Módulo 1 - Cómo construir Nodos de GBIF I: Creando un caso sólido para su Nodo
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Este documento presenta un curso de formación para nodos de GBIF sobre cómo crear casos sólidos de negocio para sus nodos. Explica que los casos de negocio son herramientas útiles para obtener apoyo y financiamiento. Cubre las características de un buen caso, sus componentes clave como el resumen ejecutivo, análisis y soluciones, y consejos como adaptarse a la audiencia. El objetivo es ayudar a los nodos a usar esta herramienta para aprovechar oportunidades y adaptarse a cambios.
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Módulo 1 - Cómo construir Nodos de GBIF I: Creando un caso sólido para su Nodo
- 1. Curso de formación para nodos en GB20 Cómo construir Nodos de GBIF I: Creando un caso sólido para su Nodo Alberto González-Talaván Senior Programme Officer for Training Secretariado de GBIF 4 Octubre 2013
- 2. Resumen Los casos de negocio son una herramienta muy útil para presentar propuestas, defender posiciones, convencer a audiencias, etc. Los Nodos de GBIF también pueden beneficiarse del uso de este marco pues requiere pasar por un proceso sistemático de planificación y de pensamiento crítico que se rentabiliza fácilmente. En este módulo estudiaremos los casos de negocio como herramienta genérica. Otros módulos le darán la información necesaria para crear el contenido específico de sus casos de negocio. Esta presentación corresponde al módulo 1 del curso de formación para Nodos del GB20 que se celebrará en octubre de 2013 en Berlin, Alemania.
- 3. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 4. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 5. Introducción: definición Un caso de negocio es: “Una herramienta de comunicación, escrita en un lenguaje que el público al que está dirigida comprende, y con el suficiente detalle para facilitar la toma de una decisión por su parte” De Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, 19 Julio 2011
- 6. Introducción: definición Un caso de negocio es: “Una herramienta de comunicación, escrita en un lenguaje que el público al que está dirigida comprende, y con el suficiente detalle para facilitar la toma de una decisión por su parte” De Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, 19 Julio 2011
- 7. Introducción: ¿Qué forma puede tener? Una propuesta de alto nivel a un Ministerio para adherirse a una organización como GBIF Un plan de acción dirigido a una agencia nacional para crear un IIB y un Nodo (o mantenerlos) Un plan de acción anual Un proyecto dirigido a una agencia de financiación para fomentar la digitalización de datos Una propuesta de un acuerdo de colaboración entre organizaciones Una charla en un simposio nacional para promover la publicación y el acceso libre a los datos
- 8. Introducción: ¿Porqué tener uno? Para establecer la posición y el ámbito de acción del Nodo Para garantizar la financiación Para garantizar la sostenibilidad Para estar mejor preparado ante cambios inesperados y nuevas oportunidades Para aumentar la probabilidad de éxito de sus propuestas Para mejorar su carrera profesional
- 9. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 10. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 11. Características • Escrito para los que toman la decisión • Fácil de seguir y comprender • Bien estructurado • Claro y conciso • Preciso • Pertinente • Sólido
- 12. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 13. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 14. ¡Conozca a su público! ¿Quién tomará la decisión? ¿Quién puede influenciar esa decisión? Misión y políticas institucionales Intereses personales Ajuste su lenguaje y su vocabulario Incluya un nivel de detalle adecuado Estudie otros proyectos ya aprobados Intente sondear su opinión temprano ?
