al equipo
Criterio Valor
Completamente satisfecho 100
Satisfecho 75
Insatisfecho 50
Completamente insatisfecho 25


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