Propuestas federales

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Como elaborar y presentar una propuesta federal.

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Propuestas federales

  1. 1. Como Redactar y Presentar Propuestas Federales Presentado por: Marcus Sullivan, MBA, CVA Sullivan Consulting, Inc 23 de septiembre de 2013 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  2. 2. Propuestas Federales ˃Se elaboran para cubrir el total ó parte de los costos de un proyecto ó programa ˃Son libres y por competencia ˃Están dirigidos mayormente al sector público y organizaciones sin fines de lucro ˃Los criterios de elegibilidad son muy estrictos ˃Tienen presupuesto y fecha límite ˃Pueden ser multianuales 2 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  3. 3. Propuestas Federales ˃El uso de fondos es reembolsable y auditable ˃Deben de tener un componente importante de beneficio comunitario ˃Dirigido a servir una población desventajada ˃Deben demostrar viabilidad económica ˃Hay que demostrar capacidad administrativa y experiencia en el manejo de fondos ˃Cada programa dicta la cantidad y el tipo pareo (matching) según los criterios © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 3
  4. 4. Pasos antes de Formular una Propuesta ˃Tener una idea clara de lo que se quiere hacer ˃Recopilar información suficiente sobre las necesidades del programa y/o proyecto ˃Llevar a cabo una búsqueda sobre anteriores y como alcanzaron sus metas propuestas ˃Identificar las necesidades del proyecto ˃Atemperar las necesidades del proyecto con los requerimientos del programa federal 4 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  5. 5. Formato ˃Las propuestas se someten electrónicamente ˃Fecha límite es clave (no hay prórrogas) ˃Propuesta deber incluir todas las secciones requeridas y los documentos de apoyo ˃Formato del narrativo: tipografía, tamaño, espacios y número de páginas 5 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  6. 6. ¿Qué queremos lograr? ˃ Satisfacer las necesidades de una organización y/o comunidad ˃ Presentar la información relevante que sea fácil de entender. Ejm; (Estadísticas descriptivas, tablas y graficas) ˃ Alcanzar un equilibrio entre elementos cualitativos y cuantitativos ˃ Promover una imagen seria © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 6
  7. 7. ¿Qué debemos evitar? ˃Poner información errónea o incorrecta ˃Hacer falsas representaciones ˃Prometer cosas que no podemos cumplir ˃Lucir desesperados o inseguros ˃Demostrar falta de experiencia y conocimiento ˃Mostrar indiferencia o falta de participación en el proyecto 7 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  8. 8. Guias del Programa ˃Fecha límite ˃Elegibilidad del proponente/proyecto ˃Formato de la propuesta ˃ Cost-sharing ˃Fondos disponibles ˃Tipos de grants 8 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  9. 9. Composición de las Propuestas Federales SF424 • Info básica Narrativo • Descripción del proyecto • Presupuesto • Timeline, etc… Certificaciones. • Assurances Anejos • Resumes • Planos • Fotos 9 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  10. 10. Standard Form 424 ˃ Representa la portada de la propuesta ˃ Presenta la información básica del proyecto ˃ Expone la información de contacto del proponente y el representante autorizado ˃ Se compone de documentos obligatorios y opcionales ˃ Incluye hasta 15 anejos ˃ Debe de estar electrónicamente firmada por el máximo responsable de la organización 10 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  11. 11. Standard Form 424 ˃Deberá incluir: ˃Titulo del proyecto ˃Nombre de la agencia federal ˃Nombre de la organización ˃Número patronal (EIN) ˃Nombre y firma del representante autorizado ˃Dirección de la identidad ˃Número de teléfono, email y/o pagina web ˃Fecha 11 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  12. 12. Standard Form 424 12 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  13. 13. Standard Form 424 13 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  14. 14. Standard Form 424 14 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  15. 15. Standard Form 424 15 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  16. 16. Standard Form 424 16 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  17. 17. Composición del Narrativo Resumen del Proyecto Declaración de necesidades Descripción del proyecto Objetivos Presupuesto y Costos Análisis de sostenibilidad Timeline 17 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  18. 18. Aspectos Claves del Narrativo ˃Representa la parte más importante y crítica de la propuesta ˃Es donde hay más sustancia, detalle y contenido ˃Se detalla toda la información necesaria y relevante para que se apruebe la propuesta ˃Representa información confidencial y privada que debe de ser manejada con mucho cuidado 18 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  19. 