1. Departamento de
compras
Cadena de suministros
Este artículo nos dará una reseña de la importancia de las compras en la
estrategia de las empresas en la actualidad.
2016
Armando Lemus
JYPESA
5/4/2016
2. Departamento de Compras
Definición de Compras
El termino compras se define como la
actividad de adquisición de un articulo o
servicio a través de un intercambio
monetario.
Para las empresas compras significa adquirir
los bienes y servicios relacionados con la
operación de la empresa.
Compras en la actualidad
Las empresas han evolucionado en su
manera de comprar y ya no compran como
lo hacían en el pasado, actualmente
podemos tener un proveedor en cualquier
parte del mundo
La tecnología ha facilitado la manera de
comprar de tal forma que es muy sencillo
buscar fuera del lugar de origen y encontrar
las mejores opciones.
Los departamentos de compras adquirieron
mucha importancia debido a la manera en
que impactan en el flujo de efectivo de la
empresa por eso es muy importante no
tomar a la ligera este proceso.
El comprar ya no solo se basa en suministrar
si no en la estrategia del cómo, cuándo y por
que comprar, la planeación y el desarrollo de
proveedores confiables.
Las empresas que no planean correctamente
sus compras están propensas a no cumplir
con las necesidades de sus clientes.
Objetivo del departamento de compras
El objetivo básico de la función de compras
es asegurar la continuidad del suministro de
materias primas, productos sub-contratados,
repuestos y reducir el costo final de los
productos terminados.
En otras palabras, el objetivo es no sólo
obtener las materias primas al precio más
bajo, sino que reducir el costo final del
producto, o sea, comprar de forma
inteligente y alineada con la estrategia, todos
los materiales necesarios para la producción
o la operación diaria de la empresa.1
“Obtener el mejor precio, el mejor servicio,
con los mejores proveedores, siempre
buscando el beneficio de la empresa
apegado a las políticas los objetivos y a la
visión de la empresa”2
Selección de proveedores
Un sistema de selección de proveedores
puede priorizar la calidad de los suministros
y, en consecuencia, contribuir a desarrollar
una estrategia de diferenciación. Por el
contrario, puede priorizar el precio como
criterio de selección, contribuyendo a reducir
los costes productivos, pero probablemente
Figura 1Funciones u objetivos del departamento de compras
3. sacrificando ciertos atributos de calidad. La
función de compras, ahora más que nunca,
debe ser capaz de elegir los objetivos y las
alternativas que más beneficien a la
empresa.
En la Tabla 1 se desarrollan cada una de las
prioridades competitivas básicas en objetivos
más concretos que podrían plantearse en la
función de compras. No siempre hay
recursos ni es posible avanzar en todos estos
aspectos.
Integración estratégica de la función de
compras
La función de compras debe ser capaz de
identificar aquellos objetivos que mejor se
ajusten a la estrategia competitiva de la
empresa y a los objetivos de otras áreas
funcionales. La integración estratégica de la
función de compras ha sido considerada
esencial para conseguir un correcto
alineamiento entre las decisiones y
capacidades de esta función y los objetivos
estratégicos de la empresa (Narasimhan y
Das, 2001; Chen et al., 2004). Dicha
integración se manifiesta a través de
acciones y realidades concretas como la
participación directa de directivos de
compras en el proceso de planificación
estratégica, la formalización de un plan
estratégico en la función de compras para
apoyar la estrategia general de la empresa,
un mejor conocimiento de los objetivos
estratégicos de la empresa por el personal de
compras, la formación del personal de
compras orientada a las necesidades
derivadas en la planificación estratégica, o la
medición del rendimiento de la función de
compras medido en función de los objetivos
estratégicos de la empresa. 3
Tabla 1 Posibles prioridades competitivas en la función de compras, fuente
UNIVERSIA BUSINESS REVIEW- ACTUALIDAD ECONÓMICA | CUARTO
TRIMESTRE 2006 | ISSN 1698-5117
Tabla2 Indicadores de la integración estratégica de la función de compras,
fuente UNIVERSIA BUSINESS REVIEW- ACTUALIDAD ECONÓMICA | CUARTO
TRIMESTRE 2006 | ISSN 1698-5117
4. Compras y gestión de proveedores
La función de compras buscar adquirir los
bienes y servicios que la empresa requiere,
garantizando que la mercancía llegue en las
cantidades, el tiempo, calidad y precio
acordados con el proveedor. La gestión de
aprovisionamiento no debe confundirse con
la función que realiza el área de compras.
