El método GTD (Getting Things Done) es un modelo de gestión que ayuda a aumentar la productividad al liberar la mente de tareas pendientes almacenándolas externamente y organizándolas mediante 5 principios: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar tareas. El método enfatiza la importancia de definir áreas de responsabilidad, fijar objetivos y dar sentido al trabajo realizado para ser productivo de manera sostenible.

1. Cómo aumentar la productividad docente
con el método GTD
05/10/2014 Escrito por Santiago Leave a Comment
El método GTD (Getting Things Done) es un modelo de gestión creado por David Allen a
partir de su libro Organízate con eficacia. El método GTD se ha convertido en uno de los
modelos de gestión relacionados con la productividad más importantes que existen en la
actualidad. Es una metodología totalmente nueva y rompedora en lo que a la gestión del
trabajo se refiere y ha supuesto una auténtica revolución en el ámbito profesional. De ahí
que en este artículo quiera darte a conocer algunas de las claves de este método y
relacionarlo en cierto modo con la productividad docente. ¿Me acompañas?
Imagen extraída de Shutterstock
¿Cuál es la clave del método GTD?
El método GTD de gestión no es un método de gestión al uso. Y no lo es por una razón
que personalmente me parece esencial: el método GTD facilita que tu mente se libere de las
tareas que tienes pendientes, es decir, las tareas que te faltan por realizar desaparecen de tu
mente y se guardan en otros lugares que más adelante explicaré. Este hecho es el gran valor

2. del método GTD, ya que cuando trabajas en algo no tienes la necesidad de recordar lo que
todavía tienes pendiente.
La transformación del tiempo mediante el método GTD.
Siempre he defendido la idea en este blog de que gestionar el tiempo es una forma más de
perder el tiempo. De lo que se trata no es de gestionar el tiempo, sino de transformarlo a tu
favor para disponer precisamente de más tiempo. Esto hace que a través del método GTD lo
que se concibe como prioridad pase a un segundo plano, es decir, no hay que estructurar el
trabajo por prioridades, sino por actividades requeridas para cada momento del trabajo. Esta
concepción del tiempo es realmente otro de los grandes valores del método GTD. ¿Cómo se
consigue? David Allen propone cinco actuaciones para poder desarrollar con éxito tu
trabajo.
Los 5 principios del método GTD.
1. Recopilar. En este primer principio de lo que se trata es de vaciar las tareas que tienes en
mente. Para David Allen cuanta más información almacenas más tiempo tardas en
gestionarla correctamente. Hay tareas que sencillamente puedes poner en listas y olvidarte
de ellas para centrarte en otras. Así evitas que en tu cabeza se reproduzcan tareas que debes
realizar a corto, medio o largo plazo. Las reproducciones de ideas no hacen más que
disminuir tu trabajo y, por ende, tu productividad. En este sentido David Allen habla de
depositar la información en “cubos”, “cajas”, “cestas” o, lo que vendría a ser lo mismo:
 Subcarpetas en correos electrónicos (gmail)
 Libretas
 Agendas electrónicas
 …
Estos lugares de almacenaje son los que te permiten vaciar tu mente. Además, cuentan con
la ventaja de que puedes recurrir a ellos cuando quieras sabiendo que en un instante tendrás
la información a tu disposición. David Allen recomienda que al menos una vez por semana
revises estos lugares de almacenaje y los tengas tan actualizados como sea posible para
evitar una excesiva acumulación de información.
2. Procesar. Una vez consigues tener todas tus tareas debidamente recopiladas, es cuando
empieza la segunda fase del método GTD que consiste en procesar la información
almacenada. Será en esta segunda fase donde deberás tomar las siguientes decisiones:
 Eliminar la tarea
 Realizar la tarea

3.  Delegar la tarea
 Posponer la tarea
Además de estas decisiones, David Allen también tiene en cuenta estos procedimientos:
 Toda tarea que se comience debe realizarse desde el principio.
 No realizar nunca dos tareas a la vez.
 Evitar en la medida de lo posible posponer a reprogramar una tarea.
La regla de los dos minutos.
Una de las máximas del método GTD tiene que ver con las tareas que requieren para su
realización una corta duración. En tu trabajo hay muchas tareas de este tipo. Pues bien, si la
tarea que se te presenta tiene una duración de menos de dos minutos, debes realizarla al
instante. Es más, debes realizarla y finalizarla para que deje de ocupar espacio en tu mente
o debas almacenarla en alguno de los cubos de información. Estas tareas aplicadas al
ámbito docente podrían ser:
 Poner las notas de una actividad en tu cuaderno
 Llamar a una familia
 Escribir una nota en la agenda de tu alumnos
 Completar la programación de aula de ese día
 Enviar una notificación a otro compañero por correo
 Responder un correo electrónico que demande tan sólo una verificación sobre algún
aspecto en concreto
 Pasar el acta de una entrevista con las familias
 …
3. Organizar. Todas aquellas tareas que ya no están en tu mente, sino recopiladas y
procesadas en cubos de información de almacenaje de tareas necesitan de una organización
para llevarse a cabo con éxito. Al respecto, David Allen en su método GTD insiste en la
importancia de la creación de listas, unas listas que él divide en las siguientes categorías o
grupos:
 Próximas acciones. En este grupo se trata de anticipar las consecuencias que una
tarea conlleva por sí misma, es decir, de lo que se trata es de anticipar qué tarea