- 15. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 16. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 17. Componentes 1. Resumen ejecutivo 2. Antecedentes 3. La declaración del problema/necesidad/oportunidad 4. Análisis de la situación y su impacto en el futuro 5. Soluciones propuestas y alternativa sugerida 6. Plan de implementación 7. Análisis de costes y beneficios 8. Conclusiones y razonamiento 44 55 66 77332211 88
- 18. Componentes: resumen ejecutivo Visión de alto nivel Visión condensada, con todos los componentes Lenguaje simple Es la llave que da acceso al resto del caso Es la última parte que se escribe 4 5 6 73211 8
- 19. Componentes: antecedentes La información de base justa para permitir que los lectores comprendan la propuesta y la situación actual Es más importante cuando se presentan casos ante un público externo Asegúrese de que sus fuentes sean fiables Ej: una descripción de la manera en la que se gestiona la información sobre biodiversidad y los recursos naturales actualmente, incluyendo todos los actores que juegan un papel a nivel nacional 4 5 6 732211 8
- 20. Componentes: el problema Es la razón por la que se crea el caso. Puede ser: • Un problema, una situación que se necesita resolver • Una oportunidad de generar beneficios, ingresos, aumentar la eficacia, etc. • Un requerimiento formal, un cambio obligado Es importante ser objetivo, neutral. Ej: ineficiencia en la gestión de datos, falta de acceso (unificado) a los datos, incapacidad de gestionar de manera óptima los recursos naturales, requerimientos a nivel internacional no cumplidos, inversiones repetidas para conseguir los mismos datos… 4 5 6 7332211 8
- 21. Componentes: el análisis Información adicional sobre cómo se llegó a la situación actual Ofrece proyecciones futuras sobre cómo la situación puede evolucionar si no se hace nada Es un preámbulo de la sección siguiente Se puede utilizar una herramienta de análisis genérica, como un SWOT. Ej: Costes económicos si se continúa la situación actual, problemas de escalabilidad, problemas de imagen internacional… 44 5 6 7332211 8
- 22. Componentes: las soluciones Descripciones de VARIAS formas de solucionar la situación (3-4 es un buen número) Con suficiente detalle para que puedan entenderse Con los suficientes datos para poder ser comparadas Una de ellas debe marcarse como la solución recomendada Esté preparado para recibir críticas ej: organizar una sistema nacional de gestión de información sobre biodiversidad independiente, copiar el sistema utilizado en otro país, reenfocar un sistema existente, etc. 44 55 6 7332211 8
- 23. Componentes: plan de implementación Debe incluir el suficiente detalle sobre cómo se podría hacer realidad la solución recomendada No se necesita un plan completamente detallado Asegúrese de resaltar las conexiones con las secciones de definición del problema y de análisis. Incluya una sección de evaluación de riesgos Ej: puede incluir detalles sobre la escala, gestión, equipos de trabajo, roles y responsabilidad, recursos externos, planes de comunicación, calendario, gestión de riesgos. 44 55 66 7332211 8
- 24. Componentes: análisis de costes y beneficios El nivel de detalle puede variar, pero siempre tiene que ser REALISTA Enfatice los beneficios y los costes cuantitativos Y cualitativos. Tenga en cuenta los costes directos e indirectos. Intente usar los datos de los que toman la decisión Ej: Cuantitativos: Ahorro directo debido a un incremento en la eficacia y al uso de inversiones ya realizadas por otros. Cualitativos: posición internacional y nacional, transparencia, adopción de recomendaciones, mejora de acceso a los datos, formación, etc. 44 55 66 77332211 8
- 25. Componentes: conclusiones Resumen inspirador que enlaza con los puntos principales de las secciones anteriores Incluye los puntos y las cifras principales Funciona como un llamamiento a la acción Ej. Invirtiendo X € se generarán Y € in ahorro y de producirán los beneficios inmediatos A, B, C. 44 55 66 77332211 88
- 26. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 27. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 28. Consejos 1. Adáptese SIEMPRE a la situación y a la audiencia 2. De soluciones reales como alternativa 3. Investigue de dónde es más probable que venga la oposición 4. Utilice los datos de su audiencia 5. “Tantee el terreno” pronto 6. Sea conciso, lógico y convincente 7. Prepárese para defender su propuesta en 30 segundos, 5 minutos y 30 minutos.
- 29. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 30. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 31. Recursos: específicos para Nodos Global Biodiversity Informatics Outlook http://www.gbif.org/orc/?doc_id=5353 Plan estratégico de GBIF http://www.gbif.org/orc/?doc_id=2792 Los beneficios de participar en GBIF http://www.gbif.org/participation/outreach Cómo crear estrategias y planes para Nodos → Módulo 2A. Cómo posicionar su Nodo de manera estratégica → Módulo 2B. Uso de los datos → Módulos 4A, 4B.
- 32. Recursos: sobre los casos de negocio Jonathan Wu, 2001, Creating a successful business case to advance your initiative. http://www.information-management.com/news/4330-1.html Ilya Bogorad, 2011, 6 essential elements for a winning business case. http://www.techrepublic.com/blog/tech-decision-maker/6-essential-elements-for- a-winning-business-case/. Margaret Rouse, 2012, How to write a business case document. http://whatis.techtarget.com/definition/How-to-write-a-business-case-document. Bizvortex Consulting Group Inc., Business case template. http://new.bizvortex.com/products/. Ilya Bogorad, 2010, Thirty tips for a better proposal or business case. http://bizvortex.wordpress.com/2010/07/29/. Bizvortex Consulting Group Inc., 2010, Business case tips. http://new.bizvortex.com/wp-content/uploads/2010/05/Business-Case-Tips.pdf Steven Gara, 2013, How to build a project’s business case. http://news.dice.com/2013/04/12/how-to-define-a-business-case/. Más información en http://community.gbif.org/pg/pages/view/36138/
- 33. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 34. Índice 1. Introducción 2. Características de un buen caso 3. Conozca a su público! 4. Componentes de un caso de negocio 5. Consejos 6. Recursos 7. Conclusiones
- 35. Conclusiones Los casos de negocio son una buena herramienta a la hora de presentar propuestas relacionadas con su Nodo Ayudan a pasar por un proceso de análisis y planificación que se rentabiliza fácilmente Ayuda a aprovechar oportunidades y a adaptarse a cambios Se pueden aplicar a niveles muy diferentes Adáptelos siempre a la audiencia y a la situación
- 36. Curso de formación para nodos en GB20 Cómo construir Nodos de GBIF I: Creando un caso sólido para su Nodo Alberto González-Talaván Senior Programme Officer for Training Secretariado de GBIF 4 Octubre 2013
Notas del editor
- Imagen de la plantilla por Zsuzsanna Kilian, Hungría (http://www.sxc.hu/profile/nkzs), obtenida a través de stock.xchng (http://www.sxc.hu/).
