Bases de datos

Introducción a Bases
de Datos Contenido
Introducción

2

Lección 1

Descripción de bases de datos

11

Lección 2

Creación de tablas

30

Lección 3

Trabajar con tablas

53

Lección 4

Creación y uso de consultas

77

Lección 5

Diseño de un formulario

95

Lección 6

Diseño de un informe

131

Apéndice

Objetivos principales de los exámenes
de MOS (Microsoft Office Specialist)
para Access 2002

157

2

Introducción
Ahora más que nunca, los adultos tienen que reinventarse a sí mismos en
muchas ocasiones para estar al día de los grandes cambios que se producen
en el mundo del siglo XXI.
Microsoft® Unlimited Potential (UP) es un programa global centrado en
mejorar el aprendizaje de jóvenes y adultos al proporcionar conocimientos
tecnológicos a través de centros comunitarios de aprendizaje tecnológico
(CTLC). Microsoft cree que fomentando la enseñanza de conocimientos
técnicos podemos ayudar a crear oportunidades sociales y económicas que
ayuden a cambiar las vidas de las personas y a transformar las comunidades.
Al participar en los cursos UP, los alumnos se centrarán en los conocimientos
técnicos que necesitan para utilizar diversas aplicaciones. Todos los cursos UP
enseñan conocimientos tecnológicos de manera práctica que resaltan las
aplicaciones reales de la tecnología, desde informática básica y alfabetización
informática hasta fotografía digital, diseño de páginas Web o software de
productividad.
Los cursos UP están pensados para su uso dentro de la comunidad y en
centros de enseñanza de tecnología, ya sea en el contexto de un aula o para
autoaprendizaje. En el caso de los cursos relacionados con información
introductoria y tecnologías de comunicaciones (alfabetización informática,
Internet, World Wide Web, medios digitales y aplicaciones de productividad),
no se supone experiencia previa con la tecnología o el software.

A quién va dirigido este programa
Todos los cursos del programa Microsoft UP están diseñados para motivar a
los jóvenes y adultos que desean aprender nuevas tecnologías o aumentar
sus conocimientos tecnológicos actuales, ya sea por razones personales o
profesionales. Los cursos tienen en cuenta el hecho de que los adultos suelen
llegar a las experiencias de aprendizaje con una amplia variedad de
experiencias previas, expectativas y conocimientos:
■

Los alumnos comunitarios desean emplear su tiempo y su dinero
sabiamente. Este programa se ha diseñado para prever, comprender
y centrarse en la necesidad de estos alumnos
de una instrucción eficiente y efectiva.

■

Una instrucción bien diseñada tiene en cuenta los conocimientos
previos de los alumnos comunitarios y aporta nuevos conocimientos.
Este programa da cabida a una amplia variedad
de conocimientos y habilidades ya existentes. Cada curso tiene en
cuenta tareas y niveles de conocimientos comunes.

3

■

Los alumnos comunitarios van a aprender y esperan que se les trate
como personas independientes, únicas y capaces. Este programa
puede utilizarse en un aula o como herramienta para
el autoaprendizaje a su propio ritmo.

■

Los alumnos comunitarios, orientados a la acción, esperan que lo
aprendido sea aplicable directamente a sus responsabilidades
profesionales, así como a sus fines personales. Este programa
contiene muchos ejemplos prácticos del mundo real y aplicaciones
diseñadas para atraer a una amplia gama de alumnos adultos.

Por encima de todo, cada curso UP está diseñado para enseñar conocimientos
de tecnología pero siempre teniendo presente el uso de la tecnología para
mejorar las oportunidades individuales, la productividad, la preparación para
el trabajo y la calidad de vida.

Ofertas y objetivos de los cursos
El programa UP cumple los estándares educativos de Microsoft e
internacionales. Como tal, el programa de estudios ofrece los siguientes cursos
introductorios sobre equipos, software y tecnología digital:
■

Conceptos básicos de informática
Este curso ofrece a los alumnos una base sólida de los conceptos
básicos de la informática y los fundamentos de hardware, software,
sistemas operativos, Internet, etc.

■

Conceptos básicos de medios digitales
Este curso enseña a los alumnos cómo empezar con los medios
digitales, incluyendo fotografía digital, audio y vídeo digital.

■

Conceptos básicos de Internet y del World Wide Web
Este curso enseña cómo explorar el Web, utilizar motores de
búsqueda, trabajar con correo electrónico y crear páginas Web.

■

Conceptos básicos de diseño Web
Este curso explica todo el proceso de diseño de páginas Web,
desde los fundamentos de HTML hasta las estrategias para
diseñar y crear un sitio Web completo.

■

Conceptos básicos de procesamiento de textos
Este curso se centra en cómo utilizar un procesador de textos para
escribir y revisar diversos documentos personales y comerciales,
desde cartas y memorandos sencillos hasta documentos complejos
que contienen gráficos y tablas.

4

■

Conceptos básicos de presentaciones
Este curso trata todo lo necesario para crear presentaciones
electrónicas convincentes, desde la creación de presentaciones
con diapositivas básicas hasta cómo agregar gráficos, vídeo y
audio para conseguir presentaciones multimedia completas.

■

Conceptos básicos de bases de datos
Este curso presenta los fundamentos del uso de una base de datos
relacional para crear tablas, formularios e informes.

■

Conceptos básicos de hojas de cálculo
Este curso enseña a los alumnos los conceptos básicos de las
hojas de cálculo incluyendo la creación de hojas de cálculo, la
modificación de datos, la creación de diagramas y gráficos, y la
publicación de una hoja de cálculo en el Web.

Cada curso utiliza tareas y proyectos para desarrollar competencias en cuanto
a la tecnología de información básica y las aplicaciones de productividad de
sobremesa mediante el tratamiento de los temas siguientes:
■

Conceptos básicos de la tecnología de la información

■

Uso del equipo y administración de archivos

■

Procesamiento de textos

■

Hojas de cálculo

■

Bases de datos

■

Presentaciones

■

Alfabetización sobre Internet, World Wide Web y correo electrónico

Entre las áreas temáticas principales se incluyen las siguientes:
■
Fundamentos de la informática (hardware, software, sistema
operativo)
■

Principales aplicaciones de software (aplicaciones de productividad)

■

Internet, World Wide Web y correo electrónico

El programa UP ofrece materiales para los alumnos y para los instructores que
son flexibles, confiables, económicos y orientados a los resultados. De acuerdo
con el contrato de copyright, los instructores pueden duplicar y personalizar
todos los materiales y archivos para mejorar el proceso de aprendizaje.

5

Cómo está organizado el curso
Cada curso del programa Microsoft UP empieza con los conceptos básicos y
pasa rápidamente hacia conocimientos y técnicas intermedios. Los tutoriales
prácticos construyen de forma experta sus conocimientos paso a paso. Al
estudiar con un enfoque basado en tareas, aprende algo más que simplemente
las características del software. Aprende a realizar tareas de la vida real, de
forma que pueda aumentar su productividad inmediatamente utilizando la
tecnología.
Cada lección empieza con unos objetivos de aprendizaje en viñetas. Cada
objetivo especifica una tarea determinada que podrá realizar cuando complete
la lección.
Los tutoriales paso a paso son el eje central de cada lección. Las lecciones
se basan en tareas que puede encontrar en el mundo laboral cotidiano. Este
enfoque le permite ver rápidamente la importancia del aprendizaje. El enfoque
basado en tareas está imbricado en toda la serie, incluyendo la organización de
lecciones dentro de cada unidad, los títulos de las lecciones y las situaciones de
ejemplo elegidas para los archivos de prácticas. Los conceptos se presentan e
ilustran con ejemplos de muchas situaciones de la vida real, la tecnología se
explica claramente y los ejercicios prácticos le permiten empezar a aplicar
inmediatamente lo que sabe. La mayoría de las lecciones terminan con 4 ó 5
ejercicios prácticos de dificultad creciente, y desafían al alumno a entender y
aplicar lo aprendido.

Características especiales
■
Objetivos de aprendizaje. Establecen claramente los objetivos
de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que
aprenderá. Los objetivos de aprendizaje se tratan de manera coherente
y constituyen la estructura de las lecciones, lo que le ayuda a captar la
información más importante y a preparar las habilidades de aprendizaje.
■
Tutoriales paso a paso. Los pasos numerados contienen
instrucciones detalladas paso a paso que le ayudan a aprender. Cada
tutorial incluye numerosas ilustraciones que le guían por el proceso de
aprendizaje. Con cada curso se ofrecen archivos de ejemplo.
■
Sugerencias. En toda la lección se incluyen sugerencias útiles
y formas alternativas de realizar las tareas que le ofrecen información
adicional, métodos abreviados y posibles problemas, así como
comentarios acerca de lo que está aprendiendo.
■
Notas. En todo el texto de la lección encontrará información
adicional que le permite profundizar más en un tema.
■
Importante. Las notas especiales ofrecen precauciones o
instrucciones especiales.

6

■
Barras laterales. Las barras laterales de algunos de los cursos
contienen temas parentéticos, información adicional o explicaciones más
extensas, como momentos interesantes en la historia de la informática,
los entresijos de la ley del copyright o lo que tiene que saber acerca de
los “colores seguros” que hay que utilizar en una página Web.
■
Jerga. Estas notas al margen de algunos de los cursos ofrecen
definiciones de términos técnicos.
■
¡Pruébelo! Estas barras laterales especiales de algunos cursos
ofrecen minitutoriales rápidos para comprobar sus conocimientos.
■
Archivos de prácticas. Unos documentos de ejemplo le ayudan a
completar los ejercicios presentados al final de las lecciones de varios
cursos. Las lecciones basadas en proyectos empiezan con una lista de
todos los archivos que necesitará para completar el proyecto.
■
Puntos clave o Resumen de la lección. Los resúmenes de lo
que ha aprendido en una lección sirven como recordatorio de los puntos
clave y le indican lo que debe hacer a continuación.
■
Ejercicio corto. Los ejercicios cortos incluidos al final de cada
lección evalúan lo que ha aprendido y cómo podría aplicarlo.
Esta evaluación al final de la lección va más allá de una simple
recapitulación de lo aprendido, al pedirle que explique cómo realizar
ciertas tareas.
■
Resumen de conceptos. Estos ejercicios incluidos al final de
cada lección le permiten practicar la aplicación de lo aprendido a
proyectos del mundo real. Muchos de estos ejercicios se basan unos en
otros para ofrecer un conjunto creciente de desafíos que ponen a prueba
sus conocimientos.
■
Apéndices. Los objetivos para el examen de especialista en
Microsoft Office de cada curso se enumeran en un apéndice
al final del libro.

Archivos de prácticas
En varios de estos cursos se incluyen documentos de ejemplo y otros archivos
para acelerar el aprendizaje y ofrecer ejemplos “terminados” que puede
comparar con su propio trabajo. En cada lección se explica cuándo y cómo
utilizar los archivos de prácticas para esa lección. Muchas de las lecciones se
basan en situaciones de la vida real para que pueda aplicar fácilmente los
conocimientos aprendidos a su propia situación.
Por ejemplo, Conceptos básicos de diseño Web incluye todos los ingredientes
para crear varios sitios Web con FrontPage: los archivos de texto, los archivos
gráficos y los archivos HTML necesarios para crear un sitio Web atractivo.
Puede elegir entre trabajar con estos archivos como parte de la instrucción en el
aula en los centros comunitarios de tecnología y aprendizaje o bien puede
utilizarlos para aprender por su cuenta.

