Este documento presenta un método para organizar tareas de forma eficiente mediante cuatro pasos: captura, procesamiento, organización y revisión. El objetivo es recopilar tareas de manera ágil sin distracciones para luego procesarlas, organizarlas en carpetas y revisar periódicamente el estado de los proyectos. Se enfatiza la importancia de seguir estrictamente los cuatro pasos y utilizar una herramienta de sincronización para una mejor gestión del tiempo y el trabajo.

1. • Método para recopilar tareas y gestionarlas de forma que podamos
hacerlas todas en su momento exacto sin agobios.
• Es un profundo cambio de hábitos en una organización.
• Un flujo de cuatro pasos a seguir de forma estricta.
• Significa un antes y un después en la gestión de tus tareas.
• Es un medio para organizarnos mejor y nunca debe ser un estorbo o
distracción para la actividad que estamos haciendo.

2. ¿Qué necesito para empezar?
• Conocer la metodología. Es totalmente
imprescindible seguir estrictamente el
flujo de los cuatro pasos.
• Poseer alguna aplicación capaz de sincronizar.
• Paciencia: no desesperes, persiste y lo conseguirás.

3. Los cuatro pasos fundamentales

4. Utilizar una única herramienta
de recopilación.
•Captura… y sigue trabajando. •Captura… y olvídate de momento.
Cuando surge una nueva tarea debemos capturarla y “Tener controladas” las tareas sin tener que estar
directa al Inbox e inmediatamente volver a la pensando en ellas.
actividad que estábamos haciendo. Una vez capturada la tarea, hay que eliminarla de la
cabeza. No procesarla, no pensar que hacer con ella, nada.
•Utiliza una herramienta de captura fácil. • “Improvisa” con los 2 minutos.
Utilices lo que utilices, asegúrate de poder acceder a Este paso se puede realizar aquí o en la ORGANIZACIÓN.
él para añadir las tareas de forma muy rápida y muy Si no estás desempeñando una tarea importante y surge
cómoda. una tarea que se puede completar en menos de 2 minutos,
Este punto condiciona en gran medida la “fluidez” se hace inmediatamente y no se recopila.
del método.

5. Tomar la decisión de qué hacer
con las tareas tiene que ser un
proceso muy dinámico.
•Procesa por completo tu Inbox. •Aíslate de las distracciones.
Trata todas las tareas bien desde un principio, Aíslate, elimina cualquier foco de distracciones y
procésalas de “un tirón” y vacía tu Bandeja de procura estar concentrado. Resultará ser un proceso
Entrada. Si requieren acción delégala o asígnala a más sencillo y terminaras antes.
carpeta y sino elimínala o archívala.
•Procesa ágil, toma decisiones rápidas. •Practica la «regla de los 2 minutos»
Recuerda la importancia de hacer que todas las fases Es uno de los pequeños-grandes secretos de la
del GTD sean muy ágiles, eso hará que el método sea Productividad diaria.
una ayuda real y no una carga. Es una de las grandes responsables de que podamos
decir cosas como “ahora los días me cunden más”.

6. Organiza por carpetas lo asignado
anteriormente.
Carpeta: Próximo
Carpeta o Carpetas: Proyecto
Carpeta: En Espera
Carpeta: Algún día
•Cuida las tareas que van a “Próximo”. •Sacrifica las lista “En Espera”, si no la
“Próximo” es una lista de acciones que vas a hacer. necesitas.
Cerciórate de que es una tarea que debe hacerse y Prescindiendo de la carpeta En Espera puedes ganar
completarse próximamente. simplicidad, rapidez y claridad.
¿Realmente es urgente de verdad?
¿Es importante de verdad?
¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?
•Que el “Algún día” no fomente la
•No multipliques las carpetas de Procrastinación.
Tareas que no tienen fecha de ejecución específica o
“Proyectos”. que engrosan la lista de las que queremos hacer en
La simplicidad debería guiar siempre nuestra
algún futuro.
Productividad y nuestro método de organización no
Ni la pereza ni la molestia de acometer una tarea
puede ser una excepción.
importante pueden ser criterios que decidan si una
Mantener un número reducido de proyectos hará
tarea va a “Algún día”.
que el método esté a tu servicio y no al revés.

7. Chequea el estado de tus tareas y
proyectos.
•Fija un momento para la revisión. •Localiza y cuida las Tareas Clave.
Marca un momento específico e ineludible para Márcalas de forma especial y no las pierdas de vista en
hacer la Revisión. Una de las claves es no saltártela cada Revisión.
nunca y hacerla de forma regular y periódica. El método y tus listas tienen que moverse con tus
tareas.
•Revisión ágil y diligente.
•Motívate para la Revisión.
Recuerda, la prioridad la marca la importancia de la La Revisión no es una obligación, sino una pieza esencial
tarea. Hay que diferenciar entre el “tengo”, “debo” y para hacer bien tu trabajo. Está ahí para hacer y
“puedo”. conseguir cosas.
Abarrotar tu lista de “Próximo” con tareas que tienes Utiliza una herramienta no sólo eficaz sino divertida.
que completar no te hará ni más productivo ni mejor
profesional.

