Este documento presenta ideas para mejorar la administración del tiempo, incluyendo reconocer el mito de que el tiempo se puede cambiar o estirar, identificar actividades que roban tiempo, establecer objetivos claros, implementar un plan con herramientas de gestión de tiempo, priorizar tareas, delegar responsabilidades, crear rutinas, establecer límites de tiempo para tareas, organizar sistemas de archivos y no malgastar tiempo esperando. El objetivo general es que las personas tengan mayor control sobre su tiempo para lograr sus metas de manera más productiva.

1. Administración del
tiempo.
Coaching.
Sesión 1.

2. AGENDA 1/2
• El mito del tiempo
• Malgastar el tiempo
• Sueños y Objetivos
• El plan
• Las herramientas
• Priorización de tareas

3. AGENDA 2/2
• Delegar o “tercerizar”
• Rutinas
• Encuadrar los sueños
• Sistemas
• No espere nunca

4. ¿Preparado para
aprender?
¡Corre tiempo!

5. ¿Qué es el tiempo?
• El tiempo es la magnitud física que
mide la duración o separación de
acontecimientos sujetos a cambio, de
los sistemas sujetos a observación,
esto es, el período que transcurre
entre el estado del sistema cuando
éste aparentaba un estado X y el
instante en el que X registra una
variación perceptible para un
observador (o aparato de medida).

6. ¿muy técnico?
“el tiempo es lo que te sucede mientras
tu vida se agota”

7. Es entonces cuando
vienen las preguntas
existenciales...

8. Ridículo, pero cierto.
¿Sientes que necesitas organizarte
mejor y ser más productivo?
¿No tienes la sensación de pasar el día
en medio de una actividad frenética
para darte cuenta que al final no haz
logrado demasiado?

9. Entonces...
Las destrezas para la administración del
tiempo son especialmente importantes
para los emprendedores, quienes
h a b i t u a l m e n t e s e e n c u e n t r a n
desempeñando diferentes trabajos
durante el transcurso del día.
E s t a s i d e a s p a r a m e j o r a r s u
administración del tiempo le van a ayudar
a mejorar su productividad y a
permanecer focalizado en lo importante.

10. El mito del tiempo
• Acepte que la administración del
tiempo es un mito.
“El tiempo es dinero.”

11. El mito del tiempo
• No importa lo organizado que sea
usted, el día tiene siempre 24 horas
solamente. El tiempo no se estira ni
cambia. Todo lo que podemos hacer es
mejorar nosotros el uso del tiempo
escaso del que disponemos.

12. Malgastar el tiempo
• Descubra en qué malgasta el tiempo.
Muchos de nosotros somos
proclives a actividades que
son un derroche de tiempo
que podríamos usar de un
modo mucho más
productivamente.

13. Malgastar el tiempo
• ¿Cuáles son sus "ladrones de tiempo"?
¿Gasta usted demasiado tiempo en
navegar en Internet, leer emails, o
haciendo llamadas personales? Use un
formulario de registro de sus
actividades para tener un cuadro más
realista sobre lo que usted hace.

14. Sueños y Objetivos
• ¿Cúal es la diferencia entre un sueño y
un objetivo?
Haz una lista de
tus sueños...

15. Sueños y Objetivos
• Fije objetivos de administración del
tiempo.
• Recuerde, el foco de la administración
del tiempo es cambiar conductas, no
cambiar el tiempo. Un buen lugar para
comenzar es la eliminación de sus
"ladrones de tiempo" personales. Por
ejemplo, para la semana que viene, fije
el objetivo de no realizar llamadas
telefónicas personales mientras está
trabajando.

16. El Plan
• Implemente un plan para la administración
del tiempo.
• Esta es una extensión de la idea # 3. El
objetivo es cambiar sus comportamientos
para conseguir todos los objetivos que se
fija a usted mismo, como por ejemplo
aumentar su productividad o disminuir su
estrés. Por lo tanto, usted necesita no
solamente establecer objetivos, sino
revisar su actuación a lo largo del tiempo
para ver si los está cumpliendo.

17. El Plan
• Esto implica obviamente un cambio de
hábitos.

18. Las herramientas
• Use herramientas para la administración
del tiempo. El primer paso es saber dónde
está usted parado y planificar adónde
desea llegar en el futuro. Puede usar un
programa de software como lotusnotes,
por ejemplo, que le permite programar
eventos y tareas fácilmente y colocar
recordatorios con antelación,
facilitándole su manejo del tiempo.

19. Las herramientas
• Es un hecho que las herramientas más
eficientes para usted no siempre son las
más caras o sofisticadas.

20. Priorización de tareas
• Usted tendría que empezar o terminar
cada día con una sesión de administración
del tiempo estableciendo un orden de
prioridad para las tareas del día y los
resultados deseados. Si usted tiene 20
tareas para un día determinado, ¿cuántas
de ellas puede cumplir correctamente?

21. Priorización de tareas
• No haga nada.

22. Delegar o “tercerizar”
• Más allá de lo pequeña que pueda ser
su rol, no hay necesidad de que sea un
"espectáculo unipersonal". Para una
administración del tiempo efectiva,
usted necesita que otras personas
lleven parte de la carga.

23. Rutinas
• Establezca rutinas y apéguese a ellas
lo más que pueda.Cuando surjan las
crisis, usted va a ser mucho más
productivo si usted puede apegarse a
algunas rutinas ya establecidas.
También debe aprender a
manejar rutinas nocivas...

24. Encuadrar los sueños
• Habitúese a fijar límites de tiempo
para las actividades. Por ejemplo, leer
y responder emails puede consumir su
día entero si usted lo permite. En
lugar de eso, ponga un límite de una
hora diaria para esa tarea y apéguese
a ese límite.

25. Encuadrar los sueños
Haga las preguntas adecuadas: ¿Cuanto?
¿Cuando? ¿Como?

26. Sistemas
• Asegúrese de que sus sistemas funcionen.
¿Pierde usted montones de tiempo
buscando documentos en su
computadora? Tome el tiempo para
organizar un sistema de administración de
documentos. ¿Sus sistemas de archivado
le hacen perder montones de tiempo?
Reformúlelos, de modo de organizarlos
para tener a mano rápidamente lo que
usted necesita.

27. Sistemas
A veces hay que dar crédito a cosas probadas...

28. No espere nunca
• No gaste tiempo esperando.Ya sea en
reuniones con clientes o en turnos con el
dentista, es imposible evitar esperar a
alguien o a algo. Pero usted no necesita estar
sentado mirándose la punta de los
zapatos. Tenga siempre algo para hacer,
como un informe que tenga que estudiar, un
folleto que necesita su aprobación, o aunque
más no sea una hoja de papel en blanco que
usted puede usar para planificar su próximo
proyecto.

29. No espere nunca

30. En conclusión
• Usted puede tener un mayor control y
lograr sus objetivos, siempre que
afronte el mito de la administración
del tiempo y de los pasos para mejorar
su control.

31. Epílogo
• Por cierto, ¿le dió tiempo de tomar
nota de las 10 ideas que revisamos
para mejorar su administración del
tiempo?

32. ¿Qué sigue?

33. Familia y trabajo.
Libre albedrío.
Coaching.
Sesión 3.

34. Gracias.