7

El instructor instalará todos los archivos de prácticas en la unidad de disco duro
de cada equipo. Dependiendo del curso concreto que vaya a realizar, los
archivos se almacenarán la carpeta Practice de cada curso. Los archivos de cada
curso se encuentran en las carpetas del curso correspondiente, bajo la carpeta
Unlimited Potential de la unidad C: . Su instructor le explicará cómo ir a los
archivos del curso que va a realizar.

Requisitos del sistema
Todos los equipos del aula o del centro comunitario de aprendizaje deben
cumplir las condiciones mínimas siguientes para ejecutar Microsoft Office XP
y permitir a los alumnos el trabajo con los archivos de prácticas empleados en
muchas de las lecciones.
Un equipo personal que ejecute Microsoft Office XP con un
procesador Pentium a 133 megahercios (MHz) o superior.
■
■

Sistema operativo Windows XP.

128 MB de RAM como mínimo, además de 8 MB de RAM adicionales
para cada programa de Office que se ejecute simultáneamente.
■

Al menos 58 MB de espacio disponible en disco (después de instalar
Microsoft Office XP).
■
■

Una unidad de CD-ROM.

Un monitor con resolución Super VGA (800 x 600) o superior con
256 colores; se recomienda un monitor de 15 pulgadas como mínimo.
■

(ratón), IntelliMouse u otro
dispositivo señalador compatible.
■

Un mouse

Acerca del equipo de autores
Gran parte del material de estos cursos se basa en los puntos fuertes del
enfoque ya probado que Microsoft desarrolló y refinó para sus series Step by
Step Courseware, y sus series de libros Step by Step y Faster Smarter. Los
instructores, especialistas de diseño educativo, autores y expertos en tecnología
que aportaron el contenido de estos libros y cursos poseen unos extensos
conocimientos en tecnología y gran experiencia didáctica.

8

Convenciones utilizadas en este curso
Este curso utiliza fuentes, símbolos y convenciones de títulos especiales para
resaltar la información importante o para llamar su atención sobre pasos
especiales. Para obtener más información acerca de las características
disponibles en cada lección, consulte la sección “Características especiales”
de esta Introducción.

Convención

Significado

Texto en cursiva

Este formato indica un término clave
utilizado por primera vez, como
banda ancha o World Wide Web.

Texto en negrita

Este formato indica el texto que usted
debe escribir.
O bien
Indica un término clave que se emplea
por primera vez.

Fuente Sans-serif

Este formato se utiliza para resaltar
texto que forma parte de los pasos de
los tutoriales.

nota

Las notas ofrecen información
adicional que le permite profundizar
en un tema.

sugerencia

Ofrecen sugerencias útiles y formas
alternativas de realizar tareas.

importante

Las notas especiales ofrecen
precauciones o instrucciones
especiales.

Puede buscar y descargar
software antivirus en Internet.

Las notas al margen recuadradas
ofrecen información adicional y
comentarios sobre el texto.

9

Características de las lecciones

Los objetivos de la lección
establecen claramente los objetivos
de enseñanza para cada lección, de
forma que entienda lo que
aprenderá.

Cada tema
empieza con
información que
explica conceptos
y técnicas.

Las notas
al margen
incluyen
sugerencias e
información
adicional.
Las notas
importantes
contienen
instrucciones
especiales.

Los pasos numerados
ofrecen instrucciones
detalladas para realizar una
tarea.

Las sugerencias ofrecen consejos
útiles, métodos abreviados y formas
alternativas de realizar una tarea.
Los términos importantes se
muestran en negrita y se
definen la primera vez que se
utilizan.
Las ilustraciones ofrecen
información visual mientras
que estudia la lección.

10

Error: Reference source not found
Resumen de la lección
trata problemas restantes
de la administración de
archivos para terminar la
lección.

Los ejercicios de
Resumen de
conceptos le
desafían a que
aplique
lo que ha
aprendido
y le obligan
a aplicar los
conocimientos de
una forma nueva.

Las preguntas de Ejercicio
corto, con respuestas
breves, le plantean
preguntas sobre los
conceptos expuestos en la
lección.

11

LECCIÓN 1

Descripción de bases
de datos
Una vez completada esta lección, podrá:
 Iniciar Access y abrir una base de datos existente.
 Desplazarse por Access.
 Abrir y cerrar una tabla.
 Ver una tabla en las vistas Hoja de datos y Diseño.
 Desplazarse por una tabla utilizando el puntero del mouse (ratón).
 Desplazarse por una tabla utilizando el teclado.
Una base de datos es un conjunto de datos, o información, que se organiza
para facilitar la búsqueda y recuperación de información específica. La libreta
de teléfonos es un ejemplo de base de datos informatizada que contiene
nombres, direcciones y números de teléfono ordenados alfabéticamente por
apellido para facilitar la búsqueda de información de una persona concreta.

Importante: cuando abre un
archivo en Access, puede
aparecer un cuadro de
diálogo Advertencia de
seguridad que indica que
el archivo quizás no sea
seguro. Access muestra esta
advertencia para asegurarse
de que el archivo que va a
abrir procede de una fuente
conocida o de confianza. Si
ve esta advertencia cuando
intenta abrir archivos de
prácticas para cualquiera de
las lecciones, haga clic en
Abrir para cerrar el cuadro
de diálogo Advertencia de
seguridad y abrir el archivo
de prácticas.

Microsoft® Access es un sistema de administración de bases de datos
(DBMS) para crear y utilizar bases de datos informatizadas. Un sistema de
administración de bases de datos es un conjunto de programas integrados que
se usan para crear y administrar la información de una base de datos. Las bases
de datos informatizadas son mucho más útiles que las no lo están (como la
libreta de teléfonos) puesto que los usuarios pueden reorganizar los datos y
realizar búsquedas de muchas formas. Por ejemplo, si una libreta de teléfonos
estuviese almacenada como base de datos de Access, podría realizar búsquedas
por dirección, nombre o número de teléfono, en vez de sólo por apellido.
A modo de otro ejemplo de las ventajas de las bases de datos informatizadas,
piense en Adventure Works, complejo vacacional ficticio situado a las afueras
de Santa Bárbara, California. El director de marketing del complejo desea
enviar un boletín sobre los eventos del verano a todas las personas que visitaron
el complejo los meses de verano de los últimos cinco años. Si los registros
de los huéspedes se mantuviesen en libros de contabilidad, debería hojear
las páginas una a una para crear una lista de los visitantes del verano pasado.
Con una base de datos informatizada, no obstante, podría crear una lista de
los visitantes del verano pasado en segundos. Si el director de marketing
cambia de opinión, posteriormente, y decide enviar un boletín a los visitantes
de la temporada de invierno, una base de datos informatizada podría crear la
nueva lista casi instantáneamente.

12

Para realizar los procedimientos de esta lección, deberá utilizar un archivo
denominado Database Fundamentals 01 de la carpeta Practice situada en el
disco duro del equipo. Esta base de datos contiene información sobre los
empleados, los recursos humanos, los huéspedes, las reservas y las suites o
habitaciones del complejo ficticio Adventure Works.

Sugerencia
Por razones de mayor compatibilidad con las bases de datos existentes,
el formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con
Access 2002 es el de las de Access 2000.

Iniciar Access y abrir una base de
datos existente
Inicie Access haciendo clic en el botón Inicio de la barra de tareas de
Windows®, elija Programas y haga clic en Microsoft Access. Como ocurre con
otras aplicaciones de Microsoft Office, Access tiene una barra de menús y una
o varias barras de herramientas en la parte superior de la ventana, tal y como se
muestra en la siguiente figura. El panel de tareas es un elemento nuevo de los
programas de Microsoft Office XP que aparece a la derecha de esta ventana.
Al hacer clic en los comandos Nuevo o Buscar del menú Archivo, o bien en el
Portapapeles de Office en el menú Edición de Access, aparece una versión
distinta del panel de tareas. Desde este panel, la barra de herramientas o el
menú Archivo, puede elegir si desea crear una base de datos nueva o abrir
una existente.
También puede abrir una
base de datos existente
buscando el archivo en el
disco duro y haciendo doble
clic en su nombre. Access y
la base de datos se abrirán
a la vez.

13

Al abrir una base de datos de
Access 2002, quizá vea una
pantalla de introducción,
denominada pantalla de
presentación. Ciérrela.
Puede que aparezca una
pantalla del panel de control
y si la cierra, se mostrará la
ventana de base de datos.

Si ha trabajado recientemente en la base de dato que va a abrir, puede que
aparezca en la parte superior del panel de tareas de la sección Abrir un archivo.
En este caso, haga clic en el nombre del archivo para abrir la base de datos. De
lo contrario, haga clic en el vínculo Más archivos situado en la parte inferior de
la lista. Mediante esta acción se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrá
desplazarse por la unidades de disco con el fin de buscar el archivo y abrirlo.
Después de abrir la base de datos, una ventana independiente, denominada
ventana Base de datos, aparece debajo de la barra de menús y de la barra
de herramientas. Esta ventana se utiliza para desplazarse por Access.
En este ejercicio, va a iniciar Access y a abrir la base de datos Database
Fundamentals 01.
1

En el menú Inicio, elija Programas y haga clic en Microsoft Access.

3

Se inicia Access y aparece el panel de tareas a la derecha de
la pantalla.

4

Haga clic en el vínculo Más archivos situado cerca de la parte
superior del panel. Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
Haga clic en la flecha abajo del cuadro Buscar en, haga clic en el
icono del disco duro y, a continuación, haga doble clic en la carpeta
Unlimited Potential.

6

Haga doble clic en la carpeta Practice. El cuadro de diálogo Abrir
muestra una lista de los archivos almacenados en esta carpeta,
con el archivo Database Fundamentals 01 ya seleccionado.

7

Puede elegir entre diversos
personajes. Haga clic con
el botón secundario en el
Ayudante de Office y
después haga clic en Elegir
Ayudante. Quizá deba
insertar el CD de Microsoft
Office 2002 o el de Microsoft
Access 2002 para instalar el
personaje del Ayudante de
Office que desee.

2

5

Si Access ya está abierto,
puede abrir una base de
datos existente haciendo clic
en el botón Abrir de la barra
de herramientas Base de
datos, desplazándose hasta
el archivo deseado y
seleccionándolo.

En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio.

Haga clic en Abrir.
Aparece la ventana de base de datos de Database Fundamentals 01.

El Ayudante de Office
El Ayudante de Office es un personaje animado que ayuda a buscar respuestas
a las preguntas que pueda tener sobre Access. La primera vez que inicie
Access, aparecerá el Ayudante de Office. También puede verlo en cualquier
momento haciendo clic en el comando Mostrar el Ayudante de Office del menú
de la Ayuda. Cuando necesite ayuda sobre una función en concreto, haga una
pregunta específica al Ayudante de Office y aparecerá una lista con las posibles
respuestas.

14

Este ayudante está disponible en todos los programas de Microsoft Office, pero
proporciona respuestas a las preguntas específicas sobre el programa que está
utilizando al hacer la pregunta. Por ejemplo, si trabaja en Access y le hace una
pregunta, le proporcionará una respuesta específica de Access, pero si lo hace
en Microsoft Word, le dará una respuesta específica de Word.
El Ayudante de Office muestra información de ayuda a petición e intenta no
molestar el resto del tiempo desplazándose a otra parte de la pantalla cuando
se encuentra en el punto de inserción o mientras escribe. Puede cerrarlo en
cualquier momento haciendo clic en el comando Ocultar el Ayudante de Office
del menú de la Ayuda.

