Gestión documental historias laborales

ASESORAR LA ELABORACION DEL MANUAL PARA LA GESTION DOCUMENTAL
DE LAS HISTORIAS LABORALES DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL
BATALLÓN DE INFANTERIA Nº 26 “CACIQUE PIGOANZA”
PRESENTADO POR:
KAREN ADREA CASTILLO ORDOÑEZ
JHON ENRIQUE CORTES SAPUYES
DAIRA NATALIA CHANTRE
JANDERSON GUZMAN VALDERRAMA
KAREN YULIETH MUSSE
MARIA IRIS OSSA SARRIAS
NORMA CONSTANZA PARGA MARTINEZ
KEVIN POLANIA
YENNY JIMENA REYES
CLEIVER ROJAS
ANGIE LORENA VARGAS BUSTOS
GESTION DOCUMENTAL
PROCESAR LA INFORMACIÓN
DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
2017

2
Procesar la Información 210601011
Tecnología en Gestión Documental Equipo de Trabajo Nº 2
ASESORAR LA ELABORACION DEL MANUAL PARA LA GESTION DOCUMENTAL
DE LAS HISTORIAS LABORALES DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL
BATALLÓN DE INFANTERIA Nº 26 “CACIQUE PIGOANZA”
Presentado Por:
Jhon Enrique Cortes Sapuyes
Daira Natalia Chantre
Janderson Guzman Valderrama
Maria Iris Ossa Sarrias
Norma Constanza Parga Martinez
Yenny Jimena Reyes
Kevin Polania
Cleiver Rojas
Karen Adrea Castillo Ordoñez
Karen Yulieth Muse Rojas
Angie Lorena Vargas Bustos
Instructora:
María del Pilar Sánchez Pastrana
Ingeniera Industrial
GESTION DOCUMENTAL
PROCESAR LA INFORMACIÓN
DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
2017

3
CONTENIDO
1. INTRODUCCION ............................................................................................................4
2. JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................6
3. PROPÓSITO.....................................................................................................................8
4. OBJETIVOS .....................................................................................................................9
4.1 OBJETIVO GENERAL.................................................................................................9
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.......................................................................................... 9
5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .....................................................................10
5.1 DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO CENTRAL .............................................................. 10
5.2 DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN RECURSOS HUMANOS .................. 15
6. PLANTEAMIENTO DE LA HIPOTESIS ...................................................................19
6.1 Variable ...................................................................................................................... 19
6.2 Variables Dependientes................................................................................................ 19
7. MARCO TEORICO.......................................................................................................20
7.1 Definición e Importancia .............................................................................................. 20
7.2 Normatividad para la Serie Historias Laborales ........................................................ 23
7.3 Procesos en la Empresas ............................................................................................ 23
7.4 Representación Gráfica de un Proceso....................................................................... 24
8. METODOLOGIA...........................................................................................................25
8.1 Diseño e implementación del Modelo de Gestión Documental.................................... 26
8.2 Flujograma De Actividades........................................................................................ 27
9. ESTIMACION DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................34
10. DISEÑO DEL INSTRUMENTO...................................................................................35
11. ANALISIS DELAINFORMACIÓN .............................................................................36
12. BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................37
Anexo Nº 1...............................................................................................................................38
Anexo Nº 2...............................................................................................................................45

4
1. INTRODUCCION
Hoy en día toda organización de carácter público, requiere que sus archivos cumplan con los
parámetros estipulados por la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, lo cual garantiza
que durante todo su Ciclo Vital, dichos documentos sean conservados de manera íntegra;
ahora bien la Gestión Documental surge como un proceso técnico diseñado por la disciplina
archivística para las organizaciones, en respuesta a la preocupación institucional que busca
preservar, la memoria histórica de las entidades, la trazabilidad integral de los documentos y
los contenidos, sin importar su soporte.
El Ejército Nacional, no podría estar ajeno al cumplimiento de esta Ley, razón por la cual ha
venido implementando el Proceso de Administración de todos sus Documentos, a partir de
diciembre de 2001, año en el cual inicio la recolección y tabulación de la información,
logrando que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, aprobara mediante
acuerdo Nº 07 del 8 de julio de 2003, las Tablas del Cuartel General.
A su turno, el Ministerio de Defensa, mediante Resolución Nº 5919 de 2007, aprobó la
actualización y unificación para el listado general de series y subseries de las Tablas de
Retención Documental, con las que dio inicio al proceso de organización de los documentos.
En el año 2010 se publicó la Directiva Permanente 0102 la cual contribuyó en la elaboración
del PGD del Ministerio de Defensa adoptado mediante la Resolución Nº 8614 de 2012.
Actualmente y como resultado de la restructuración de la Doctrina de nuestra Institución
“Damasco” se gestionan las Directivas Estructurales, dentro de las cuales se creó la Directiva
Permanente Nº 01016 de 2016 en la cual se tratan las Instrucciones para la aplicación del
Proceso de Gestión Documental en el Ejército Nacional”, la cual está implementada
actualmente.
La Oficina de Recursos Humanos, del Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza”, es la
dependencia encargada del manejo de personal, en cuanto a lo relacionado con su
Administración, Bienestar y Seguridad; razón por la cual ha procurado tener organizadas las
Historias Laborales del personal de Oficiales, Suboficiales, Soldados Profesionales, Soldados
Regulares, Soldados Bachilleres, Trabajadores Oficiales y Personal de Civiles orgánicos de
esta Unidad Táctica, cumpliendo con algunos parámetros estipulados en la Circular 004 de
2003 para la Organización de las Historias Laborales del AGN y la Circular 012 de 2004
orientaciones para el cumplimiento de la Circular 004 de 2000. En cuanto a la organización
de las Historias Laborales de los Soldados Profesionales, estas se administran mediante la
Directiva Permanente Nº 0162 de 2009 para la organización del archivo de las Historias
Laborales de los Soldados profesionales de la Fuerza, la cual estipula parámetros específicos
para su administración.
Por lo anterior, este trabajo se realiza con el objetivo de hacer un seguimiento al
procedimiento de manejo de Historias Laborales y establecer un Modelo de Gestión
Documental, para lo cual se desarrollaron actividades de investigación, consulta de

5
reglamentos y documentos alusivos a la normatividad legal vigente, identificación, análisis y
estructuración de los procesos y finalmente el reconocimiento físico y trabajo de campo.

