1. SEP
SEST
DGEST
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TOLUCA
Instituto Tecnológico de Toluca
Ingeniería en Gestión Empresarial
Sistemas de Información de la mercadotecnia
Profesora: Laura Marcela Hernández Fernández
Primer Unidad
Trabajo:
Antología
Malagón Martínez Maria Teresa
28 de agosto del 2013

2. Índice
UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA
1.1 Elementos del sistema.
1.1.1 Interconexiones de usuarios.
1.1.2 Bases de datos.
1.1.3 Software de aplicaciones.
1.1.4 Apoyos administrativos.
1.2 El sistema de información interno.
1.2.1 Información de compras y cuentas por pagar.
1.2.2 Información de inventarios.
1.2.3 Mercadotecnia.
1.2.4 Contabilidad.
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3. 1.1 Elementos del sistema.
Un sistema de Información de la mercadotecnia (SIM) es un grupo organizado en
marcha, de procedimientos y métodos creados para generar, analizar, difundir,
almacenar y recuperar información para la toma de decisiones de marketing. El SIM
ideal tiene la capacidad para:
Producir informes periódicos y estudios ad hoc según se necesiten.
Integrar los datos antiguos y nuevos para proporcionar actualizaciones de información
e identificar tendencias.
Analizar datos usando modelos matemáticos que representen el mundo real.
Permitir a los gerentes obtener respuestas a preguntas del tipo de "qué pasará si".
Los Sistemas de Información de Mercadeo se sustentan en una Base de Datos de
Mercadeo.
1.1.2
La Base de Datos de Mercadeo
La Base de Datos de Mercadeo (BDM) es la columna vertebral de cualquier Sistema
de Información y más aún en programas de mercadeo Uno a Uno. La BDM está
constituida por dos componentes fundamentales: el software de base de datos y los
datos.
1.1.3 Software de aplicaciones.
Existen diversos tipos de software de bases de datos diseñados para fines distintos. El
software de base de datos de mercadeo no debe ser una adaptación de otro tipo de
software. Las características básicas de un software de base de datos de mercadeo
son las siguientes:
 Debe ser un software relacional
 Debe permitir el almacenamiento de datos históricos
 Debe permitir el almacenamiento de actividades de seguimiento
 Debe contar con interfaces que sean "amigables" a los usuarios
 Debe contener rigurosos elementos de seguridad
 Debe permitir la interconexión con otras bases de datos
 Debe permitir generar comunicaciones (cartas, faxes y correo electrónico)
 Debe permitir discado de números telefónicos directamente desde las
pantallas
 Debe contar con interfaces con la central telefónica para la realización de
discado predictivo
 Debe permitir interconectividad con la central telefónica para que se
ejecuten las funciones propias de CTI (Computer Telephone Integration)
 Debe estar en capacidad de contener módulos de guiones de
Telemercadeo con ayudas en línea.
 Debe contener tablas con informaciones diversas para ayuda a los
teleoperadores y sus respectivos motores de búsqueda
 Debe permitir la generación de múltiples tipos de reportes y estadísticas
 Debe permitir el almacenamiento de grandes cantidades de registros sin
que merme su desempeño
 Debe tener una gran flexibilidad para introducir modificaciones
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4. Las plataformas más recomendadas para este tipo de software son SQL Server y
Accsses97, ambas de Microsoft. La mayoría de las bases de datos de mercadeo en
Venezuela son desarrolladas en MS Access 97(cuando se manejan hasta 100.000
registros) y SQL Server 7 (cuando se manejan de 100.000 a varios millones de
registros).
1.1.4 Apoyos administrativos.
Existen otras plataformas para manejar bases de datos que se utilizan cuando se
requiere el manejo simultáneo de diferentes bases de datos de millones de registros
(Oracle, Sybase e Informix, entre otras), tanto la plataforma como los desarrollos de
aplicaciones en estas plataformas son considerablemente más costosos que las
mencionadas en el párrafo anterior.