19. Resumen del Proyecto ˃ Representa el resumen ejecutivo de la propuesta ˃ No debe de exceder 1 página ˃ Debe de resaltar las fortalezas de la propuesta y los puntos más relevantes ˃ Debe de exponer los objetivos, costos y resultados esperados del proyecto 19 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  20. 20. Declaración de Necesidades ˃Se presenta el propósito del proyecto ˃Se identifica el problema ˃Se plantea como se atenderán las necesidades ˃Se describe la población a impactar ˃Está relacionada con la misión de la organización ˃Se respalda con estadística, evidencia y otros datos cuantitativos 20 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  21. 21. Análisis de la Situación Actual ˃¿Cuál es el problema actual? ˃¿Qué necesidades existen? ˃¿Qué recursos hacen falta? ˃¿Qué capacidad y experiencia tenemos? ˃¿Cuál es la meta? ˃¿Qué pasaría si no se atiende el problema? © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 21
  22. 22. Descripción del Proyecto ˃Metas y objetivos propuestos ˃Beneficios e impacto ˃Implementación (por etapas anual vs multianual) ˃Equipo de trabajo (empleados, contratistas, etc…) ˃Metodología ˃Tiempo y recursos ˃Expectativas y resultados esperados 22 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  23. 23. Necesidad y Justificación del Proyecto ˃ ¿Cual es la situación actual y que retos atiende? ˃¿Por qué son necesarios los fondos? ˃¿Qué méritos propios tiene el proyecto? ˃¿A que población se dirige el proyecto? ˃¿Que beneficios aporta a la comunidad? ˃¿Cuál es el impacto social que tiene el proyecto? ˃¿Cómo mejorará la calidad de vida? 23 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  24. 24. Objetivos ˃¿Cuáles son las metas objetivos estratégicos? y ˃¿Por qué son importantes y relevantes al proyecto? ˃¿Cómo podemos resultados? medir los ˃¿En cuánto tiempo se estima que se cumplan? 24 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  25. 25. Trasfondo Histórico del Proponente ˃¿Es un proyecto nuevo o existente? ˃¿Por que se crea y que pretende lograr? ˃¿Cuánto tiempo lleva operando? ˃¿Qué beneficio comunitario aporta? ˃¿Ha recibido fondos federales anteriormente? ˃¿Qué capacidad administrativa tiene? ˃¿Cuál fue su experiencia? 25 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  26. 26. Población a Impactar ˃¿A quién se dirige el proyecto? ˃¿Cuáles son las características de esta población? ˃¿Son elegibles para recibir estos servicios? ˃¿Qué necesidades tienen? ˃¿Por qué esta población? ˃¿Cómo y por que se van a beneficiar? 26 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  27. 27. Evaluación y Monitoreo ˃¿Cómo mediremos el rendimiento del proyecto? ˃¿Qué factores determinaran el éxito? ˃¿Qué será evaluado y monitoreado? ˃¿Quién/es será/n los responsable/s? ˃¿Que pasará si no se cumplen las expectativas? ˃¿En cuanto tiempo y de que forma? ˃¿Existe un plan de mitigación? 27 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  28. 28. Metodología ˃¿Cómo se va a implementar el proyecto para cumplir con los objetivos establecidos? ˃¿Qué procedimientos y técnicas se usarán y por qué? ˃¿Cuanto tiempo se espera que dure cada etapa del proyecto? ˃¿Cuales serán las fuentes de información y por qué? ˃¿Que datos son relevantes y críticos para medir el éxito del proyecto? 28 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  29. 29. Presupuesto ˃Se acompaña de un memorial explicativo ˃Es importante distinguir las partidas de la siguiente forma: ˃Costos directos vs indirectos ˃Inversión del proponente vs. federales ˃Las categorías deben de estar permitidas ˃Los costos deben de ser razonables y justificables ˃Se establecen por un periodo de tiempo definido ˃Se deben de evidenciar © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 29
  30. 30. Categorías del Presupuesto ˃ Salarios ˃ Beneficios ˃ Equipo ˃ Materiales ˃ Adiestramientos ˃ Servicios profesionales ˃ Otros gastos ˃ Costos indirectos 30 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  31. 31. Tipos de Costos ˃Costos directos – relacionado con el desarrollo del proyecto (salarios, equipos, materiales, etc…) ˃Costos indirectos – no asociados de manera directa con el desarrollo del proyecto (primas de seguros, renta, mantenimiento, etc..) ˃Costos directos + indirectos = Costos totales 31 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  32. 32. Presupuesto 32 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  33. 33. Preguntas Claves del Presupuesto ˃¿Es viable el presupuesto? ˃¿Se pueden desarrollar las actividades propuestas? ˃¿Los costos son razonables para el mercado? ˃¿Es consistente con la propuesta? ˃¿Se justifica? 33 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  34. 34. Actividades ˃Listar todas las actividades necesarias para desarrollar el proyecto ˃Desglosar las actividades más complejas en subactividades ˃Presentar los elementos necesarios para completar cada actividad ˃Determinar responsable, costos y tiempo estimado para completar cada actividad 34 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  35. 