8. Último y único objetivo de cualquier
método de organización.
•Planifica y cuida las Tareas Clave. •Antes de empezar mira la “foto de tus
Habrán ciertas tareas que, si puedes, debes colocar tareas”.
en momentos “estratégicos” que cumplan lo
La productividad es cuestión de elegir bien.
siguiente:
Visualizar, solo durante medio minuto, lo que te va a
Nivel de motivación-energía sean más elevados.
esperar al día siguiente. Antes de empezar el día ya
Aislarte y concentrarte 100%.
estarás preparado y te evitará encontrarte sorpresas.
Contemplarlas sin dejarlas a medias.
Las Tareas Clave van a tener un impacto positivo y
duradero en tu trabajo, de modo que pon lo mejor
de ti en ellas.
•Planifica las tareas menores y •Si es necesario, sáltate la planificación.
Nada es inalterable.
repetitivas. Al planificar tenemos una ruta que debemos seguir pero
Tareas que hay que hacerlas todos los días y que
que no hay que seguir, en modo alguno es inalterable.
requieren un bajo nivel de atención y concentración.
Colocarlas en momentos “estratégicos” donde tú y tu
entorno estéis más en consonancia con la relevancia
real de esa tarea.

9. ¿Por qué una aplicación digital?
•Bastaría con una simple hoja de papel sin
embargo, muchas de las tareas surgen en
el entorno digital.
•La sincronización es útil, conveniente y
esencial.
•Existen ciento y cientos de aplicaciones,
algunas de ellas: EverNote, Things,
Omnifocus, Gmail, Ta-Da, iGTD…

10. EverNote
Tiene una versión gratuita
Vale para Windows y para Mac
Gran integración con los navegadores
Sincronización entre máquinas y acceso
web
No está diseñado expresamente para
GTD
Con tanta información alrededor puede
despistarte

11. Things
Diseño agradable y fácil
Diseñado especialmente para GTD
Concentración 100% en tus tareas
Existe una versión móvil para Iphone
Sólo disponible para Mac
Es de pago
Sincronización entre no nativa
Mala integración con otros sistemas

12. • Inquietud humana en llegar a ser mejor y
hacerlo mejor
• Reconocida como la clave para el progreso, el
éxito y la supervivencia tanto en el ámbito
personal como en la empresa.

13. Primeros pasos para aumentar la
productividad
• Definición precisa de la productividad
para tu situación particular
• Recursos sobre los que puedes ejercer
un mayor control: El tiempo y tu actitud

14. Tareas
•Planificar tareas:
Dedicar unos minutos al día a planificar las tareas
más importantes del día siguiente.
•Tareas clave:
Empezar el día haciendo una de estas tareas.
•Tareas periódicas:
Situarlas en momentos de bajo rendimiento.
•Tareas basura:
Parecen importantes pero sólo roban tiempo.
•Herramientas:
Anotar las tareas conforme vayan saliendo.

15. Concentración
Proteger la concentración de interrupciones y distracciones.
¿Cómo?
•Cerrar el paso al entorno digital y las distracciones.
•Evitar interrupciones, cortando llamadas, pidiendo silencio.
•Trabajar en bloques cortos de tiempo: Técnica Pomodoro
•Concentrarse en terminar las tareas
•Conseguir 1-2 horas de trabajo ininterrumpido

16. Información
• Elegir lecturas diarias que me informen y ayuden
• Redes sociales: mantener aquellas que aporten algo. Cortar el
acceso a la hora de hacer las tareas.
• Email: Saber usarlo en tu beneficio. Roba mucho tiempo.
Destinar momentos fijos para atenderlo.
• Utilizar herramientas para gestionar tareas, datos importantes.
Ejemplos:
Evernote: sencillo de usar.
Google Docs: aplicación de oficina.
Springpad: captura tareas, recordatorios y citas.

17. Descanso
Ocio personal
Descanso nocturno
Descanso entre tareas

18. Errores sobre la productividad
Leer, pensar o planificar “no es hacer”.
Intentar llegar a todo:
Se trata de decidir y sacrificar, hacer menos cosas pero más
importantes.
Ignorar la evaluación continua:
Es necesario dedicarse un tiempo a preguntarse:
“¿Cómo lo he hecho hoy?”
Subestimar los descansos entre tareas:
Ser productivo no significa trabajar más, sino
sacar más de tu trabajo.