Lo que más se usa en nuestro país, debido a su compatibilidad es desarrollar el
software de Base de Datos de Mercadeo en MS Access 97 o MS SQL Server 7 con
interfaces gráficas desarrollados en Visual Basic. Estas alternativas permiten una gran
interconectividad con todos los programas de Microsoft que servirán de soporte para la
generación de las comunicaciones que se le envíen a los integrantes de la BDM. El
paso más importante en el desarrollo de un software de BDM está en el diseño del
mismo. Se deben incorporar todos los elementos de mercadeo que la experiencia
señala como necesarios para este tipo de herramientas. Sólo así se podrá contar con
un instrumento robusto que requerirá pocos cambios en el futuro cercano.
Las computadoras que se utilizan en los Sistemas de Información de Mercadeo van
desde los equipos personales hasta los costosos mainframes de alto poder. El tamaño
del computador, los componentes físicos conocidos como hardware son una unidad
central de procesamiento y unidades de entrada/salida. Los siguientes términos son
importantes para comprender el manejo de un Software para manejo de Información
de Mercadeo:
<.- Unidad Central de Procesamiento.
< .- Dispositivos Periféricos.
< .- Red de computadoras.
1.2
El sistema de información interno.
El sistema de información interna de mercadotecnia es un sistema que ayuda a la
parte administrativa de la empresa ya que controla el ciclo de todas las operaciones de
compra y venta que realiza la empresa de una forma segura, confiable y de acuerdo
con la legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que
permite una administración y comercialización eficiente, además de que se mantiene
informado
oportunamente
de
cada
operación
de
la
empresa.
El uso de sistemas de información permite que la información se encuentre
actualizada en todo momento para que cuando se requiera de tomar una decisión
rápida se realiza correctamente y con un mínimo de error, este sistema de información
interna permite un mejor control sobre el negocio y una reducción muy significativa en
el tiempo invertido, ya que automatiza los procesos, optimiza sus recursos humanos y
tecnológicos y facilita la supervisión del estado real de la empresa en cualquier
momento.
1.2.1 Información de compras y cuentas por pagar.
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes
materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos
fijos o contratación de inversiones en proceso.Si son pagaderas a menor de doce
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5. meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a
más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada
documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago
efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben
reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).
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PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Cuentas por Pagar
Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del
pago y de firma del cheque para su liquidación.
Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de
pago según controles contables, con los de los suministradores.
Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada
Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el
cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de
“Pagado”.
Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de
Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por
cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y
analizarse por el Consejo de Dirección.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben
controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente
recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los
Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de
control correspondientes.
PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:
Cuentas por Pagar a Corto Plazo.
Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por
deudores.
Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores
(proveedores).
Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de
estas cuentas).
Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días).
Verificar los convenios de pagos suscritos.
Cuentas por Pagar Diversas.
Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas
conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar
por edades para determinar las envejecidas(más de días).
Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago,
así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.
Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las
operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor
Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.
Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.
Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta
en cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.
Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan
exclusivamente los que exceden de un año.
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Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,
etc).
Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas
deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
1.2.2 Información de inventarios.
Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una
fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa
el valor de las mercancías existentes en un almacén. En términos generales, es la
relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o
comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una relación
detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar
el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios
unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones
y el total del inventario.
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Tipos de inventarios
Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal,
normalmente el 31 de diciembre.
Inventarios periódicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de
una empresa.
Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la
empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los días de
elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele
ser el 1 de enero.
Inventarios de liquidación legal.
Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación: Lo conforman los bienes
que ha adquirido una Empresa de tipo Manufacturera o Industrial y están en
proceso aún de manufactura. La forma de cuantificarlos se hace mediante la
cantidad de materiales, mano de obra y o gastos de fabricación, aplicables a la
fecha de cierre.
Inventarios de Materias Primas: Está formado por los materiales que se
requieren para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado
de ninguna manera.
Inventarios de Suministros de Fábrica: Incluye todos aquellos materiales que
se utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden
cuantificar exactamente, por mencionar algunos como; pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.
Inventarios de Producción en Proceso
Inventarios de Productos Terminados: Se refiere a todos aquellos que
adquieren Empresas Manufactureras o Industriales y después modifican o
transforman para venderlos como productos elaborados por ellos.
Inventarios de Materiales y Suministros.
Inventarios puntuales.
Inventarios forestales.
Inventarios de gestión.
