AUTOR: JOSE HARTASÁNCHEZ GARAÑA INGENIERO CIVIL, MAESTRÍA EN CIENCIAS CON ESPECIALIDAD EN PLANEACIÓN Fecha: 1984-04-05

1. ACADEMIAfIEXICANADE INGENIERIA
ELEMENTOS QUE CONDICIONAN LA GESTION DE LOSSISTEMAS
DE INFORMACION
R E SUM EN
TRABAJO QUE PRESENTA EL ING, JOSE HARTASANCHEZ GARAÑA
PARA SU INGRESO COMO ACADEMICO DE NUMERO DE LA
ACADEMIA MEXICANA DE INGENIERIAI
ABRIL 5.1 1984,

2. I. PROBLEMATICADE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
lino de los campos de la tecnologfa aplicada que ha tenido un desarrollo más ace-
lerado en las tres últimas décadas es el de los sistemas de información computa-
rizada.
Este proceso evolutivo se ha manifestado tanto en equipo (hwLdwwte) como en pro-
gramas (owvee) y a pesar de lo asombroso de su desarrollo pasado continuará
sin duda en el futuro fusionado a la industria de la telecomunicación. Este he--
cho constituye una parte importante del problema que nos ocupa.
A lo largo de este perfodo, la empresa, sea pública, privada o social, ha sido
influenciada por la evoluciór tecnológica y ha cambiado en menor o mayor grado su
estructura y sus procedimientos para el manejo de la información como recurso bá-
si co.
El poder de cómputo que ahora es tan económico y poderoso hace que para la empresa
se vuelva condición cada vez más necesaria la utilización de sistemas de inforina-
ción computarizada.
Sin embargo, a pesar de todo el avance tecnológico, las empresas tienen una gran
cantidad de problemas para lograr que sus sistemas de información resulten verda
deramente benéficos para su operación. Todos los dias se sabe de fracasos y erro
res en la gestión, cada dTa más compleja, de los sistemas de información.
Para poder sugerir soluciones a estos problemas se propone identificar los ele-
mentos que intervienen en la gestión de los sistemas para después estudiar sus
interrelaciones e identificar sus comportamientos crfticos. Este proceso lo ini
ciaremos a partir del siguiente esquema:
DISPONIBILIDAD
DELA
TECNOLOGIA
ACTITUD HACIA USO FACTIBLE
LA —4 DE LOS SISTEMAS 1-
INFORMATICA DE INFORMACION
LI MI TAC ION
DE RECURSOS
OBJETIVOS DE f OBJETIVOS DE
LA INFORMATICAj4– LA EMPRESA
EN LA EMPRESAJ
./2

3. 2.
En él se muestra que para definir el uso factible de los sistemas de información
en la empresa, se depende de la disponibilidad de la tecnología, de la actitud
hacia la informática y de la limitación de los recursos. Además, el uso de los
sistemas debe encuadrarse dentro de los objetivos que la informática tenga en
la empresa, los cuales deben derivarse a su vez, de los objetivos de la propia
empresa.
Evidentemente todos los factores de este esquema estan sujetos a un ambiente di-
nmico e interactivo, propio de la era de los sistemas pues están directamente
influenciados por la gran velocidad de cambio de la tecnología informática y por
la gran permeabilidad que tiene esta industria en la transirisión de su desarro-
ib, desde el laboratorio hasta el usuario final.
Del arilisis de este esquema se pueden identificar los elementos hsicos que com
ponen la problemática.
JI, ELEMENTOSBASICOS QUE INTERVIENEN
Con objeto de poder construir un modelo que nos permita llagar a ciertas conclu-
siones utilizaremos una clasificación que los agrupe lo ms equilibradamente po-
sible, tanto en número como en importancia. La clasificación que se sugiere cons
ta de tres grupos: Tecnología, Empresa y Entorno. Cada uno de estos grupos se -
subdivide en tres elementos básicos como se muestra a continuación:
Tecnología
- Equipos y Programas Básicos EyP B
- Programas Intermedios PI
- Programas de Aplicación PA
Empres a
- Alta Dirección AD
- Sistemas de Información SI
- Usuario Interno UI
Entorno
- Proveedores de Equipo y Programas p
- Gobierno G
- Usuario Externo UE

