1. Temario de procesos de gestión administrativa. Tema 10
TEMA 10
1. INTRODUCCIÓN.
2. PROCESOS DE COMPRAS EN EMPRESAS INDUSTRIALES,
COMERCIALES Y DE SERVICIOS.
3. POLÍTICAS DE COMPRAS: PARÁMETROS DE DECISIÓN.
4. COSTES DE APROVISIONAMIENTO.
5. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS:
• PETICIÓN DE PRECIOS Y OFERTAS.
• SELECCIÓN DE OFERTAS Y PROVEEDORES.
1.FORMULACIÓN DE PEDIDIOS.
6. CONTROL PRESUPUESTARIO EN COMPRAS
0. BIBLIOGRAFÍA
• “Planificación de la empresa y Control de Gestión”. Álvarez López, J.
• “Gestión de Aprovisionamiento”. Valero, S. Editorial Santillana.
1. INTRODUCCIÓN
La actuación de la función comercial se encuentra estrechamente ligada con
otras dos funciones fundamentales: la adquisición de materias primas, de
elementos de montaje y demás bienes y servicios que la empresa precise; y la
venta de los productos terminados.
En su aspecto de compras, la función comercial, la dirección comercial, deberá
buscar los proveedores más idóneos, es decir, los que ofrezcan los bienes que
precisa la empresa en las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de
entrega y suministro.
2. PROCESOS DE COMPRAS EN EMPRESAS INDUSTRIALES,
COMERCIALES Y DE SERVICIOS.
Una correcta gestión de las compras:
• Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que suponen
cantidades importantes.
• Condiciona la calidad del producto final.
La compra es una subfunción de aprovisionamiento entendido como el conjunto
de operaciones que tiene por objeto dotar a la empresa de los stocks
adecuados, en las cantidades requeridas y en el tiempo preciso, para que
pueda desarrollar sus procesos de fabricación.
Aprovisionar una empresa es:
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• Prever sus necesidades.
• Planificar las necesidades en el tiempo y en el espacio.
• Adquirir los productos necesarios.
• Asegurarse de que se reciben los productos en la cantidad y con la calidad
solicitada.
• Pagar lo que se recibe, en los plazos y en la forma convenida.
• Almacenar y utilizar los productos adecuadamente.
En la función de compras podemos distinguir diferentes variables estratégicas
dependiendo del sector de actividad y de la posición de la empresa respectos a
sus proveedores y competidores.
Las compras que realiza el sector público a las empresas privadas están
reguladas por la Ley de Contratos del Estado.
En el sector privado, podemos distinguir:
• Empresas industriales cuya variable estratégica de compras es la calidad de
la materia prima y productos auxiliares.
• En las empresas comerciales, lo más importante es el precio de coste de las
compras.
• En las empresas de servicios, el factor estratégico es la satisfacción del
cliente.
3. POLÍTICAS DE COMPRA: PARÁMETROS DE DECISIÓN.
La función de compras tiene como objetivo: adquirir adecuadamente materias
primas y demás para que la empresa desarrolle sus operaciones de forma
satisfactoria. Para ello se deben cumplir las siguientes condiciones:
• La calidad de lo comprado: ha de ser la necesaria para el fin que se le
destina.
• El plazo de entrega: que la mercancía se halle disponible en el momento
oportuno.
• El precio justo en relación a la calidad, a las condiciones de pago y al plazo
de entrega estipulado.
Estos 3 parámetros se descomponen a su vez en otros como: servicios del
proveedor, cantidad a comprar o condiciones de pago.
4. LOS COSTES DE APROVISIONAMIENTO.
La compra origina un conjunto de gastos que se derivan del mismo proceso de
compras; se trata de los costes de aprovisionamiento. Podemos considerar 3
grupos de estos costes: de compra, de almacenaje y por rotura de stocks.
4.1 COSTES DE LA COMPRA.
Se origina cada vez que la empresa efectúa un pedido. Está formado por:
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• Coste del pedido. Es el precio de compra de la mercancía más todos los
gastos necesarios (tptes., seguros, etc.) hasta que llega la mercancía a la
empresa.
• Coste de emisión del pedido. Son los costes que se originan cada vez que se
lanza una orden de pedido: costes administrativos y operativos (teléfono,
desplazamientos, impresos, tiempo, etc.).
4.2 COSTES DE ALMACENAMIENTO.
Son los costes que tiene la empresa por el hecho de tener existencias en el
almacén. Comprende los elementos siguientes:
• Costes de capital o financieros. El dinero empleado en mercancías que están
almacenadas y que podría ser utilizado en actividades de mayor rentabilidad
para la empresa (coste de oportunidad).
