Introducción a Hojas de Cálculo

Introducción a Hojas
de Cálculo -
Contenido
Introducción 2
Lección 1 Conceptos básicos de hojas
de cálculo 11
Lección 2 Modificación y formato de hojas
de cálculo 33
Lección 3 Dar formato a celdas 58
Lección 4 Cambio de las opciones de impresión 80
Lección 5 Trabajo con filas, columnas,
hojas de cálculo y libros 95
Lección 6 Trabajo con gráficos 109
Lección 7 Realización de cálculos básicos 132
Lección 8 Uso de funciones financieras
y lógicas básicas 153
Lección 9 Uso de hojas de cálculo con Internet 166
Apéndice Objetivos principales de los exámenes
de MOS (Microsoft Office Specialist)
para Excel 2002 178

2

Introducci ón
Ahora más que nunca, los adultos tienen que reinventarse a sí mismos en
muchas ocasiones para estar al día de los grandes cambios que se producen
en el mundo del siglo XXI.
Microsoft® Unlimited Potential (UP) es un programa global centrado en
mejorar el aprendizaje de jóvenes y adultos al proporcionar conocimientos
tecnológicos a través de centros comunitarios de aprendizaje tecnológico
(CTLC). Microsoft cree que fomentando la enseñanza de conocimientos
técnicos podemos ayudar a crear oportunidades sociales y económicas que
ayuden a cambiar las vidas de las personas y a transformar las comunidades.
Al participar en los cursos UP, los alumnos se centrarán en los conocimientos
técnicos que necesitan para utilizar diversas aplicaciones. Todos los cursos UP
enseñan conocimientos tecnológicos de manera práctica que resaltan las
aplicaciones reales de la tecnología, desde informática básica y alfabetización
informática hasta fotografía digital, diseño de páginas Web o software de
productividad.
Los cursos UP están pensados para su uso dentro de la comunidad y en
centros de enseñanza de tecnología, ya sea en el contexto de un aula o para
autoaprendizaje. En el caso de los cursos relacionados con información
introductoria y tecnologías de comunicaciones (alfabetización informática,
Internet, World Wide Web, medios digitales y aplicaciones de productividad),
no se supone experiencia previa con la tecnología o el software.

A quién va dirigido este programa
Todos los cursos del programa Microsoft UP están diseñados para motivar a
los jóvenes y adultos que desean aprender nuevas tecnologías o aumentar
sus conocimientos tecnológicos actuales, ya sea por razones personales o
profesionales. Los cursos tienen en cuenta el hecho de que los adultos suelen
llegar a las experiencias de aprendizaje con una amplia variedad de
experiencias previas, expectativas y conocimientos:
Los alumnos comunitarios desean emplear su tiempo y su dinero
sabiamente. Este programa se ha diseñado para prever,
comprender y centrarse en la necesidad de estos alumnos
de una instrucción eficiente y efectiva.
Una instrucción bien diseñada tiene en cuenta los conocimientos
previos de los alumnos comunitarios y aporta nuevos
conocimientos. Este programa da cabida a una amplia variedad
de conocimientos y habilidades ya existentes. Cada curso tiene en
cuenta tareas y niveles de conocimientos comunes.

3

Los alumnos comunitarios van a aprender y esperan que se les
trate como personas independientes, únicas y capaces. Este
programa puede utilizarse en un aula o como herramienta para
el autoaprendizaje a su propio ritmo.
Los alumnos comunitarios, orientados a la acción, esperan que lo
aprendido sea aplicable directamente a sus responsabilidades
profesionales, así como a sus fines personales. Este programa
contiene muchos ejemplos prácticos del mundo real y aplicaciones
diseñadas para atraer a una amplia gama de alumnos adultos.
Por encima de todo, cada curso UP está diseñado para enseñar conocimientos
de tecnología pero siempre teniendo presente el uso de la tecnología para
mejorar las oportunidades individuales, la productividad, la preparación para
el trabajo y la calidad de vida.

Ofertas y objetivos de los cursos
El programa UP cumple los estándares educativos de Microsoft e
internacionales. Como tal, el programa de estudios ofrece los siguientes cursos
introductorios sobre equipos, software y tecnología digital:
Conceptos básicos de informática
Este curso ofrece a los alumnos una base sólida de los conceptos
básicos de la informática y los fundamentos de hardware, software,
sistemas operativos, Internet, etc.
Conceptos básicos de medios digitales
Este curso enseña a los alumnos cómo empezar con los medios
digitales, incluyendo fotografía digital, audio y vídeo digital.
Conceptos básicos de Internet y del World Wide Web
Este curso enseña cómo explorar el Web, utilizar motores de
búsqueda, trabajar con correo electrónico y crear páginas Web.
Conceptos básicos de diseño Web
Este curso explica todo el proceso de diseño de páginas Web,
desde los fundamentos de HTML hasta las estrategias para
diseñar y crear un sitio Web completo.
Conceptos básicos de procesamiento de textos
Este curso se centra en cómo utilizar un procesador de textos para
escribir y revisar diversos documentos personales y comerciales,
desde cartas y memorandos sencillos hasta documentos complejos
que contienen gráficos y tablas.

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Conceptos básicos de presentaciones
Este curso trata todo lo necesario para crear presentaciones
electrónicas convincentes, desde la creación de presentaciones
con diapositivas básicas hasta cómo agregar gráficos, vídeo y
audio para conseguir presentaciones multimedia completas.
Conceptos básicos de bases de datos
Este curso presenta los fundamentos del uso de una base de datos
relacional para crear tablas, formularios e informes.
Conceptos básicos de hojas de cálculo
Este curso enseña a los alumnos los conceptos básicos de las
hojas de cálculo incluyendo la creación de hojas de cálculo, la
modificación de datos, la creación de diagramas y gráficos, y la
publicación de una hoja de cálculo en el Web.
Cada curso utiliza tareas y proyectos para desarrollar competencias en cuanto
a la tecnología de información básica y las aplicaciones de productividad de
sobremesa mediante el tratamiento de los temas siguientes:
Conceptos básicos de la tecnología de la información
Uso del equipo y administración de archivos
Procesamiento de textos
Hojas de cálculo
Bases de datos
Presentaciones
Alfabetización sobre Internet, World Wide Web y correo electrónico
Entre las áreas temáticas principales se incluyen las siguientes:
Fundamentos de la informática (hardware, software, sistema
operativo)
Principales aplicaciones de software (aplicaciones de productividad)
Internet, World Wide Web y correo electrónico
El programa UP ofrece materiales para los alumnos y para los instructores que
son flexibles, confiables, económicos y orientados a los resultados. De acuerdo
con el contrato de copyright, los instructores pueden duplicar y personalizar
todos los materiales y archivos para mejorar el proceso de aprendizaje.

5

Cómo está organizado el curso
Cada curso del programa Microsoft UP empieza con los conceptos básicos y
pasa rápidamente hacia conocimientos y técnicas intermedios. Los tutoriales
prácticos construyen de forma experta sus conocimientos paso a paso. Al
estudiar con un enfoque basado en tareas, aprende algo más que simplemente
las características del software. Aprende a realizar tareas de la vida real, de
forma que pueda aumentar su productividad inmediatamente utilizando la
tecnología.
Cada lección empieza con unos objetivos de aprendizaje en viñetas. Cada
objetivo especifica una tarea determinada que podrá realizar cuando complete
la lección.
Los tutoriales paso a paso son el eje central de cada lección. Las lecciones
se basan en tareas que puede encontrar en el mundo laboral cotidiano. Este
enfoque le permite ver rápidamente la importancia del aprendizaje. El enfoque
basado en tareas está imbricado en toda la serie, incluyendo la organización de
lecciones dentro de cada unidad, los títulos de las lecciones y las situaciones de
ejemplo elegidas para los archivos de prácticas. Los conceptos se presentan e
ilustran con ejemplos de muchas situaciones de la vida real, la tecnología se
explica claramente y los ejercicios prácticos le permiten empezar a aplicar
inmediatamente lo que sabe. La mayoría de las lecciones terminan con 4 ó 5
ejercicios prácticos de dificultad creciente, y desafían al alumno a entender y
aplicar lo aprendido.