Desplazarse por Access
Al abrir la base de datos Database Fundamentals 01 del ejercicio anterior,
aparece en pantalla la ventana Base de datos. Aparece la barra de herramientas
de la ventana Base de datos en la parte superior de esta ventana y contiene los
botones Abrir, Diseño, Nuevo, Eliminar, así como opciones para mostrar los
elementos citados en la ventana Base de datos.
La barra Objetos y la barra Grupos aparecen a la izquierda de esta ventana.
La barra Objetos ocupa la parte de la ventana Base de datos situada debajo
de la palabra Objetos. Objeto es un término genérico que hace referencia a
cualquier componente de una de base de datos de Access. Esta barra muestra
una lista de los tipos principales de objetos de una base de datos de Access:
tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos.
Puede pasar a la ventana
Base de datos desde
cualquier otra ventana de
Access presionando F11.
La disposición vertical de la
barra Objetos facilita su uso.

15

El concepto básico para los demás tipos de objetos de Access es la tabla, puesto
que las tablas almacenan los datos que utilizan el resto de los objetos para
llevar a cabo los procedimientos y las actividades del programa. Una tabla está
formada por los campos y los registros que se ven en un formato de filas y
columnas, los campos corresponden a las columnas y los registros a las filas.
Un campo puede contener datos sobre una persona, un lugar, un producto, un
servicio, un evento u otra entidad. Por ejemplo, un campo contendría todos los
apellidos y los números de teléfono de una tabla. Todos los campos de una
tabla tienen un nombre de campo, asimismo denominado etiqueta, que aparece
en la parte superior de la columna. Por ejemplo, un campo con todos los
apellidos de los huéspedes de Adventure Works se podría denominar Apellidos.
Al hacer referencia a los
campos individuales de un
registro, las palabras celda y
campo son intercambiables.

Las consultas se explican
con todo detalle en la
lección 4, “Creación y
uso de consultas”.

Los formularios se explican
con todo detalle en la
lección 5, “Diseño de
un formulario”.

El conjunto de campos relacionados constituye un registro. Por ejemplo, los
campos Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, EdoOProv y CódPostal de un
huésped del complejo constituyen el registro de un único huésped, como se
muestra en la siguiente ilustración. En este libro, la intersección de un registro
(fila) y de un campo (columna) se denomina celda.

Las tablas almacenan toda la información de una base de datos, pero si desea
ver sólo los campos y los registros seleccionados de la base de datos, utilice
una consulta. Una consulta extrae datos específicos de una o varias tablas
basados en los criterios de búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta
sobre la tabla de reservas de Adventure Works para que sólo se muestren los
registros de los huéspedes que han hecho su reserva a partir de junio de 2000.
La consulta mostraría una lista del número de identificación (IdHuésped), las
fechas de las reservas, el número de ocupantes y el número de habitación
reservada de cada huésped.
Otra forma de ver la información de una base de datos es utilizar un formulario,
como se muestra en la ilustración. Un formulario muestra un único registro a la
vez en un formato especificado. Los formularios también se pueden usar para
agregar información a una base de datos.

16

Los informes se explican con
todo detalle en la lección 6,
“Diseño de un informe”.

Si desea mostrar o imprimir los datos de una tabla o de una consulta, también
puede crear un informe. A diferencia de un formulario, se puede utilizar un
informe para mostrar varios registros. Aunque pueda parecer similar a una
tabla, un informe puede tener distintos formatos para que la información sea
más fácil de usar y su aspecto resulte más atractivo que el de una tabla. Por
ejemplo, podría crear un informe que contenga un título, un encabezado o un
pie de página con formato y un fondo atractivo. Los informes, al igual que las
consultas, también se pueden personalizar para mostrar los datos sólo de los
campos especificados de una tabla y no de todos los campos.

Además de tablas, consultas, informes y formularios, la barra Objetos también
incluye estos tres tipos de objetos:
■
Páginas. Un objeto de página es un acceso directo a una página
de acceso a datos de una base de datos. Una página de acceso a
datos muestra los datos seleccionados de una base de datos, pero se
trata de un archivo de Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) que
se puede ver como página Web.

17

■
Macros. Una macro es una secuencia de acciones que se ejecutan
automáticamente.
■
Módulos. Un módulo es un programa escrito en Microsoft Visual
Basic o en otro lenguaje de programación.

Al hacer clic en el icono de un tipo concreto de objeto en la barra Objetos,
Access muestra una lista de los nombres de todos los objetos de ese tipo de la
base de datos. (Los campos y los registros no tienen sus propios iconos porque
no son objetos, los campos y los objetos se almacenan en tablas, que sí son
objetos.)
La barra Grupos contiene
grupos de accesos directos a
objetos de tipos distintos.

Puede utilizar los accesos
directos de la ventana Base
de datos para crear nuevos
objetos bien con un asistente
o en la vista Diseño.

La barra Grupos está situada debajo de la palabra Grupos en la ventana Base de
datos y contiene uno o varios grupos. Un grupo contiene la lista de los accesos
directos a los diferentes tipos de objetos de la base de datos. Un acceso directo
es una forma rápida de tener acceso a un objeto almacenado en otra parte de la
base de datos. El acceso directo al objeto se almacena en el grupo, mientras que
el propio objeto se almacena en la lista correspondiente de la barra Objetos. Los
grupos permiten mantener relacionados los objetos de distintos tipos juntos. Por
ejemplo, podría crear un grupo que contenga los accesos directos a todos los
objetos de la base de datos que estén relacionados con los huéspedes de
Adventure Works, como la tabla que contiene la información de reservas, la
consulta que extrae las reservas de la próxima semana y el formulario que
permite introducir la información de un nuevo huésped. En la barra Grupos, se
crea el grupo Favoritos de forma predeterminada y contiene los nombres de los
objetos de la base de datos utilizados con mayor frecuencia.
En este ejercicio, va a utilizar la barra Objetos para ver los distintos tipos de
objetos de la base de datos Database Fundamentals 01.
1

En la barra Objetos, haga clic en Tablas, si fuese necesario.
Aparecen los nombres de las tablas de Database Fundamentals
01, junto con las opciones para Crear una tabla en vista Diseño,
Crear una tabla utilizando el asistente y Crear una tabla
introduciendo datos.

2

En la barra Objetos, haga clic en Consultas.
Aparecen las opciones para Crear una consulta en vista Diseño y
Crear una consulta utilizando el asistente. No hay consultas en
esta base de datos.

3

En la barra Objetos, haga clic en Formularios.
Aparece el nombre de un formulario, frmEmployees, junto con las
opciones para Crear un formulario en vista Diseño y Crear un
formulario utilizando el asistente.

4

En la barra Objetos, haga clic en Informes.
Aparecen las opciones para Crear un informe en vista Diseño y
Crear un informe utilizando el asistente. No hay informes en esta
base de datos.

18

5

6

No hay accesos directos para
crear macros o módulos.

En la barra Objetos, haga clic en Páginas.
Aparecen las opciones para Crear una página de acceso a datos
en vista Diseño, Crear una página de acceso a datos utilizando el
asistente y Modificar una página web que ya existe. No hay
páginas en esta base de datos.
En la barra Objetos, haga clic en Macros.
No hay macros en esta base de datos.

7

En la barra Objetos, haga clic en Módulos.
No hay módulos en esta base de datos.

Convenciones de nomenclatura de
los objetos
Al desplazarse por la base de datos en el ejercicio anterior, probablemente se
dio cuenta que los nombres de los objetos siguen una convención estándar.
Los nombres de archivo utilizados en este curso siguen la convención de
nomenclatura de Leszynski (Leszynski naming convention), creada por el
experto en Access y escritor Stan Leszynski a fin de promover una norma para
la asignación de nombres a los objetos de bases de datos. Asimismo esta
convención facilita la conversión de los objetos a los formatos utilizados por
otros sistemas de administración de base de datos sin pérdida de datos ni de la
organización de éstos.
Esta convención requiere que los objetos se identifiquen incluyendo el tipo de
objeto en el nombre del mismo. De esta forma, se puede decir echando un
vistazo si un objeto es una tabla, una consulta, un formulario u otro tipo de
objeto. La tabla siguiente identifica los prefijos de asignación de nombres que
se utilizan para cada tipo de objeto.

Objeto

Prefijo

tabla

tbl

formulario

frm

consulta

qry

informe

rpt

La convención de Leszynski abarca los nombres de campos, las imágenes y
todos los objetos utilizados en Access, pero en este libro sólo se utilizan los
prefijos citados anteriormente. De acuerdo con la convención de nomenclatura
de Leszynski:
■

Las tres primeras letras del nombre de un objeto se escriben en
minúsculas e identifican el tipo de objeto.

19

■

El nombre que va a continuación del prefijo del objeto empieza por
una letra mayúscula.

■

Nunca se utilizan espacios en blanco en los nombres de objetos.

■

Los nombres de los objetos contienen sólo letras y números.

Descripción de las vistas Base de
datos y Diseño
Todos los objetos de Access
(como las tablas, las
consultas, los formularios y
los informes) se pueden abrir
en la vista Diseño y se
suelen crear en esta vista.

Todos los objetos de Access tienen como mínimo dos vistas. Las tablas se
suelen ver en uno de estos dos formatos o vistas: vista Base de datos y vista
Diseño. Puede alternar entre estas dos vistas haciendo clic en el botón Vista
de las barras de herramientas Diseño y Hoja de datos de la tabla. Puede elegir
otras vistas haciendo clic en la flecha abajo situada a la derecha del botón Vista
y seleccionando una vista de la lista desplegable.
La vista Diseño permite diseñar la estructura de una tabla decidiendo los
campos que aparecerán en ella, personalizando el proceso de introducción de
datos en los campos y determinando la forma en la que aparecerán los datos. La
base de datos Adventure Works incluye tblEmployees, una tabla que contiene
la información básica, como las direcciones y los números de teléfono, de los
empleados del complejo. A continuación aparece la tabla tblEmployees en la
vista Diseño:

20

El uso de la vista Diseño
para crear y modificar tablas
se explica con todo detalle
en la lección 2, “Creación
de tablas”.

La columna Nombre del campo contiene los nombres de los campos de la tabla.
La columna Tipo de datos permite decidir el tipo de datos (por ejemplo,
alfabético o numérico) que se puede escribir en un campo. La parte inferior de
la ventana de la vista Diseño de tabla permite establecer las propiedades
específicas de cada campo.
Cuando se ve la tabla en la vista Hoja de datos, aparecen los datos reales de la
tabla. Por ejemplo, en tblEmployees, los nombres de los campos, mostrados en
la columna Nombre del campo de la vista Diseño, aparecen de izquierda a
derecha en la parte superior de la tabla.

Se puede cortar parte de la
información de algunos de
los campos. Esto se debe a
que Access no ajusta
automáticamente el ancho de
las columnas. El ancho de
las columnas se trata en la
lección 4, “Creación y uso
de consultas”.

En este ejercicio, va a abrir tblGuests en la vista Hoja de datos, a pasar a la
vista diseño y, a continuación, a volver a la vista de hoja de datos.
1
2

También puede hacer doble
clic en el nombre de una
tabla para abrirla en la
vista Diseño.

En la barra Objetos, haga clic en Tablas.
Haga clic en tblGuests.
Access selecciona la tabla.

3

En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic
en Abrir.
La tabla aparece en la vista Hoja de datos.

21

Para abrir una tabla en la
vista Diseño, haga clic en el
nombre de la tabla y en el
botón Diseño de la barra de
herramientas de la ventana
Base de datos. Cuando
alterna entre las vistas Hoja
de datos y Diseño, cambia la
imagen del botón Vista para
mostrar la vista en la que
aparecerá el objeto después
de hacer clic en el botón.

4

En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en
el botón Vista.
La tabla aparece en la vista Diseño.

5

En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón
Vista.