4. 3.
hL INTERRELACION ENTRE LOS ELEMENTOS BASICOS
La naturaleza de las interrelaciones seleccionadas será aquella, que nos per-
mita identificar conflictos potenciales entre los objetivos entendidos de un
elemento y las expectativas de otro. Para poder realizar una búsqueda ordena-
da de ellas, utilizaremos una matriz que contenga tanto en renglones como en
columnas los elementos básicos.
Esta matriz se puede estudiar de múltiples formas. La que nos interesa en aque
ha que nos permita llegar a la identificación de los comportamientos críticos.
Con este propósito definimos para cada uno de los elementos sus tres objetivos
principales.
TV1 IDENTIFICACION DE LOS COMPORTAMIENTOS CRITICOS
Los objetivos de cada elemento, impactan a los otros elementos. En la siguiente
matriz que llamaremos de impactos se muestra la forma en que los objetivos de
los elementos colocados en los renglones afectan a los elementos de las colum-
nas
t:L
w c_ CD
a, b, a, b, b ç_ b a,
a,b, f a, c a,b,c a,b,c c a,
b ac a, bc a.
b,c ç b, c _____ b.ç j l_
b ç a bç _b b tc
b a,b, ahc a. c a,b,c b,c a,b
a , b, c ajç
-_ --
—L-_---_
a, h c a,b c b
MATRIZ DE IMPACTOS
EyP 8
Pi
PA
AD
SI
'JI
P
G
LJE
•14

5. o
b
1
e
t
•1
y
o
s
4.
La forma y el grado en que los objetivos de un elemento afectan a otro no nos
interesa para este anlisis. Lo que estamos buscando son los comportamientos
çriticos, es decir, estamos buscando aquellos casos en los que la expectativa
de un elemento es contrario al objetivo de otro elemento. Este conflicto pro
duce inestabilidad en el conjunto y para alcanzar su equilibrio se tomaran de-
cisiones ejecutivas que pudieran afectar a la organización, a los procedimien-
tos y u las personas en sus responsabilidad, atribuciones, compensación, etc.
A partir de la matriz de impactos identificamos la matriz de comportamientos
crí'ticos que lógicamente resulta estar formada por un subconjunto de la matriz
de impactos.
Expectati vas
1-4
..ci
a, a, h c, -
b , c b c a , b , ç_.
a
3,b,c a,b,c a,b,c c
a
b b a
MATRIZ DE COMPORTAMIENTOS
CRITICOS
V. CONCLUSIONES
Hemos visto que, efectivamente, sí existen elementos que condicionan la gestión
de los sistemas de información. Han quedado identificados los comportamientos
críticos que afectan la estabilidad del conjunto. Como conclusión podemos tra-
EyPB
PI
PA
AD
SI
UI
p
G
UE
./5

6. S.
tar a partir de esta matriz de comportamientos críticos, de tipificar los con-
flictos y buscar las posibles soluciones a ellos.
De la matriz de conflictos destacan los siguientes casos:
ler. caso. Los objetivos de la Alta Direccin de las empresas tienen dificulta
des para traducirse a otros contextos del área tecnológica, de la
empresa y del entorno.
22 caso. Los objetivos de los Proveedores hacen que en el área técnica de
la empresa se vayan tomando decisiones condicionadas tecnológica-
mente por el Proveedor.
3er. caso. Lá columna con mayor densidad conflictiva es sistemas de Informa-
ción. Entra en conflicto internamente con el área técnica, con los
polos ejecutivo y usuario y con el entorno.
4q caso. El Gobierno entra en conflicto a través de sus objetivos con pro-
veedores y usuarios, sobre todo al considerar su doble papel, de
regulador y fomentador de la industria electrónica. Por un lado y
de principal cliente de los Proveedores por el otro.
52 caso. Los conflictos de los Usuarios Internos y Externos nacen de las di
ficultades de éstos en conocer y definir en forma clara y completa
su problema, de la naturaleza siempre dinmica de sus requerimien-
tos, de sus expectativas de simplicidad en el uso de los sistemas
y, por ifltimo, de su costumbre de no buscar el uso eficiente de -
los recursos de cómputo, ejerciendo, para compensar, una fuerte
presión sobre los incrementos presupuestales de informática.
Soluciones al ler. caso
Las soluciones al primer caso resultan nis fáciles en aquellas empresas en que
los sistemas de información son Estratégicos para su operación, ya que su con-
tribución a los objetivos corporativos es clara. En general se recomienda mayor
integración de Sistemas de Información en el ciclo de planeación, organización,
dirección y control y un esfuerzo permanente por adoptar, cuando menos para el
análisis, el punto de vista del elemento conflictivo.
En el caso particular de Alta Dirección vs. Area Tecnológica la posición recomen
dada es que la Alta Dirección vea a la información como un recurso prioritario
de la empresa y a los sistemas como parte de su activo productivo, y que Siste-
mas de Información realice su trabajo ccmo prestador del servicio información.
El conflicto Upico de la Alta Dirección con el Usuario se convierte frecuente-
mente en el tema centralización vs. descentralización. En este problema las cm-