Características especiales
Objetivos de aprendizaje. Establecen claramente los objetivos
de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que
aprenderá. Los objetivos de aprendizaje se tratan de manera
coherente y constituyen la estructura de las lecciones, lo que le
ayuda a captar la información más importante y a preparar las
habilidades de aprendizaje.
Tutoriales paso a paso. Los pasos numerados contienen
instrucciones detalladas paso a paso que le ayudan a aprender.
Cada tutorial incluye numerosas ilustraciones que le guían por el
proceso de aprendizaje. Con cada curso se ofrecen archivos de
ejemplo.
Sugerencias. En toda la lección se incluyen sugerencias útiles
y formas alternativas de realizar las tareas que le ofrecen
información adicional, métodos abreviados y posibles problemas,
así como comentarios acerca de lo que está aprendiendo.
Notas. En todo el texto de la lección encontrará información
adicional que le permite profundizar más en un tema.
Importante. Las notas especiales ofrecen precauciones o
instrucciones especiales.

6

Barras laterales. Las barras laterales de algunos de los cursos
contienen temas parentéticos, información adicional o
explicaciones más extensas, como momentos interesantes en la
historia de la informática, los entresijos de la ley del copyright o lo
que tiene que saber acerca de los colores seguros que hay que
utilizar en una página Web.
Jerga. Estas notas al margen de algunos de los cursos ofrecen
definiciones de términos técnicos.
¡Pruébelo! Estas barras laterales especiales de algunos cursos
ofrecen minitutoriales rápidos para comprobar sus conocimientos.
Archivos de prácticas. Unos documentos de ejemplo le ayudan a
completar los ejercicios presentados al final de las lecciones de
varios cursos. Las lecciones basadas en proyectos empiezan con
una lista de todos los archivos que necesitará para completar el
proyecto.
Puntos clave o Resumen de la lección. Los resúmenes de lo
que ha aprendido en una lección sirven como recordatorio de los
puntos clave y le indican lo que debe hacer a continuación.
Ejercicio corto. Los ejercicios cortos incluidos al final de cada
lección evalúan lo que ha aprendido y cómo podría aplicarlo.
Esta evaluación al final de la lección va más allá de una simple
recapitulación de lo aprendido, al pedirle que explique cómo
realizar ciertas tareas.
Resumen de conceptos. Estos ejercicios incluidos al final de
cada lección le permiten practicar la aplicación de lo aprendido a
proyectos del mundo real. Muchos de estos ejercicios se basan
unos en otros para ofrecer un conjunto creciente de desafíos que
ponen a prueba sus conocimientos.
Apéndices. Los objetivos para el examen de especialista en
Microsoft Office de cada curso se enumeran en un apéndice
al final del libro.

Archivos d e prácticas
En varios de estos cursos se incluyen documentos de ejemplo y otros archivos
para acelerar el aprendizaje y ofrecer ejemplos terminados que puede
comparar con su propio trabajo. En cada lección se explica cuándo y cómo
utilizar los archivos de prácticas para esa lección. Muchas de las lecciones se
basan en situaciones de la vida real para que pueda aplicar fácilmente los
conocimientos aprendidos a su propia situación.
Por ejemplo, Conceptos básicos de diseño Web incluye todos los ingredientes
para crear varios sitios Web con FrontPage: los archivos de texto, los archivos
gráficos y los archivos HTML necesarios para crear un sitio Web atractivo.

7

Puede elegir entre trabajar con estos archivos como parte de la instrucción en el
aula en los centros comunitarios de tecnología y aprendizaje o bien puede
utilizarlos para aprender por su cuenta.
El instructor instalará todos los archivos de prácticas en la unidad de disco duro
de cada equipo. Dependiendo del curso concreto que vaya a realizar, los
archivos se almacenarán en carpetas llamadas Practice de cada curso. Los
archivos de cada curso se encuentran en las carpetas del curso correspondiente,
bajo la carpeta Unlimited Potential de la unidad C: . Su instructor le explicará
cómo ir a los archivos del curso que va a realizar.

Requisitos del sistema
Todos los equipos del aula o del centro comunitario de aprendizaje deben
cumplir las condiciones mínimas siguientes para ejecutar Microsoft Office XP
y permitir a los alumnos el trabajo con los archivos de prácticas empleados en
muchas de las lecciones.
Un equipo personal que ejecute Microsoft Office XP con un
procesador Pentium a 133 megahercios (MHz) o superior.
Sistema operativo Windows XP.
128 MB de RAM como mínimo, además de 8 MB de RAM adicionales
para cada programa de Office que se ejecute simultáneamente.
Al menos 58 MB de espacio disponible en disco (después de instalar
Microsoft Office XP).
Una unidad de CD-ROM.
Un monitor con resolución Super VGA (800 x 600) o superior con
256 colores; se recomienda un monitor de 15 pulgadas como mínimo.
Un mouse (ratón), IntelliMouse u otro dispositivo señalador
compatible.

Acerca del equipo de aut ores
Gran parte del material de estos cursos se basa en los puntos fuertes del
enfoque ya probado que Microsoft desarrolló y refinó para sus series Step by
Step Courseware, y sus series de libros Step by Step y Faster Smarter. Los
instructores, especialistas de diseño educativo, autores y expertos en tecnología
que aportaron el contenido de estos libros y cursos poseen unos extensos
conocimientos en tecnología y gran experiencia didáctica.

8

Convenciones utilizadas en este curso
Este curso utiliza fuentes, símbolos y convenciones de títulos especiales para
resaltar la información importante o para llamar su atención sobre pasos
especiales. Para obtener más información acerca de las características
disponibles en cada lección, consulte la sección Características especiales
de esta Introducción.

Convención Significado
Texto en cursiva Este formato indica un término clave
utilizado por primera vez, como
banda ancha o World Wide Web.
Texto en negrita Este formato indica el texto que usted
debe escribir.
O bien
Indica un término clave que se emplea
por primera vez.
Fuente Sans-serif Este formato se utiliza para resaltar
texto que forma parte de los pasos de
los tutoriales.

nota
Las notas ofrecen información
adicional que le permite profundizar
en un tema.

sugerencia
Ofrecen sugerencias útiles y formas
alternativas de realizar tareas.

importante
Las notas especiales ofrecen
precauciones o instrucciones
especiales.

Puede buscar y descargar
Las notas al margen recuadradas
software antivirus en Internet. ofrecen información adicional y
comentarios sobre el texto.

9

Características de las lecciones

Los objetivos de la lección
establecen claramente los
objetivos de enseñanza para
cada lección, de forma que
entienda lo que aprenderá.

Cada tema
empieza con
información
que explica
conceptos y
técnicas.

Las notas Los pasos numerados
al margen ofrecen instrucciones
incluyen detalladas para realizar
sugerencias e una tarea.
información
adicional.

Las notas
importantes
contienen
instrucciones
especiales.
Las sugerencias ofrecen
consejos útiles, métodos
abreviados y formas alternativas
de realizar una tarea.

Los términos importantes
se muestran en negrita y
se definen la primera vez
que se utilizan.

Las ilustraciones ofrecen
información visual mientras
que estudia la lección.

10

Resumen de la lección
trata problemas
restantes de la
administración de
archivos para terminar
la lección.

Los ejercicios
de Resumen
de conceptos
le desafían a
que aplique
lo que ha
aprendido
y le obligan
a aplicar los
conocimiento
s de una Las preguntas de
forma nueva. Ejercicio corto, con
respuestas breves, le
plantean preguntas
sobre los conceptos
expuestos en la
lección.

11

LECCIÓN 1

Conceptos básicos de
hojas de cálculo
Una vez completada esta lección, podrá:
n Crear un libro.
n Crear un libro a partir de una plantilla.
n Conocer los elementos de la ventana de Microsoft Excel.
n Seleccionar celdas.
n Introducir texto, números y fechas en una hoja.
n Introducir un rango de datos.
n Modificar el contenido de celdas.
n Desplazarse entre hojas.
n Asignar nombre y guardar un libro.
n Abrir un libro.
n Cambiar el nombre de una hoja.
n Ver una vista preliminar e imprimir una hoja.
n Cerrar un libro y salir de Excel.

Microsoft® Excel es un programa excelente para organizar, dar formato y
calcular datos numéricos. Excel muestra los datos en un formato de filas y
columnas, con líneas de cuadrícula entre las filas y las columnas, de manera
similar a los libros mayores contables o al papel de gráficos. Por tanto, Excel
resulta idóneo para trabajar con datos numéricos para contabilidad, investigación
científica, recopilación de datos estadísticos y cualquier otra situación que pueda
beneficiarse de la organización de datos en un formato tipo tabla. Los profesores
suelen grabar las notas de los alumnos en Excel y los directores suelen almacenar
listas de datos, como registros de inventario o de personal, en Excel. A medida
que realice este curso aprenderá cómo Excel simplifica la realización de cálculos
con datos numéricos y ofrece docenas de formas de dar formato a los datos para
su presentación, incluyendo gráficos e informes.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo
Employee Information.xls de la carpeta Lesson01 que se encuentra en la
carpeta Practice del disco duro.

