Este documento presenta consejos para administrar el tiempo de manera efectiva. Explica que el tiempo es un recurso limitado y no se puede recuperar una vez pasado. Ofrece estrategias como hacer una lista de prioridades, identificar las horas más productivas, delegar tareas innecesarias y controlar interrupciones para organizar mejor el tiempo disponible.

1. Administración del Tiempo.
Creado por Jose Onofre Montesa Andrés
Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada
Universidad Politécnica de Valencia, 2003
Modificado por Claudia Lagos
Durante el Diplomado Medios Virtuales, Modulo Producción Multimedia
Aplicar consejos didácticos y organizadores lógicos
para facilitar el aprendizaje de la audiencia
Universidad Autónoma de Tlaxcala, 2012

2. Contenido:
• 1. ¿Que es el tiempo?
• 2. ¿Cuáles son algunas causas que
impiden aprovecharlo?
• 3. ¿Como organizarse?
• 4. ¿Como conservar el equilibrio y
control del tiempo?
Administración del Tiempo. 1

3. 1. ¿Que es el tiempo ?
• Es un recurso igual para todos.
• Una vez pasado ya no se
recupera.
• Cualquier actividad requiere
tiempo, estas si pueden ser
clasificadas por su importancia
(objetivo, mayor satisfacción).
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4. 2. ¿Cuales son algunas causas
que impiden aprovecharlo?
• 2.1 Coyuntura
• 2.2 Actitudes
• 2.3 Síntomas del “stress”
• 2.4 Causas del “stress”.
• 2.5 Algunas Soluciones.
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5. 2.1 Coyuntura
• Entorno tecnológico
– Cambios frecuentes ...
– necesidad de tiempo para responder
• Economía global
– Menos barreras downsizing,…
» recortes de personal
• Empleo
– Logrado por habilidad... Técnica
– Mantenido por habilidad Organizativa
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6. 2.1 Coyuntura…
• Habilidades
organizativas
– Comunicación
• Oral
• escrita
– Trabajo en equipo
• Control eficaz del
tiempo
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7. 2.4 Causas del “stress”
• Objetivos inalcanzables
– tratar de hacer • Tensiones del propio
demasiado, trabajo
perfeccionismo,.. – Descontrol de
– Falta de planeación y interrupciones,
organización personal – Reuniones excesivas o
– Falta de delegación eficaz ineficaces
– comunicación defectuosa
(incapacidad de decir
“NO”)
• Exceso vida sedentaria.
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8. 2.2. Actitudes
• Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos
– Dando respuestas, como sea posible
– No tengo tiempo
• Activa: influir sobre el propio
destino:
– Eficacia.
– Tengo tiempo.
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9. 2.3 Síntomas del “stress”
• Fase inicial • Fase aguda
– nerviosismo, – Hipersensibilidad,
– crisis de humor, – ansiedad,
– inseguridad/desconfianza – Desjerarquización de
– dificultad incremental /
valores/ “Pasar”
fatiga mental, • Depresión/Infarto/
– neuralgias, Úlceras...
– insomnio. – Apatía,
– sensación de fracaso,
– quejas constantes
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10. 2.5 Algunas Soluciones.
• Vacaciones
• Deporte
• Cambiar de actividad
• Verlo con perspectiva: Distanciarse
• No dejarse llevar por sentimientos negativos
• Administración del tiempo
– Planificación y Organización personal.
– Control de las interrupciones
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11. 3 ¿Como organizarse ?
3.1 La lista de cosas a hacer, El inventario
3.2 La matriz de prioridades.
3.3 Identificar las horas más y menos
eficaces.
3.4 La realidad del tiempo controlable.
3.5 Usar un plan para organizarse.
3.6 Vivir con el plan diario
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12. 3.1 La lista de cosas a hacer
• 3.1.1 El inventario.
• 3.1.2 Origen de muchas urgencias
• 3.1.3 Criterios de importancia.
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13. 3.1.1. La lista de cosas que hacer: inventario
de tareas.
Descripción Prioridad Tiempo
Importante Urgente Estimado
Resolver la inundación SÍ SÍ Hacer Ya
de la oficina
Plan estratégico SÍ NO Programar
nuevos productos
... NO SÍ Delegar/Org.
... NO NO No pasa nada
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14. 3.1.2 Lista de cosas que hacer: Origen de
muchas urgencias
• 1. Tareas que encarga
el jefe.
– Ej.: Asigna 5 proyectos y
pide el 6º
• Solución: Preguntar
• 2. Tareas impuestas
por el sistema.
– Ej.: Llamadas de clientes
con quejas, ...
• Solución: Reservar tiempo,
Organizar ( núm. Errores)
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15. 3.1.2 La lista de cosas ha hacer: Origen de
muchas urgencias…
• 3. Acciones derivadas de subordinados
– Bola de nieve o bloqueo.
• Solución: Comunicación
– El rebote del problema
• Solución:
– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué
recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!
– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado
» Salvo falta de cualificación
• 4. Metas y actividades impuestas por uno
mismo: 1h/día
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16. 3. 1.3 Lista de cosas que hacer: Criterios
de importancia.
• 2) Actividades que
• 1) Principio de Pareto ley 80:20
– “lo más es menos y lo menos es
Añaden Valor
más” – En una fabrica:
– La mayoría de las actividades son •  Proceso
simples y unas pocas:
•  Transporte
• Causan la mayoría de resultados
• Son importantes •  Stock
– El 20% de asuntos nos dan el 80% •  Esperas
del valor •  Inspección
– El 20% de agencias venden el 80%
del producto
– El 20% de los clientes generan el
80% de quejas
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17. 3.2 La matriz de prioridades.
Importancia
Mucha 
• Tener la matriz a
Poca mano y actualizarla
de vez en cuando.
Poca  Mucha
 
