1. DOKMEE
Software para la
Administración de Documentos
Lima 2013
Oficina sin Papeles.
Mejora en la Gestión del archivo de
Documentos.
Rápido Acceso a la Información.
Reducción de Costos.
Mejora de la Seguridad.

2. Introducción
No es necesario cambiar la manera de trabajar para mejorar la eficiencia de los
procesos de trabajos.
Con una solución de Gestión Documental Digital de Calidad, se puede trabajar
de la manera en que se hace siempre, pero organizando y limitando el uso del
papel. Una investigación que hizo Gartner Group, cuando se implementa una
solución de este tipo, una organización puede reducir el costo relacionado a los
documentos en 40%.
Estimaciones recientes muestran que un empleado típico le puede tomar doce
(12) minutos el hecho de procesar un documento. Nueve (9) de esos doce (12)
minutos se gastan en buscarlo, recuperarlo y rellenarlo, significando esto que
sólo tres (3) minutos son invertidos para usar la información contenida en el
documento. se encontró.

3. Introducción – Ahorro de Tiempo
PriceWaterhouse Coopers reporta que el empleado promedio gasta 40% de su tiempo
en manejar documentos no esenciales, consume 20% de su tiempo al buscar
información impresa en documentos, y en el 50% de ese tiempo, no pudieron encontrar
el documento que necesitaban. Con el paradigma de DMS, en lugar “nadar en papel”,
se puede invertir el tiempo actividades verdaderamente productivas.
Un sistema de manejo documental puede ayudar a ahorrar tiempo en:
▪ Responder a los requerimientos de información de manera inmediata, al eliminar las llamadas telefónicas
derivadas de ello.
▪ Localización inmediata de documentos que deben y Respuestas rápidas a los auditores que requieren
información.
▪ Se gasta menos tiempo en las actividades de archivado de documentos.
▪ Se reduce el tiempo que se gasta en copiar y distribuir documentos entre el staff, o a un cúmulo de oficinas
y contactas externos.
▪ El manejo de documentos en los flujos de trabajo es más rápido, al automatizar el proceso de negocios.

4. Introducción – Incremento Ganancias
Mientras se implementa un sistema de Gestión Documental Digital, el resultado puede
derivar en el alza de los costos de primera mano, y puede generar ahorros a largo
plazo. De hecho, en una reciente investigación de IDC, los puntos medulares para un
retorno de inversión (ROI) se presenta en menos de un año; y en cinco, se obtiene un
ROI de 404%.
Sin embargo, la mitad de las organizaciones estudiadas lo obtuvieron en seis meses.
De hecho, una solución de Gestión Documental Digital de Calidad puede entregar un
rápido ROI sin sobre tazar los recursos TI.

5. Importancia de contar con un Sistema de
Administración de Documentos
 Reducción del tiempo de Consulta de un Documento en Papel vs Documento Electrónico.
 Reducción de los Costos de Archivado, (Personal, Transporte, Almacenamiento,
Administración, Mantenimiento y Recuperación de Archivos Físicos) y Fotocopiado.
 Posible acceso a INFORMACION CONFIDENCIAL por parte de PERSONAS NO
AUTORIZADAS.
 Pérdida o daño de DOCUMENTOS con INFORMACION IMPORTANTE.
 Reducción de la recuperación de un documento, Mejora de Atención de Clientes y
Incremento de la Satisfacción de los Usuario Internos.
 Falta de Respaldo de los Documentos en caso de Catástrofes.

6. Descripción del Producto
 El uso del sistema de Gestión de la Documentación DOKMEE ayuda a administrar
los documentos de una empresa de manera eficiente. Esto conduce a un aumento de la
productividad. En DOKMEE la información dentro de la organización puede ser
universalmente accesible.
 Usar DOKMEE para gestionar documentos en su empresa es fácil. Uno de nuestros
principales objetivos es el estudio de caso de uso. DOKMEE es una aplicación de gestión
de documentos que permite entre sus principales funciones: el intercambio, el
establecimiento de una eficaz seguridad, auditoría y la búsqueda de documentos y
registros de la empresa. Soportadas por Correos Electrónicos y un Flujo de Trabajo que
automatiza la secuencia de acciones, ejecutando los procesos de control y seguimiento de
los documentos según los procedimientos de la EMPRESA MODERNA.