12

Creación de un libro
Para iniciar Excel debe utilizar cualquiera de los métodos utilizados para iniciar
otros programas de Microsoft Windows®. Un método frecuente es hacer clic en
el botón Inicio, seleccionar Todos los programas y elegir Microsoft Excel en el
submenú. También puede hacer clic en un icono de acceso directo, si existe
alguno, en el escritorio o en la barra Inicio rápido.

Cada libro abierto se Cuando inicia Excel se abre de manera predeterminada un libro en blanco con
representa en un botón de el título Libro1. Un libro es un archivo que puede contener varias hojas. A su
Excel en la barra de tareas. vez, una hoja es una cuadrícula de filas y columnas en la que puede introducir
Es fácil hacer clic en un
botón para ver un libro
datos. Por ejemplo, puede crear cuatro hojas de presupuesto en un mismo libro
diferente. Si tiene muchas donde cada hoja contenga el presupuesto para un trimestre del próximo año
aplicaciones abiertas, cada fiscal. Si es un profesor y utiliza Excel, puede crear hojas de notas en el mismo
aplicación tendrá un botón en
libro y almacenar en cada hoja las notas de un semestre de la misma clase.
el que puede ver una lista de
los archivos abiertos. Como puede ver, un libro le permite agrupar hojas que contienen datos
relacionados. Después de crear un libro puede guardarlo como un único
archivo en el disco duro.
En este ejercicio iniciará Excel, creará un libro estándar y cerrará el libro.
1 En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio,
seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Excel.
Se abrirá Excel con Libro1 listo para usar.

2 En la sección Nuevo del panel de tareas Nuevo libro, haga clic en
Libro en blanco.
Excel creará un libro llamado Libro2 y desaparecerá el panel
de tareas.
3 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Excel cerrará Libro2 y volverá a aparecer Libro1.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

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Creación de un libro a part ir de
una plantilla
Si necesita otro libro en blanco, puede crearlo en cualquier momento, incluso
aunque tenga un libro abierto. Excel también ofrece plantillas que le permiten
crear libros ya configurados para hacer un seguimiento de determinados tipos
de datos, como información de facturas o de pedidos de compra. Para crear un
nuevo libro basado en una plantilla, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo;
aparecerá el panel de tareas Nuevo libro. En la sección Nuevo a partir de una
plantilla, elija Plantillas generales.

En el cuadro de diálogo Plantillas puede elegir la ficha Soluciones de hoja de
cálculo o la ficha Plantillas de plan comercial y seleccionar una de las plantillas
que se muestran.

Conceptos bási cos de los elementos
de la ventana
Muchos elementos de la ventana de Excel son similares a los de las ventanas
de otros programas Windows. En el gráfico siguiente se destacan las partes
más importantes de Excel, siendo las dos últimas nuevas en Excel 2002: la
ventana de libro, la barra de menús principal, la barra de fórmulas, las barras
de herramientas Estándar y Formato, el cuadro Escriba una pregunta y el panel
de tareas.

14

En la tabla siguiente se describen los elementos de la ventana de Excel.

Elemento Descripción
Barra de título Identifica el programa actual y el nombre del
libro actual.
Barra de menús Muestra los nombres de los menús de Excel.
Barras de herramientas Le permite un acceso rápido a funciones que
se utilizan con frecuencia, como dar formato,
alinear y calcular totales de las entradas de las
celdas. Las barras de herramientas Estándar y
Formato aparecen de manera predeterminada.
Cuadro de nombre Muestra la dirección de la celda activa.
Barra de fórmulas Muestra el contenido de la celda activa.
Panel de tareas Le permite abrir archivos, pegar datos del
Portapapeles, crear libros en blanco y crear
libros de Excel basándose en archivos
existentes.
Cuadro Escriba Cuando escribe una pregunta en este cuadro,
una pregunta muestra los temas de ayuda coincidentes con
su solicitud.
Barra de estado Muestra información acerca de un comando
seleccionado. También indica el estado
(activado o desactivado) de las teclas Bloq
Mayús y Bloq Num.

15

(continúa)
Elemento Descripción
Barras de desplazamiento Incluyen una barra de desplazamiento
vertical y horizontal y cuatro flechas de
desplazamiento, cada una de las cuales se
utiliza para mostrar distintas áreas de la hoja.
Botón Seleccionar todo Selecciona todas las celdas de una hoja.
Fichas de hojas Le permiten ver las hojas del libro abierto.
Hoja Una cuadrícula de columnas verticales
(identificadas por caracteres alfabéticos) y
filas horizontales (identificadas por dígitos
numéricos). La intersección de las columnas
y las filas constituyen las celdas. Cada celda
puede identificarse por una referencia de
celda completa, o dirección, que consta de las
coordenadas de columna y fila de dicha celda;
por ejemplo, B3.
Celda activa La celda, designada por un borde grueso,
que se verá afectada cuando escriba o
modifique datos.
Botón Minimizar Minimiza la ventana y la convierte en un
botón de la barra de tareas.
Botón Maximizar/ Alterna entre maximizar una ventana y
Restaurar restaurar una ventana al tamaño que tenía
anteriormente.
Botón Cerrar Cierre la ventana en la que aparece el botón.
Información de pantalla Un pequeño cuadro emergente que muestra el
nombre de un objeto o de un botón de barra
de herramientas si lo señala con el puntero del
mouse (ratón).

Una gran ventaja que ofrece el panel de tareas es que agrupa en un único lugar
muchas acciones comunes, como abrir o crear archivos, y permite llevar a cabo
estas acciones con un único clic del mouse. El único inconveniente del panel de
tareas es que ocupa un valioso espacio de la pantalla. Afortunadamente, puede
mostrarlo u ocultarlo fácilmente. En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas;
Excel ocultará el panel de tareas si se estaba mostrando o lo mostrará si
está oculto.

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La ventaja de incluir el cuadro Escriba una pregunta en la ventana principal
de Excel es que puede obtener ayuda rápida y fácilmente cuando tiene fresca
la pregunta, sin agregar ningún paso adicional que pueda distraerle de su
pregunta. Con esta característica ya no tendrá que ir al menú Ayuda o al
Ayudante de Office cuando necesite ayuda.
En este ejercicio trabajará con elementos de la ventana de Excel.
1 Seleccione el botón Asistente para gráficos de la barra de
herramientas Estándar durante unos segundos.
Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras
Asistente para gráficos.
2 Seleccione el cuadro de nombre, que contiene la dirección de
celda A1.
Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras
Cuadro de nombres.

3 Haga clic en el botón Opciones de barra de herramientas al final de
la barra de herramientas Formato.
Aparecerá un menú con opciones.

4 Seleccione el comando Agregar o quitar botones.
Aparecerá un menú con comandos adicionales.

17

5 Seleccione Formato en el submenú.
Aparecerá un menú con las opciones de formato.

18

6 Sitúe el puntero del mouse sobre cada botón de la barra de
herramientas recién mostrado.
Aparecerá una Información de pantalla que explica la función de
cada botón.
7 Cuando haya terminado, haga clic en cualquier lugar fuera de los
menús abiertos para cerrarlos.

Selección de cel das
Para poder introducir datos en una hoja debe identificar la celda (la intersección
de una fila y una columna) en la que desea poner los datos. Esto se conoce como
seleccionar la celda. Puede seleccionar una única celda, una fila, una columna, y
grupos de celdas adyacentes y no adyacentes.
Para seleccionar una única celda, basta con hacer clic en ella. Cuando una celda
está seleccionada, tiene un borde negro alrededor y esa celda se convierte en la
celda activa, como se muestra en la ilustración siguiente.

Cuando selecciona una
celda, el texto de su propio
selector de fila (el botón de
color gris que hay en el
extremo izquierdo de su fila)
y su selector de columna (el
botón gris situado en la parte
superior de su columna)
aparece en negrita.
Esa característica hace
que sea más fácil ver las
coordenadas de fila y
columna de la celda
seleccionada. Además,
la dirección de celda aparece
en el cuadro de nombres.