Compras debe responder a las siguientes
preguntas:
Debe existir una adecuada coordinación y
comunicación entre el área de compras y las
demás áreas funcionales de la Empresa,
como son: Producción, Financiera y
Comercial. Las funciones que diferencian a
las compras de las demás áreas de la
empresa son:
•Búsqueda, selección y seguimiento de
proveedores.
•Garantizar que los productos comprados
cumplan las especificaciones requeridas.
•Análisis de precios de los materiales y
bienes.
•Venta de sobrantes y productos obsoletos.
Las compras deben ocuparse de un conjunto
de actividades que resultan básicas y que
abarcan las siguientes:
•Búsqueda y evaluación de proveedores.
•Mantenimiento de un registro actualizado
de productos con información referida a:
Características técnicas, códigos de
identificación, suministradores, precio y
condiciones de entrega y pago.
•Negociación permanente de: Precios,
Calidades, Condiciones de pago y Plazos de
entrega.
•Previsión de compras en sus aspectos
técnicos, económicos y financieros.
•Planificación de pedidos por artículo y
proveedor, determinando los volúmenes de
pedidos y fechas de lanzamiento previstos.
•Preparación de órdenes de compra,
lanzamiento de pedidos y seguimiento de los
mismos hasta su recepción y control de
calidad.
•Solventar discrepancias en la recepción del
producto.
•Analizar variaciones en precio, plazos de
entrega, calidad.
Existen cuatro aspectos que resultan básicos,
estos son:
•Precio, Calidad, Condiciones de pago, Plazos
de entrega.
Con respecto al precio cabe decir que éste
debe estar claramente definido, ser unitario
e incluya toda clase de conceptos como
transporte, manipulación, etc.
Desde luego el objetivo no es comprar lo más
barato posible, sino optimizar en su conjunto
los indicadores de precio, calidad y servicio
(que abarca condiciones de pago y plazo de
entregas). En función de la posición de la
empresa en el mercado la negociación será
Figura 2 Preguntas que debe hacerse el comprador
5. de una u otra forma. Se pueden lograr
descuentos por cantidad y otras formas de
revisión dependiendo de los tipos de
contratos establecidos. La forma de pago
puede afectar seriamente el precio, ya que
un pago aplazado es como si el proveedor
estuviese financiando al comprador.
El plazo de entrega es otro factor importante
a considerar para no entrar en ruptura del
inventario, o lo que es peor, paralización del
proceso productivo o se servicios. Resulta de
interés que el plazo de entrega sea lo más
pequeño posible para trabajar con una
menor cartera de pedidos y tener una menor
financiación comprometida. Se requiere
también que el plazo sea fiable. Si no lo fuera
pues nos vemos obligados a mantener un
mayor nivel de inventario de seguridad, lo
que se traduce en mayores costos de
conservación y mayor capacidad para el
almacén. Para lograr plazos adecuados será
conveniente conocer la evolución de nuestra
demanda al comienzo del periodo de
planificación y poder acordar y negociar con
el proveedor la cantidad y frecuencia de los
pedidos, facilitando de esta forma la
planificación del mismo. 4
Conclusión
El comprar no consiste en adquirir la opción
con menor costo si no en buscar la opción
que cumpla con factores como calidad,
precio, tiempo de entrega y financiamiento
que harán nos harán más competitivos ya
que el día de hoy la competencia de las
empresas es quien tiene la mejor cadena de
suministro.
El comprador actual debe ser desarrollar un
mapa mental de trabajo que le permita
tomar las mejores decisiones y alinearlas a la
planeación estratégica de la empresa.
El acceso a proveeduría en cualquier parte
del mundo es una realidad para compradores
y vendedores, es decir lo que no vendamos a
nuestros clientes con las características
requeridas de precio, calidad, tiempo de
entrega y plazo de pago lo podrá encontrar
en cualquier parte del mundo.
Referencias:
1 Oscar cubillos. Departamento de compras : objetivos e importancia y
su rol en la cadena de suministros http://cubillos.info/objetivos-
importancia-departamento-de-compras/
2 Entrevista de Gerente de compras Cine mark Alejandro Arellano
22/10/2012 https://www.youtube.com/watch?v=LqZTXieqEiY
3 Javier Gonzalez Benito UNIVERSIA BUSINESS REVIEW- ACTUALIDAD
ECONÓMICA | CUARTO TRIMESTRE 2006 | ISSN 1698-5117
4 Universidad abierta a distancia UNAD
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/256594/256594_MOD/11co
mpras_y_gestin_de_proveedores.html