Barras de herramientas
En función del objeto que se vea, la barra de herramientas situada en la parte
superior de la ventana de Access tiene un nombre distinto y contiene botones
diferentes. Por ejemplo, al trabajar en una tabla en la vista Diseño, el nombre de
la barra de herramientas es barra de herramientas Diseño de tabla. Cuando la
tabla se muestra en la vista Hoja de datos, el nombre de la barra de herramientas
es barra de herramientas Hoja de datos de la tabla. Si no se abre ningún objeto, la
barra de herramientas es la barra de herramientas Base de datos.

22

Para abrir o cerrar una barra
de herramientas, puede hacer
clic con el botón secundario
en cualquier barra de
herramientas y hacer clic en el
nombre de la barra que desee
abrir o cerrar en el menú que
aparece.

Para buscar el nombre de la barra de herramientas, puede hacer clic con el
botón secundario en ella. En el menú que aparece, el nombre que tiene la marca
de verificación a la izquierda es el nombre de la barra de herramientas.

Con la excepción de la barra de herramientas Base de datos, todas las barras de
herramientas de Access contienen los comandos Vista, Guardar, Cortar, Copiar,
Pegar y los botones del menú Ayuda de Microsoft Access. Asimismo todas las
barras de herramientas contienen botones específicos.

Uso del puntero del mouse para
desplazarse por la vista Hoja de
datos
Muchas bases de datos contienen tablas grandes que, cuando están abiertas,
no caben en la pantalla. Por ejemplo, al abrir la tabla tblGuests en el ejercicio
anterior, sólo aparece en pantalla la información relativa a los 25 primeros
registros de huéspedes, en función del tamaño del monitor y de la ventana de
presentación. Para ver el último registro, el número 49, debe desplazarse por la
tabla para verlo en pantalla. Para modificar y ver todos los datos de una base de
datos, debe saber desplazarse por ella.
El número de registros que
puede ver a la vez depende
del tamaño del monitor, de la
resolución de pantalla y del
tamaño de la ventana de la
tabla. Un monitor de 15" con
una resolución de 800 x 600
puede mostrar 25 registros
aproximadamente.

En la vista Hoja de datos, puede utilizar el puntero del mouse (ratón) para
seleccionar una celda y modificarla haciendo clic en la celda que desee
seleccionar. El uso del puntero del mouse suele ser la forma más rápida de
desplazarse si la celda que desea modificar se ve en pantalla y no está cerca de
la celda seleccionada actualmente. También puede utilizar el puntero junto con
las barras de desplazamiento para desplazarse a las partes de la tabla que no se
ven en pantalla. Puede arrastrar los cuadros de desplazamiento de las barras de
desplazamiento o hacer clic en las flechas de estas barras.

23

Sugerencia
En la vista Hoja de datos, Access admite dos modo de visualización
general de una tabla: modo de edición y modo de desplazamiento.
Al abrir una tabla, se trata del modo de desplazamiento. En este modo,
puede desplazarse por la tabla, facilitándose la visualización de los datos.
Cuando se seleccionan todos los datos de una celda, Access está en el
modo de desplazamiento. En el modo de edición, como indica su nombre,
puede desplazarse por una celda de la tabla y modificar caracteres
individuales de la misma. Cuando aparece un punto de inserción
parpadeante en la celda, Access está en el modo de edición. Para
alternar entre ambos modos, presione F2.

Otra forma de desplazarse por una tabla es mediante los botones de
desplazamiento de la esquina inferior izquierda de la tabla.

Los botones de desplazamiento se describen en la tabla siguiente.

Haga clic en
el botón Primer registro

el primer registro de la tabla.

el botón Registro anterior

el registro anterior; por ejemplo, para ir del
décimo registro al noveno.

el botón Registro siguiente

el registro siguiente; por ejemplo, para ir del
décimo registro al undécimo.

el botón Último registro

el último registro de la tabla.

el botón Nuevo registro

Puede desplazar el punto de
inserción al cuadro Registro
específico presionando F5.

Para seleccionar

el primer registro en blanco después del último
registro de la tabla para que pueda introducir un
nuevo registro.

Además, al escribir un número en el cuadro Registro específico el punto de
inserción se desplaza a dicho registro. Por ejemplo, si escribe 5, el punto de
inserción se desplazará al quinto registro. Esta acción es muy útil en tablas muy
grandes cuando no se desea perder mucho tiempo haciendo clic en los botones
para ir al registro deseado.

24

En este ejercicio, va a utilizar el puntero del mouse para seleccionar una celda
de la tabla tblGuests y, a continuación, a usar los botones y las barras de
desplazamiento para desplazarse a distintas ubicaciones de la tabla.
1

En el campo Dirección del primer registro, haga clic en 1000 y en
Jefferson.
El punto de inserción aparece en el campo.

2

En la barra de desplazamiento de la derecha de la tabla, arrastre el
cuadro de desplazamiento hasta que se vea el registro del Id. de
huésped 49, Kim Ralls.

3

En el campo Nombre, haga clic detrás de la palabra Kim.
El punto de inserción aparece detrás de dicha palabra.

4

En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga
clic en la flecha de desplazamiento derecha hasta que se vea el
campo ListaDirecciones, en caso necesario.
La tabla se desplaza a la derecha.

5

En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga
clic en la flecha de desplazamiento izquierda hasta que aparezca el
campo IdHuésped.
La tabla se desplaza a la izquierda.

6

En este campo, haga clic en el registro de Kim Ralls.
El punto de inserción aparece delante del número 49.

El número total de registros
de la tabla aparece a la
derecha de los botones de
desplazamiento. En la tabla
que se muestra, hay
49 registros.

25

7

Haga clic en el cuadro Registro específico, elimine el número
existente, escriba 35 y, a continuación, presione Entrar.
Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 35.

8

Haga clic en el botón Registro anterior.

9

Haga clic en el botón Registro siguiente.

10

Haga clic en el botón Último registro.

11

Haga clic en el botón Primer registro.

En tblGuests, los registros se
ordenan secuencialmente
basándose en el campo
IdHuésped. Por consiguiente,
al escribir 35 en el cuadro
de número de registro, el
registro seleccionado
corresponde al Id. de
huésped 35. Pero si se
hubiese ordenado la tabla
de otra forma, es posible
que este registro no
correspondiese al Id. de
huésped 35. Por ejemplo,
podría corresponder al Id.
de huésped B206.

Observe que el campo
IdHuésped permanece como
el campo seleccionado a
medida que se desplaza
de un registro a otro
utilizando los botones
de desplazamiento.

26

Uso del teclado para desplazarse por
la vista Hoja de datos
También puede utilizar el teclado para desplazarse por una tabla presionando
las teclas denominadas teclas de método abreviado del teclado. Cuando use
con soltura estas teclas, éste puede ser a veces el mejor método de
desplazamiento.
Para usar teclas de método
abreviado como Mayús+Tab
o Ctrl+Inicio, debe mantener
presionada la primera tecla
mientras presiona la
segunda.

Las siguientes teclas de método abreviado se pueden usar para desplazarse por
una tabla:

Presione

Para desplazarse

Tab

al siguiente campo del registro actual.

Entrar

al siguiente campo.

Re Pág

a la pantalla anterior, seleccionando un registro situado
más arriba en la tabla.

Av Pág

a la pantalla siguiente, seleccionando un registro situado
más abajo en la tabla.

Flecha derecha

al siguiente campo del registro actual.

Flecha izquierda

al campo anterior.

Flecha abajo

al siguiente registro.

Flecha arriba

al registro anterior.

Inicio

al primer campo del registro actual.

Fin

al último campo del registro actual.

Ctrl+Flecha abajo

al último registro del campo actual.

Ctrl+Flecha arriba

al primer registro del campo actual.

Ctrl+Inicio

al primer campo del primer registro.

Ctrl+Av Pág

una pantalla a la derecha, seleccionando el siguiente
campo situado a la derecha de la tabla.

Ctrl+Re Pág

una pantalla a la izquierda, seleccionando el siguiente
campo situado a la izquierda de la tabla.

Ctrl+Fin

al último campo del último registro.

Mayús+Tab

al campo anterior.

27

En este ejercicio, va a utilizar las teclas de método abreviado para desplazarse
por la tabla tblGuests.
1

2

Presione Av Pág.
La tabla se desplaza una pantalla hacia adelante haciendo que
Access seleccione un registro situado más abajo en la tabla.

4

Presione Re Pág.
La tabla se desplaza una pantalla hacia atrás haciendo que Access
seleccione el primer registro.

5

Presione la tecla Flecha derecha.
Access selecciona el campo Dirección del primer registro.

6

Presione la tecla Flecha izquierda.
Access selecciona el campo Apellidos del primer registro.

7

Presione Mayús+Tab.
Access selecciona el campo Nombre del primer registro.

8

Presione la tecla Flecha abajo.
Access selecciona el campo Nombre del segundo registro.

9

Cuando se selecciona un
campo mediante una casilla
de verificación, los bordes
de la casilla aparecen con
muescas.

Presione Entrar.
Access selecciona el campo Apellidos del primer registro.

3

Observe que el mismo
campo, Apellido, permanece
como el campo seleccionado
cuando presiona Av Pág y
después Re Pág.

Teniendo seleccionado el campo IdHuésped del primer registro,
presione Tab.

Presione la tecla Flecha arriba.

10

Presione Fin.
Access selecciona el campo ListaDirecciones del primer registro.

11

Presione Inicio.
Access selecciona el campo IdHuésped del primer registro.

12

Presione Ctrl+Fin.
Access selecciona el campo ListaDirecciones del último registro.

13

Presione Ctrl+Inicio.
Access selecciona el campo IdHuésped del primer registro.
Asimismo puede cerrar una tabla haciendo clic en el comando
Cerrar del menú Archivo.

14

Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la
tabla tblGuests.
La tabla se cierra.

28

Bases de datos relacionales
Access es una aplicación de base de datos relacionales. Con las bases de datos
relacionales se pueden combinar datos de diferentes tablas. Se crea una relación
entre varias tablas vinculando el nombre de un campo de una tabla con el
nombre de un campo de otra tabla o de varias tablas.
Las bases de datos relacionales pueden tener ventajas (como reducir el tiempo
que se tarda en escribir los datos y la cantidad de espacio en disco necesario) ya
que la información se puede almacenar sólo en una tabla en vez de hacerlo en
varias. Estas bases de datos también son más rápidas de actualizar porque la
información antigua o incorrecta se debe corregir sólo en una tabla, en vez de
hacerlo en varias.

En esta lección se ha explicado cómo iniciar Access, abrir una base de datos
existente, desplazarse por la ventana Base de datos, abrir y cerrar una tabla, y
desplazarse por una tabla.
Si va a proseguir con la siguiente lección:
■

ventana Base de datos.
Se cierra la base de datos Database Fundamentals 01.

Si no va a proseguir con la siguiente lección:
■

Para salir de Access, haga clic en el botón Cerrar situado en la
esquina superior derecha de la ventana de Access.
Se cierran Access y la base de datos Database Fundamentals 01.

Ejercicio corto
1

¿Cómo puede desplazarse a los distintos objetos de una base
de datos?

2

¿Cómo se inicia Access?

3

¿Qué es el Ayudante de Office?

4

¿Por qué las tablas son la base del resto de los objetos de la base
de datos?

5

¿Por qué es una ventaja poder vincular tablas en una base de
datos relacional?

29

6

¿Cuáles son las tres formas en las que se puede desplazar por
una tabla de Access?

7

¿Cómo ve una lista de todos los nombres de los formularios de una
base de datos de Access?

8

¿Cuáles son los dos modos disponibles de una tabla en la vista
Hoja de datos y en qué se diferencian?

9

¿Cómo abre una tabla en la vista Diseño?

10

¿Cómo pasa de la vista Diseño a la vista Hoja de datos en
una tabla?