Puede seleccionar todas las celdas de una hoja si hace clic en el botón
Seleccionar todo situado en la esquina superior izquierda de la hoja.

19

Puede seleccionar una única fila o columna de la hoja si hace clic en el selector
de fila o de columna correspondiente.

En este ejercicio seleccionará toda una fila y toda una columna de la
hoja actual.
1 Haga clic en el selector de la columna D.
Se seleccionará la columna D.
2 Haga clic en el selector de la fila 1.
Se seleccionará la fila 1.
3 Haga clic en el selector de la columna B y arrastre el puntero del
mouse hasta el selector de la columna E.
Se seleccionarán las columnas.
4 Haga clic en cualquier celda de la columna G.
Se anulará la selección de las columnas B, C, D y E.

Selección de un rango de celd as
Un rango suele estar identificado por las referencias de su primera y última
Otra forma de seleccionar un
rango de columnas consiste
celdas, con un signo de dos puntos entre ellas. Por ejemplo, el rango vertical
en hacer clic en el primer que va desde la celda A1 hasta la celda A9 se identifica como A1:A9. Del
selector de columna del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda C3 hasta la celda G3 se
rango, mantener presionada
la tecla Mayús y hacer clic en
identifica como C3:G3. Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas
el último selector de columna se identifican por las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior
del rango. Este mismo izquierda e inferior derecha de ese bloque (C5:F9), como se muestra en la
método es válido para
ilustración siguiente.
seleccionar un rango de filas.

20

Para seleccionar un rango de celdas, arrastre el puntero del mouse sobre ellas.
Cuando selecciona un rango de celdas, la primera celda elegida se convierte en
la celda activa. La celda activa es blanca y el rango de celdas es de color azul.
En este ejercicio seleccionará un grupo de celdas adyacentes en la hoja actual.
1 Haga clic en la celda E3, mantenga presionado el botón del mouse,
arrastre el puntero del mouse hacia abajo hasta la celda E12 y
suelte el botón del mouse.
Se seleccionará el rango E3:E12 y E3 seguirá siendo la celda activa.
2 Haga clic en la celda A5, mantenga presionada la tecla Mayús y
haga clic en la celda H16.
Se seleccionará el rango y A5 seguirá siendo la celda activa.

Para seleccionar varios
3 Haga clic en la celda F17, mantenga presionada la tecla Mayús
rangos de celdas no y presione cuatro veces la tecla de flecha hacia abajo.
adyacentes, seleccione el Se seleccionará el rango de celdas F17 a F21 (que se denomina
primer rango, mantenga
presionada la tecla Ctrl y
F17:F21).
seleccione los demás
rangos que desee.

21

Introducción de text o en una hoja
En una hoja de Excel se pueden introducir tres categorías básicas de datos: texto,
números y fórmulas. Para introducir texto o números en una celda, seleccione la
celda y escriba la información. A medida que escribe, cada carácter aparece en la
barra de fórmulas y en la celda activa, junto con el punto de inserción. El punto
de inserción indica dónde se insertará el siguiente carácter.
Una entrada de texto, que a veces se denomina etiqueta, es aquella que contiene
los caracteres de la A a la Z o cualquier otro carácter que no tenga un valor
puramente numérico. Algunas veces una entrada de texto incluye números,
como al especificar la calle en una dirección.
De manera predeterminada, las entradas de texto aparecen justificadas a la
izquierda en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido
de la celda, pasará a la celda adyacente (si dicha celda está vacía) o aparecerá
truncada (si la celda adyacente no está vacía). Sin embargo, internamente el
texto se almacena en una única celda e incluye todos los caracteres introducidos
originalmente.
En este ejercicio insertará texto en una hoja.

Después de haber escrito
1 Haga clic en la celda A1, escriba Ventas y presione Entrar.
datos para una celda, puede El texto se introducirá en la celda A1 y A2 se convertirá en la celda
introducirlos si presiona activa.
Entrar, Tab o las teclas de
dirección. Cualquier acción 2 Haga clic en la celda A3, escriba Cabañas y presione Entrar.
que lleve el punto de
La celda A3 contendrá la palabra Cabañas y la celda activa pasará
inserción fuera de la celda
introducirá los datos. a ser la A4.
3 Escriba Multipropiedad y presione Entrar.
Se introducirá la palabra Multipropiedad en la celda A4.


22

Introducción de números en una hoja
Una entrada numérica contiene alguna combinación de los dígitos 0 a 9 y,
opcionalmente, los siguientes caracteres especiales.

Caracter Se utiliza para
+ Indicar un valor positivo
-o() Indicar un valor negativo
$ Indicar un valor monetario
% Indicar un porcentaje
/ Indicar una fracción
. Indicar un valor decimal
, Separar los dígitos de la entrada
Eoe Mostrar la entrada en notación científica
(exponencial)

Si comienza una entrada con un signo más para indicar que se trata de un
número positivo, Excel pasará por alto el signo. Si escribe paréntesis para
indicar que se trata de un número negativo, el número aparecerá con un signo
menos. Si incluye un signo de dólar, un signo de porcentaje, una barra
inclinada, una coma o un símbolo exponencial, el programa asignará
automáticamente un formato numérico a la entrada.
De manera predeterminada, las entradas numéricas aparecen justificadas a la
derecha en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido de la
celda, aparecerá en notación científica, como signos de sostenido (####) o
redondeada. Sin embargo, Excel almacena internamente todos los números
como se introdujeron originalmente.
En este ejercicio introducirá cifras de ventas en la hoja.

Puede introducir números
1 Haga clic en la celda B3, escriba 42848 y presione Entrar.
mediante las teclas de El número se introducirá en la celda B3 y B4 se convertirá en la
número situadas encima de celda activa.
las letras del teclado o si
presiona Bloq Num y utiliza el 2 Escriba 92346 y presione Entrar.
teclado numérico. Bloq Num
El número se introducirá en la celda B4 y B5 se convertirá en la
es una tecla de alternancia.
Cuando la tecla Bloq Num celda activa.
está activada, se ilumina un Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
indicador en el teclado.

23

Introducción de fechas en una hoja
En las hojas de cálculo de Excel, las fechas pueden representarse sólo con
números o mediante una combinación de texto y números. Por ejemplo, 22
de enero de 2004 y 22/01/04 son dos formas de especificar la misma fecha.
Al igual que el texto, las fechas suelen utilizarse como etiquetas de filas y
columnas. Pero a diferencia del texto, las fechas se consideran números en
serie; son secuenciales y se pueden sumar, restar y utilizar en cálculos.
Tenga cuidado cuando represente un año sólo con los dos últimos dígitos del
año. Excel interpreta los años de dos dígitos del 00 al 29 para representar los
años 2000 a 2029; los años de dos dígitos del 30 al 99 se interpretan como 1930
a 1999. El formato de año predeterminado utiliza dos dígitos; sin embargo, es
conveniente escribir años de cuatro dígitos para evitar ambigüedades.
De manera predeterminada, las entradas de fecha aparecen justificadas a la
Para cambiar el formato
predeterminado de fecha del derecha en las celdas. Después de escribir e introducir una fecha en una celda,
equipo, haga clic en Inicio, Excel puede cambiar el formato de la fecha y expresarla de otra manera
seleccione Panel de control, diferente. La forma en que se representa una fecha en una celda se basa
haga clic en Opciones
regionales, de idioma, y de
inicialmente en la configuración de fecha predeterminada del equipo. En la
fecha y hora, haga clic en próxima lección aprenderá a elegir formatos de fecha, incluyendo las opciones
Cambiar el formato de de año de cuatro dígitos.
números, fechas y horas,
haga clic en el botón En este ejercicio introducirá fechas en una hoja.
Personalizar, seleccione la
ficha Fecha y seleccione un 1 Haga clic en la celda B1, escriba Enero de 2004 y presione Tab.
formato en la lista Formato Excel abreviará la fecha como Ene-04 y C1 se convertirá en la
de fecha corta.
celda activa.
2 Escriba Feb 2004 y presione Tab.
Excel utilizará el mismo formato de fecha que antes y se introducirá
Feb-04 en la celda C1. D1 es ahora la celda activa.

Introducción de un rango de d atos
Para introducir datos en una celda individual hay que escribir los datos y
presionar Entrar. Cuando tiene que hacer varias entradas consecutivas, puede
seleccionar primero el rango para introducir los datos más rápidamente.
En este ejercicio introducirá más cifras de ventas en la hoja.
1 Haga clic en la celda C3, arrastre hasta la celda D4 y suelte el
botón del mouse.
Se seleccionarán las celdas C3, C4, D3 y D4.
2 Escriba 39768 y presione Entrar.
El número se introducirá en la celda C3 y C4 se convertirá en la
celda activa.