4. vendrá tras la realización de una tarea. Por ejemplo, a la tarea redactar la
programación del curso requerirá más adelante la firma de los miembros del
departamento y la entrega de la programación al equipo directivo en el plazo
señalado. Es muy importante en este sentido no visualizar tan sólo la primera tarea,
sino conocer cuáles serán las próximas acciones que una tarea conlleva en sí misma.
Este tipo de tareas se pueden dividir por contextos o situaciones como centro
escolar, casa, correo electrónico, teléfono, notas…
 Proyectos. David Allen llama proyecto a toda tarea que requiere más de una acción
para llevarla a cabo. Estas tareas inacabadas y que tienen una relativa duración en el
tiempo deben ser revisadas de forma periódica para permitir, precisamente, que
avancen y no se estanquen. En el ámbito escolar son relativamente frecuentes y no
siempre se gestionan debidamente, ya que los plazos de realización no siempre se
respetan. Estos proyectos son propios de los equipos directivos o también se
gestionan en las reuniones de departamento o el las denominadas Comisiones de
Coordinación Pedagógica donde asisten los jefes de departamento y miembros del
equipo directivo.
 En espera. Se trata de una tarea que no realizas tú, sino que ha sido delegada a otra
persona. Aunque no tengas el control para la realización de la tarea, sí es
fundamental establecer unos parámetros de control o recordatorios para que la tarea
en cuestión se lleve a cabo. En los centros escolares este tipo de tareas se pueden
relacionar con talleres o actividades extraescolares en la que el personal ajeno al
centro es el encargado de la actividad.
 Algún día / quizá. Se trata de una lista de tareas de las que eres consciente de que
no puedes realizar a corto o medio plazo por diversas razones. En el ámbito docente
podría estar relacionado, por ejemplo, con el aprendizaje de una nueva lengua o de
alguna herramienta de carácter tecnológico (aprender a programar).
La importancia de la simplicidad.
Otra de las máximas del método GTD es la simplicidad a la hora de organizar las tareas.
Cuanto más simple sea la forma de organizarse, más efectiva será la tarea que tengas entre
manos. De ahí que, a veces, sea más efectivo un método que conozcas y domines que otro
que requiera de un cierto aprendizaje. Puede ser más efectivo anotar una tarea en un papel o
libreta que realizarlo en una aplicación de un dispositivo electrónico, por poner algún
ejemplo.
El uso del calendario.
El método GTD sólo recomienda el uso del calendario únicamente para las tareas que están
prefijadas de antemano. En el ámbito escolar son las que suelen venir definidas en el
calendario escolar como, por ejemplo:
 Claustros

5.  Reuniones de evaluación
 Día de entrega de notas
 Reuniones de equipos docentes
 Reunión con las familias al inicio de curso
 …
4. Hacer. Uno de los aspectos que más me ha llamado la atención del método GTD es
poner especial hincapié en algo que me parece fundamental y en el que es fácil caer. Me
refiero al hecho de invertir más tiempo en organizar las tareas que en hacerlas. El hecho de
dedicar mucho tiempo a la gestión de tareas hace que dichas tareas cuesten cada vez más
llevarlas a cabo ya que se invierte una energía considerable en su preparación. Hay que
hacer lo posible para llegar lo más fresco posible a la realización de la tarea para que esta
salga satisfactoriamente.
5. Revisar. El mayor error que puedes cometer a la hora de llevar a cabo tus tareas es no
revisarlas con asiduidad. David Allen propone que siempre que sea posible las tareas a
realizar se revisen diariamente. La revisión de las tareas es una actuación esencial a la hora
de valorar tu productividad porque es la revisión la que te permite abordar las tareas y
evitar lo que se denomina la procrastinación. Al respecto del término procrastinación, te
recomiendo la lectura del artículo Procrastinación docente o dejar para mañana lo que
debieras hacer hoy. David Allen da una importancia enorme a la revisión de las tareas
porque ello implica una disciplina y un compromiso con las tareas racionadas con tu
trabajo. Sin revisión lo más probable es que las tareas se vayan acumulando y alguna de
ellas deje de realizarse.
Las áreas de responsabilidad del método GTD.
Por áreas de responsabilidad debes entender todas aquellas acciones de tu vida en la que tú
tienes el control y la capacidad de decisión. Precisamente, la toma de decisiones es lo que
marca el éxito del método GTD. Y dichas decisiones no sólo se centran en el ámbito
laboral, sino también en el personal. Hay que ser consciente de que cada decisión tiene unas
consecuencias y que estas consecuencias conllevan una responsabilidad.
En este sentido las áreas de responsabilidad de las personas suelen oscilar entre las 8-10
responsabilidades. Por ejemplo, estas son mis áreas de responsabilidad:
 Centro escolar
 Relaciones familiares
 Relaciones personales (amigos, conocidos y compañeros de trabajo)