Inventario perpetuo: Nos ayudan a preparar los estados financieros por
periodos de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional) El negocio
puede calcular el costo del inventario final y el costo de las mercancías
vendidas directamente, sin realizar un inventario.
Inventario físico.
inventario mixto.
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Inventario en tránsito.
Inventario en consignación.
Inventario máximo.
Inventario mínimo.
Inventario disponible.
Inventario en línea.
Inventario agregado.
Inventario en cuarentena.
Inventario de previsión.
Inventario de mercaderías.
Inventario de fluctuación.
Inventario de anticipación.
Inventario intermitente.
Inventario de lote o de tamaño de lote.
Inventario estacional.
Inventario permanente.
Inventario cíclico: permite contar con más frecuencia los artículos de alta
rotación que los artículos obsoletos.
Inventario Cero.
1.2.3 Mercadotecnia.
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Para la American Marketing Asociation (A.M.A.):
"La mercadotecnia es una función de la organización y un conjunto de procesos
para crear, comunicar y entregar valor a los clientes, y para manejar las relaciones
con estos últimos, de manera que beneficien a toda la organización..." [5].
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4
Para Philip Kotler, autor del libro "Dirección de Mercadotecnia":
"Lamercadotecnia es un proceso social y administrativo mediante el cual grupos e
individuos obtienen lo que necesitan y desean a través de generar, ofrecer e
intercambiar productos de valor con sus semejantes" [1].
• Para Jerome McCarthy, Premio Trailblazer de la American Marketing
Asociation:
"La mercadotecnia es la realización de aquellas actividades que tienen por objeto
cumplir las metas de una organización, al anticiparse a los requerimientos del
consumidor o cliente y al encauzar un flujo de mercancías aptas a las necesidades
y los servicios que el productor presta al consumidor o cliente".
• Para Stanton, Etzel y Walker, autores del libro "Fundamentos del
Marketing":
"La mercadotecnia es un sistema total de actividades de negocios ideado para
planear productos satisfactores de necesidades, asignarles precios, promover y
distribuirlos a los mercados meta, a fin de lograr los objetivos de la organización"
[2].
• Para John A. Howard, de la Universidad de Columbia
La mercadotecniaes el proceso de:
Identificar las necesidades del consumidor.
Conceptualizar tales necesidades en función de la capacidad de la empresa
para producir.
Comunicar dicha conceptualización a quienes tienen la capacidad de toma de
decisiones en la empresa.
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8. 5
Conceptualizar la producción obtenida en función de las necesidades
previamente identificadas del consumidor
Comunicar dicha conceptualización al consumidor "
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•
Para los consultores Al Ries y Jack Trout, autores del libro "La Guerra de
la Mercadotecnia":
El término mercadotecnia significa "guerra". Ambos consultores, consideran que una
empresa debe orientarse al competidor; es decir, dedicar mucho más tiempo al
analisis de cada "participante" en el mercado, exponiendo una lista de debilidades y
fuerzas competitivas, así como un plan de acción para explotarlas y defenderse de
ellas.
En síntesis, y complementando las anteriores definiciones, planteo la
siguientedefinición de mercadotecnia:
La mercadotecnia es un sistema total de actividades que incluye un conjunto
de procesos mediante los cuales se identifican las necesidades o deseos existentes
en el mercado para satisfacerlos de la mejor manera posible al promover el
intercambio de productos y/o servicios de valor con los clientes, a cambio de una
utilidad o beneficio.
Análisis Estructural de la Definición de Mercadotecnia:
Tomando en cuenta las anteriores definiciones, se puede identificar un conjunto
de "elementos críticos" que conforman la estructura básica de la mercadotecnia, los
cuales, revelan su verdadero alcance, como se detalla a continuación:
1. La mercadotecnia es un proceso social y administrativo: Se considera
unproceso social porque intervienen grupos de personas, con necesidades,
deseos y demandas. Según Kotler, el punto de partida de la disciplina de
lamercadotecnia radica en las necesidades y deseos humanos [1].
Además,
se
considera
un proceso
administrativo,
porque
la mercadotecnianecesita de sus elementos básicos, como son: la planeación,
la organización, la implementación y el control, para el desarrollo de sus
actividades.