Urgencia
• Es clave haber
acabado el día
  habiendo hecho .
–  Hacer “Ya” • No planear más de 6
–  Planear a medio plazo actividades/día, lo
–  Interrupciones: normal 3, pero 1
controlarlas
–  Trivial: socializar
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18. 3.3. Identificar las horas
más(E) y menos eficaces(D).
• E: Período del día que uno rinde más.
– Para lo difícil, complejo / importante
• D: Período del día que uno rinde menos
– Leer periódico, +50%
– abrir correo
Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero
– Telefonear
PRODUCTIVIDAD
Paraninfo 1992
– Interrupciones
100%
– Entrevistas.
-50%
6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
HORA
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19. 3.4 La realidad del tiempo
controlable.
• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días
• Permite identificar las interrupciones y tomar
medidas.
• 5 preguntas clave:
• ¿Qué estoy haciendo,
• ... que en realidad no es necesario hacer?
• … que pudiera encargar a otras personas?
• … que pudiera hacerse con más eficiencia?
• … que hace perder el tiempo a otros?
• ¿Qué hice en mis mejores horas?
• Buscar la eficiencia:
– eliminar… y añadir propio/importante
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20. 3.5. Usar un plan para organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) Considere sus horas E y D.
4) considere su tiempo controlable.
5) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
6) Señalar las actividades terminadas
7) Reprogramar las actividades no terminadas
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21. 3.6. Vivir con el plan diario
“Ponerlo en práctica”
• Revisar la matriz de vez en cuando.
• Programar pocas cosas extra ( 3)
Toma 1
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22. 4 ¿Como conservar el equilibrio y
control?
4.1. Equilibrio en la vida
4.2. Control de interrupciones
4.3. Delegar
4.4. Reuniones eficaces
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23. 4.1. Equilibrio en la vida..
Paso 1. Identificar los aspectos
importantes de la vida
– ¿a qué dedico el tiempo?
– ¿a qué debería dedicar el tiempo?
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24. 4.1. Equilibrio en la vida..
• Social. • Cómo es
• Salud.
• Profesional.
• Educativa.
• Familiar.
• Espiritual.
• Cómo quiero que sea
• Personal.
• Económica.
• De diversión.
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25. 4.1.Equilibrio en la vida ...
Paso 2. Efectuar cambios para mantener el
equilibrio.
Paso 3. Fijar metas para equilibrar el pastel
– Procedimiento para fijar objetivos
1. ¿Qué...? Declaración objetivos (especif.)
2. ¿Por qué...? Razones (motivación)
3. ¿Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo)
4. ¿Cómo...? Acciones requeridas/Camino
Paso 4 Conecte las metas con el plan diario.
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26. 4.2 Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo
– Mesas en oficina: diagonal
– Reloj pared: espalda
– Mobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás
se enteren cuando está ocupado.
– El 70% de las personas acatan las señales.
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27. 4.2.Control de interrupciones…
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las
prioridades máximas.
– Pedir a alguien que atienda las
interrupciones (la hora 0)
4º) Anticiparse
– En el café de la mañana
– visitar, llamar….
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28. 4.2 Control de interrupciones
5º) Comunicar con eficacia
– Preguntar: ¿Por qué es tan importante?
– Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué
puedes hacer por mi?
– Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer
alternativas)
– Saber terminar una conversación
– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie,
extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie
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29. Bibliografía
• 1-68/1124B Los secretos de la
organización del trabajo personal.
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