6
2. JUSTIFICACIÓN
Cumpliendo con los parámetros estipulados por la Ley 594 de 2000 o Ley General de
Archivos, la cual regula en su título V “Gestión de Documentos” Articulo 211, en cuanto a la
obligatoriedad. de las entidades públicas y Privadas que ejecutan funciones públicas, de
elaborar un Plan o Programa de Gestión Documental, con el fin de cumplir con los
parámetros estipulados por el Gobierno Nacional es esta materia.
En razón de lo anterior el Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza”, del Ejercito
Nacional, viene cumpliendo con el Programa de Gestión Documental del Ejercito Nacional,
aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, mediante acta Nº 10757
del 21 de diciembre de 2015, aplicando los procesos archivísticos de manera correcta.
A pesar de que existen unos parámetros para el adecuado manejo que se le debe dar a la
documentación producida por el Ejército, estos no se están aplicando de manera normalizada
por la mayoría de los funcionarios de esta entidad, ya que estos fueron creados para ser
aplicados a nivel estratégico en el Ejército, lo cual puede ser solucionado bajando a nivel
táctico el modelo de Gestión Documental existente, con el fin de que los procesos
archivísticos, puedan ser aplicados, contemplando la normatividad vigente por el Archivo
General de la Nación.
El Programa de Gestión Documental que se está planteando para la Serie Historias Laborales
en el Área de Talento Humano reviste importancia en la medida en que el Archivo General de
la Nación en su normatividad archivística, incluye ciertos parámetros de conservación y
tratamiento para el tipo de documentación que allí se produce, tales como la Circular 004 de
2003 (“Contenido mínimo de una Historia Laboral respondiendo a la forma de vinculación de
las empresas”4), Acuerdo 042 de 2002 (“Art. 2. Obligatoriedad de la organización de
Archivos de Gestión” y a nivel del Ejercito Nacional también existe la Directiva Permanente
Nº 01032 de 2016 “Políticas y Lineamientos en Administración de Personal a desarrollar al
interior del Ejército Nacional” Anexo L “Historias Laborales”
Adicionalmente se debe terne en cuenta, las demandas que a diario se interponen con o sin
justificación, llamados de atención, Derechos de Petición, Tutelas, entre otros problemas que
permanentemente surgen, muchos de los cuales se contestan sin la totalidad de los soportes
que se necesitan para responder adecuadamente dichas solicitudes, debido a la falta de
organización de los documentos dentro del expediente de una historia laboral, por
desconocimiento del procedimiento adecuado que se debe seguir para la correcta
administración de las Historias Laborales.
Por esta razón, se encuentra la necesidad de que en el Área de Talento Humano del Batallón
de Infantería Nº 26 Cacique Pigoanza” se organicen adecuadamente sus archivos, en especial
el de Historias Laborales, ya que se identifica como un proceso de alto nivel neurálgico, así
como de un alto nivel de producción documental diario, en el cumplimiento de sus funciones.
1 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley 594 de 2000. Bogotá, El Archivo 2000

7
Es de vital importancia tener en cuenta que este diseño resulta relevante para la ejecución de
la toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.
Ante la situación planteada, se ve la necesidad de diseñar e implementar un modelo de
Gestión Documental para la serie Historias Laborales del Área de Talento Humano del
Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza” del Ejercito Nacional, con el fin de
organizarlas conforme a los principios y procesos archivísticos2, “estableciendo directrices
básicas para la elaboración de programas de gestión documental, que relacionen el uso de
recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos para poder
cumplir cada una de las normas estipuladas por el Archivo General de la Nación”3
Por lo anterior, este diseño solo pretende abarcar el área de Talento Humano, específicamente
la serie Historias Laborales, teniendo en cuenta que es el área que requiere de un mayor
direccionamiento y asesoría en la Organización en cuanto a Gestión Documental se refiere,
pudiendo servir como plan piloto para la organización de esta misma serie en otras
dependencias en la Novena Brigada o del Ejercito Nacional.
2 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Circular 004 de 2003.
3 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos.Art.25.

8
3. PROPÓSITO
Si bien es cierto que el Ejército Nacional se encuentra en una etapa de transformación, la
Gestión Documental se incluye dentro de esa transformación, como un factor importante en
cuanto a la recuperación de su memoria histórica así como de la manera como se mantendrán
esas bases ideológicas planteadas en este periodo histórico para nuestro Ejército, es por esto
que este modelo de Gestión Documental se desarrolló teniendo en cuenta que el Area de
Talento Humano del Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza” tiene la necesidad de
organizar la información de sus colaboradores, con el fin de ser eficientes a la hora de
contestar los diferentes requerimientos emitidos por el Comando Superior o demás entidades
o personas que lo necesiten, contrarrestando posibles acciones legales en contra del Ejercito.
El Modelo de Gestión Documental diseñado para la serie Historias Laborales se realizó con el
fin de implementar el mecanismo de acción para la organización de las mismas y a su vez que
las personas encargadas de producir, manipular, organizar y consultar este tipo de
documentación obtengan los conocimientos necesarios en cuanto a legislación documental y
procesos archivísticos para determinar el contenido de los expedientes y mantenerlos
organizados en su interior
Por tal motivo se buscó enfocar éste trabajo en encontrar la mejor herramienta para
implementar un Modelo de Gestión Documental que cumpla con las expectativas del Batallón
de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza”, razón por la cual se describirán en detalle los
siguientes antecedentes (reseña histórica, estructura organizacional, misión, visión,
objetivos), también se realizará un diagnóstico donde se describe la situación actual del
Archivo de Gestión de la serie Historias Laborales.
De igual manera se podrá encontrar la etapa de diseño del modelo donde se describirá la parte
teórica de los procedimientos y técnicas de archivo a implementar dentro del diseño
propuesto, para finalmente desarrollar la etapa de implementación del mismo, donde se
evidencia claramente la manera en que se llegará a lograr la organización teniendo en cuenta
aspectos como: qué se va a implementar, cómo, cuándo y quién aplicará el modelo, costos y
tiempos de implementación, entre otros.

9
4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar el Manual para la Gestión Documental de las Historias Laborales de la Oficina de
Recursos Humanos del Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza”.
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Realizar el diagnóstico de la situación actual de las Historias Laborales vigentes en el
Archivo de Gestión de la Oficina de Recursos Humanos.
2. Estructurar el Modelo de Organización documental mediante la mejora del
Procedimiento de las Historias Laborales.
3. Definir el Instructivo para la Organización documental de las Historias Laborales que
permitan la implementación adecuada del Procedimiento.

10
5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza” es una Unidad Orgánica del Ejercito
Nacional, que conduce operaciones Terrestres Unificadas en el Centro del Departamento del
Huila, para crear un ambiente seguro, proteger la población civil, los activos críticos y la
infraestructura, proporcionando un ambiente de seguridad y creando las condiciones
favorables para la resolución del conflicto, respetando los Derechos Humanos y aplicando las
normas del Derecho Internacional Humanitario.
Cuenta con un equipo de colaboradores, capacitados para el cumplimiento adecuado de sus
funciones y con experiencia en cada uno de los campos correspondientes.
Esta Unidad Militar se encuentra ubicada en el Municipio de Garzón – Huila, en la Vereda
Miraflores Kilometro 4 vía Zuluaga.
Cuenta con alrededor de unos 100 funcionarios en la parte administrativa y su estructura
organizacional es jerárquica. Depende administrativamente de la Novena Brigada con sede en
la Ciudad de Neiva.
5.1 DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO CENTRAL
A continuación se presenta el Diagnostico que se aplicó al Archivo Central del Batallón de
Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza”, en el Aspecto de Preservación, con el fin de tener una
visión general del área donde se conservan los documentos de la organización de forma
permanente, siendo este al cual se realizan las Transferencias Primarias del Área de Recursos
Humanos incluyendo las Historias Laborales.
IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
NOMBRE DE LA ENTIDAD
BATALLON DE INFANTERIA Nº 26
“CACIQUE PIGOANZA”
CIUDAD / MUNICIPIO GARZÓN – HUILA
CATEGORÍA DEL MUNICIPIO
CARÁCTER DE LA ENTIDAD PÚBLICA X PRIVADA
SECTOR – ORDEN DEFENSA
DIRECCIÓN
VDA. MIRAFLORES - KILOMETRO 4 VIA
ZULUAGA
TELÉFONO
PAGINA WEB
CORREO ELECTRÓNICO
INSTITUCIONAL
bipig@ejercito.mil.co