7. presas que nis éxito han logrado han sido las que tratan de adoptar la infor-
rntica a la organización.
Soluciones al 2do. caso
Las soluciones apuntan hacia un constante estudio por parte del área técnica de
la empresa y de Sistemas de Información de las corrientes y tendencias tecnoló-
gicas y de la transmisión de directrices hacia las áreas ejecutivas para que las
decisiones técnicas sigan una trayectoria congruente con el desarrollo tecnológi
co y con las realidades de la empresa.
Soluciones al 3er. caso
La solución apunta hacia la formación de un liderazgo ejecutivo ubicado a un al
to nivel dentro de la organización pero con bases técnica; y gerenciales muy s6
1 idas.
Este liderazgo podrTa ser individual o ubicarse dentro de un comité pues algunas
empresas han encontrado conveniente dirigir los sistemas de información a través
de comités ejecutivos, en respuesta a los problemas de descentralización y para
asegurarse que la informática sea la adecuada a la estrategia corporativa.
Soluciones al 49 caso
Las soluciones a este conflicto van en el mismo sentido que las del Programa de
Forne nto*
Sin embargo la vigilancia permanente de la evolución de los acontecimientos uni-
da a la flexibilidad en la aplicación del reglamento aseguraran que no se caiga
en ninguna de las dos posiciones extremas, ambas aparentemente indeseables.
Soluciones al 52 caso.
Actualmente, sin olvidar la gran importancia de contar con mejores análisis, sé
resuelve el problema ofreciendo enormes posibilidades en los programas interme-
dios (PI) y los de aplicación (PA).
Las soluciones a la expectativa de simplicidad señalan hacia programas de capa-
citación de usuario impartidos por los técnicos del área de desarrollo e implan-
tación. Se debe hacer énfasis en los talleres de practica con lo que se asegura
la obtención de experiencias que, al poner en contacto al desarrollador e implan
tador con el Usuario, establecen de manera natural el mecanismo consulta-aseso--
ria que de manera formal se conoce como centro de apoyo a usuario o corno centro
de información, en las nuevas organizaciones de informática.
Uno de los problemas ms serios en la relación Alta Dirección vs. Sistemas de In-
formación es el crecimiento acelerado y corttfnuo del presupuesto de informática
en la empresa.
* Programa de Fomento para la Manufactura do Sistemas Electrónicos de Cómpu ./7
to, sus Módulos Principales y sus Equipos Periféricos". -

8. Y.
Para resolver el problema Sistemas de Información trata de cargarle al usuario
un monto por el uso del sistema para que al hacerlo consciente de los costos aso
ciados se preocupe por no derrochar los recursos. A través de repeticiones de la
aplicación y por aproximaciones sucesivas que se puede encontrar una fórmula tra
ductora de manera que el Usuario tenga el control •directo y en sus propios térmi-
nos del costo.
En general, para estos cinco casos y para otros muchos que pueden derivarse de la
misma matriz, los conflictos potenciales puede hacer que algunas de las alternati
vas sugeridas no sean factibles o estables y se debe seguir buscando alguna solu-
ción que ontimice uno o varios aspectos, como podrTa ser: la que ocasione menos
conflictos, la que conduzca al mayor cambio, la que tenga mayor componente estra
tégico, la que minimice el costo, etc., teniendo siempre en cuenta los comporta-
mientos deseados expresados en los objetivos y las restricciones.
Resulta evidente, en consecuencia, que las soluciones planteadas a los cinco ca-
sos tipificados deben tomarse como orientaciones generales. El dogmatismo no tie
ne cabida como estilo, para implantar ninguna solución y, ante los cambios conti
nuos, habrá que responder con flexibilidad e imaginación.