Resumen de conceptos
Ejercicio 1: En la barra Objetos, haga clic en Formularios y abra

frmEmployees. Pregunte al Ayudante de Office ¿Cuáles son las novedades
de Access 2002?, cierre el Ayudante y, a continuación, cierre el formulario
frmEmployees.
Ejercicio 2: En la barra Objetos, haga clic en Tablas y abra tblEmployees.

Vea la tabla en la vista Diseño y después en la vista Hoja de datos. Utilizando
las teclas de método abreviado, desplácese hasta el último campo del último
registro. Mediante el cuadro Registro específico, desplácese hasta el registro
nº 18. Utilizando las teclas de método abreviado, desplácese hasta el campo
IdEmpleado del registro nº 18. Mediante los botones de desplazamiento, vaya
al primer registro y cierre la tabla.
Ejercicio 3: En la barra Objetos, haga clic en Tablas y abra tblReservations.

Vea la tabla en la vista Diseño y después en la vista Hoja de datos. Después de
examinar los campos definidos para esta tabla, ¿se le ocurren otros campos que
serían útiles en ella? ¿Cree que se podrían quitar algunos campos de la tabla sin
que se perjudicara el funcionamiento del complejo?
Ejercicio 4: En la barra Objetos, haga clic en Tablas y abra tblReservations.

Mire la tabla en la vista Hoja de datos. Presione la tecla F11 para tener acceso a
la ventana Base de datos y haga clic en la tabla tblSuites para abrirla. Vea esta
tabla en la vista Hoja de datos. Puesto que Access es una base de datos
relacional, ¿se puede vincular una tabla a otra? ¿Cuáles son los campos que
utilizaría para vincular la tabla tblSuites con la tabla tblReservations a fin de
crear una relación entres estas dos tablas?
Ejercicio 5: En esta lección ha aprendido a activar y desactivar las barras de

herramientas. ¿Se le ocurre alguna razón para desactivar una barra de
herramientas que se muestre actualmente?

30

LECCIÓN 2

Creación de tablas
 Crear una base de datos.
 Crear una tabla mediante el Asistente para tablas.
 Crear y modificar una tabla en la vista Diseño.
 Agregar campos a las tablas.
 Agregar y modificar registros.
 Mover y eliminar campos.
 Eliminar registros.
Las tablas son la base de las bases de datos de Microsoft® Access porque
almacenan los datos que utilizan otros objetos del programa. La organización
de las tablas de una base de datos determina su utilidad y la facilidad de acceso
a su información. Antes de crear una base de datos, debe tener en cuenta la
información que contendrá y cómo se organizará en las tablas.
Después de planear las tablas que desea incluir en la base de datos, puede
crearlas mediante el Asistente para tablas, que le guiará en el proceso de
creación de una nueva tabla, o puede crear una tabla más personalizada sin la
ayuda del asistente.
En esta lección, aprenderá a crear tablas y, a continuación, a utilizar la vista
Diseño para modificarlas creando campos nuevos, reorganizando los campos
existentes y eliminando los campos no deseados. Asimismo aprenderá a
agregar nuevos registros y a cambiar la información de éstos.
Creará todos los archivos de prácticas de esta lección.

Crear una base de datos
La creación de una base de datos requiere trabajo preparatorio. Incluso antes de
iniciar Access, debe planear la organización de la base de datos y las tablas que
necesitará crear en ella. Como mínimo, debe:
■
Decidir la información que desea almacenar en la base de datos y
determinar la forma más lógica de organizar las tablas. Normalmente, se
crea una tabla por cada categoría general de información para evitar
incluir la misma información en varias tablas.
■
Reunir toda la información que formará parte de la base de datos,
como documentos, hojas de cálculo y archivos adicionales del equipo,
material impreso, libros de contabilidad, etc.

31

■
Decidir el tipo de información que desea almacenar en cada tabla.
Los distintos tipos de información se convertirán en los diferentes
campos de la tabla. Por ejemplo, en una tabla que muestre la
información de reservas de Adventure Works, quizá desee incluir
información como el número de reserva, el número de identificación de
los huéspedes, las fechas de llegada y de salida, el número de
huéspedes, la suite que ocupan y si se les puede aplicar un descuento
por grupo.
■

Hablar con las personas que van a utilizar la base de datos.
Comentarles las tablas que planea crear y los campos que va a
incluir en ellas. Los usuarios pueden tener sugerencias, como
categorías concretas de información que les resulten útiles.

■

El uso de estas técnicas para planear la base de datos le ayudará a
averiguar la finalidad de la base de datos y si puede utilizar una
plantilla de base de datos para crearla. Access incluye varias
plantillas de base de datos, que son bases de datos con todo el
formato necesario para crear una base de datos con un fin
específico. Por ejemplo, si necesita una base de datos para el
control de tiempo y facturación, puede utilizar la plantilla de base de
datos de Access creada específicamente con este fin. Access tiene
plantillas de base de datos para control de activos, administración de
contactos, administración de eventos, gastos, control de inventario,
libros mayores, introducción de pedidos, agenda de recursos,
administración de llamadas, y tiempo y facturación.

Sugerencia
Cuando planee una base de datos, quizá encuentre útil hacer un esquema
de sus ideas en papel. Dibujar cuadros que representen las tablas, las
consultas, los formularios y los informes de la base de datos, así como
dibujar líneas entre los cuadros para mostrar las tablas en las que se basan
el resto de los objetos. También debe incluir una lista de los campos de
cada tabla para que esté seguro de que no está almacenando la misma
información en varios sitios a la vez.
Crear una base de datos es
muy parecido a abrir una
existente. Abrir una base de
datos existente se trata en la
lección 1, “Descripción de
bases de datos”.

Cuando inicie Access para empezar a crear la base de datos, aparece el panel de
tareas Nuevo archivo, que le proporciona la opción de utilizar un Asistente
para base de datos o de crear la base de datos desde el principio. Si selecciona
una de las opciones Nuevo a partir de un archivo existente, elegirá una plantilla
para utilizarla en la base de datos y, a continuación, el Asistente para base de
datos le guiará en el proceso de creación de la base de datos planteándole una
serie de preguntas. Basándose en las respuestas, el asistente crea los objetos de
la base de datos, como los formularios, las consultas o los informes, que
necesita su base de datos.

32

En esta lección, creará una
base de datos y dos tablas
sin usar el Asistente para
bases de datos.

Si crea la base de datos sin la ayuda del asistente, como hará en el siguiente
ejercicio, debe crear cada uno de los objetos de la base de datos.
En este ejercicio, va a crear una nueva base de datos denominada Database
Fundamentals 02.
Si no se ve el panel de tareas Nuevo archivo, puede abrirlo haciendo clic en el
botón Nuevo de la barra de herramientas de Access o haciendo clic en la opción
Nuevo del menú Archivo.
Para crear una base de datos utilizando una plantilla, haga clic en una de las
opciones de la sección Nuevo a partir de una plantilla del panel de tareas y
seleccione la plantilla que desee usar de la ficha Bases de datos del cuadro de
diálogo que aparece.
1

Con Access abierto y el panel de tareas Nuevo archivo visible,
haga clic en la opción Base de datos en blanco de la sección
Nuevo del panel de tareas.

Aparece el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos.
2

Haga clic en la flecha abajo del cuadro Guardar en, haga clic en el
icono del disco duro y, a continuación, haga doble clic en la carpeta
Practice.
Access guardará la nueva base de datos en dicha carpeta.

33

3

En el cuadro Nombre de archivo, elimine el texto existente y
escriba Database Fundamentals 02.

4

Haga clic en Crear.
Access guarda la base de datos Database Fundamentals 02 en la
carpeta Practice. Aparece la ventana Base de datos para la base
de datos Database Fundamentals 02 con la opción Tablas
seleccionada en la barra Objetos.

34

Sugerencia
Las convenciones de nomenclatura del archivo de base de datos de
Access siguen las de los archivos de Microsoft Windows. El nombre de
un archivo puede contener un máximo de 215 caracteres incluidos los
espacios, pero no se aconseja la creación de un nombre de archivo tan
largo. Los nombres de archivo pueden contener los caracteres: / : * ? “
< > |. La extensión del archivo de una base de datos de Access es .mdb.

Creación de una tabla mediante el
Asistente para tablas
Cuando utilice el Asistente
para tablas con el fin de crear
una tabla, puede seleccionar
los campos a partir de
muchas tablas de ejemplo
distintas.

Después de haber creado una base de datos, debe crear algunas tablas para que
contengan los datos de la base de datos. La forma más fácil de crear una tabla
es utilizar el Asistente para tablas, que le guía en el proceso de creación de
una tabla.
El asistente proporciona dos categorías de tablas: Negocios y Personal. La
categoría Negocios contiene plantillas para tablas normales como Clientes,
Empleados y Productos. Entre las opciones de la categoría Personal se
encuentran Inventario doméstico, Recetas, Plantas y Registro de ejercicios.
Cada una de las tablas contiene muchos campos que puede utilizar para la
tabla. Por ejemplo, en la tabla Direcciones, puede elegir campos como
Nombre, Apellidos, CódPostal, TeléfonoDomicilio, TeléfonoTrabajo y
DirCorreoElectrónico. Para agregar un campo a la tabla, haga clic en el
campo que desee.
El Asistente para tablas también le pide que seleccione una clave principal
para la tabla. Una clave principal es un campo que identifica exclusivamente
cada registro de la tabla. Por ejemplo, el número de la seguridad social de una
base de datos de empleados puede servir como clave principal ya que identifica
exclusivamente a un empleado; dos empleados no pueden tener el mismo
número de la seguridad social.
Para comprender el valor de una clave principal, piense en los empleados de
Adventure Works. Es bastante probable que el complejo pueda contratar a dos
personas con el mismo nombre, como John Smith. Con una clave principal,
cada uno de los John Smith tiene su propio número de identificación de
empleado. Uno puede tener el Id. de empleado H110 y el otro, M220. En cuyo
caso, utilizaría el Id. de empleado en vez del apellido para realizar el
seguimiento de los datos de cada John Smith.
En este ejercicio, va a crear una tabla denominada tblProveedores, que
contendrá información sobre las compañías que proporcionan materiales y
servicios a Adventure Works.

35

1

2

Haga clic en el botón >>
(Agregar todo) para agregar
todos los campos de la lista
Campos de ejemplo a la lista
Campos en la nueva tabla.

Haga doble clic en Crear una tabla utilizando el asistente.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente para tablas.

En la lista Tablas de ejemplo, desplácese hacia abajo y haga clic
en Proveedores.
En la lista Campos de ejemplo aparecen los campos posibles, con
el campo IdProveedor ya seleccionado.

3

Haga clic en el botón > (Agregar).
El campo IdProveedor se desplaza a la lista Campos en la nueva
tabla y Access selecciona el campo NombreProveedor, como
muestra la siguiente ilustración.

36

4

5

Haga clic en Dirección y en el botón > (Agregar).
El campo Dirección se desplaza a la lista Campos en la nueva
tabla y Access selecciona el campo Ciudad.

6

Si desea que aparezca el
campo EdoOProv sobre el
campo CódPostal en la tabla
acabada, agregue el campo
EdoOProv a la lista Campos
en la nueva tabla antes de
agregar el campo CódPostal.

El campo NombreProveedor se desplaza a la lista Campos en la
nueva tabla.

El campo Ciudad se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla y
Access selecciona el campo CódPostal.

7

Repita el paso 6 para agregar los campos CódPostal y País o
región a la lista Campos de la nueva tabla.

37

8

Haga clic en Siguiente.
Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para tablas.

9

En el cuadro ¿Qué nombre desea dar a la tabla?, elimine el texto
existente, escriba tblProveedores y, a continuación, compruebe
que está seleccionada la opción Sí, deseo que se me asigne una
clave principal.