11
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
ASPECTO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
NORMATIVIDAD
CONDICIONES DE
EDIFICIOS Y LOCALES
DESTINADOS A
ARCHIVOS
SI NO Parcial OBSERVACIONES
Acuerdo 049 de
2000
Indique el número total de
depósitos de archivo
X
Existe un lugar
dentro de la Unidad,
destinado para la
custodia del acervo
documental
El terreno se presenta sin
riesgos de Humedad
subterránea o problemas de
inundación y ofrece
estabilidad?
X
El terreno se encuentra
situado lejos de industrias
contaminantes o que
presenten riesgos de un
posible peligro por atentados
u objetivos bélicos?
X
El espacio ofrece suficiente
espacio para albergar la
documentación acumulada y
su natural incremento?
X
Los depósitos presentan el
espacio suficiente para
albergar la documentación y
su natural incremento.
X
Los pisos, muros, techos y
puertas están construidos con
materiales resistentes?
X
Las pinturas empleadas
presentan propiedades
ignífugas?
X
La resistencia de las placas es
igual o mayor a 1200 Kg/m2
X
El depósito fue diseñado y
dimensionado teniendo en
cuenta la manipulación,
transporte y seguridad de los
documentos?
X
Fue adecuado el depósito
climáticamente?
X
Las áreas destinadas a
custodia cuentan con
elementos de control y
aislamiento?
X

12
Las zonas técnicas o de
trabajo archivístico, consulta,
limpieza, entre otras
actividades se encuentran
fuera del área de
almacenamiento?
X
La estantería está diseñada
para almacenar las unidades
de conservación usadas por
la Entidad?
X
La estantería está elaborada
en láminas metálicas,
tratadas con tratamiento
anticorrosivo y pintura
horneada?
X
Las bandejas soportan al
menos 100 Kg?
X
Se encuentran los parales de
la estantería fijados al piso?
X
La balda inferior se
encuentra al menos a 10 cm
del piso?
X
Los acabados del mobiliario
son redondeados?
X
Se utiliza el cerramiento
superior para almacenar
documentos u otro material?
X
Se encuentra la estantería
recostada sobre los muros?
X
Tiene la estantería un sistema
de identificación visual?
X
Presentan oxidación los
elementos de la estantería?
X
Las bandejas o parales de la
estantería se encuentran
deformados?
X
La Entidad usa planotecas? X
Se encuentran las planotecas
en buen estado?
No se cuenta con
Planotecas
Se realiza mantenimiento
periódico a los sistemas de
rodaje de las bandejas de las
planotecas?
No se cuenta con
Planotecas

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NORMATIVIDAD
UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
Acuerdo 049 de
2000
Las unidades de
conservación están
elaboradas en cartón neutro?
X
Las unidades de
conservación presentan un
recubrimiento interno?
X
Las Unidades de
conservación presentan
orificios?
X
Las carpetas ofrecen
protección a los documentos?
X
Es necesario perforar los
documentos?
X
Se desgastan o se deforman
fácilmente las unidades de
conservación como cajas y
carpetas?
X
Los diseños y tamaños son
acordes al tipo de
documentación que se
almacena en ellas?
X
NORMATIVIDAD
CONDICIONES
AMIENTALES
Acuerdo 049 de
2000
Se han realizado mediciones
de condiciones ambientales
en los depósitos de archivo?
X
Se han instalado materiales o
equipos de modificación de
condiciones ambientales en
los depósitos de archivo?
X
Las ventanas, puertas o
celosías permiten el
intercambio de aire?
X
Estos vanos están
acondicionados con filtros
que impidan la entrada de
partículas o contaminantes al
depósito de archivo?
X
Se utilizan luminarias
fluorescentes de baja
intensidad?
X
Tiene ventanas que permiten
la entrada de luz solar al
depósito de archivo?
X

14
NORMATIVIDAD MANTENIMIENTO SI NO Parcial OBSERVACIONES
Acuerdo 049 de
2000
Se realiza la limpieza de las
instalaciones? Indique cada
cuanto y describa el cómo y
los materiales que se utilizan.
X
Se realiza cada15
días, utilizando
elementos de aseo
como escobas y
traperos.
Se realiza la limpieza de la
estantería? Indique cada
X
Se realiza cada15
días, mediante
limpieza manual,
bayetillas en se para
remover el polvo.
unidades de conservación?
Indique cada cuanto y
describa el cómo y los
materiales que se utilizan.
X
Se realiza cada15
días, mediante
limpieza manual,
utilizando brochas de
cerda suave y
valletillas en se para
remover partículas de
polvo .
NORMATIVIDAD
SEGURIDAD Y
EMERGENCIAS
Acuerdo 050 de
2000
Ha dispuesto la Entidad
extintores en el área de
archivo?
X
Los extintores son de agentes
limpios?
X SOLKAFLAM
Los extintores son recargados
anualmente?
X
Se han instalado sistemas de
alarma contra intrusiones?
X
alarma para la detección de
incendios?
X
alarma para la detección de
inundaciones?
X
Se ha proveído la
señalización para la
identificación de los equipos
de atención de desastres y
rutas de evacuación?
X
Se ha elaborado un Plan de
prevención de desastres y
situaciones de riesgo?
X
Se ha realizado el
levantamiento y valoración
X

15
del panorama de riesgo en la
Entidad?
5.2 DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN RECURSOS HUMANOS
El Área de Talento Humano es el responsable de la custodia del Archivo de las Historias
Laborales y de los procesos de Nomina, Salud Ocupacional y Capacitación.
Además cuenta con la Tabla de Retención Documental (TRD), la cual fue definida por el Jefe
de Gestión Documental de la Unidad Táctica y la Administradora del Archivo Central.
A continuación se presenta el Diagnostico realizado al Archivo de Gestión del Área de
Talento Humano, ya que de acuerdo a ello podremos tener al igual que con el Archivo
Central, un panorama general de su Preservación y su estado actual, en cuanto a los
siguientes aspectos: Unidades de Conservación, Mantenimiento y Seguridad y Emergencias:
IDENTIFICACIÓN DE LA DEPENDENCIA
NOMBRE DE LA ENTIDAD
BATALLON DE INFANTERIA Nº 26
“CACIQUE PIGOANZA”
NOMBRE DEL AREA GESTION DE DESARROLLO HUMANO
CODIGO S-1
CIUDAD / MUNICIPIO GARZÓN – HUILA
CONFORMACIÓN
Jefe de Personal
(Suboficial)
Preservación de la Fuerza Salud
Ocupacional
(Suboficial)
Historias Laborales
(Soldado Profesional)
Secretaria
(Civil)
PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD (SIGC) DE APOYO
DIRECCIÓN
VDA. MIRAFLORES - KILOMETRO 4
VIA ZULUAGA
CORREO ELECTRÓNICO
INSTITUCIONAL
bipig@ejercito.mil.co

16
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
ASPECTO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
NORMATIVIDAD
UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
Acuerdo 049 de
2000
Las unidades de
conservación están
elaboradas en cartón neutro?
X
Las unidades de
conservación presentan un
recubrimiento interno?
X
Las Unidades de
conservación presentan
orificios?
X
Las carpetas ofrecen
protección a los documentos?
X
Es necesario perforar los
documentos?
X
Se desgastan o se deforman
fácilmente las unidades de
conservación como cajas y
carpetas?
X
Los diseños y tamaños son
acordes al tipo de
documentación que se
almacena en ellas?
X
NORMATIVIDAD MANTENIMIENTO SI NO Parcial OBSERVACIONES
Acuerdo 049 de
2000
instalaciones? Indique cada
X
Se realizan cada 6
meses de manera
rápida
Se realiza la limpieza de la
estantería? Indique cada
X
Se realiza cada15
días, mediante
limpieza manual,
bayetillas en se para
remover el polvo.
unidades de conservación?
Indique cada cuanto y
describa el cómo y los
materiales que se utilizan.
X
No se realiza, en
razón a que las
Unidades d
Conservación se
encuentran dentro de
un estante metálico y
este permanece
cerrado.