24

Cuando introduce texto en
un rango de celdas, puede El número se introducirá en la celda C4 y D3 se convertirá en la
presionar Tab para pasar celda activa.
de una celda a otra
horizontalmente y Entrar 4 Escriba 45122 y presione Entrar.
para hacerlo verticalmente.
Cuando llegue al final de una
El número se introducirá en la celda D3 y D4 se convertirá en la
columna dentro de un rango, celda activa.
al presionar Entrar irá a la
celda situada en la parte
superior de la siguiente
columna del rango.

Se introducirá el número y C3 se convertirá en la celda activa.

Modificación del contenido de celdas
Después de haber introducido datos en una celda, puede cambiar fácilmente el
contenido de la celda. Sin embargo, primero debe hacer doble clic en la celda o
bien debe hacer clic en la celda y, después, hacer clic en la barra de fórmulas.
Cualquiera de estas acciones pone Excel en modo Edición, lo que puede
comprobar si aparece la palabra Edición en la barra de estado. Después, escriba y
presione la tecla Supr o Retroceso para modificar los datos de la celda. Cuando
Excel está en modo Edición, aparecen dos botones a la izquierda de la barra de
fórmulas: Cancelar e Introducir.

Puede hacer clic en el botón Cancelar o presionar la tecla Esc para cancelar una
entrada antes de que se introduzca realmente en la hoja. Cualquiera de estas
acciones eliminará todo lo que haya escrito y hará que Excel salga del modo
Edición. También restaurará el contenido anterior de la celda activa, si dicha
celda contenía datos. Puede hacer clic en el botón Introducir para completar
una entrada.
En este ejercicio revisará algunas entradas de la hoja actual.

Si hace clic en una celda y
1 Haga clic en la celda B3, sitúe el puntero del mouse entre el 2 y el
presiona después F2, se 8 en la barra de fórmulas, y haga clic.
activará el modo Edición Se activará el modo Edición y el punto de inserción aparecerá
y el punto de inserción se
situará al final de la celda,
como una I.
de forma que pueda agregar 2 Presione Retroceso, escriba 6 y presione Entrar.
información al contenido
actual. La celda B3 contendrá ahora la entrada 46848.

25

3 Haga clic en la celda C4, escriba 92313 y presione Entrar.
La celda C4 contendrá ahora la entrada 92313.
4 Haga clic en la celda C3, escriba 65452 y haga clic en el botón
Cancelar de la barra de fórmulas.
Se cancelará la entrada de datos y se restaurará el valor original.

Desplazamiento ent re hojas
Como se ha explicado al principio de esta lección, cada libro de Excel consta
de hojas individuales. Esto le ofrece la flexibilidad de agrupar varias hojas
con contenido similar en un mismo libro. De manera predeterminada, un libro
nuevo contiene tres hojas en blanco. Si es necesario, es posible agregar más
hojas y eliminar las hojas que no se utilicen. Los nombres de las hojas aparecen
en fichas a lo largo de la parte inferior de la ventana del libro.

En este ejercicio verá dos hojas dentro del mismo libro.

Haga clic con el botón
1 Haga clic en la ficha Hoja2, en la parte inferior de la ventana
secundario del mouse del libro.
en una ficha de hoja para Aparecerá Hoja2 y su contenido. La hoja estará en blanco.
ver un menú contextual que
le permite insertar o eliminar 2 Haga clic en la ficha Hoja1, en la parte inferior de la ventana
hojas, entre otras opciones del libro.
más.
Aparecerá Hoja1 y su contenido.

Asignar nombre y guardar un libro
Cuando haya terminado de introducir y modificar datos en un libro, tiene que
asignar un nombre al libro y guardarlo en el disco duro, de forma que la
información esté disponible la próxima vez que inicie el equipo. Guardar
archivos de libros es similar a guardar otros tipos de archivos en los programas
Windows. La primera vez que guarda un libro, tiene que asignarle nombre y
especificar en qué carpeta desea guardarlo. Puede guardarlo en una carpeta del
disco duro de su equipo o bien, si su equipo está conectado a una red, en un
disco duro de otro equipo diferente. Incluso puede crear una carpeta en la que
guardará el libro mediante herramientas de Excel. Una vez guardado un libro,
puede hacer clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar para
guardar los cambios realizados desde la última vez que lo guardó. El libro se
guardará con el mismo nombre y en el mismo lugar.

26

Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra carpeta diferente, realice los
mismos pasos que siguió cuando guardó el libro por primera vez. Al igual que
cualquier otro archivo de Windows, el nombre de un libro puede tener una
longitud máxima de 255 caracteres, pero no puede contener ninguno de los
caracteres siguientes:
/><*? |:;
También puede usar los controles del cuadro de diálogo Guardar como si desea
especificar un formato diferente para el nuevo archivo. Por ejemplo, quizás
necesite guardar un archivo de Excel en un formato diferente de manera que
pueda compartirlo con otra persona que utiliza un programa de hoja de cálculo
distinto o incluso para utilizarlo en un programa que no sea de hoja de cálculo.
En este ejercicio guardará el libro en una carpeta creada desde dentro de Excel.
También guardará el libro como un archivo de Lotus. (Lotus es otro programa
de hoja de cálculo.)
1 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Guardar como. Los archivos y
las carpetas que aparezcan en este cuadro de diálogo dependerán
de la carpeta que se utilizara por última vez para guardar un libro
en su equipo.

La barra Sitios de los
cuadros de diálogo Abrir y
Guardar como le ofrece un
cómodo acceso a los
archivos almacenados en las
carpetas Mis documentos y
Favoritos, y en el escritorio.
La carpeta Historial de la
barra Sitios también permite
un acceso sencillo a los
libros abiertos recientemente.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga
clic en el icono correspondiente al disco duro local (probablemente
la unidad C).
3 Haga doble clic en la carpeta Practice.
4 Haga clic en el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.

27

También puede crear
5 Escriba 2004 Sales y haga clic en Aceptar.
carpetas en el Explorador de Se cerrará el cuadro de dialogo Nueva carpeta y aparecerá
Windows. No es necesario el cuadro de diálogo Guardar como que contiene la carpeta
crearlas desde Excel.
2004 Sales. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá
el nombre Libro1, ya que Libro1 es el archivo que está abierto.
6 Seleccione el texto del cuadro Nombre de archivo, escriba Ventas
por alojamiento y haga clic en Guardar.
Se asignará nombre al archivo y se guardará.
7 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
8 En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha hacia
abajo del cuadro de texto Guardar como tipo.
9 Desplácese y seleccione la opción WK4(1-2-3)(*.wk4).
10 Haga clic en Guardar.
El archivo se guardará con el mismo nombre pero como una hoja
de cálculo de Lotus, por lo que tendrá una extensión de archivo
diferente.
11 Cierre el libro pero deje Excel abierto.

Apertura d e un libro
Después de guardar un libro de Excel, puede volver a abrirlo en cualquier
momento para examinar su contenido y hacer cambios. Excel hace un
seguimiento de los cuatro últimos libros abiertos y pone sus nombres de
archivo en la parte inferior del menú Archivo. Para abrir un archivo que no
figura en esta lista, empiece mostrando el cuadro de diálogo Abrir.
En este ejercicio mostrará el cuadro de diálogo Abrir, abrirá un libro existente
y después lo cerrará.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

También puede ver el cuadro
2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, haga clic en el
de diálogo Abrir si hace clic icono correspondiente al disco duro y, después, haga doble clic en
en Abrir en el menú Archivo. la carpeta Practice.
Aparecerá el contenido de la carpeta Practice en el cuadro de
diálogo Abrir.

28

También puede abrir un
3 Haga doble clic en la carpeta Lesson01.
archivo si hace doble clic en Aparecerán los nombres de los archivos almacenados en la
el icono de Excel situado carpeta Lesson01.
junto al nombre de archivo en
el cuadro de diálogo Abrir. 4 Haga clic en el archivo Employee Information y, después, haga clic
en Abrir.
Se cerrará el cuadro de diálogo Abrir y aparecerá el archivo
Si abre un libro existente,
Employee Information.
Excel cerrará el libro Libro1
en blanco que apareció 5 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
cuando inició el programa.
Excel cerrará el libro Employee Information.
6 Haga clic en Archivo en la barra de menús.
Excel mostrará una lista de los libros abiertos recientemente en la
parte inferior del menú Archivo.
7 En el menú Archivo, haga clic en Employee Information.
Se abrirá el archivo.