10

Haga clic en Siguiente
Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para tablas.

Si desea elegir manualmente
la clave principal de la tabla,
haga clic en la opción No, yo
asignaré la clave principal. El
siguiente cuadro de diálogo
del Asistente para tablas le
ayudará a elegir la clave
principal.

Si está activada la casilla de
verificación Mostrar Ayuda
acerca de cómo trabajar con
la tabla, se abrirá la Ayuda
de Access cuando esté
creada la tabla.

38

11

Compruebe que está seleccionada la opción Introducir datos
directamente en la tabla y que está desactivada la casilla de
verificación Mostrar Ayuda acerca de cómo trabajar con la tabla.

12

Haga clic en Finalizar.
La nueva tabla, tblProveedores, aparece en la vista Hoja de datos.

13

El campo IdProveedor es el
campo de clave principal que
creó Access. En la siguiente
sección de esta lección se
trata el tipo de datos
Autonumérico.

el botón Vista.

14

tabla tblProveedores.
La tabla se cierra. Observe que tblProveedores aparece en la lista
de nombres de tablas de la ventana Base de datos.

Access coloca un icono de
llave junto al nombre del
campo IdProveedor para
indicar que es el campo de
clave principal.
Los nombres de campo que
aparecen de izquierda a
derecha en la vista Hoja de
datos se muestran de arriba
abajo en la columna Nombre
del campo.

39

Espacios en los nombres de
los campos
En el ejercicio anterior, puede que haya observado que en la vista Hoja de
datos, los nombres de los campos aparecen con espacios y que en la vista
Diseño, no los tienen. ¿Por qué?
Aunque la mayoría de los
títulos usados en este libro
son similares a los nombres
de los campos (IdProveedor
en contraposición a Id. de
proveedor), los títulos
pueden contener un máximo
de 2048 caracteres y no
deben contener nada de la
información del nombre del
campo. Por ejemplo, el
nombre del campo podría ser
Datos1 y el título, Resultados
de mayo de 1999.

En general, Access permite espacios en los nombre de los campos, pero no así
todos los programas de base de datos. Por consiguiente, si en alguna ocasión
debe transferir los datos desde Access a otra aplicación, debe evitar los
espacios en los nombres de los campos. Asimismo debe evitar los espacios si
va a utilizar macros, programas o Microsoft Visual Basic con la base de datos
de Access. A causa de estas limitaciones, en este libro no se utilizan espacios
en los nombres de los campos.
La razón por la cual ve espacios en los nombres de los campos en la vista Hoja
de datos es porque todos los campos también tienen un título, que se utiliza en
vez del nombre del campo. Los campos no necesitan títulos, pero si los hay,
aparecen en la parte superior de la columna de campo, en vez del nombre del
campo, cuando la tabla se ve en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, en la
ilustración del paso 13 del ejercicio anterior, el nombre de campo IdProveedor
no tiene espacios y si mira en la sección Propiedades del campo de la ventana
de la vista Diseño de tabla, verá que el título del campo es Id. de proveedor,
con espacios. Cuando la tabla aparece en la vista Hoja de datos, como ocurre en
el paso 12, el título (con espacios) aparece en vez del nombre del campo.
Cuando se crea una tabla utilizando el Asistente para tablas, éste crea títulos
que incluyen espacios. Cuando cree una tabla desde el principio, como hará en
el siguiente ejercicio, los títulos aparecerán sólo si los crea.

40

Creación y modificación de una tabla
en la vista Diseño
Aunque el Asistente para tablas proporciona una forma fácil de crear una tabla,
quizá deba crear una tabla desde el principio si el asistente no contiene los
campos que necesita. Por ejemplo, para crear una tabla que realice el seguimiento
de las suites de Adventure Works, debe crear la tabla desde el principio porque
no hay ninguna plantilla del Asistente para tablas que contenga los campos que
necesitará, por ejemplo, el tipo y el precio de las suites. Cuando cree una tabla
desde el principio, determine los nombres de los campos.
En los nombres de los campos hay algunos caracteres que no están permitidos.
Son los siguientes:
.

Punto

!

Signo de exclamación

[]

Corchetes de apertura y de cierre

‘

Comilla tipográfica de apertura

La longitud de los nombres de los campos puede tener un máximo de
64 caracteres, pero debe evitar el uso de nombres excesivamente largos.
Es difícil leer los nombres de campo largos porque el nombre completo no se
ve sin ajustar el tamaño de la columna. Además, los nombres largos dificultan
el ajuste de la tabla en la pantalla cuando se ve en la vista Hoja de datos.
Asimismo, a cada campo le debe asignar un tipo de datos, que controla el tipo
de los datos que se pueden escribir en él y que ayuda a evitar la introducción de
entradas incorrectas en un campo. Por ejemplo, si tiene un campo de número de
teléfono y le asigna el tipo de datos Número, los usuarios podrán escribir sólo
números, ni letras ni símbolos, en dicho campo. Algunos tipos de datos asignan
un formato a los datos de un campo automáticamente. Por ejemplo, si asigna a
un campo el tipo de datos Moneda, Access asigna el formato de valores
monetarios a ese campo con dos posiciones decimales y un símbolo de moneda.
El tipo de datos Autonumérico es un tipo de datos especial que se puede
utilizar para crear un campo de clave principal para la tabla. Los datos de este
campo los genera Access siempre que se agrega un nuevo registro a una tabla.
Por ejemplo, si numera las reservas del complejo a medida que llegan, puede
utilizar el campo Autonumérico para generar el número de la siguiente reserva
automáticamente

41

La siguiente tabla muestra los tipos de datos disponible para cada campo, el
tipo de datos que se pueden introducir en cada campo y el número de caracteres
permitido. Texto es el tipo de datos predeterminado de los nuevos campos.
Un bit representa un único
dígito binario (valor 1 ó 0) que
se usa para representar los
datos y las instrucciones del
programa, internamente, en la
memoria y el procesador de
un equipo. Normalmente, 8
bits (por ejemplo, 00101011)
equivalen a 1 byte, que
representa numéricamente un
único carácter de datos, como
la letra “A” o el número “5”.
Los hipervínculos se tratan
más adelante en esta lección.
El Asistente para búsquedas
se describe en la lección 3,
“Trabajar con tablas”.

Tipo de
datos

Valores de campo
permitidos

Caracteres

Texto

Caracteres alfanuméricos:
letras del alfabeto y números

Un máximo de 255
caracteres

Memo

Caracteres alfanuméricos
(semejante al tipo de datos de
Texto, pero con más
caracteres)

Un máximo de 64.000
caracteres

Numérico

Valores numéricos

1, 2, 4 u 8 bytes, en
función del formato
numérico

Fecha/Hora

Valores numéricos

8 bytes

Moneda

Valores numéricos

8 bytes

Autonumérico

Números secuenciales que
Access crea automáticamente
cada vez que se agrega un
nuevo registro

4 bytes

Sí/No

Sí/No, Verdadero/Falso,
valores Activado/Desactivado

1 bit (1/8 byte)

Objeto OLE

Los objetos OLE (Incrustación
y vinculación de objetos) que
interactúan con Visual Basic

Un máximo de 1 gigabyte

Hipervínculo

Direcciones Web, direcciones
de Intranet o vínculos a otros
objetos de base de datos o
aplicaciones

Un máximo de 64.000
caracteres

Búsqueda

Valores de otra tabla o lista

Habitualmente 4 bytes

Al crear o modificar campos, aparece un selector de filas a la izquierda del
campo. Si el campo es el campo de clave principal de la tabla, aparece el
símbolo de una llave junto al selector de filas. Para convertir un campo en
campo de clave principal, haga clic en el botón Clave principal de la barra de
herramientas Diseño de tabla. Sólo puede elegir un campo de clave principal
por tabla.

42

En este ejercicio, va a crear una nueva tabla, tblSuites, para realizar un
seguimiento de las suites de Adventure Works.
1

2
Para quitar la designación de
clave principal de un campo,
haga clic en la fila del campo
y en el botón Clave principal.

Haga doble clic en Crear una tabla en la vista Diseño.
Aparece una tabla en blanco en la vista Diseño, con el punto de
inserción ya situado en la primera celda de la columna Nombre
del campo.

Escriba IdSuite.

3

Clave principal.
Aparece un símbolo de clave principal a la izquierda de la fila
IdSuite, designando IdSuite como el campo de clave principal.
Texto aparece como el tipo de datos predeterminado.

4

En la columna Tipo de datos, haga clic en la primera celda, haga
clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en
Autonumérico.
Access generará los números del campo IdSuite.

5

En la columna Nombre del campo, haga clic en la siguiente celda
en blanco, escriba TipoSuite y después presione Tab.
Access selecciona la siguiente celda en blanco de la columna Tipo
de datos, aparece una flecha abajo y Texto aparece como el tipo
de datos predeterminado. Texto es el tipo de datos correcto para
este campo.

6

en blanco, escriba PrecioSuite y después presione Tab.
de datos, aparece una flecha abajo y Texto aparece como el tipo
de datos predeterminado.

43

7

Haga clic en la flecha abajo y después en Moneda.
Access asignará el formato de moneda a los datos introducidos en
el campo PrecioSuite con un símbolo de moneda y dos posiciones
decimales.

8

Guardar.
Aparecer el cuadro de diálogo Guardar como.

9

Escriba tblSuites y haga clic en Aceptar.
Access guarda la tabla como tblSuites.

10

Vista.

Agregar hipervínculos a una tabla
Una de las opciones del tipo de datos de un campo es un hipervínculo. Los
hipervínculos permiten que los campos de la tabla mantengan vínculos a sitios
o páginas Web en Internet o en una intranet. Cuando un usuario hace clic en un
hipervínculo, su explorador Web se inicia y muestra la página a la que apunta
el vínculo. Por ejemplo, si Adventure Works tiene una tabla que realiza el
seguimiento de los proveedores que utiliza normalmente, la tabla podría incluir
un hipervínculo a los sitios Web de cada proveedor.
Al escribir una dirección Web
o la dirección de una intranet,
no debe incluir http:// al
principio de la misma.

Para incluir un hipervínculo en un campo, debe establecer el tipo de datos del
campo en Hipervínculo y, a continuación, escribir la dirección Web o de la
intranet, como www.microsoft.com/spain/, en la tabla de la vista Hoja de datos.
Para agregar un hipervínculo a una tabla:
1

Con la tabla abierta en la vista Diseño, haga clic en la celda Tipo
de datos del campo en el que desea incluir el hipervínculo.

44

2

Haga clic en la flecha abajo que aparece y después en
Hipervínculo.

3

Vista para mostrar la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando se le
pida que guarde los cambios, haga clic en Sí.

4

Haga clic en el primer registro del campo cuyo valor se ha
establecido en Hipervínculo.

5

Escriba la dirección Web o de la intranet.

Agregar campos a las tablas
Después de crear tblSuites, que realiza el seguimiento de las suites de los
huéspedes de Adventure Works, decide agregar tres nuevos campos a la tabla:
un campo ÁreaComplejo (que designará el nombre del edificio en el que está la
suite), un campo Ocupantes (que especificará el número de personas que
pueden alojarse en la suite) y un campo Notas (que contendrá las notas sobre
las suites, como las reparaciones que deban hacerse). El proceso para agregar
los campos a una tabla existente es similar al de agregar campos a una nueva
tabla, que realizó en el ejercicio previo.
En este ejercicio, va a agregar los campos ÁreaComplejo, Ocupantes y Notas a
tblSuites.
1

Para agregar un campo entre
dos campos existentes, haga
clic en la fila del campo al
que desea que preceda el
nuevo campo y haga clic en
el botón Insertar filas de la
barra de herramientas
Diseño de tabla.

el botón Vista.
Aparece tblSuites en la vista Diseño.