17
NORMATIVIDAD
SEGURIDAD Y
EMERGENCIAS
Acuerdo 050 de
2000
Ha dispuesto la Entidad
extintores en el área de
archivo?
X
Hay uno pero Tipo
AB, para Materiales
Solidis y Liquidos
Inflamables
Los extintores son de agentes
limpios?
X
Se requiere un
extintor
SOLKAFLAM
Los extintores son recargados
anualmente?
X
Se ha proveído la
señalización para la
identificación de los equipos
de atención de desastres y
rutas de evacuación?
X
Se ha elaborado un Plan de
prevención de desastres y
situaciones de riesgo?
X
Se ha realizado el
levantamiento y valoración
del panorama de riesgo en la
Entidad?
X
Teniendo en cuenta los Diagnósticos hechos al Archivo Central de la entidad y al Archivo de
Gestión del Área de Recursos Humanos y sumado al hecho de que la dependencia entienda y
aplique es su mayoría, los Procesos Archivísticos para la Administración sus Documentos,
teniendo como base la Tabla de Retención Documental; se procedió a verificar la serie
Historias Laborales, para lo cual se aplicó la Entrevista Documental (Anexo Nº 1) mediante
la cual se encontraron los siguientes hallazgos:
1. Físicamente las Historias Laborales se encuentran ubicadas en el Área de Talento
Humano en un mueble archivador de 3 gavetas y en el interior se organizan en orden
alfabético.
2. No existe un inventario real de la documentación que se encontró.
3. No se encontró una lista de chequeo de la información que ingresa a cada una de las
Historias Laborales (Hoja de Control)
4. No existe foliación de la documentación).
5. Aunque existe una política documental sobre los formatos y tiempos en la
conservación de la documentación, estos no se están aplicando.
6. No se encontró estandarizada la perforación y la forma de archivar dentro de cada
expediente.
7. La documentación que se transfiere al archivo central no se hizo de acuerdo a los
parámetros exigidos para la misma (no está foliada ni con inventarios documentales,
los expedientes no están bien organizados)

18
8. Algunos expedientes de funcionarios activos, fueron transferidos al Archivo Central, a
pesar de que la norma indica que la Historia Laboral debe permanecer en el Archivo
de Gestión, hasta dos años más después de haber ocurrido la novedad (Muerte, retiro,
Traslado e.t.c.)
9. No hay un sistema para búsqueda y recuperación de la información, lo que implica
demoras en responder solicitudes para solución de requerimientos a nivel jurídico.

19
6. PLANTEAMIENTO DE LA HIPOTESIS
Con la implementación de un Manual para la Gestión Documental para las Historias
Laborales en la Oficina de Recursos Humanos del Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique
Pigoanza”, se estandarizarán los procesos, se reducirá la pérdida de información y los
tiempos de respuesta a usuarios se disminuirá.
6.1 Variable
Serie, Historias Laborales (Hoja de Datos Biográficos, Documentos Personales, Ficha
Médica Unificada, Estudio de Seguridad, Certificación Cuenta Bancaria, Seguro de
Vida Obligatorio y/o Voluntario, Cedula del Beneficiario)
6.2 Variables Dependientes
Procesos; Procesos Archivísticos (Producción de Documentos, Recepción de
Documentos, Distribución de Documentos, Trámite, Organización, Consulta de
Documentos, Conservación de Documentos y Disposición Final)

20
7. MARCO TEORICO
7.1 Definición e Importancia
La Ley 594 de 2000 definen a la Gestión Documental en su Artículo 3, como el “Conjunto de
actividades tendientes a la planeación manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades desde su origen, hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación”.
De igual manera podemos precisar que “Un programa de gestión documental se puede definir
como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción,
recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de
los documentos”4
Los documentos pasan por diferentes etapas, en las cuales debe ser conservado y
administrado adecuadamente lo cual se denomina Ciclo Vital del Documento como una serie
de “etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su producción o recepción
en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
histórico”5 a continuación se presenta una gráfica que muestra en detalle dicho proceso.
Los Archivos nos resultan de gran importancia para una organización, ya que si se encuentran
bien organizados y administrados nos suministran información original y única y apoyan la
planeación, control de resultados y toma de decisiones.
En toda organización existen diferentes tipos de Archivos: encontramos el Archivos de
Gestión o de Oficina, los cuales comprenden toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
4 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos.3 ed. Bogotá: El
Archivo, 2003. P.39
5 COLOMBIA. EJERCITO NACIONAL. Reglamento de Archivos FF.MM. PÚBLICO. p.22.

21
soliciten, su circulación o trámite se hace a través de las personas que realizan sus actividades
en las mismas dependencias, en busca de solución o respuesta a los asuntos iniciados en ellas.
El tiempo de permanencia de estos documentos depende fundamentalmente del trámite y de
las normas internas indicadas en las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) para luego
decidir su transferencia al Archivo Central, el cual es la “Unidad Administrativa donde se
agrupan documentos transferidos por los diferentes Archivos de Gestión de la entidad, una
vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por el usuario
interno o externo”.6
Así mismo, del “Archivo Central se pueden realizar transferencias documentales que por
decisión del comité de Archivo, debe conservarse
Para un adecuado proceso de los documentos en cuanto a su ciclo vital, estos deben pasar por
diferentes etapas así: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta,
Conservación y Disposición Final, a continuación se realiza una breve descripción de cada
etapa:
PRODUCCION DOCUMENTAL: Es la “generación de documentos en las instituciones, en
cumplimiento de sus funciones”7 ; en esta etapa se deben tener en cuenta todos “los aspectos
relacionados con el origen, la creación y el diseño de formatos y documentos, conforme al
desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia”8.
RECEPCION DE DOCUMENTOS: Es el “conjunto de operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica”9. En esta etapa “se debe verificar que los documentos se
encuentren completos, que correspondan a lo anunciado y sean de competencia de la entidad
para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes”.10
DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Son “actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario”11. Esta etapa tiene relación con el flujo de documentos
tanto al interior como al exterior de la organización.
TRAMITE DE DOCUMENTOS: Tiene que ver con el “curso del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa”12. En esta etapa
cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, los
cuales conforman las Series documentales que se observan en las Tablas de Retención
Documental.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Es el “proceso mediante el cual se aplican las
acciones de clasificación, ordenación y descripción de los documentos de un Fondo de una
entidad”13. A continuación se detallará cada una de estas actividades:
6 COLOMBIA. EJERCITO NACIONAL. Reglamento de Archivos FF.MM. PÚBLICO. p.23.
7 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Banco Terminológico
8 Ibid. P 30
10 Ibid. P 30