Cambio de nombre de una hoja
De manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Excel se llaman
Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Del mismo modo que asignar un nombre único a su
libro le ayuda a recordar su contenido, cambiar el nombre de una hoja puede
recordarle su contenido.
En este ejercicio asignará otro nombre diferente a una hoja.
También puede cambiar el 1 Haga doble clic en la ficha de la hoja Hoja1.
nombre de una hoja si hace
Se seleccionará Hoja1 dentro de la ficha.
clic con el botón secundario
del mouse en la ficha de hoja 2 Escriba Directorio y presione Entrar.
y, después, hace clic en
Cambiar nombre. Aparecerá Directorio en la ficha de la hoja.

29

Vista preliminar e impresión de
una hoja
Cuando ha terminado de trabajar con una hoja, puede obtener una vista
preliminar de ella e imprimir su contenido. Para imprimir una hoja, empiece
por mostrar el cuadro de diálogo Imprimir. En este cuadro de diálogo puede
cambiar la mayoría de las opciones de impresión, obtener una vista preliminar
de los datos e imprimir la hoja.
Es conveniente comprobar la ortografía de una hoja antes de imprimirla. Haga
clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar para empezar a
comprobar la ortografía de la hoja.
Antes de imprimir una hoja, también puede obtener una vista preliminar de la
misma. La ventana Vista preliminar muestra una vista a página completa del
archivo tal y como se imprimirá, de forma que pueda comprobar el formato y
el diseño general antes de imprimirla realmente.

Los comandos disponibles en la ventana Vista preliminar aparecen como
botones en la parte superior de la ventana. El número de página actual y el
número total de páginas de la hoja aparecen en la esquina inferior izquierda
de la ventana.
Cuando esté preparado para imprimir, puede decidir imprimir todo el libro, una
única hoja de un libro o sólo un rango seleccionado de datos. Puede seleccionar
el rango de celdas que desea imprimir antes de mostrar el cuadro de diálogo
Imprimir o puede seleccionarlo en el propio cuadro de diálogo Imprimir.

30

En este ejercicio obtendrá una vista preliminar e imprimirá la hoja actual.
1 Haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas
Estándar.
Aparecerá el archivo en la ventana Vista preliminar.
2 Haga clic en cualquier lugar de la hoja.
Aumentará el factor de zoom y se ampliará la vista preliminar.
3 Haga clic de nuevo en cualquier lugar de la hoja.
Se reducirá el factor de zoom y se reducirá la vista preliminar.

Para imprimir un archivo
4 Haga clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas
desde la ventana Vista Vista preliminar.
preliminar, haga clic en Se cerrará la ventana Vista preliminar.
Imprimir en la barra de
herramientas Vista preliminar 5 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
para ver el cuadro de
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
diálogo Imprimir.
6 Haga clic en Aceptar.
Se imprimirá la hoja actual.
7 Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas
Estándar.
Se guardará la hoja con el nombre actual.

Cierre de un libro y salida de Excel
El botón Cerrar situado sobre
el botón Cerrar ventana se Puede quitar un libro de la ventana si cierra el libro o sale de Excel. Al cerrar
utiliza para salir de Excel. el libro actual Excel sigue en ejecución, mientras que al cerrar se sale del
Tenga cuidado de no hacer programa Excel.
clic en Cerrar en vez de en
Cerrar ventana. Si no sabe Una vez guardado un libro en el disco duro, puede quitarlo de la pantalla si
con seguridad en qué botón
cierra la ventana del libro. Si el libro no se ha guardado, Excel le preguntará si
hacer clic, sitúe el puntero
del mouse sobre el botón desea guardarlo antes de cerrar la ventana. Cuando haya terminado de utilizar
durante unos momentos. Excel, tiene que cerrarlo mediante comandos de Excel. Nunca apague el equipo
Aparecerá una Información mientras haya un programa en ejecución.
de pantalla que indica el
nombre del botón sobre el En este ejercicio cerrará un libro y saldrá de Excel.
que está situado el puntero
del mouse. 1 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana del libro.
Para cerrar de una vez todos Se cerrará el libro.
los libros abiertos, mantenga
presionada la tecla Mayús y 2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
haga clic en Cerrar todo en de la ventana de Excel.
el menú Archivo.
Se cerrará Excel.

31

Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a desplazarse por Excel, y a seleccionar celdas,
filas y columnas. También ha aprendido a introducir y modificar texto en
celdas; cambiar entre distintas hojas; guardar, abrir y cerrar libros; y cambiar
el nombre e imprimir distintas hojas de un libro.
Si va a proseguir con otras lecciones:
Vuelva a iniciar Excel.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
Excel ya está cerrado.

Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede seleccionar todas las celdas de una hoja
simultáneamente?
2 ¿Cómo puede abrir un libro existente?
3 ¿Cuál es la forma más sencilla de introducir datos en un rango
de celdas?
4 ¿Cómo puede cambiar el nombre de una hoja?
5 ¿Cómo puede cerrar todos los libros abiertos de una vez?
6 ¿Qué dos formas hay de seleccionar un rango de celdas?
7 ¿Cómo puede seleccionar rangos de celdas no adyacentes?
8 ¿Qué diferencia hay entre hacer clic en Nuevo en el menú Archivo
y hacer clic en el botón Nuevo?
9 ¿Qué tres caracteres no se pueden utilizar en el nombre de un libro?
10 ¿Qué información muestra el cuadro de nombres?
11 ¿Qué dos formas hay de poner Excel en modo Edición?
12 ¿Cómo puede desplazarse entre distintas hojas?
13 ¿Para qué sirve ver una hoja en la ventana Vista preliminar?

32

Resumen de conceptos
Ejercicio 1: cree un libro llamado MiPrimer. En las celdas B1, C1 y D1,
escriba los nombres y los años de los tres próximos meses, como Julio de 2004,
Agosto de 2004 y Septiembre de 2004. Seleccione el rango B2:D3 e introduzca
números en las celdas.

Importante
Debe completar el ejercicio 1 para continuar en el ejercicio 2. Sin embargo,
puede realizar los ejercicios 3 a 5 sin hacer primero el ejercicio 1.

Ejercicio 2: haga clic en la celda C3 y utilice la barra de fórmulas para
cambiar el número de la celda. Cambie el nombre Hoja1 por MiPrimeraHoja.
Seleccione la columna B y seleccione después la fila 5. Seleccione
simultáneamente los rangos B1:D2 y B5:D7. Obtenga una vista preliminar
de la hoja, imprímala y guárdela.
Ejercicio 3: en esta lección hemos hablado de que Excel ofrece una serie
de plantillas prediseñadas que puede utilizar. Abra la plantilla Amortización
de préstamo (en las plantillas Soluciones de hoja de cálculo) y describa
brevemente su propósito. Introduzca datos en la hoja para explorar cómo
funciona. ¿En qué medida le sería útil una plantilla como ésta?
Ejercicio 4: quizás haya observado que en la sección Nuevo a partir de una
plantilla del panel de tareas Nueva hoja hay dos fuentes de plantillas distintas
de las instaladas en su equipo con la aplicación Excel. Una es sitios Web de los
que puede aprender y la otra es el sitio Web de Microsoft. Si tiene acceso a
Internet, haga clic en la opción Plantillas de Microsoft.com y explore las
plantillas que hay allí. (Sugerencia: quizás desee explorar las plantillas
relacionadas con sus intereses y aficiones personales.)
Ejercicio 5: en esta lección hemos aprendido a seleccionar un rango de celdas.
Utilice el cuadro Escriba una pregunta para averiguar cómo anular la selección
de una parte de un rango sin anular la selección de todo el rango y volver a
seleccionar las celdas deseadas.

33

LECCIÓN 2

Modificación y formato
de hojas de cálculo
Una vez completada esta lección, podrá:
n Dar formato a datos numéricos.
n Ajustar el tamaño de las filas y columnas.
n Alinear el contenido de celdas.
n Crear y aplicar formatos condicionales.
n Buscar y reemplazar el contenido de celdas.
n Insertar y eliminar celdas, filas y columnas.
n Cortar, copiar, pegar y borrar celdas.