45

2

en blanco, escriba ÁreaComplejo y después presione Tab.
de datos, aparece una flecha abajo y se muestra Texto como el
tipo de datos predeterminado. Texto es el tipo de datos correcto
para este campo.

3

en blanco, escriba Ocupantes y después presione Tab.
tipo de datos predeterminado.

4

Haga clic en la flecha abajo y después en Número.
Número es el tipo de datos del campo Ocupantes.

5

en blanco, escriba Notas y después presione Tab.
tipo de datos predeterminado.

6

Haga clic en la flecha abajo y después en Memo.
El campo Notas tiene el tipo de datos Memo.

7

Guardar.
Access guarda tblSuites.

Se selecciona Memo como el
tipo de datos de este campo
porque los campos Memo
no están limitados a 255
caracteres, como ocurre
con los campos Texto.

46

8

Vista.
La tabla aparece en la vista Hoja de datos con los nombres de los
campo IdSuite, TipoSuite, PrecioSuite, ÁreaComplejo, Ocupantes y
Notas. No hay datos en la tabla.

Agregar y modificar registros
Hasta ahora, ha creado una base de datos, dos tablas para la base de datos y
los campos de dichas tablas. Ahora debe rellenar algunos datos en las tablas
creadas. Los datos se introducen en una tabla en la vista Hoja de datos haciendo
clic en la celda en la que desee que vayan los datos y escribiendo los datos en
dicha celda.
Para modificar los datos existentes, haga clic en la celda que desee cambiar,
utilice las teclas de edición normales como la tecla Retroceso para eliminar
texto situado a la derecha del punto de inserción y, a continuación, escriba los
nuevos datos. También puede seleccionar parte de la entrada o la entrada
completa con el puntero del mouse (ratón) y escribir eliminando los datos
seleccionados y sustituyéndolos por los nuevos datos.
Al seleccionar cualquier parte de un registro para crear o cambiar, aparece un
selector de registro a su izquierda que indica el estado actual del mismo.
Si el cuadro del selector de
registro está en blanco, indica
que no hay nadie modificando
el registro. Los registros
individuales, a diferencia de
las páginas completas, se
bloquean cuando otro usuario
los modifica.

Selector de
registro

Estado
El registro actual está seleccionado y se ha
guardado tal y como se muestra.
Es un nuevo registro, en el que puede introducir
datos.
Está modificando este registro y los cambios aún
no se han guardado.
Este registro está bloqueado por otro usuario, no
puede modificarlo. Los registros se bloquean en
entornos multiusuario (varias personas pueden
utilizar la base de datos a la vez) cuando otra
persona lo está modificando.

47

Access funciona de forma distinta a la de la mayoría de las aplicaciones de
Microsoft Office cuando se trata de guardar cambios. En la mayoría de las
aplicaciones, debe guardar manualmente el trabajo a medida que avanza. Al
introducir datos en objetos de Access, no obstante, el trabajo lo guarda Access
cuando el usuario se desplaza a otro registro. Es decir, al cerrar una tabla, no se
le pedirá que guarde los cambios porque éstos ya se habrán guardado. Sin
embargo, si crea un nuevo objeto o realiza cambios estructurales, como agregar
nuevos campos, en un objeto existente, deberá guardar el trabajo manualmente.
Access le pedirá que guarde la tabla si trata de cerrar un objeto en el que ha
hecho algo más que introducir datos.
En este ejercicio, va a agregar tres registros a tblSuites y a cambiar los datos en
uno de ellos.

Observe que Access da
formato de moneda
automáticamente a los
datos del campo PrecioSuite:
75,00 €.

Cada vez que inicie un nuevo
registro, se guardan los datos
del registro previo.

1

En el campo TipoSuite, haga clic en el primer registro en blanco,
escriba 2BR y, a continuación, presione Tab.
Access selecciona el campo PrecioSuite del primer registro.

2

Escriba 75 y presione Tab.
Access selecciona el campo ÁreaComplejo del primer registro.

3

Escriba Lake View y presione Tab.
Access selecciona el campo Ocupantes del primer registro.

4

Escriba 4 y presione Tab.
Access selecciona el campo Notas del primer registro.

5

Observe que el tipo de datos
Autonumérico del campo
IdSuite automáticamente
asigna el primer registro de
IdSuite como 1.

Escriba Habitación con vistas al lago.
El primer registro está completo.

6

En el campo TipoSuite, haga clic en el primer registro en blanco y
siga los pasos anteriores para introducir la siguiente información en
el registro:
TipoSuite: 3BR
PrecioSuite: 99
ÁreaComplejo: Lake View
Ocupantes: 6
Deje el campo Notas en blanco.

48

7

En el campo TipoSuite, haga clic en el primer registro en blanco y
siga los pasos anteriores para introducir la siguiente información en
el registro:
TipoSuite: 3BR
PrecioSuite: 99
ÁreaComplejo: Mountain View
Ocupantes: 8
Notas: Una habitación con literas

8

En el primer registro, haga clic en el campo TipoSuite, elimine el
texto existente, escriba 1BR y, a continuación, presione Tab.
Access selecciona el texto del campo PrecioSuite.

9

Elimine el texto existente y después escriba 69.

10

En el primer registro, haga clic en el campo Ocupantes, elimine el
texto existente y, a continuación, escriba 2.

No podrá ver todo el texto
del campo Notas porque la
columna no es lo bastante
ancha. Aprenderá cómo
ajustar el tamaño de las
columnas en la lección 3,
“Trabajar con tablas”.

Si desea cancelar los
cambios de un campo del
registro, presione Esc. Para
cancelar los cambios de todo
el registro, presione Esc
dos veces.

Mover y eliminar campos
Después de empezar a utilizar una tabla, puede que se dé cuenta de que ha
incluido campos innecesarios o de que la introducción de datos sería más útil
si el orden de los campos fuese distinto. Eliminar campos, que aparecen en
columnas en la vista Hoja de datos, es distinto a eliminar registros individuales,
que aparecen en filas. Si elimina un campo, pierde todos los datos del campo de
todos los registros de la base de datos.
Puede eliminar o reorganizar los campos mostrando la tabla en la vista Diseño
y, a continuación, eliminando o reorganizando las filas. Cada fila de la vista
Diseño representa uno de los campos que aparece como columna en la vista
Hoja de datos. Por tanto, si elimina una fila en la vista Diseño, elimina un
campo en la vista Hoja de datos. Al mover y eliminar filas en la vista Diseño,
utilice el selector de filas para seleccionar todas las celdas de la fila.

49

En este ejercicio, va a cambiar el orden de los campos en tblSuites y a eliminar
el campo Ocupantes.
1

2

En la columna Nombre del campo, haga clic en la fila
ÁreaComplejo.
Aparece el selector de filas a la izquierda de la palabra
ÁreaComplejo.

3

Haga clic en el selector de filas de la fila ÁreaComplejo.
Access selecciona la fila ÁreaComplejo.

4

Arrastre el selector de filas hasta situarlo debajo del símbolo de la
clave principal que está a la izquierda de la fila IdSuite.
La fila ÁreaComplejo se coloca debajo de la fila IdSuite.

5

En la columna Nombre del campo, haga clic en la fila Ocupantes.
Aparece el selector de filas a la izquierda de la palabra Ocupantes.

6

Para eliminar una fila, también
puede hacer clic en Eliminar
filas del menú Edición o hacer
clic con el botón secundario
en el nombre del campo y
hacer clic en Eliminar filas en
el menú contextual que
aparece.

el botón Vista.

Haga clic en el selector de filas de la fila Ocupantes.
Access selecciona la fila Ocupantes.

7

Eliminar filas.
Aparece un cuadro de alerta que pregunta si desea eliminar los
campos permanentemente.

8

Haga clic en Sí.
Access elimina la fila Ocupantes de la tabla.

50

9

Si trata de pasar a la vista
Hoja de datos sin guardar los
cambios, Access le pide que
los guarde.

Guardar.
Access guarda la tabla.

10

Vista.

Eliminar registros
Eliminar un registro, una fila individual de datos que contiene información
de muchos campos, es un procedimiento sencillo que se debe llevar a cabo
cuidadosamente. Una vez que se elimina un registro, no se puede restaurar.
Por lo tanto, asegúrese de que elimina los registros correctos. Si va a eliminar
varios registros, es una buena idea crear una copia de seguridad de toda la base
de datos por si elimina los registros equivocados accidentalmente. A diferencia
de los campos, los registros se eliminan en la vista Hoja de datos.
Decide que tblSuites se debe limitar a los registros de las suites del edificio
Lake View. En este ejercicio, va a eliminar el registro de la suite del edificio
Mountain View.

Para eliminar un registro,
también puede hacer clic en
Eliminar registro del menú
Edición o hacer clic con el
botón secundario en el
registro y hacer clic en
Eliminar registro en el menú
contextual que aparece.

1

Haga clic en cualquier parte del registro de la suite del edificio
Mountain View.
Aparece el selector de registros a la izquierda del registro.

2

No ha de seleccionar el
registro completo para
eliminarlo.

el botón Eliminar registro.
Aparece un cuadro de alerta que pregunta si desea eliminar los
registros.

51

3

Haga clic en Sí.
Access elimina el registro.

4

tabla tblSuites.
La tabla se cierra.

En esta lección se ha explicado cómo crear una nueva base de datos, crear una
tabla en la vista Diseño y utilizar el Asistente para tablas, agregar campos a las
tablas, agregar datos a las tablas, modificar datos en las tablas, mover y
eliminar campos, y eliminar registros.
Si va a proseguir con la siguiente lección:
■

ventana Base de datos.
Se cierra la base de datos Database Fundamentals 02.

Si no va a proseguir con la siguiente lección:
■

ventana de Access.
Se cierran Access y la base de datos Database Fundamentals 02.

Ejercicio corto
1

¿Cómo se agrega un campo a una tabla?

2

¿Cómo se elimina un registro?

3

¿Qué técnicas le pueden ayudar a planear una base de datos?

4

¿Cómo se mueve un campo?

5

¿Qué es una clave principal?

6

¿Cuáles son las dos formas de crear una tabla?

7

¿Cómo se crea una base de datos?

8

¿Cómo se introduce un registro en una tabla?

9

¿Qué hace el tipo de datos Autonumérico?