• Costes de servicio. El coste del seguro que cubre las mercancías depositadas
en el almacén.
• Costes de almacén. Coste de los recursos materiales y humanos utilizados en
el almacén (sueldos, luz, vigilancia, etc.).
• Costes de los riesgos.
o Costes por obsolescencia, que es el coste de tener en almacén
mercancía que no tiene salida, debido a los cambios en las modas y en
los gustos.
o Costes por daños y desperfectos generados por deterioros, pérdidas,
caducidad, roturas, etc.
Habitualmente se expresa el coste de almacenaje como un porcentaje anual
del valor del artículo.
4.3 COSTES POR ROTURA DE STOCKS.
Son los costes originados por la escasez o falta de material, esto puede ser
motivo de una parada, de un cambio en el programa de producción o de la
pérdida de un determinado cliente.
Puede haber dos tipos de situaciones:
• Demanda insatisfecha diferida. Cuando se produce un retraso en la venta.
• Demanda insatisfecha perdida. Cuando el retraso genera la pérdida definitiva
del cliente.
5. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS.
El ciclo de aprovisionamiento es, en general, el mismo en todas las empresas
y se inicia con la determinación de las necesidades. Ésta está en función de las
ventas esperadas o de la política de ventas de la empresa.
En una empresa industrial, puede ser el departamento de producción quien,
partiendo del volumen de ventas, determine las materias primas y otros
materiales que son necesarios para llevar a cabo el ciclo productivo.
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En este caso, la dirección de producción realiza el Plan de Producción del que
se derivan los plazos de acopio y de fabricación. Este plan le permite redactar
el programa de necesidades de materiales y de cantidades.
Con el programa de necesidades, y teniendo en cuenta la política de
existencias, la empresa define las políticas de compras y de logística más
idóneas para disponer de las materias primas y elementos incorporables en el
momento adecuado y al menor coste posible.
En definitiva, determinar las necesidades significa:
• Qué hay que comprar.
• Cuánto hay que comprar.
• Cuándo hay que hacerlo.
• Qué pedidos deben repetirse y cuáles deben cancelarse.
Las empresas, para facilitar el proceso elaboran una serie características
básicas que deben cumplir los productos. Estas normas de calidad pueden ser
homologadas, bien por la propia empresa o por organismos ajenos.
5.1 PETICIÓN DE PRECIOS Y OFERTAS.
El objetivo es conseguir seleccionar a los proveedores que mejor se ajustan a
las necesidades de la empresa. Para ello, el departamento de compras debe
localizar a los proveedores potenciales, solicitarles ofertas y seleccionar
aquellas que respondan a los intereses de la empresa por el precio, calidad,
plazo y condiciones de pago.
• Búsqueda de los posibles proveedores. Mediante las siguientes opciones:
o Disponer de un archivo de información sobre posibles proveedores.
o Acudir a ferias comerciales.
o Realizar un estudio de mercado.
Una vez disponemos de toda la información, habrá que analizarla para
seleccionar los que más nos interesen (por su estabilidad, situación financiera,
calidad de producto, etc.).
• Petición de ofertas. La empresa debe pedir por escrito, que hagan sus ofertas
para averiguar cuáles son sus condiciones de venta, compararlas y escoger
al más idóneo (por precio, calidad, condiciones de pago y servicio).
Las respuestas deben dejar claro los siguientes aspectos:
o Descripción clara del producto: características, forma de suministro,
envases y embalajes, plazo y lugar de entrega, etc.
o Condiciones de pago y otras (devoluciones, rescisiones, etc.)
o Precio: unitario, global, descuentos, transportes, etc.
o Período de validez de la oferta y otros (procedimiento de pedido, etc.).
5.2 SELECCIÓN DE OFERTAS Y PROVEEDORES.
La fuerte competencia entre empresas está provocando cambios en los
criterios utilizados para seleccionar a los futuros proveedores: ya no importa
tanto las condiciones económicas (precio) como la calidad del producto y del
aprovisionamiento o incluso el potencial de la relación con el proveedor.
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A) LA CALIDAD
Una de las funciones del departamento de compras es procurar que los
materiales y productos que se van a comprar concuerden con las
especificaciones técnicas establecidas por el departamento de producción.
Éste debe dejar un margen de tolerancia que facilite al de compras la selección
de proveedores. De esta forma, la empresa puede obtener los productos con la
calidad adecuada, al precio más bajo posible.