Una de las mayores ventajas que Microsoft® Excel ofrece es la flexibilidad de
cambiar fácilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas. Puede
cambiar la forma en que se muestran los números, de manera que su apariencia
se corresponda con el tipo de números que está utilizando. Por ejemplo, si
introduce cifras de ventas en una hoja de cálculo, puede darles formato para
que parezcan valores monetarios. Es decir, si introduce 1455 en una hoja,
puede dar formato a este número para que aparezca como 1.455 .
También puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datos
quepan en las columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para
llamar la atención sobre los datos de esa fila. A medida que trabaje con hojas
de cálculo, a menudo tendrá que mover o copiar datos a otras ubicaciones;
esta característica es muy fácil de realizar en Excel. De hecho, Excel ofrece
numerosas técnicas para copiar o mover datos a otra ubicación diferente de
una hoja de cálculo o incluso de otra hoja distinta.
También puede decir a Excel que busque determinados datos en una hoja y
que muestre la celda donde aparecen esos datos. Si desea reemplazar datos por
otros diferentes, Excel ofrece una forma de automatizar también este proceso.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los
archivos Percent Sales Increase.xls, Five Year Sales02.xls, Rentals.xls y
Monthly Sales.xls de la carpeta Lesson02 que hay en la carpeta Practice del
disco duro.

34

Dar formato a números
La mayoría de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Entre estos
datos se incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otra
información que suele aparecer con una combinación de números y símbolos.
Por ejemplo, en Adventure Works la contable hace un seguimiento semanal de
las ventas por habitaciones. Al introducir los importes de ventas, ella podría
escribir un signo de dólar seguido del número de dólares, el signo decimal y el
número de centavos. Pero sabe que es mucho más fácil introducir simplemente
los importes de ventas y dejar que Excel agregue estos formatos monetarios.
Para tener un grado mayor de flexibilidad sobre cómo aparecen los datos
numéricos, puede seleccionar una de las opciones de Excel para dar formato a
los números. Estas opciones insertan y eliminan automáticamente símbolos y
dígitos para reflejar el formato elegido. De manera predeterminada, todos los
datos que usted introduce reciben el formato de la opción General, que muestra
los datos tal y como usted los introduce. Si al introducir un número incluye una
fecha o un carácter especial ($ % / , E e), Excel le da formato automáticamente
con la opción apropiada. Si desea que las entradas aparezcan de otra manera,
puede elegir entre los siguientes formatos, que están organizados por categoría.

Categoría Apariencia
General Muestra los datos exactamente como usted los introduce.
Número Muestra dos posiciones decimales de manera
predeterminada.
Moneda Muestra símbolos de moneda y otros símbolos apropiados
para diversas regiones del mundo (incluyendo el euro).
Contabilidad Muestra símbolos monetarios y alinea los signos
decimales de las entradas de una columna.
Fecha Muestra los días, los meses y los años en distintos
formatos, como 18 de mayo de 2004, 18-May y 18/05.
Hora Muestra las horas, los minutos y los segundos en distintos
formatos, como 8:47 p.m., 20:47 y 8:47:56.
Porcentaje Multiplica los valores de las celdas por 100 y muestra
el resultado con un signo de porcentaje.

35

(continúa)

Categoría Apariencia
Fracción Muestras las entradas como fracciones en diversas
denominaciones y con distintos grados de precisión.
Científico Muestra las entradas en notación científica o exponencial.
Texto Muestra las entradas exactamente como las ha
introducido, incluso aunque la entrada sea un número.
Especial Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos,
como códigos postales, números de teléfono y números de
la seguridad social de Estados Unidos.
Personalizado Le permite crear formatos que no están disponibles en
ninguna de las demás categorías.

Puede dar formato a una celda antes o después de introducir un número en ella.
En la lista de opciones de formato puede elegir el número de decimales que
desea utilizar, seleccionar símbolos de moneda internacionales y establecer el
formato para los números negativos.
En este ejercicio dará formato a varias entradas numéricas de una hoja.
1 Inicie Excel y haga clic en la opción Más libros del panel de tareas
Nuevo libro.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y, después, haga
clic en el icono correspondiente al disco duro.
3 Haga doble clic en la carpeta Practice, y después en la carpeta
Lesson02.
4 Haga clic en el libro Percent Sales Increase y, después, haga clic
en Abrir.
Se abrirá el libro Percent Sales Increase.

36

5 Asegúrese de que la celda A1 esté seleccionada y, en el menú
Formato, haga clic en Celdas. Haga clic en la ficha Número y, si es
necesario, en la lista Categoría, haga clic en Fecha.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con la ficha
Número delante y la categoría Fecha seleccionada.

6 En la lista Tipo, haga clic en 14/03/01 y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
La fecha de la celda A1 cambiará para reflejar el formato de fecha
que ha seleccionado.
7 Seleccione el rango B3:F8.

37

8 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en
Moneda en la lista Categoría.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con las
opciones de formato para Moneda (valores monetarios)
seleccionadas. Observe que el formato predeterminado para la
moneda incluye el signo de Euro ( ), un separador de millares y
dos posiciones decimales.

En el paso 9, asegúrese de
9 Haga doble clic en el cuadro Número de decimales, escriba 0 y
escribir un cero, no la letra O. presione Entrar.
Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato monetario
sin decimales.
10 Seleccione el rango C10:F10.

38

11 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en
Porcentaje en la lista Categoría.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con la categoría
Porcentaje seleccionada y mostrará el formato de ejemplo para la
primera celda del rango seleccionado. La única opción que puede
cambiar para el formato de porcentaje es el número de decimales.

Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato de porcentaje con
dos decimales.

39

13 Haga clic en cualquier celda en blanco de la hoja.
Se anulará la selección del rango seleccionado.

También puede emplear
la barra de herramientas
Formato para especificar
algunos de los formatos
de número más utilizados.
En la lección 3, Dar formato
a celdas , se explica
cómo utilizar la barra de
herramientas Formato para
dar formato a números.

14 En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
15 Cierre este archivo pero deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

Ajuste del t amaño de las fil as
y columnas
Si bien la entrada de una celda puede incluir hasta 32000 caracteres, el ancho
de columna predeterminado es de sólo 8,43 caracteres. En algunos formatos
de número, si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de columna
predeterminado, el número pasa a ocupar parte de la siguiente columna. En otros
formatos de número, un número que no quepa dentro de una columna se mostrará
como una serie de signos de sostenido (######), lo que indica que el número es
demasiado grande para el ancho de columna actual. Por ejemplo, cuando la
contable de Adventure Works introduce las ventas totales del año en formato
monetario, el número aparece en la celda como una serie de signos de sostenido
porque el total, 12.400.450 , tiene 11 caracteres de ancho y no cabe en el ancho
predeterminado de columna, que es 8,43 caracteres. Cuando un número aparece
como una serie de símbolos de sostenido, eso no afecta al valor almacenado
internamente; puede ver cualquiera de esas entradas si amplía el ancho de la
columna para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.

40

Por otra parte, habrá ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea
mayor de lo que necesita. Por ejemplo, la contable de Adventure Works crea
una columna en la que sólo almacena entradas Sí y No para cada importe de
ventas, lo que indica si las ventas reales cumplen o superan el importe previsto.
En este caso, no es necesario que el ancho de columna sea de 8,43 caracteres;
probablemente valdría con tres o cuatro caracteres. Al reducir el ancho de la
columna puede ver más columnas en la pantalla a la vez.
Excel ofrece varios métodos para ajustar el ancho de columna. Puede utilizar el
cuadro de diálogo Ancho de columna (al que se tiene acceso desde el menú
Formato) para introducir el ancho en caracteres que desee. También puede
arrastrar el borde derecho del selector de columna hacia la derecha o hacia la
izquierda para aumentar o reducir el ancho de columna. Cuando sitúa el
puntero del mouse (ratón) en el extremo derecho de un selector de columna,
aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el
ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse en el extremo derecho de
un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica
que puede cambiar el tamaño de la columna.

Por ejemplo, si hace clic en el borde derecho del selector de la columna H y
arrastra el selector hacia la derecha, la columna se hará más ancha a medida
que arrastre. El ancho de la columna en caracteres y píxeles aparecerá en una
Información de pantalla de color amarillo sobre el selector de columna a
medida que lo arrastre. Del mismo modo, si arrastra el selector de columna
hacia la izquierda, la columna se hará más estrecha a medida que arrastre.