6.  Finanzas
 Desarrollo personal
 Desarrollo profesional (blog Justifica tu respuesta)
 Salud y bienestar
Es importante, al respecto, evaluar cuáles son para ti tus áreas de responsabilidad, es decir,
se trata de definirlas a partir de cómo está organizada tu vida personal y profesional. Una
vez definidas de lo que se trata es de llevar un sencillo registro de dichas áreas y trabajar
con ellas. Con las áreas decididas no deberías realizar ninguna tarea que no te ayudara a
desarrollar algunas de tus áreas de responsabilidad. A partir de ahí se trata de mantener un
equilibro y una revisión de todas ellas y no dejar ningún área desatendida. Si algún área se
desatiende de forma regular seguramente deberá revisarse o suprimirse.
De la correcta gestión de tus áreas de responsabilidad dependerá en muchos casos tu
bienestar en todos los aspectos de tu vida. Porque, precisamente, el hecho de detectar algún
desequilibrio en las áreas que has definido te dará la oportunidad de poder enmendar
cualquier deficiencia.
La perspectiva en el método GTD.
El método GTD establece 6 niveles de perspectiva para la gestión de la productividad.
Estos niveles son: vida, visión, objetivos, áreas de responsabilidad, proyectos y acciones.
Estos niveles de perspectiva de los que algunos he desarrollado en otros apartados deben
responder a una pregunta que a mí me parece esencial y es la siguiente: ¿por qué hago lo
que hago? Esta debe ser la primera pregunta que debes formularte en tu vida personal y
profesional porque:
Si no eres capaz de dar un sentido a tu productividad, nunca serás productivo.
[TUITÉALO]
Cómo iniciarse en el método GTD.
Me gustaría acabar esta aproximación al método GTD con algunas recomendaciones en el
caso de que quieras adaptarlo a tu trabajo, a tu productividad.
 Libro. Yo empezaría leyendo el libro de David Allen Organízate con eficacia. Se
trata de un libro de muy fácil lectura y muy pautado y del que obtendrás magníficas
ideas para desarrollar tu productividad.
 Método. Define un método de trabajo. Nunca serás productivo si no eres capaz de
crear tu propio método e interiorizarlo. Debe ser un método sencillo en el que al

7. principio no predomine la tecnología. Yo empezaría por una libreta y un bolígrafo
para la confección de lista. A medida que el método GTD se perfeccione, iría
incorporando aplicaciones que me hicieran ganar tiempo y aumentar y mejorar mi
productividad como, por ejemplo, Evernote.
 Determinación. La productividad no depende del trabajo, sino de la determinación
que pones en ese trabajo. Debes crear un método, pero aún más importante es
creerte el método para aplicarlo de forma que tu trabajo gane en calidad.
 Orden. Debes respetar el orden del método GTD: recopilar, procesar, organizar,
hacer y revisar.
 Menos es más. Evita en lo posible que la preparación de una tarea te lleve más
tiempo que su realización.
 La regla de los dos minutos. No dudes en realizar al momento cualquier tarea que
conlleve menos de dos minutos, es decir, nunca pospongas una tarea sencilla. Hazla
al instante.
A modo de conclusión. El método GTD como filosofía de
vida personal y laboral.
Como cualquier método, el método GTD ha tenido muchos defensores y detractores.
Aquellos que critican el método lo hacen aduciendo que el compromiso que debe adquirirse
con el mismo no compensa lo productivo que puedes llegar a ser. Soy consciente de que
llevar el método GTD a rajatabla exige de una dedicación y de una determinación enorme.
Pero como cualquier método, quiero pensar que tiene aspectos realmente interesantes y de
muy fácil aplicación en tu vida.
En un principio puede parecer que se trata de un método que te robará mucho tiempo,
cuando en realidad es todo lo contrario. Bien aplicado, la persona que lo realiza se da
cuenta de cómo ha transformado su tiempo a partir de la toma de decisiones. En tu trabajo
no se trata de ser productivo, se trata de saber por qué y en qué eres productivo. Sin
reflexión la productividad se convierte en gestión de los recursos, en gestión del tiempo, es
decir, en una pérdida de tiempo. Sólo sabiendo por qué eres productivo serás capaz de dejar
de gestionar el tiempo para transformarlo. El método GTD es un método más como el
Principio 20/80, como la Técnica Pomodoro.
Espero que este artículo al menos te haya hecho recapacitar sobre cómo enfocas tu
productividad en lo personal y en lo profesional. Si es así, este artículo ha cumplido con su
cometido.
Artículos relacionados:
1. 6 Tipos de liderazgo que como docente debes conocer

8. 2. 5 Principios del coaching educativo que como docente deberías conocer
3. 10 Razones para aprender y emprender con el Método Kumon
Filed Under: Consejos para docentes Tagged With: David Allen, método GTD,
PRODUCTIVIDAD
Leave a Reply