22
- Clasificación Documental: Es la “labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las Series y Subseries que componen cada agrupación documental, de
acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad”14
Para realizar una buena clasificación de los documentos se deben tener en cuenta los
siguientes pasos:
1. Identificación de los productores de la información (dependencias)
2. Estudio de la estructura orgánica de la Empresa
3. Selección de series y subseries documentales
- Ordenación Documental: La ordenación es “el proceso mediante el cual se da la
disposición final a los documentos, determina qué documento va primero y cual
después; es decir, el proceso mediante el cual se unen y se relacionan las unidades
documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los
expedientes según un criterio predeterminado.
Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar a la organización
administrativa, merced a la organización documental y, en un segundo lugar, al
conocimiento histórico institucional”15.
Teniendo en cuenta todos los procesos archivísticos, se ha determinado que para el
desarrollo del Modelo del Programa de Gestión Documental para la serie Historias
Laborales para el Área de Talento Humano del Batallón de Infantería Nº 26 Cacique
Pigoanza”, se toma el principio de orden original que hace referencia a la manera en
que cada decisión tomada durante los trámites administrativos produjo los
documentos en una secuencia lógica dentro del tiempo.
- Descripción Documental: Es el “proceso de análisis de los documentos de archivos o
de sus agrupaciones, que permiten su identificación, localización y recuperación para
la gestión o la investigación”16.
Las actividades que se desarrollan en esta fase de descripción son: elaboración de
inventarios documentales, organización y entrega de transferencias documentales y
aplicación de la disposición final de la Tabla de Retención Documental (TRD).
CONSULTA DE DOCUMENTOS: “La consulta es el acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen”17. La consulta garantiza el
“derecho que tienen las personas a acceder a la información contenida en los documentos de
archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos”18. Por tal motivo, la consulta se
deber realizar de manera organizada y para ello se debe tener en cuenta las siguientes
actividades:
1. Formulación de la consulta
2. Estrategia de búsqueda
14 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación documental. Bogotá: El
Archivo, 2001. p. 8-9.
15 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ordenación documental. Bogotá: El
Archivo, 2003. p. 10.
16 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de
Gestión Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 35.
17 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de
Gestión Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 40.
18 COLOMBIA. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Bogotá: Themis, 2001. p. 44.

23
3. Respuesta a la consulta
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Es el “conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido”19. Se requiere reunir en este proceso las condiciones básicas
para salvaguardar dicho acervo documental, guardando dicho documentos en un lugar
adecuado y en unidades de conservación adecuados como carpetas, cajas y estantes con las
condiciones mínimas establecidas en el Reglamento General de Archivos.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Se trata de la “decisión resultante de la
valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas
de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la
legalidad y la perdurabilidad de la información”20. Para definir la disposición final de los
documentos se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Definir qué tipo de conservación se dará a los documentos; esta definición se
encuentra en las Tablas de Retención y/o Valoración Documental (conservación total,
eliminación, o conservación temporal)
2. Aplicar técnicas de reprografía tales como la microfilmación o digitalización de los
documentos.
7.2 Normatividad para la Serie Historias Laborales
La normatividad archivística existente que aplica para las Historias Laborales es la Circular 004 de
2003, elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la
Nación, en la cual se indica la organización de las Historias, así como los elementos mínimos que
deben contener las mismas Anexo No. 3; y la circular No. 012 de 2004, la cual señala “orientaciones
para el cumplimiento de la Circular 004 de 2003”. Anexo No.4.
Adicional a esta normatividad, también es de tener en cuenta para la organización de los Archivos de
las Historias Laborales el Acuerdo 042 de 2002, Anexo No.5 el cual “establece criterios para la
organización de los Archivos de Gestión en las entidades públicas y en las privadas que cumplan con
funciones públicas.
7.3 Procesos en la Empresas
Un proceso para una empresa “es una serie de actividades secuenciales e interdependientes,
orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se
contribuye a la satisfacción de una necesidad”21.
Los procesos se clasifican en estratégicos, misionales, de apoyo o gestión y de evaluación.
Los procesos estratégicos “establecen el norte del proceso operativo y enfocan a la
organización en sus procesos fundamentales, son decisivos con relación al futuro de la misma
19
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un
programa de Gestión Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 42.
21
OLAYA FERREIRA, Gustavo. Gestión por procesos.Disponible en:
http://www.cundinamarca.gov.co/cundinamarca/archivos/file_dependencias/file_dependencias1
77111.pdf p. 3

24
y los ejecuta la alta dirección”; mientras los procesos misionales “son más relevantes y
revelan la razón de ser de la organización; así mismo, los procesos de apoyo o gestión
“prestan apoyo a los procesos misionales y permiten tomar decisiones sobre planificación,
control y mejoras en las operaciones; y los procesos de evaluación permiten conocer cómo
funciona la empresa con el fin de retroalimentarla, establecen las metodologías para realizar
seguimiento, medición y análisis, así como también permiten medir el desempeño y la mejora
de la eficacia y la eficiencia de la misma.”22
7.4 Representación Gráfica de un Proceso
Existe una herramienta muy útil para representar gráficamente un proceso llamada diagrama
de flujo, la cual es un “método para describir gráficamente las actividades de un proceso
existente o propuesto mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples,
demostrando la secuencia de éstas actividades dentro del mismo”23.
Elaborar un diagrama de flujo para la totalidad de un proceso, hasta llegar al nivel de tareas,
es la mejor base para analizar, evaluar y mejorar el mismo, dado que también interviene la
asignación de las tareas a cada uno de los miembros del área para la cual se está
desarrollando el proceso.
A continuación se muestra un ejemplo:
22 OLAYA FERREIRA, Gustavo. Gestión por procesos.Disponible en:
http://www.cundinamarca.gov.co/cundinamarca/archivos/file_dependencias/file_dependencias1
77111.pdf. p. 6 y 7.
23
HARRINGTON, James H. Mejoramiento de los procesos de la empresa. Santafé de Bogotá: McGraw-Hill,
1993. P.96

25
8. METODOLOGIA
Para elaborar este trabajo se realizó un estudio descriptivo, analítico y de campo.
El estudio descriptivo permitió describir la conformación actual del Archivo de Gestión de la
serie Historias Laborales y los elementos encontrados en el mismo. Para este estudio se
realizó la siguiente actividad:
1. Recopilación de la información institucional y aplicación de encuestas para establecer
las funciones del Área de Talento Humano y los procesos archivísticos que realiza.
Se realizará un diagnóstico documental donde se especifique cada una de las
funciones administrativas, sus objetivos y los procesos internos de Talento Humano
para identificar cada una de las falencias en los procesos y evidenciar los posibles
controles documentales que puedan hacer falta para complementar el proceso.
El estudio analítico permitió describir la problemática que aqueja al Área de Talento Humano
en cuanto al manejo de los documentos pertenecientes a las Historias Laborales y la
afectación que puede tener El Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza” al no poder
recuperar los documentos fácil y rápidamente, así como el planteamiento de la solución al
mismo problema realizando el diseño del modelo. Para este estudio se realizaron las
siguientes actividades:
1. Análisis de la información recopilada.
Realizar cuadros estadísticos de los procesos productivos y observar el nivel de
productividad.
2. Elaboración del diagnóstico.
Establecer el modelo de gestión documental con base en el diagnostico documental
que nos llevará como conclusión a la verificación del proceso de Talento Humano y
su homologación o ejecución.
3. Diseño del modelo y realización de pruebas para verificar la efectividad del modelo.
Verificación del modelo establecido para el Area de Talento Humano del Batallón de
Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza” para identificar los beneficios, costos, tiempos y
eficiencia productiva.
El estudio de campo permitió evidenciar de primera mano los documentos en el Archivo de
Gestión, con el fin de obtener la información necesaria. Para ello, se realizó lo siguiente:
1. Visita a la oficina y archivo del Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza”.
Verificar el archivo físico de gestión y central, para establecer cuáles son los
procedimientos archivísticos que están manejando para éste proceso y así identificar
sus debilidades archivísticas.
Para este estudio se tomó el Área de Talento Humano del Batallón de Infantería Nº 26
“Cacique Pigoanza”, la cual cuenta con una cantidad pequeña de personas laborando en la
misma (3 personas).
Para el desarrollo de esta investigación se utilizaron los siguientes métodos:

26
1. Análisis y síntesis: Este permitió realizar un razonamiento de la información teórica
consultada, sustentar el documento de estudio y se utilizó para realizar un análisis de
los datos obtenidos en la investigación para presentarlos en el documento final.
2. Lógico: Este método permitió realizar un estudio de forma secuencial y sistemática
desde el planteamiento del problema hasta la medición de las conclusiones y
recomendaciones del trabajo.
8.1 Diseño e implementación del Modelo de Gestión Documental
De acuerdo con conceptos vistos en el Capítulo 7, de este trabajo para el proceso de
implementación del Modelo propuesto, se procederá a ejecutar el proceso archivístico en el
Área de Talento Humano del Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza”,
específicamente en la Serie Historias Laborales.
1. OBJETIVO
Garantizar que la documentación recibida en el Area de Talento Humano del Batallón
de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza” llegue a su destino final.
Cumpliendo con un correcto proceso de Producción, Recepción, Distribución,
Tramite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los documento
de Historias Laborales, de manera concordante con la legislación vigente y todas
aquellas emitidas por parte de la Unidad Documental del Ejercito Nacional, con el fin
de apoyar la misión del Ejercito, para que de manera inmediata o a futuro se
constituya en prueba de las correctas actuaciones tanto de esta Unidad como de sus
integrantes.
2. ALCANCE
Área de Talento Humano del Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza”
3. DEFINICIONES
Producción: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento
de sus funciones.
Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Tramite:
Organización: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
Consulta: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer
la información que contienen.
Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

27
8.2 Flujograma De Actividades
NO
SI
INICIO
PRODUCCIÓN
Las historias laborales es
competencia de la entidad
Devolución de las
historias laborales
RECEPCIÓN
ANALISIS DE LAS
HISTORIAS
LABORALES
UBICACIÓN DE LAS
HISTORIAS
LABORALES
REGISTRO SITEMÁTICO
DISTRIBUCIÓN
A

28
SI
NO
A
LAS HISTORIAS
LABORALES FUERON
DEVUELTAS
VERIFICACIÓN DE PLANILLAS
TRAMITE
ARCHIVO
CLASIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DEPURACIÓN

29
RECEPCIÓN TRANSFERENCIA PRIMARIA
LA
TRANSFERENCI
A FUE
DEVUELTA
CONSULTA DE HISTORIAS LABORALES
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
DISPOSICIÓN FINAL DE HISTORIAS LABORALES
ARCHIVAR EN CARPETA
FOLIACIÓN
INVENTARIOS DOCUMENTALES
STICKERS
ROTULO DE LA CAJA
A

30
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADPARA LAS HISTORIAS LABORALES
PRODUCIDAS ACTUALMENTE:
Se debe cumplir con:
La ley 594 del 2000
Acuerdo 060 del 2001
Manual de correspondencia y Comunicaciones oficiales y toda aquella otra aquella expedida
por parte del proceso de Gestión Documental.
REVISIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES:
SI. La unidad de correspondencia será la encargada de realizar la revisión de todas las
historias laborales que ingresan para verificar si es de su competencia, los anexos de destino y
los datos de origen del ciudadano o entidad que los remite y procederá a la recepción del
documento una vez se verifique la correcta aplicación de la normatividad expedida por el
proceso de gestión documental.
NO. Se devolverá al remitente o se redireccionara a la entidad competente.
RECEPCIÓN:
Conjunto de operaciones de verificación y control que la institución deberá realizar para la
admisión de las historias laborales que son remitidas por una persona natural o jurídica.
A. Se recibirá las historias laborales la cual deberá cumplir con lo exigido dentro de la
normatividad emitida por el proceso de gestión documental y toda la normatividad
vigente.
ANALISIS DE LAS HISTORIAS LABORALES:
La unidad de gestión documental, una vez analizada las historias laborales con base a las
directrices y procedimientos establecidos será la encargada de direccionar y consignar
mediante la planilla de registro y radicación los datos (asunto del documento, número de
radicación, fecha y hora de recibido) así mismo comunicaciones de carácter informativo.
UBICACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES:
Se sitúan las historias laborales en las unidades de conservación temporal (Casilleros) para
cada una de las dependencias.
REGISTRO SISTEMATICO:
Se registrara dentro del aplicativo o sistema la documentación. Teniendo en cuenta los
siguientes parámetros.
>Fecha, hora, nombre de la persona o dependencia para dónde va el documento, asunto,
nombre o cargo del funcionario remitente o unidad y se registraran los respectivos anexos.

31
DISTRIBUCIÓN:
Actividades tendientes a garantizar que las historias laborales lleguen a su destinatario. Esta
historia laboral se entrega al funcionario autorizado de acuerdo a la planilla generada por el
aplicativo donde es verificada.
SI: Se entrega a la dependencia el documento devuelto para confirmar realizar ajustes y
volver a enviar.
NO. La unidad de correspondencia da por terminado el proceso de distribución.
VERIFICACIÓN DE PLANILLAS:
Se verifica que las planillas de entrega sean firmadas por el funcionario que recibe la
documentación, posteriormente se archivan por Unidad o Jefatura, (Sección) ya sea de
llegada o de salida, de acuerdo a la TRD (Ley 594 del 2000).
TRÁMITE:
Recorrido de las historia laborales desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de
su función administrativa. Esta tarea es desarrollada por cada una de las dependencias las
cuales se encargaran de dar respuesta a cada una de las historias laborales.
ARCHIVO:
Una vez la dependencia le dé el trámite correspondiente a todas las historias laborales,
procederá a realizar el proceso de archivo de la historias laborales que produzca de acuerdo a
lo establecido dentro de la respectiva TRD de la sección siguiendo los pasos y directrices
emitidas para este proceso.
CLASIFICACIÓN:
Toda la historia laboral producida por la dependencia de RECURSOS HUMANOS se
clasificara por años, series y subseries teniendo en cuenta lo estipulado en la TRD de la
sección identificando que la documentación a archivar no sea de consulta y no sea aquella
que no ha sido producida por la dependencia.
ORGANIZACIÓN:
Las historias laborales se organizaran cronológicamente donde la primera historia laboral
corresponderá a enero y la última a diciembre.
DEPURACIÓN:
Se eliminaran copias, papel químico o de fax, de igual manera se deben retirar todo material
ganchos y grapas y legajadores procurando no ocasionar de todo tipo físico de la historia
laboral.
ARCHIVAR EN CARPETA:

32
Una vez se tenga organizada y depurada las historias laborales se llevara a las unidades de
conservación carpetas 4 aletas 200 folios que es la cantidad recomendada para entrar
deformaciones en las carpetas.
FOLIACIÓN:
Una vez la historia laboral repose dentro de la respectiva carpeta se foliara documento por
documento en el ángulo superior derecho y fuera de cualquier información del documento,
utilizando lápiz de mina negra y blanda.
INVENTARIOS DOCUMENTALES:
Una vez realizado el respectivo proceso de foliación se elaboraran los respectivos
inventarios.
INDIVIDUAL: Donde se debe registrar la historia laboral por documento que reposan dentro
de la respectiva carpeta.
GENERAL: Se registrara la historia laboral carpeta por carpeta.
STICKERS (CARPETAS):
Se procederá a elaborar los respectivos stickers de cada una de las carpetas los cuales deben
registrar los siguientes datos:
ROTULO DE CAJA:
Se procederá a elaborar los respectivos rótulos de las cajas los cuales deberán registrar los
siguientes datos:
 Numero de caja
 Fondo
 Línea de mando
 Serie
 Subseries
 Tipo documental (Si lo requiere)
 Numero de carpetas
 Fechas extremas
 Numero consecutivo
RECEPCIÓN TRANSFERENCIA PRIMARIA:
Se elabora el cronograma para el recibo de la transferencia de acuerdo a los tiempos
establecidos en las TRD para cada dependencia. Se verifica la información contenida en el
Formato Único de Inventario Documental (FUID), confrontando los soportes físicos y
magnéticos enviados por las dependencias. Una vez revisada la información se firman los
inventarios y se da entrada para ubicarlos con los respectivos estantes establecidos por el
Archivo Central.