- Otra forma de mirarlo: “Un caso de negocio justifica la inversión necesaria para llevar a cabo una solución propuesta”. Imagen producida a partir de otra de Pieter Beens (Holanda), obtenida a través de stock.xchng (http://www.sxc.hu/photo/1314696).
- Otra forma de mirarlo: “Un caso de negocio justifica la inversión necesaria para llevar a cabo una solución propuesta”. Imagen producida a partir de otra de Pieter Beens (Holanda), obtenida a través de stock.xchng (http://www.sxc.hu/photo/1314696).
- ¿Porqué es útil construir un caso de uso sobre su Nodo? Para establecer la posición y el ámbito de acción del Nodo Para garantizar la financiación Para garantizar la sostenibilidad Para estar mejor preparado ante cambios inesperados y nuevas oportunidades Para aumentar la probabilidad de éxito de sus propuestas Para mejorar su carrera profesional: un caso de negocio con éxito muestra sus habilidades como líder y planificador en su campo profesional. Un proyecto pobre puede minar sus opciones profesionales en un futuro. Imagen de Vangelis Thomaidis (Grecia), obtenida a través de stock.schng (http://www.sxc.hu/photo/1004849).
- Sobre estos puntos: Escrito para los que toman la decisión: eso quiere decir que el nivel de detalle de la información, el lenguaje utilizado, la profundidad de la información… tienen que estar adaptadas a la audiencia. Fácil de seguir y comprender: Si las explicaciones son demasiado complejas, y no se presentan junto con los esquemas y gráficos adecuados, es muy posible que pierda la atención de su audiencia. Bien estructurado: tiene que ser fácil encontrar la información que se busca. Claro y conciso: La brevedad es siempre una virtud. El objetivo es ser convincente, no locuaz. Preciso: su caso tiene que estar basado en hechos que sean comprobable. Nunca construya un caso sobre suposiciones irreales, información no comprobada, etc. Pertinente: el caso tiene que estar enfocado en solucionar una situación en particular. El contenido tiene que ser preciso, sin información supérflua. Sólido: un buen caso de negocio tiene que ser capaz de resistir cuestionamientos. Imagen de ilco (Turquía), obtenida a través de stock.xchng (http://www.sxc.hu/photo/1078183).
- Sobre estos puntos: ¿Quién tomará la decisión? ¿Una persona? ¿Un grupo? ¿Cuál es el proceso de decisión? Considera el rol de las personal implicadas ¿Quién puede influenciar esa decisión? Si hay algún órgano asesor que hace una preselección o que puede influenciar la decisión final, intente conseguir conseguir más información sobre ellos. Misión y políticas institucionales. Intente alinear su propuesta con la misión de la organización que tomará la decisión, o de las personas implicadas. Intereses personales. Cada persona toma las decisiones de manera diferente, de acuerdo con sus creencias, valores, educación, experiencias, pasado y prioridades. Ajuste su lenguaje y su vocabulario. Mantenga un lenguaje sencillo y preciso. Mantenga la jerga profesional al mínimo imprescindible, a no ser que sea inevitable. Incluya un nivel de detalle adecuado. No asuma que saben cosas que puede que no sepan. No explique cosas que seguro que saben. Estudie otros proyectos ya aprobados Intente sondear su opinión temprano: Si se publica información de contacto o existe un mecanismo de evaluación de propuestas tempranas… ¡úselas! Imagen de Michal Zacharzewski (Polonia), obtenida a través de stock.xchng (http://www.sxc.hu/photo/1174494).