También puede hacer clic
Una tercera alternativa consiste en hacer que Excel ajuste automáticamente
en Autoajustar a la selección una columna para dar cabida a la entrada más larga de la misma; para ello,
(en el submenú Columna del haga doble clic en el borde derecho de un selector de columna.
menú Formato) para ajustar
el ancho de columna de También puede ajustar el alto de fila para una fila determinada con los
manera que quepa la entrada
mismos métodos básicos. Es decir, puede utilizar el cuadro de diálogo Alto de
de la celda activa o la
entrada más larga del fila (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para especificar el alto de
rango seleccionado. una fila en puntos. Un punto equivale a 1/72 de pulgada. Así, un alto de fila de
12 puntos (el alto de fila predeterminado) equivale a 1/6 de pulgada. También
puede cambiar el alto de una fila si hace clic en la parte inferior del selector
de fila y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.

41

Quizás desee ajustar el alto de fila para dar cabida a más caracteres, como el
título de una hoja o los encabezados de fila que tienen un tamaño de letra
mayor. Sin embargo, es mucho más común ajustar el ancho de columna para
dar cabida a etiquetas o números largos o cortos.
En este ejercicio cambiará el tamaño de columnas y filas. Para este ejercicio,
el ancho de las columnas del archivo de práctica se ha preestablecido en
15 caracteres.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta
Lesson02 de la carpeta Practice.
2 Haga clic en el libro Five Year Sales02 y, después, haga clic en Abrir.
Se abrirá el archivo.
3 Seleccione el rango B4:F4. En el menú Formato, seleccione
Columna y haga clic en Ancho.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ancho de columna y mostrará el
ancho de columna actual.

4 Escriba 13 en el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic en
Aceptar.
El ancho de las columnas B a F se reducirá de 15 a 13 caracteres.

Para especificar un ancho
estándar para todas las
columnas de un libro, en el
menú Formato, seleccione
Columna y haga clic en
Ancho estándar. Escriba el
ancho deseado y haga clic
en Aceptar.

5 Haga clic en cualquier celda.
El rango B4:F4 dejará de estar seleccionado.
6 Seleccione la parte inferior del selector de la fila 2.
El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha
con dos puntas, que es el puntero de cambio de tamaño.

42

7 Arrastre el selector de fila hasta que ésta tenga un alto de
20,25 puntos (27 píxeles, o elementos de imagen en la pantalla).
Aumentará el alto de la fila 2.

8 Seleccione el borde derecho del selector de la columna D.
El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha
con dos puntas.
9 Haga doble clic en el borde derecho del selector de la columna D.
El ancho de la columna D se reducirá para ajustarse mejor a su
contenido.


Alineación del conteni do de celdas
Además de dar formato a números, también puede cambiar la forma en que
están alineados con respecto a los bordes de las celdas. Puede cambiar la
alineación horizontal de las celdas seleccionadas a la izquierda, a la derecha o
al centro. Las entradas de texto suelen alinearse a la izquierda horizontalmente
en una celda, lo que significa que el primer carácter de la celda aparece junto
al borde izquierdo de la misma. Las entradas numéricas suelen alinearse a la
derecha, lo que significa que el último carácter de la celda aparece junto al
borde derecho de la misma. En una celda alineada al centro, los caracteres
de la misma están centrados entre los bordes izquierdo y derecho de la celda.
Normalmente, la alineación a la derecha está más indicada para los números,
ya que todos los números de una columna están alineados bajo las mismas
posiciones de dígitos, como se muestra a continuación:
1.400,342
842
1.952

43

Sin embargo, quizás desee alinear a la izquierda o al centro los números para
conseguir un efecto diferente. Por ejemplo, quizás desee alinear a la izquierda
las fechas porque la posición de los dígitos en las fechas no suele ser
importante. O quizás desee alinear al centro los números para lograr una
apariencia estilizada. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works
hace un seguimiento de las ventas por categorías (habitaciones, ventas de la
tienda de regalos, alquileres del establo de caballos, perrera, etc.) y crea una
columna que establece una puntuación (según la categoría que tenga más
ventas) para cada categoría. Un efecto de alineación al centro puede mejorar la
apariencia de la columna, como se muestra debajo:
Puntuación
12
4
32
7
También puede cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas; es
decir, la posición de la entrada de una celda entre los bordes superior e inferior
de la celda. La alineación predeterminada para el texto y los números es
inferior, lo que significa que los caracteres se sitúan justo encima del borde
inferior de la celda. También puede cambiar la alineación vertical de las celdas
para que sea inferior, superior o central. La alineación al centro suele quedar
bien cuando desea aumentar el alto de una fila para llamar la atención sobre las
etiquetas o los valores almacenados en la fila y dejar las entradas centradas
entre la parte superior e inferior de la fila.
En este ejercicio alineará el contenido de celdas horizontal y verticalmente, y
utilizará los botones Deshacer y Rehacer para ver cómo se pueden deshacer y
volver a aplicar los cambios como se desee.
1 Seleccione el rango B3:B6.
2 En el menú Formato, haga clic en Celdas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se
muestra en la siguiente ilustración.

44

3 Haga clic en la ficha Alineación.
Aparecerá la ficha Alineación.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Horizontal y, en la lista, haga
clic en Izquierda (Sangría).
5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Vertical y vea las opciones de
la lista.
Las opciones de la lista Vertical le permiten alinear los datos hacia
arriba y hacia abajo dentro de la celda. La alineación vertical es
más aparente si las filas son mucho más altas que los datos que
contienen.
6 Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo de Vertical para cerrar
la lista sin cambiar la alineación vertical.
Excel alineará a la izquierda el contenido de las celdas
seleccionadas.

45

8 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
Deshacer.
Excel volverá a dejar las celdas con el formato que tenían
Si guarda un libro, ya no
anteriormente.
podrá deshacer o rehacer
cambios. Si cree que quizás 9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
desee deshacer o rehacer
una acción determinada, no
Rehacer.
guarde los cambios en el Excel volverá a aplicar el formato de celda.
libro hasta que no esté
satisfecho con los resultados. 10 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
Deshacer.
Excel volverá a deshacer el formato de celda.

Creación y aplicaci ón de formatos
condicionales
Es posible controlar cómo aparecen los datos en las hojas de cálculo de Excel si
aplica formatos condicionales, que son reglas que usted crea para determinar
cómo aparecerán los datos dependiendo del valor de la celda. Por ejemplo, puede
aplicar un formato condicional para las celdas, de forma que todas las entradas
numéricas inferiores a 50 aparezcan de color rojo. ¿Por qué querría hacerlo?
Suponga que el director de inventario de Adventure Works ha creado una hoja
que contiene información de inventario para las existencias de artículos para los
huéspedes (como jabón, toallas y toallitas para la cara). Una columna contiene
una cantidad de Existencias a mano. Si la cantidad de un determinado artículo
en existencias es inferior a 50, hay que pedir más unidades del producto. Al dar
formato a los números inferiores a 50 de manera que aparezcan de color rojo, el
director de inventario puede identificarlos fácilmente cuando es preciso hacer un
Las líneas de negrita son nuevo pedido de un artículo determinado.
más gruesas que las del
estilo normal. Verá En este ejercicio aplicará formato condicional a un rango de forma que las
información acerca de cifras de ventas que sean iguales o superiores a 50.000 aparezcan de color
cómo dar formato a texto verde y en negrita.
de celdas en la lección 3,
Dar formato a celdas . 1 Seleccione las celdas B3:F6.
2 En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.
Si aparece el Ayudante de
Office y le pregunta si desea Aparecerá el cuadro de diálogo Formato condicional.
ayuda con esta función,
haga clic en No, no me
proporcione ayuda en
este momento.

46

3 Haga clic en el botón Formato.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se
muestra en la siguiente ilustración.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color, haga clic en el
cuadrado verde (segunda fila, cuarto color), haga clic en Negrita
en la lista Estilo de fuente y, después, haga clic en Aceptar.
Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Formato condicional.
5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Entre, haga clic en mayor que
o en igual que y, después, haga clic en el cuadro de texto situado
en el extremo derecho del cuadro de diálogo.

Haga clic en cualquier celda
6 Escriba 50000 y haga clic en Aceptar.
de la hoja para anular la Se establecerá el valor mínimo de la condición y se cerrará el
selección del rango de cuadro de diálogo. Todas las celdas del rango seleccionado
celdas y ver mejor el formato
condicional.
que cumplan las condiciones aparecerán ahora en negrita y
de color verde.
7 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
Se guardará el libro con el nombre actual.
8 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Se cerrará el libro.
Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

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