Resumen de conceptos
Ejercicio 1: Cree una nueva tabla en la vista Diseño que muestre las

conferencias que se van a celebrar en Adventure Works. Cree campos para:
FechaConferencia con el tipo de datos Fecha/Hora
NúmDías con el tipo de datos Número
NúmParticipantes con el tipo de datos Número
NúmHabitaciones con el tipo de datos Número

52

Mueva el campo NúmHabitaciones para que aparezca sobre NúmDías y
elimine el campo NúmParticipantes. Cierre la tabla sin guardar los cambios.
Ejercicio 2: Abra tblProveedores en la vista Diseño y elimine los campos

Dirección, Ciudad, CódPostal y EdoOProv. Agregue un campo para
TipoNegocio e introduzca estos dos registros:
NombreProveedor: Party Eternal
TipoNegocio: Material de entretenimiento
Y
NombreProveedor: Ritzy Restaurant Supply
TipoNegocio: Elementos decorativos para el restaurante
Imprima la tabla, elimine el registro de Party Eternal y, a continuación, cierre la
tabla.
Ejercicio 3: Puesto que Adventure Works tiene muchas atracciones integradas

y buenos restaurantes, los huéspedes desearían saber detalles de otros
restaurantes, lugares de esparcimiento y otras atracciones que estén cerca del
complejo. Agregue una nueva tabla a la base de datos Database Fundamentals
02 y denomínela tblAtracciones. La tabla debe contener el nombre de la
atracción, su ubicación o dirección, la distancia aproximada en km desde el
complejo, un número de teléfono, un vínculo al sitio Web de la atracción si lo
hay y una breve descripción de las actividades. Incluya cualquier otro campo
que considere útil en esta tabla. Cuando haya terminado de crear la tabla,
guárdela y cierre la base de datos.
Ejercicio 4: Abra la base de datos Database Fundamentals 02 y abra la tabla

tblAtracciones que acaba de crear. Pase a la vista Hoja de datos si es necesario
e introduzca al menos cinco atracciones. Los tipos de atracciones en las que
estarían interesados los huéspedes podrían incluir un cine, un campo de golf,
vuelos en globo, edificios o lugares históricos, o cualquier otra cosa que se le
ocurra. Cree los datos para las cinco atracciones y cierre la tabla y la base
de datos.
Ejercicio 5: Cree una nueva base de datos y guárdela en la carpeta de

prácticas. Esta base de datos contendrá información sobre su colección personal
de música. Asigne el nombre MiMúsica_XXX a la base de datos, donde las
XXX se sustituyen por sus iniciales. Cree una tabla que contenga la
información sobre su colección de música. Incluya todos los campos que
considere adecuados, pero como mínimo debe incluir el nombre del artista, la
compañía discográfica, el año de lanzamiento, el formato (CD, mini-CD, MP3,
vinilo, etc.) y la clasificación que va a asignar en función de cuánto le guste, de
una a cinco estrellas por ejemplo. Cuando haya creado la tabla, guárdela y pase
a la vista Hoja de datos, y agregue al menos diez elementos a la tabla.

53

LECCIÓN 3

Trabajar con tablas
 Cambiar el formato de una tabla.
 Ordenar los registros de una tabla.
 Buscar registros en una tabla.
 Utilizar filtros en una tabla.
 Establecer relaciones entre tablas.
 Crear hojas secundarias de datos.
 Importar registros desde un origen externo.
Microsoft® Access proporciona muchas formas de cambiar la entrada, el formato,
las propiedades, la organización y el almacenamiento de información en las
tablas de base de datos. A medida que las tablas de las bases de datos son más
útiles, también lo son las propias bases de datos.
Para reducir los errores durante el proceso de introducción de datos, puede
modificar campos individuales dentro de las tablas para aceptar sólo algunos
tipos o formatos específicos de datos. Por ejemplo, puede establecer un campo
Fecha para que acepte sólo seis números y que Access inserte automáticamente
barras diagonales entre los números para que todas las fechas del campo
aparezcan con el formato 27/10/99. Puede reducir más el tiempo que tarda en
escribir la información importándola desde otras tablas u hojas de datos a
Access.
Después de introducir los datos en la tabla, puede reorganizarlos mediante una
ordenación para que se muestre la información numérica o alfabéticamente.
Por ejemplo, puede organizar una tabla de contratación de empleados por fecha
de contratación, propuesta de salario o cargo. Si desea ver sólo parte de la
información de una tabla, puede utilizar un filtro para restringir los datos que
aparecen especificando los criterios que desee ver, como los registros de los
empleados que ganan más de 30.000 € o los que se contrataron a partir del
1 de enero.
Cuando haya muchas tablas en una base de datos, quizá se dé cuenta que pasa
mucho tiempo desplazándose por ellas. Puede ahorrar tiempo estableciendo
relaciones entre las tablas que contengan campos similares y creando hojas
secundarias de datos que muestren los datos de una tabla en la otra.
Para llevar a cabo los procedimientos de esta lección, deberá utilizar los
archivos denominados Database Fundamentals 03 e ImportPractice de la
carpeta Practice situada en el disco duro del equipo.

54

Formato de la hoja de datos
de una tabla
Al crear una tabla, Access le aplica automáticamente el formato de fuente Arial
de 10 puntos y líneas de cuadrícula plateadas. Access usa esta información
predeterminada porque es fácil de leer en la pantalla del equipo.

Si no desea utilizar el formato predeterminado, puede personalizar el aspecto
de la tabla cambiando la fuente, el tamaño de fuente y sus propiedades; por
ejemplo, si la fuente está en negrita o en cursiva. También puede cambiar
el color de fondo, modificar el color de las líneas de la cuadrícula o asignar
un efecto especial para que las celdas parezcan con relieve o en bajo relieve.
Puede cambiar el alto y el ancho de las filas y de las columnas, congelar las
columnas e incluso ocultarlas. La ilustración que aparece a continuación
muestra la tabla anterior con una celda en bajo relieve y la fuente Times
New Roman de 14 puntos.
El efecto de celda Con
relieve no se ve si el fondo
de la tabla es blanco o si
las líneas de la cuadrícula
de la tabla son de colores.

55

Como puede ver en la ilustración anterior, no se ven todos los datos porque las
columnas de los campos son demasiado estrechas. De forma predeterminada,
Access establece los anchos de columnas en 2,5 cm y no ajusta los anchos de
las columnas si el tamaño de fuente y el formato hacen que el texto ocupe más
de 2,5 cm.
La forma más fácil de hacer que una columna tenga el ancho necesario para
mostrar todos los datos es hacer doble clic en la línea que separa una columna
de la siguiente. Access ampliará automáticamente la columna al tamaño correcto
para que se muestren todos los datos. Para ampliar o reducir el ancho de una
columna respecto a este ajuste automático, mueva el puntero del mouse (ratón)
sobre la línea situada entre los nombres de los campos hasta que la forma del
puntero cambie para adoptar la de una flecha con dos puntas de ajuste de tamaño
y arrastre el borde de la columna hacia la izquierda o hacia la derecha.
En este ejercicio, va a abrir la base de datos Database Fundamentals 03, a
cambiar la fuente de la tabla tblEmployees a Times New Roman de 12 puntos
y negrita, a cambiar el fondo de la tabla a azul claro, a utilizar un efecto
especial para que las celdas aparezcan en relieve y, finalmente, a ajustar los
anchos de las columnas para que se adapten a los cambios de formato.
1

Con Access abierto, haga clic en el botón Abrir de la barra de
herramientas Base de datos.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

2

Haga clic en la flecha abajo del cuadro Buscar en, en el icono
del disco duro y, a continuación, haga doble clic en la carpeta
Unlimited Potential.

3

Haga doble clic en la carpeta Practice.

4

Haga clic en la base de datos Database Fundamentals 03 y en Abrir.
Aparece la ventana de base de datos de Database Fundamentals 03.

5

En la barra Objetos, haga clic en Tablas, si fuese necesario.

6

Haga clic en tblEmployees y después en Abrir en la barra
de herramientas de la ventana Base de datos.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

56

Observe que la tabla
aparece con el formato
predeterminado de fuente
que es Arial de 10 puntos
y líneas de cuadrícula
plateadas.

7

8

En esta barra de herramientas, haga clic en la flecha abajo del
cuadro Fuente, desplácese hacia abajo y, a continuación, haga
clic en Times New Roman.
El tipo de fuente cambia a Times New Roman.

9

En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Negrita.
El formato de la fuente cambia a negrita.

10

También puede modificar
las propiedades de la fuente
haciendo clic en el comando
Fuente del menú Formato
para que se muestre el
cuadro de diálogo Fuente.

En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en
Formato (hoja de datos), si es necesario.
Aparece la barra de herramientas Formato.

En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha abajo
del cuadro Tamaño de fuente y después en 12.
El formato de la fuente cambia a 12 puntos.

57

11

del cuadro Color de fondo o de relleno y, a continuación, en un
cuadrado azul claro.
El color de fondo de la tabla cambia a azul claro.

12

del cuadro Efecto especial y después en la opción Con relieve,
que es la segunda.
El aspecto de la tabla cambia adoptando el efecto de celda
con relieve.

13

Mueva el puntero del mouse sobre la línea situada entre los
nombres de campo Dirección y Ciudad hasta que la forma del
puntero cambie para adoptar la de una flecha con dos puntas
de ajuste de tamaño.

14

Haga doble clic en la línea.
La columna se amplía para que el registro más largo del campo
Dirección, 241 W. 29th Avenue, se vea entero.

15

Haga doble clic en la línea situada entre los campos Ciudad
y EdoOProv.
La columna se amplía para que el registro más largo del campo
Ciudad, Sandyland Cove, se vea entero.

16

Desplácese a la derecha y haga doble clic en la línea situada entre
los nombres de campo TeléfonoCasa y Notas.
La columna se amplía para que se vean los números de teléfono.

También puede modificar el
formato de la hoja de datos
Hoja de datos del menú
Formato para que se muestre
el cuadro de diálogo Formato
de hoja de datos.

Asimismo puede cambiar el
ancho de columna haciendo
clic en la columna que desee
cambiar y en el comando
Ancho de columna del menú
Formato para que aparezca
el cuadro de diálogo Ancho
de columna. El ancho de las
columnas se mide mediante
el número de caracteres
del campo; por tanto, una
columna de 4 contiene
cuatro caracteres.

58

Puede recuperar el ancho
de columna predeterminado
haciendo clic en la columna
que desee cambiar, en el
comando Ancho de columna
del menú Formato y, a
continuación, en Ancho
estándar del cuadro de
diálogo Ancho de columna.
Puede cambiar el ancho de
columna predeterminado
Opciones del menú
Herramientas, en la ficha
Hoja de datos del cuadro
de diálogo Opciones y, a
continuación, escribiendo
un nuevo valor en el cuadro
Ancho de columna
predeterminado.

17

En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic
en el botón Guardar.
Access guarda la tabla.

18

tabla tblEmployees.
La tabla se cierra.

Estos pasos se pueden seguir para exportar un objeto de Access, no sólo tablas.

Ordenar los registros de una tabla
Aunque no siguiera ningún orden en particular cuando introdujo los datos de
una tabla, puede organizar los datos de un campo alfabética o numéricamente
y de forma rápida mediante una ordenación. Existen dos tipos de ordenación:
ascendente y descendente. La ordenación ascendente organiza los datos de
un campo del valor más bajo al más alto o en orden alfabético empezando
por la letra A. El orden descendente tiene el efecto contrario; organiza los
datos del valor más alto al más bajo o en orden alfabético inverso empezando
por la letra Z.

59

Para reorganizar los datos, haga clic en el campo que contiene los valores que
desea ordenar y, a continuación, en el botón Orden ascendente o en el botón
Orden descendente de la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla. Por
ejemplo, Adventure Works tiene una tabla que realiza el seguimiento de los datos
de los empleados y tiene campos para el Id. de empleado, Apellidos y Nombre,
entre otros. Para ordenar los registros de la base de datos por Id. de empleado,
haga clic en el campo IdEmpleado y después en el botón Orden ascendente.
Para ver los datos de los empleados en orden alfabético por apellido, haga clic
en el campo Apellidos y, a continuación, en el botón Orden ascendente.
Aunque ordene utilizando los datos de un solo campo de un registro, se mueven
juntos todos sus campos. Esta característica mantiene los datos relacionados
juntos durante las ordenaciones y evita que accidentalmente separe los datos
de los registros.
En este ejercicio, va a ordenar los datos de tblHumanResourcesData para que
el registro del empleado con el salario más alto aparezca en la parte superior.
A continuación, puede realizar otra ordenación para que los Id. de empleado
aparezcan ordenados.
1

En la parte superior aparece
el registro del empleado que
gana el salario más alto,
45.200 €.

Haga clic en un registro del campo Salario y, a continuación, en el
botón Orden descendente de la barra de herramientas Hoja de
datos de la tabla.
Access organiza la tabla en orden descendente por salario.

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