7. Funcionalidad DOKMEE
 Ingreso de Documentos.
▪ DOKMEE permite importar varios tipos de documentos como formatos TIFF, JPEG, Word,
Excel, PowerPoint, Correos Electrónicos, y más pudiendo extraer de manera automática el
texto contenido en estos para no solo buscarlos por los índices propuestos, sino por el
contenido de cada documento además cuenta con opciones de importación automática con
carpetas.
 Almacenamiento e Indexación Organizado.
▪ DOKMEE permite organizar una estructura de carpetas sin límite alguno adicional a los
índices establecidos en su estructura adicional.
 Búsqueda y Recuperación.
▪ Buscar documentos en DOKMEE es sencillo. Un parámetro de búsqueda puede incluir
algún texto dentro del documento como tal o mas complejo como búsquedas en niveles
múltiples o búsqueda sobre resultados de búsqueda.

8.  Localización de los Documentos.
Carpetas
Búsqueda
dentro de
base entera o
dentro de
carpetas
especificadas
Índices
40 índices
adaptable a
los campos de
archivos y
carpetas
TextoCompleto
Búsqueda de
documentos
basado en el
contexto
interno
Filtro
Búsqueda
progresiva
por medio de
filtración de
resultado de
búsqueda
original
Vinculo
Buscar
archivos en
Dokmee de
aplicaciones
externas
Funcionalidad DOKMEE

9. Funcionalidad DOKMEE
 Visualización de Documentos.
▪ Múltiples usuarios pueden acceder simultáneamente dando los privilegios al primer usuario
y a los demás usuarios para darles únicamente acceso de lectura. Los documentos
podrán ser visualizados dentro de la misma ventana de DOKMEE (para aquellos que son
compatibles con el visor de DOKMEE como tiff, jpg, bmp, gif, pdf, doc, xls, ppt, txt, rtf, msg,
eml, htm y html). O el documento puede ser abierto con su programa de origen directamente
desde DOKMEE.
 Acceso Web.
▪ Permite el acceso usando internet con el usuario de la red.
 Edición de Documentos.
▪ DOKMEE permite editar y guardar documentos directamente desde si mismo,
controlando de manera automática que solamente un usuario sea el que tenga los
permisos completos de edición del documento.

10. Funcionalidad DOKMEE
 Anotaciones y Notas en Documento.
▪ DOKMEE permite agregar marcas en color, texto, objetos a una imagen TIFF como parte
de la imagen o en una cubierta separada para no alterar la imagen original pudiendo
ser impreso con o sin anotaciones.
 Control de Versiones.
▪ Con esta funcionalidad los usuarios podrán editar y guardar los cambios en los documentos
como una nueva versión para así evitar la sobre escritura.
 Envío de Documentos por Correo Electrónico.
▪ DOKMEE 4.5 permite el envío de documentos por correo electrónico como adjunto o de
manera directa desde el sistema ya sea en formato PDF o TIFF.
 Seguridad del Documento.
▪ DOKMEE nos permite colocar claves de acceso a los usuarios para asignarles permisos dentro
de la Base de Datos.

11. Funcionalidad DOKMEE
 Exportación de Documentos.
▪ DOKMEE puede exportar todo tipo de documentos en el formato original de almacenamiento de
manera individual o en grupos con la opción de exportar los índices de documentos en un
archivo de texto.
 Integración con Microsoft Outlook.
▪ La interface de MAPI permite que los documentos se almacenen de manera
automática o manual desde Outlook permitiendo capturar datos como fechas de envió y
recepción, destinatario, copia visible y oculta, remitente, asunto y adjunto.
 Accesos Directos.
▪ Los usuarios pueden configurar sus teclas de acceso directo para abrir DOKMEE de manera
automática y realizar búsquedas sobre campos índices previamente establecidos.