La descripción de la calidad de un material se puede realizar:
• Por la marca.
• Por estándares o normas comerciales.
• Por especificaciones.
B) EL PRECIO
A la hora de evaluar las propuestas, hay que tener en cuenta que el coste final
del producto incluye, además del precio (libre de descuentos, rebajas y
bonificaciones) otros gastos: transporte, embalajes y envases, seguros,
impuestos (a excepción del IVA) y, en general, todos aquellos gastos que
realiza la empresa hasta que recibe la mercancía.
C) LOS DESCUENTOS Y LAS BONIFICACIONES.
Tipos de descuento:
• Descuento comercial. Se aplica sobre el importe bruto de la compra.
• Descuento por cantidad (rappels) en relación al volumen de compras.
• Descuento por pronto pago (o por pago al contado).
Los rappels y pronto pago se aplican al valor neto de la factura, después de
haber deducido el descuento comercial.
D) EL PLAZO DE APROVISIONAMIENTO.
Es el tiempo que transcurre desde que se envía el pedido al proveedor hasta
que los materiales se recepcionan en el almacén de la empresa. Es
conveniente escoger bien a los proveedores y estar seguros de que cumplirán
con los plazos de entrega. Los plazos cortos de entrega, permiten minimizar los
costes de mantenimiento de las existencias, pero puede generar una ruptura en
su ciclo de producción.
E) PLAZO DE PAGO.
El periodo que media desde que se realiza el pedido hasta que éste debe
hacerse efectivo al proveedor. Los más usuales son:
• Al contado, por medio de dinero, cheque y/o transferencia bancaria.
• Aplazado. El plazo puede oscilar entre días y meses, puede ser único o
múltiple. Generalmente se formalizan por medio de recibos domiciliados o
letras de cambio.
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Además de lo anterior hay que tener en cuenta que, cuando la empresa tiene
que comprar un artículo estratégico suele seleccionar varios proveedores y
repartir el pedido para evitar depender de un proveedor en exclusiva.
Se suele realizar un registro de los proveedores donde se almacena toda la
información relacionada (nombre, dirección pedidos, etc.). A parte de ésta, la
empresa debe archivar también información histórica que le permita realizar
una evaluación más detallada (es conveniente recoger datos como los retrasos
en el envío, rechazos en los pedidos, etc.)
5.3 FORMULACIÓN DEL PEDIDO.
El problema se centra en la cantidad de pedido óptimo (cantidad de mercancía
que debe comprar la empresa para que el coste de aprovisionamiento sea
mínimo). Para ello, existen procedimientos que se basan en métodos
matemáticos, en la experiencia anterior o en técnicas de marketing.
Existen 3 tipos de compra:
• Compra anticipada (a su necesidad), con la finalidad de aprovechar precios
más favorables o de hacer frente a una situación de escasez en los
suministros. La desventaja es el coste de mantenimiento.
• Compra especulativa. No busca cubrir necesidades futura, sino comprar a
buenos precios para conseguir beneficios por vender más caro.
• Compra de precario. Cuando se compra poco y para un periodo muy corto
ante una inestabilidad de precios del mercado.
La siguiente etapa es la puesta a disposición de la empresa de los productos
adquiridos, según los términos acordados, y el nacimiento de la obligación de
pago.
El ciclo de compra se cierra en el momento que se procede a pagar al
proveedor, tras comprobar que la mercancía responde a los requisitos y
encontrarse decepcionada en los almacenes.
6. CONTROL PRESUPUESTARIO EN COMPRAS.
El control presupuestario es un instrumento de control de la compra que
consiste en analizar las desviaciones entre lo ejecutado y lo presupuestado.
Además de éste, existen otras técnicas de control interno de compras, que
permiten evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos.
La dirección de la empresa también precisa de una información adecuada que
le permita controlar el desarrollo de la función de compras y tomar las
decisiones convenientes. Esta información puede obtenerla a través de los
indicadores de gestión.
Los indicadores de gestión o ratios son relaciones sencillas entre conceptos,
que permiten a la empresa evaluar la gestión, comparar los resultados con los
objetivos previstos y analizar su tendencia. Ejemplos:
• Relevancia del coste de materiales = Coste materiales/Ventas x 100
• Rotación de stocks de materiales = Consumo materiales/Stocks de materiales
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• Periodo medio de pago = Deudas a proveedores/Promedio diario de compras.
Etc.
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