El documento aborda la transformación hacia una 'empresa inteligente' que prioriza la gestión del conocimiento y el capital humano en un entorno cambiante. Destaca la importancia de la educación, el aprendizaje continuo y la colaboración para mejorar la competitividad organizacional. Además, propone un sistema de gestión documental eficiente para facilitar la circulación de información y la toma de decisiones.

1. CONSTRUYENDO
LA EMPRESA INTELIGENTE
Gestión del Conocimiento:
Un imperativo más para la Gestión Documental
Ing. Antonio Garin Rodríguez
RODELU Consultores Tecnológicos SAC
Telf. (511) 273 3441 - (51) 999 852 953
agarin@corprodelu.com.pe
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Setiembre 2013

2. “No es posible forjar el mañana si uno no se
despoja del ayer ”. Peter Drucker
… Es la Revolución del Conocimiento
 La revolución del Hombre Total.
 Reducción de la parte Física en el Trabajo.
 Lanzamiento del Pensamiento y el Arte Humano.
 Información, la Tecnología y el Capital Humano pilares del
Proceso Productivo.
 El Cliente de este Milenio quiere un Nuevo Valor.
 Generación Sándwich.
 Cual es el prototipo de la Nueva Organización en la
era del Conocimiento ????
LA EMPRESA INTELIGENTE

3. ¿ Qué es una EMPRESA INTELIGENTE ?
 Adaptable a entornos en permanente estado
de desequilibrio.
 Valorización de recursos de mayor capacidad
competitiva: CONOCIMIENTO y CAPITAL
HUMANO.
 Capacidad de Aprendizaje e Innovadora con
Recursos Propios.
 Se basa y recompensa, las habilidades,
actitudes, conocimiento y comprensión que
contribuyen a añadir valor a la empresa.

4. Como se Inicia el Proceso de Transformación
hacia la EMPRESA INTELIGENTE
 Compromiso empresarial para desarrollar, facilitar y
emplear las capacidades humanas esenciales.
 Formación y educación para ampliar las capacidades
humanas y entender las necesidades de los demás y
trabajar en red con ellos.
 Formar un todo con todos los recursos para que se
conviertan en habilidades útiles para la empresa y para su
competitividad.
 Desarrollar principios nuevos y análisis en profundidad
para poder poner en práctica todo lo anterior de forma
más productiva y humana.

5. “EMPRESA INTELIGENTE es aquélla que aprende en forma
continua, tanto ella, como sus miembros.”. Peter Senge
Disciplinas de la Organización de Aprendizaje
(La Quinta Disciplina – Peter Senge)
 Pensamiento Sistémico.
 Dominio Personal.
 Modelos Mentales.
 Construcción de una Visión
Compartida.
 Aprendizaje en Equipo.
Aprendizaje
Trabajo en Equipo
Aspiraciones
Reflexión
y conversación
Comprensión
de la
complejidad
Dominio Personal
Visión Compartida
Modelos mentales
Pensamiento
Sistémico

6. Barreras para el Aprendizaje
1. “Yo soy mi puesto”.
2. El “enemigo externo”.
3. La ilusión de hacerse cargo.
4. La fijación en los hechos.
5. La parábola de la rana hervida.
6. La ilusión de que “se aprende con la experiencia”.
7. El mito del equipo administrativo.

7. Las leyes de la Quinta Disciplina
1. Los problemas de hoy derivan de las “soluciones” de ayer.
2. Cuanto más se presiona, más presiona el sistema.
3. La conducta mejora antes de empeorar.
4. El camino fácil lleva al mismo lugar.
5. La cura puede ser peor que la enfermedad.
6. Lo más rápido es lo más lento.
7. La causa y el efecto no están próximos en el tiempo y el
espacio.
8. Los cambios pequeños pueden producir resultados
grandes, pero las zonas de mayor apalancamiento a
menudo son las menos obvias.
9. Se pueden alcanzar dos metas aparentemente
contradictorias.
10. Dividir un elefante por la mitad no genera dos elefantes.
11. No hay culpa.