33
SI: Se entregan los inventarios firmados y se procede a enviar los documentos al archivo
central
NO: Se devuelven las historias laborales con los inventarios para su posterior corrección por
parte del administrador de archivo de la sección.
CONSULTA DEHISTORIAS LABORALES:
Se solicita la consulta de las historias laborales, dirigida al Ayudante General del Comando
del Ejército quien autoriza su consulta y lo remite al encargado del Archivo Central, quien
ubica las historias documentales solicitadas y registra el préstamo de las historias laborales en
el libro correspondiente para hacer entrega a la persona solicitante y en momento del
reintegro registrar su devolución.
CONSERVACIÓN PREVENTIVA:
Realizar un diagnóstico integral del Archivo Central, evaluando las condiciones en que se
encuentran actualmente los archivos. Revisar el almacenamiento de los documentos, la
señalización y adecuación del área de archivo, asimismo se debe diseñar un Sistema
integrado de Conservación que conlleve a su corrección.
DISPOSICIÓN FINAL DE HISTORIAS LABORALES:
Se realizara teniendo en cuenta la disposición que figura en las TRD, tarea que se realizara
por el archivo central.

34
9. ESTIMACION DE LA INVESTIGACIÓN
El costo total del trabajo de Implementación del Manual para la Gestión Documental de
las Historias Laborales para la oficina de Recursos Humanos del Batallón de Infantería Nº
26 “Cacique Pigoanza” será Un millón quinientos noventa y seis miltresientos pesos
($1’596.300)
Dentro del valor de la mano de obra se incluye la labor de asesoría y acompañamiento
El tiempo total estimado para el desarrollo de todo el trabajo está presupuestado para 3
días
Materias Primas Cantidad
Unidad de
Compra
Valor Unitario
Cantidad
utilizada
Valor Total
Lápices 1 Caja $ 2.500 1 $ 2.500
Carpetas 1 Paquete x 100 $ 15.000 1 $ 15.000
Cajas X 200 1 Paquete x 100 $ 250.000 1 $ 250.000
Ganchos
Legajadores
Plásticos
1
Paquete (bolsa)
x 25
$ 1.750 1 $ 1.750
Cosedoras 1 $ 6.700 1 $ 6.700
Perforadora
Industrial
1 $ 55.000 1 $ 55.000
Papel de Impresión 1/2 resma $ 3.500 1 $ 1.750
Guantes 1 caja $ 15.000 1 $ 15.000
Tapabocas 1 caja $ 8.000 1 $ 8.000
Borradores 10 unidades $ 480 10 $ 4.800
Tajalapiz 2 unidades $ 10.400 2 $ 20.800
Rotulo 1 caja $ 15.000 1 $ 15.000
Mano de Obra x 1 día Persona $ 40.000 30 $ 1.200.000
TOTAL $ 1.596.300

35
10. DISEÑO DEL INSTRUMENTO
Se utilizó la Encuesta Documental como Instrumento para el desarrollo de este proyecto
investigativo (Anexo Nº 1)

36
11. ANALISIS DELAINFORMACIÓN
De acuerdo a la recolección de la Información realizada por medio de la encuesta
Documental hecha a el Área de Talento Humano se puedo concluir lo siguiente:
El Área de Talento Humano hace parte de la estructura Orgánica del Batallón de Infantería Nº
26 Cacique Pigoanza”.
Las personas que hacen parte de la Oficina, cumplen con sus funciones de acuerdo al Manual
de Funciones y Procedimientos para el Área de Talento Humano, por lo tanto conocen los
procedimiento que deben ejecutar, pero no han estado muy comprometidos con el proceso de
Gestión Documental de los Documentos que producen en especial el de la Serie de las
Historias Laborales.
Cuentan con una Tabla de Retención Documental, la cual se encuentra vigente y es la que se
utiliza para la Administración y Organización de las Unidades Documentales que Manejan
No se está realizando descarte de documentos en cuanto a lo que refiere a destrucción de los
mismos.
El 80% de los documentos son organizados en Orden Cronológico y se denota que se respeta
el Principio de Orden Original para su Organización.
Existe una persona encargada específicamente para la Organización de las Historias
Laborales, pero esta manifiesta desconocer la normatividad y el proceso adecuado para
organizarlas
Aunque hay una organización de las Historias Laborales de manera personal, esta no
corresponde a lo establecido por la Circular 004 de 2003 y demás normas estipuladas por el
Ejército.
El manejo que se le está dando a las Historias Laborales del Área de Talento Humano del
Batallón Cacique Pigoanza”
Se recomienda por lo tanto hacer una sensibilización y un acompañamiento al personal de
funcionarios del Área de Talento Humano, con el fin de darles a conocer los lineamientos que
en materia de Organización, Administración y Custodia existen para las Historias Laborales,
para lo cual un Pasante del Tecnólogo en Gestión Documental del Centro Agro empresarial y
de Desarrollo Pecuario del Huila SENA, realizará la labor en las Instalaciones donde
funciona actualmente el Área de Talento Humano en el Batallón Cacique Pigoanza”

37
12. BIBLIOGRAFIA
- COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo
No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los
Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre
“Restricciones por razones de conservación
- Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
- Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la
Consulta”del capitulo V, “Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento
general de archivos.
- Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas
- Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración
y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24
- Circular No.004 DE 2003 – Organización de las historias laborales. Archivo General
de la Nación de Colombia
- Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.
- Diseño e Implementación de un Modelo de Gestión para las Historias Laborales del
Área de Talento Humano para la empresa Colgrabar. Trabajo de Grado Grupo de
Investigación de la Pontificia Universidad Javeriana. Bogotá DC.

38
Anexo Nº 1
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJERCITO NACIONAL
ENCUESTAESTUDIO UNIDAD
DOCUMENTAL
Código: FO-COEJCCEAYG-029 Versión: 1 Fecha de Emisión: 2012-09-14 Pág. 38 de 5
I. NOMBRE DE LAOFICINA
GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica
2. Fecha de ultima asignación de funciones
01 de Enero de 2017
3. Acto Administrativo:
Orden del Día Nº 0001 del 01 de enero de 2017
4. Funciones
a) Recibir, revisar, clasificar y controlar documentos datos, elementos y
correspondencia relacionada con asuntos de competencia de la Sección.
b) Mantener y organizar el archivo, actualizarlo e forma oportuna y clara, según lo
establecido en la Ley 594 de 2000, que regula la normatividad archivística.
c) Transcribir en forma clara y oportuna los documentos que se generen en la sección.
d) Realizar mantenimientos de primer escalón a los equipos y demás elementos
utilizados.
e) Diligenciar periódicamente el folio de vida del personal de la Sección
f) Mantener actualizada la hoja de Trabajo de Gestión de Recursos Humanos

39
g) Llevar adecuadamente las Historias Laborales del Personal de Oficiales,
Suboficiales, Soldados y Civiles Orgánicos de la Unidad.
5. Unidades Documentales que tramita
ACTAS
Actas de Entrega
* De Cargo
* De Dependencia
Actas de Posesión
Actas de Reuniones de Trabajo
* Comité de Bienestar Social
Actas de Capacitación
Actas de Revista
* Tercer Examen Médico
* Desacuartelamiento
* Inasistencia al Servicio
* Licenciamiento (término servicio militar)
* Revisión Nómina
Actas de Compromiso
ESTADISTICAS
* Cuadros Estadísticos Personal
HISTORIAS
Historias Laborales
* Oficiales
* Suboficiales
* Soldados Profesionales
* Soldados Regulares
* Soldados Campesinos
* Civiles
INFORMES
Informe de Seguimiento y Evaluación
* Parte Numérico de Personal - PANUMPER
Informe Periódico de Personal
* INPER
* De Pasajes
LIBROS
Libros de Registro y/o Minutas
* Presentación de Oficiales
* Presentación de Suboficiales
* Presentación Civiles
* Presentación de Soldados Profesionales
* Radicador de Conductas
* Radicador Permisos
* Radicador Soldados Profesionales
* Radicador Soldados Regulares
* Registro Sepulturas
PLANES

40
Plan de Bienestar de Personal
PLANILLAS
Planilla de Control
* Partes de Personal
6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI NO
7. Sistema de organización de los archivos de gestión:
La persona encargada de Organizar el Archivo de Gestión del Área de Recursos Humanos,
manifiesta que organiza sus archivos en su mayoría en Orden Cronológico, de acuerdo a
los temas y subtemas que tiene en su TRD
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?
0,80 metros lineales.