Ambas características básicas y que forman parte de la "definición de
mercadotecnia", nos ayudan a recordar dos puntos muy importantes:
1. La mercadotecnia es realizada por personas y dirigida hacia personas
(proceso social): Este aspecto es fundamental para no perder de vista
la "humanización" de sus distintas actividades.
2. La mercadotecnia necesita ser administrada: Hoy en día no es
suficiente tener ideas brillantes, hay que planificarlas, organizarlas,
implementarlas y controlarlas, para de esa manera, incrementar las
posibilidades de éxito y que la empresa sea más competitiva.
2. La mercadotecnia promueve el intercambio de productos de valor con
sus semejantes: Intercambio es el acto en el que alguien obtiene algo (p. eje.
un producto o servicio) entregando alguna cosa a cambio (p. eje. dinero).
Según Philip Kotler, para que el intercambio tenga lugar deben reunirse cinco
condiciones: 1) Que existan al menos dos partes, 2) que cada parte posea algo
que pueda tener valor para la otra parte, 3) que cada parte sea capaz de
comunicarse y hacer entrega, 4) que cada parte tenga libertad para aceptar o
rechazar la oferta, 5) que cada parte considere que es apropiado o deseable
negociar con la otra parte. Teniendo esto en cuenta, se puede llegar a la
conclusión de que la mercadotecnia promueve los procesos de intercambio
para lograr la satisfacción de todas la partes que intervienen en él.
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9. 3. La mercadotecnia es una función de la empresa: En un sentido amplio, una
empresa está compuesta por diferentes departamentos (p. ej. Finanzas,
Recursos Humanos, Marketing, etc..); los cuales, realizan diversas funciones
pero
de
una
forma
coordinada
entre
sí.
La mercadotecnia, por su parte, es una función porque comprende una serie de
actividades (identificación de oportunidades, investigación de mercados,
formulación de estrategias y tácticas, etc...) con objetivos propios, pero que
están estrechamente interrelacionados con los otros departamentos, para de
esta manera servir a los objetivos globales de la empresa [6].
4. La mercadotecnia está orientada a la identificación y satisfacción de
necesidades y deseos: Las necesidades están relacionadas con los
satisfactores básicos (alimento, abrigo, vivienda, seguridad), en cambio, los
deseos tienen que ver con los satisfactores específicos (por ejemplo: una
hamburguesa Mc Donald´s para saciar el hambre). Por tanto, una de las tareas
más importantes de la mercadotecnia es identificar las necesidades y deseos
que existen en el mercado, para luego, satisfacerlos de la mejor manera
posible con un producto o servicio, lógicamente, a cambio de una utilidad o
beneficio.
5. La mercadotecnia evalúa la capacidad productiva de la empresa: Según
John A. Howard, una de las funciones de la mercadotecnia consiste en
conceptualizar las necesidades o deseos del mercado meta en productos o
servicios de acuerdo a la capacidad productiva de la empresa.
Para cumplir esta función, los mercadólogos necesitan evaluar las reales
capacidades productivas de la empresa por 3 razones fundamentales:
Asegurar la calidad, conocer el "tope" de su capacidad productiva y determinar
los puntos de equilibrio.
6. La mercadotecnia utiliza un sistema total de actividades comerciales: Un
sistema es un conjunto de elementos que actúan e interactúan entre sí para
lograr objetivos determinados en un periodo de tiempo específico.
Entonces, la mercadotecnia es un sistema porque tiene un conjunto de
elementos que actúan e interactúan entre sí para coadyuvar al logro de los
objetivos de la empresa.
7. La mercadotecnia debe cumplir las metas de la empresa para mantenerla
en vigencia: Las actividades de mercadotecnia se realizan para coadyuvar al
logro de aquellos objetivos (a corto, mediano y largo plazo) que la empresa se
ha propuesto. Para ello, debe participar de forma sinérgica con todas las
demás actividades (financiera, administrativa, producción, etc...).
8. La mercadotecnia se encarga de las relaciones con los clientes en
beneficio de la organización: "No tenemos un departamento de
mercadotecnia: tenemos un departamento de clientes" afirma el Director
General
de
Southwest
Airlines,
Hell
Kellner
[7].