8. Una EMPRESA INTELIGENTE, trabaja como un todo con
Fuerza para cambiar la esencia de su Carácter; Valores,
Hábitos, Políticas, Programas, Sistemas y Estructuras que
apoyan y aceleran el aprendizaje organizacional.
 Reutiliza el conocimiento y la experticia de otros
integrantes de la empresa.
 Crea a partir de la información existente, en lugar de la
creación desde cero.
 Toma de decisiones más informadas, y por lo tanto con
mayor posibilidad de éxito.
 Intercambia constantemente información entre los
miembros de la empresa.
Ventajas de la EMPRESA INTELIGENTE

9. • Conocimiento Explícito: Transferido de
un individuo a otro usando algún tipo de
sistema de comunicación formal.
• Conocimiento Tácito: Conocimiento poco
codificado y profundamente arraigado en
la experiencia y en los modelos mentales.
• Espiral de Creación del Conocimiento:
El conocimiento tácito y explícito
interactúan, este proceso dinámico de
creación de conocimiento hace posible que
este se desarrolle a través de un ciclo
continuo y acumulativo de generación,
codificación y transferencia
El CONOCIMIENTO un activo intangible

10. Gestión del conocimiento es todo el
conjunto de actividades realizadas
con el fin de utilizar, compartir y
desarrollar los conocimientos de
una organización y de los
individuos que en ella trabajan,
encaminándolos a la mejor
consecución de sus objetivos.
Gestión del Conocimiento

11.  Permite realizar más eficazmente el trabajo encomendado
a la organización.
 Las organizaciones favorecen que el individuo se desarrolle
en su trabajo aportando ideas, al mismo tiempo que evita la
“fuga de conocimiento” cuando las personas abandonan la
organización.
 Imprescindible, pero sólo se convierte en conocimiento
cuando los individuos la aplican para la resolución de un
problema.
¿Porqué?
Gestión del Conocimiento

12. Gestión de la Información: Implantar sistemas que
permitan que la información que tiene la organización y los
individuos que la componen puedan ser compartida por todos.
Gestión de Recursos Humanos: Para que las ideas fluyan y
los individuos se sientan motivados a aportar sus
conocimientos a la organización hay que establecer unas
políticas de desarrollo de recursos humanos, que permitan
que esto sea posible.
Medición de los Activos Intangibles: Las organizaciones
tratan de medirlos para demostrar su potencial y su capacidad
de enfrentar el futuro con éxito; así como para demostrar su
crecimiento a lo largo del tiempo.
Gestión del Conocimiento
Desarrollo de Iniciativas Prácticas

13. Gestión de la Información: Conjunto de actividades de
control, almacenaje, y recuperación de la información
producida en la organización.
Gestión Documental: Conjunto de normas
técnicas y buenas prácticas para administrar el flujo de
documentos de una organización.
 Interna: Documentación generada o recibida por la
organización.
 Externa: Documentación a consultar de fuentes externa a la
organización.
 Pública: Documentación que la organización produce de cara
al público.
Gestión de la Información
Gestión Documental

14. Para implantar un Sistema de Gestión del Conocimiento
previamente se debe implantar un Sistema de Gestión de
Información y por ende un Sistema de Gestión Documental.
Gestión del Conocimiento
Gestión de la Información / Gestión Documental

15.  En estos tiempos de cambios tan vertiginosos impulsados
por la innovación tecnológica, es muy arriesgado formular
opciones de futuro.
 La tendencia marcada por las teorías de la “Gestión del
Conocimiento" es imparable.
 La sociedad de la información requiere de organizaciones,
tanto públicas como privadas, que se adapten a los nuevos
baremos y que sean capaces de aprovechar, en su propio
beneficio, las tecnologías de la información.
El FUTURO…

16. Objetivos de la Gestión Documental
 El diseño normalizado de los documentos.
 Controlar el uso y la circulación de los documentos.
 Evitar la creación de documentos innecesarios.
 Simplificar los procedimientos.
 La conservación de los documentos a bajo.
 Organizar los documentos para su adecuada explotación al
servicio de la gestión y la toma de decisiones.
 Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en
situaciones de crisis o emergencia.
 Permitir la recuperación de información de una forma
mucho más rápida, efectiva y exacta.
 Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la
organización.

17. Características
de un Gestor Documental
 Ingreso / Importación de Documentos.
 Visualización de Documentos.
 Acceso Web.
 Seguridad del Documento.
 Envío de Documentos por Correo Electrónico.
 Exportación de Documentos.
 Integración Herramientas de GO.
 Impresión de Documentos.
 Flujo de Trabajo. (Workflow).
 Auditoría.

18. 1. Análisis de Necesidades y Definición.
2. Diseño.
3. Gestión de procesos.
4. Implantación.
5. Seguimiento y Control.
Implantación Gestión Documental
Metodología

19. Software para la Digitalización y
Administración de Documentos
• Oficina sin Papeles.
• Mejora en la Gestión del archivo de
Documentos.
• Rápido Acceso a la Información.
• Reducción de Costos.
• Mejora de la Seguridad.
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