41
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJERCITO NACIONAL
ENCUESTAESTUDIO UNIDAD
DOCUMENTAL
Código: FO-COEJCCEAYG-029 Versión: 1
Fecha de Emisión: 2012-09-14
Pág. 41 de
5
II UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productora
Gestión de Recursos Humanos
2. Nombre la unidad documental
Historias Laborales
3. Función de la oficina que la genera o la tramita:
Mantener el desarrollo y la Competencia del Talento Humano, así como la Preservación
de la Integridad de los efectivos de la Unidad para administrar correctamente el Personal
y dar cumplimiento a las Misiones y Objetivos asignados por el Comando Supeior.
4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO
Papel Expediente
Cinta Magnética Libro
Microfilme Documento Simple
Otro
¿Cuál?___________________________________________________________________
4.3 Ordenación:
Alfabético y Cronológico
4.4 Estado de conservación
Bueno
5 Normas que regulan la producción, el tramite y la conservación
a) Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos
b) Directiva 01016 “ Instrucciones para la Aplicación del Sistema de Gestión
Documental del Ejercito Nacional”
X X

42
6 Trámite
Original: Dependiendo del tipo documental que se esté tramitando, se realizan las
acciones necesarias para darle solución, el original da a conocer la respuesta y se envía
a la dependencia que lo solicito archivando copia original en la carpeta.
Número de Copias: 01 copia (original), la cual queda archivada en la carpeta del
funcionario correspondiente.
7 La información contenida en esta unidad se haya registrado o condensado en otra
SI NO
En ¿Cuál o cuáles?
Como la Serie Documental Historias Laborales, se caracteriza por ser una Unidad
Documental Compuesta, constituida por varios tipos documentales, cada uno de ellos son
registrados en el Libro de Registro de Comunicaciones Salidas, de la Oficina de Registro.
8 ¿Qué documentos conforman esta Unidad Documental?
a) Hoja de Datos Biográficos
b) Copia de Documentos Personales
c) Ficha Medica Unificada
d) Fotos 7 x 8 cm Militar y en Civil
e) Estudio de Seguridad
f) Certificación Cuenta Bancaria
g) Seguro de Vida Obligatorio y/o Voluntario
h) Copia de Cedula del Beneficiario
i) Miscelánea
9 Oficinas que tienen alguna relación con el tramite
Notarias, Justicia Penal Militar, Juzgados Civiles, Juzgados de Familia, Tesorería,
Contaduría.
10 ¿Con que periodicidad se produce?
10.1 Diaria 10.2 Semanal 10.3 Mensual 10.4 Otra
¿Cuál?_________ _______________________________________________________
11 ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quien lo establece?
Las Historias Laborales deben conservarse por un periodo de 2 años, una vez ocurrida
la novedad, y está establecido en el Listado de Series y Sub-series, avalado mediante
Resolución Ministerial Nº 5919 de 2007 “Por la cual se aprueba la actualización y
unificación para el listado general de Series y Sub-series para las Tablas de Retención
Documental del Ministerio de Defensa Nacional, Ejército Nacional, Armada Nacional,
Fuerza Aérea Colombiana y Policía Nacional”.
X
X

43
12 En el archivo de gestión la consultan
12.1 La misma oficina
12.2 Otras oficinas
¿Cuáles? Tesorería, Contaduría, El Comando de la Unidad, Ejecutivo de la Unidad,
Juzgado de Instrucción Penal Militar etc.
12.3 Otras Entidades
¿Cuáles? Juzgados Civiles de los diferentes Municipio de la Jurisdicción, Juzgados de
Familia, Bienestar Familiar.
12.4 Personas naturales
12.5 ¿Por qué la consultan? La mayoría de consultas a las Historias Laborales, son hecha
por reservistas, que años atrás prestaron su servicio militar en esta Unidad y necesitan
solucionar alguna novedad o familiares de los mismos.
13 ¿Esta clase de Unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de
gestión a otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?
_______________________
13.1 ¿Con que periodicidad la realizan?
Anuales, una vez se terminado el año fiscal.
14 En el archivo central ¿La oficina sigue consultando esta unidad documental?
Si se sigue consultando, toda vez que muchos de los requerimientos son solicitados por
reservistas que prestaron su servicio en años posteriores a 2015, así mismo
requerimientos jurídicos o judiciales, los cuales llegan en una primera instancia a la
Ofician de Recursos Humanos y este se re direcciona al Archivo Central.
14.1 ¿Con que frecuencia?
Diario.
14.2 ¿Qué años?
2015 hacia atrás
15 ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite, y conservación de
esta unidad documental?
En cuanto a la producción y trámite no se ha tenido ningún inconveniente, en cuanto a
conservación se han dificultado los procesos de Foliación, Inventarios Documentales,
Diligenciamiento de los Sticker de las Carpetas y Transferencias Primarias.
16 OBSERVACIONES
X
X
X
X
X

44
Una vez concluida la entrevista se pudo establecer que hay un interés por parte de
todos los funcionarios que laboran en la Oficina de Recursos Humanos por preservar la
documentación que en cumplimiento de sus funciones, que hay unos parámetros claros
en cuanto al manejo y administración que se le debe dar a la misma toda vez que existe
la Directiva 01016 de Gestión Documental para el Ejercito, en la cual se estipulan los
parámetros para la Administración Documental de la Organización.
Sin embargo en la misma no se estipula de manera puntual el manejo que se le debe
dar a las Historias Laborales, motivo por el cual estas están siendo Organizadas de
acuerdo a parámetros de organización personal y no de acuerdo a lo que estipula la
Circular 004 de 2003 emanada por el Archivo General de la Nación y en la cual se
estipulan lo que se debe tener en cuenta a la hora de organizar las Historias Laborales
de una entidad.
Por lo tanto se recomienda Asesorar a los funcionarios de la Oficina de Recursos
Humanos en cuanto a los procedimientos que se deben utilizar para la Organización de
las Historias Laborales que tiene bajo su responsabilidad y de acuerdo a lo establecido
por la Circular 004 de 2003 y demás normas estipuladas por el Ejercito Nacional.
Funcionarios entrevistados
Nombre y Cargo:
AA-06 Paula Cabrera – Secretaria Recursos Humanos
Nombre y Cargo:
SLP. Jaco Rayo- Hojas de Vida
Funcionario Responsable del Archivo:
CP. Jhony Valderrama – Jefe Proceso Gestión Documental
Ciudad y Fecha:
Garzón Huila, Marzo de 2017

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Anexo Nº 2
ALBUM FOTOGRAFICO

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