12. Funcionalidad DOKMEE
 Importación de Documentos – Importación de Archivo.
▪ Este tipo de importación permite arrastrar directamente los archivos desde el escritorio
hasta la Base de Datos sin necesidad de un archivo plano.
▪ Desde una carpeta activa se pueden realizar importaciones hacia la Base de Datos,
creando previamente un trabajo de importación activa. (Importación Automática).
▪ Mediante esta opción se permite a los usuarios importar directamente desde una cuenta de
correo electrónico hacia la Base de Datos del DOKMEE en forma totalmente automática.
▪ Desde la pantalla principal DOKMEE permite importar ya sea un archivo normal u un
archivo texto,

13. Funcionalidad DOKMEE
 Flujo de Trabajo. (Workflow).
 Flujo de Trabajo es una función que ofrece la posibilidad de automatizar la secuencia
de acciones, ejecutando un proceso de control y seguimiento de los documentos entre Áreas /
Departamentos / Personas según los procedimientos dictados por la empresa.
 Los archivos se dirigen a los usuarios en función de las aprobaciones, rechazos, los criterios
campo de índice y tareas específicas. Se puede personalizar las reglas para el enrutamiento de
archivos y otras acciones.
 DOKMEE es será capaz de enlazar campos de índice para el enrutamiento de archivos y
actualizar valores de índices basado en las aprobaciones y rechazos. Se aplican automáticamente
anotaciones de sellos y se programan notificaciones por correo electrónico con recordatorios
periódicos.
 Impresión de Documentos desde DOKMEE.
 Se puede imprimir directamente los documentos incluidas las anotaciones y los cambios
realizados en los documentos.

14. Funcionalidad DOKMEE
 Flujo de Trabajo. (Workflow).
Bandejas de Entrada
Individuales del
Usuario
Enrutamiento
Automático de
Documentos
Reglas Personalizables
para Enrutamiento de
Documentos y Acciones
Sellado Automático de
Documentos
Historial del
Documento Y
Seguimiento
en el Flujo
Notificaciones por
Correo Electrónico
Vincular a los Campos
de Índice para
Enrutamiento y
Actualizaciones del
Valor del Índice
Opciones de Anulación
Manual para el
Enrutamiento de
Documentos
Especificaciones
Automáticas de Acción
para Documentos y
Edición de Índice

15. Funcionalidad DOKMEE
 Escaneo e Importación.
 Compatibilidad con todos los escáneres TWAIN.
 Funcional con un Software externo de limpieza de imagen como VRS.
 Revisión de la separación de código durante la digitalización.
 Importa cualquier tipo de archivo electrónico en DOKMEE.
 Indexa los archivos antes del almacenamiento en la Base de Datos.
 Maneja OCR en los documentos durante la importación.
Office
Microsoft

16. Funcionalidad DOKMEE
 Digitalización.
 El proceso de digitalización cuenta con todas las funciones que permiten realizar el proceso
de manera ágil. Entre estas tenemos:
 Selección del escáner con el cual se va a realizar el proceso.
 Selección de la preferencias para digitalizar según las necesidades del Usuario.
 Una vez realizada la digitalización se observan cada uno de los documentos.
 Existen prestaciones como la combinación de todos los documentos en uno solo.
 Existe la posibilidad de importar con OCR.

17. Funcionalidad DOKMEE
 OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).

18. Funcionalidad DOKMEE
Administración de Correo Electrónico.
 Permite la Programación Personalizable para la recuperación automática de un Correo
Electrónico.
 Se manejan reglas y filtros para especificar que mensajes deberán incluirse a DOKMEE.
 DOKMEE extrae los metadatos de correo electrónico y el texto completo ara una rápida
búsqueda en DOKMEE.
 Maneja los archivos adjuntos con el correo electrónico o guardar como un archivo
independiente.
Se integra
Lotus Notes y Microsoft Outlook

19. Seguridad

20. Seguridad - Auditoría
Auditoría.
▪ La función de auditoría de Dokmee registra todas
las acciones realizadas en los archivos y
archivadores en el software junto con la fecha y
hora en que se realizó la acción. La consulta deberá
realizarse dentro del registro de auditoría. Para
realizar una búsqueda, simplemente seleccione o
escriba los criterios que desea buscar en uno o más
de los campos de búsqueda.
Registra Todas
las Acciones
Realizadas en
Dokmee
Imprima el
Archivo de
Registro
Criterios de
Búsqueda:
Fecha, Usuario,
Acción, Archivo
Exportar a un
Archivo CSV

21. Versiones DOKMEE
Servidor SQL Servidor
SQL

22. Versiones DOKMEE

23. Especificaciones
Hardware