Esta afirmación muestra la convicción de una empresa orientada a mantener
relaciones a largo plazo con sus clientes, lo cual, es sin lugar a dudas, una de
las actividades más importantes de la mercadotecnia. En todo caso, el
establecer vínculos permanentes entre la empresa y los clientes con la
finalidad de generar (si es posible) "clientes de por vida", es uno de los
objetivos más importantes de la mercadotecnia moderna.
9. La mercadotecnia es un instrumento para competir con otras
empresas:Según Al Ries y Jack Trout, todas las empresas tienen un segmento
que conquistar y competidores que vencer o de quienes defenderse [3]. Esta
definición, recuerda el principio básico de que ninguna empresa es una "isla";
por lo tanto, necesita interiorizarse de las características de sus clientes y de
las debilidades y fortalezas de sus competidores; para luego, establecer un
plan de acción que le permita posicionarse, defenderse y atacar.
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10. 1.2.4 Contabilidad.
CONCEPTO DE CONTABILIDAD.Según el libro CONTABILIDAD BÁSICA Y DOCUMENTOS MERCANTILES por
Ayaviri García Daniel, describe el Concepto de Contabilidadcomo: “La
Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones
financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de
base para la toma de decisiones sobre la actividad” [1].
• De igual manera, el mismo autor plantea: La “Definición de Contabilidad”,
como: “Ciencia y rama de las matemáticas, que tiene por objeto llevar cuenta y
razón del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer
sus resultados" [2].
• Por otro lado según McGraw-Hill en su colección “La BIBLIOTECA MCGRAWHILL DE CONTABILIDAD” conceptualiza: “La contabilidad como un sistema de
información, cuya finalidad es ofrecer a los interesados información económica
sobre una entidad. En el proceso de comunicación participan los que preparan
la información y los que la utilizan” [3].
• Según el libro “TEMAS DE CONTABILIDAD BASICA E INTERMEDIA” del
Autor Terán Gandarillas Gonzalo J., precisa al Concepto de Contabilidad, de
la siguiente manera: “La contabilidad es un instrumento de comunicación de
hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa, sujeto
a medición, registración e interpretación para la toma de decisiones
empresariales” [4].
• Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA),
establecen la Definición de Contabilidad, de la siguiente manera: "La
Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa
y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo
menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de estos" [5].
Es indudable que el concepto de contabilidad como técnica de información
ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla sólo un
registro de hechos históricos, en la actualidad es una herramienta intrínsecamente
informativa, que es utilizada para facilitar el proceso administrativo y la toma de
decisiones internas (dentro de la misma organización, este tipo de decisión implica
variación en el desarrollo habitual del negocio u empresa) y externas (genera una
conducta sobre el entorno de la empresa vinculada con proveedores, bancos y
accionistas, etc.).
CONCLUSION DEL ARTICULO “CONCEPTO DE CONTABILIDAD”.Por lo tanto, de acuerdo a los conceptos y definiciones de Contabilidad
plasmados anteriormente propongo el siguiente concepto de contabilidad.
“La Contabilidad es la Ciencia que proporciona información de hechos
económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de
técnicas para registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de
dinero, “transacciones y eventos”, de forma continua, ordenada y sistemática, de tal
manera que se obtenga información oportuna y veraz, sobre la marcha o
desenvolvimiento de la empresa u organización con relación a sus metas y objetivos
trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus resultados"
La Contabilidad es una herramienta clave con la que contamos hoy en día para
la toma de decisiones en materia de inversión, en todo tiempo y lugar la humanidad ha
tenido y tiene la necesidad del orden en materia económica.
Por lo tanto se reconoce que toda Organización con o sin fines de lucro
necesita encaminar su actividad con un orden de transacciones o eventos, debemos
enfatizar que toda organización fija metas y fines para alcanzarlos en el corto, mediano
y/o largo plazo, en este preciso momento la contabilidad se hace imprescindible en
proporcionar información; para obtener la misma nos vemos en la necesidad de
practicar registros (anotaciones) de las operaciones que se susciten a lo largo de un
•
10

11. determinado tiempo de trabajo, ya sea diario, semanal o anual, de dinero, mercaderías
y/o servicios por muy pequeñas o voluminosas que sean estas.
11