- El formato de cada caso de negocio puede variar en cada caso, pero todos incluyen una estructura parecida a ésta. Siempre use el formato que provee la organización a la que se dirige, si ofrece uno. El tamaño del caso de negocio no debería ser el criterio más importante. Tiene que contener toda la información que sea necesaria. Eso sí, incluya toda información extensa como anexos, no como parte de la parte principal del texto. La brevedad es siempre una virtud.
- Sobre estos puntos: Visión de alto nivel Visión condensada, con todos los componentes Lenguaje simple Es la llave que da acceso al resto del caso; algunos de los ejecutivos sólo leerán esta parte. Es la última parte que se escribe
- El texto en azul sugiere qué contenidos podrían incluirse en un caso de negocio para un Nodo.
- El caso se tiene que enfocar en ofrecer soluciones al principal problema u oportunidad, o a un subconjunto de ellos, dependiendo de cuál sea el interés de los que toman la decisíón. Veremos muchos ejemplos en el módulo con uso de datos. Es muy importante ser objetivo, neutral. No se queje sobre la situación actual. No eche la culpa ni acuse a nadie.
- SWOT: Del inglés Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas). Hay mucha información sobre este tipo de análisis en la web.
- Sobre estos puntos: Descripciones de VARIAS formas de solucionar la situación (3-4 es un buen número): Si es posible, incluya propuestas a distintas escalas (una propuesta más ambiciosa puede atraer el interés de los que toman la decisión). No incluya propuestas ficticias: son muy fáciles de identificar. Cree propuestas válidas o los que toman la decisión las propondrán por usted y perderá credibilidad. Con suficiente detalle para su comprensión. Los gráficos ayudan a la comprensión. Recuerde que no necesita presentar 4 propuestas completamente desarrolladas. Con los suficientes datos para poder ser comparadas: las ventajas y desventajas de las distintas alternativas deberían ser comparables, y con el estado actual que se ha descrito en la sección anterior. Una de ellas debe marcarse como la solución recomendada. Dejar las opciones abiertas no ayuda a los que toman la decisión. Debe explicarse porqué es la solución recomendada, poniéndose el la piel del que toma la decisión: utilice los mismos criterios que ellos utilizarían (costes y beneficios, valore estratégico, etc). Eso demuestra que usted conoce el problema bien. Esté preparado en caso de que quieran discutir alguna de las soluciones alternativas. Esté preparado para recibir críticas
- Sobre estos puntos: Debe incluir el suficiente detalle sobre cómo se podría hacer realidad la solución recomendada: eso demostrará que le ha dedicado suficiente tiempo a reflexionar sobre los detalles de la implementación. Como siempre, todo depende de la audiencia! La distribución del tiempo y de los recursos tienen que explicarse claramente. No incluya frases del tipo: “eso lo decidiremos más tarde”. No se necesita un plan completamente detallado, eso llegará a la hora de la ejecución. Recuerde que existe la posibilidad de que la opción recomendada no sea la elegida. Asegúrese de resaltar las conexiones con las secciones de definición del problema y de análisis. Incluya una sección de evaluación de riesgos
- On these points: Dependiendo de la audiencia, el nivel de detalle puede variar, pero siempre tiene que ser REALISTA. No necesita incluir todos los detalles en la propuesta, pero necesitará conocerlos si le preguntan. Busque ayuda para elaborar esta sección si la necesita. Enfatice los beneficios y los costes cuantitativos Y cualitativos. Cuantitativos: costes vs ahorro directo y posibles beneficios generados, retorno de la inversión, probabilidades de éxito, liberación de obligaciones de trabajadores existentes, etc. Cualitativos: posicionamiento y liderazgo, etc. Cualquier beneficio que sea difícil de cuantificar debe incluirse aquí. Tenga en cuenta los costes directos e indirectos. Ej: gastos administrativos. Intente usar los datos de los que toman la decisión. Esta recomendación vale para muchas secciones: por ejemplo, si su ministerio, departamento, etc produce datos pertinentes sobre costes, etc, utilice sus valores. Recibirá menos oposición si usa sus datos.
- Esta sección es más necesaria cuanto más extenso sea el documento.
- On these points:
- Algunos de estos documentos le darán la información de base necesaria para describir la situación actual y las opciones que ofrece participar en GBIF. Los ejemplos sobre cómo otros nodos han estructurado sus casos de negocio, esperamos discutir el tema en el Módulo 2A.
- Imagen producida a partir de otra de Pieter Beens (Holanda), obtenida a través de stock.xchng (http://www.sxc.hu/photo/1314696).
- Imagen de la plantilla por Zsuzsanna Kilian, Hungría (http://www.sxc.hu/profile/nkzs), obtenida a través de stock.xchng (http://www.sxc.hu/).