35. Timeline 35 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  36. 36. Equipo de Trabajo ˃Descripción de puestos y responsabilidades ˃Esquema organizacional ˃Roles dentro del proyecto ˃Tiempo asignado al proyecto ˃Experiencia laboral relevante ˃Preparación académica ˃Logros 36 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  37. 37. Equipo de Trabajo ˃¿Qué personas estarán involucrados en el proyecto? ˃Demostrar sus habilidades y experiencias ˃¿Qué experiencia han tenido con proyectos similares? ˃¿Han utilizado previamente? y manejado fondos federales ˃Si es el caso, cuáles fueron los logros de estos proyectos anteriores? ˃¿Por qué estas personas son las mejores para administrar el proyecto y los fondos? 37 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  38. 38. Asignación de costos RR.HH. Tiempo asignado al proyecto Costo real (75%) Federal (25%) Local Puesto Tareas Salarios y beneficios Director --- $50,000 50% $25,000 $18,750 $6,250 Gerente --- $30,000 80% $24,000 $18,000 $6,000 Técnico --- $24,000 100% $24,000 $18,000 $6,000 Asistente --- $20,000 100% $20,000 $15,000 $5,000 $93,000 $69,750 $23,250 $124,000 38 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  39. 39. Plan Financiero ˃¿Cuánto se necesita? ˃¿En qué se van a utilizar los fondos? ˃¿Cuál es la aportación del proponente? ˃¿Cuál es el pareo requerido? ˃¿Qué experiencia reciente existe con el manejo de fondos federales? ˃¿Qué controles internos se establecerán? ˃¿Qué dependencia existe de los fondos? © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 39
  40. 40. Anejos ˃Se deben incluir solo documentos relevantes a la propuesta ˃Deben de aportar credibilidad y solidez al proyecto y al proponente ˃Pueden incluir mapas, planos, fotos, cartas, etc… ˃Preferiblemente en formato PDF y en inglés ˃Libres de virus (debe de certificarse como virus-free) 40 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  41. 41. Anejos 41 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  42. 42. Anejos 42 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  43. 43. Certificaciones 43 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  44. 44. Assurances – Non-construcion Projects 44 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  45. 45. Vamos a Grants.gov 45 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  46. 46. Login Grants.gov 46 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  47. 47. Extraer Solicitud 47 47 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  48. 48. Envío de Propuesta 48 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  49. 49. Pasos Claves ˃Bajar la propuesta ˃Completar y firmar electrónicamente todos los documentos ˃Revisar toda la información ˃Integrar los anejos en formatos aceptados ˃Guardar la propuesta y documentos ˃Confirmar que el registro esté actualizado y correcto ˃Enviar y esperar confirmación © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 49
  50. 50. Acuse de Recibo 50 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  51. 51. Aspectos Claves ˃Lograr apoyo y participación de la comunidad ˃Desarrollar y formalizar alianzas estratégicas ˃Involucrar a “stakeholders” claves ˃Trayectoria sólida en la ejecución de programas ˃Mantener la razonabilidad de los costos ˃Alineado con la misión del programa federal ˃Equipo de trabajo competente y con experiencia ˃Fácil de justificar, único e innovador 51 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  52. 52. Debilidades Comunes de las Propuestas Federales ˃No se describe adecuadamente el proyecto ˃No se atiende como el proyecto atiende el problema ˃La propuesta está incompleta ˃Hay falta de información y evidencia relevante ˃Falta de experiencia y conocimiento ˃Costos altos e injustificables ˃Mala administración 52 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  53. 53. Retos de las Propuestas Federales ˃Identificar programas adecuados ˃Presentar proyectos que sean elegibles ˃Fondos son altamente competitivos ˃Requieren un pareo y cost-sharing ˃Cumplir con requisitos estipulados ˃Retos con el desembolso de fondos (cash-flow) ˃Hacer los proyectos auto-sostenibles 53 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  54. 54. Conclusiones ˃Las propuestas son una herramienta indispensable para la creación y financiamiento de proyectos ˃Es un proceso largo, complejo y consecuente ˃Mientras más específico y preciso pueda detallar la información, mejor ˃Prestar atención a los requisitos específicos de la propuesta ˃Asignar personas capacitadas y con experiencia ˃Comenzar la propuesta con tiempo de antemano 54 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  55. 55. Información de Contacto Marcus A. Sullivan Sullivan Consulting Inc. Centro Internacional de Mercadeo Torre II, Suite 402 Guaynabo, PR 00968 msullivan@sullivanconsultingpr.com Oficina: 787.708.6800 Celular: 787.501.8070 55 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

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