Desarrollo de un software ecologico para la conservacion del ambiente y para un mejor funcionamiento de un cuerpo corporativo

1. República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Instituto Universitario Tecnológico “Antonio José De Sucre”.
Escuela de Informática.
PROYECTO PARA EL DISEÑO DEL SOFTWARE “MAXEFICIENCE”
COMO HERRAMIENTA ECOLÓGICA Y SIMPLIFICADORA DE
PROCESOS PARA LAS EMPRESAS PERTENECIENTES A LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Autor : Luis Sansoonetti
Profesor SAIA: Pablo Merlo
Puerto La Cruz, Estado Anzoátegui, 11 de Marzo de 2018.

2. Síntesis Descriptiva
Teniendo como principal referencia el impacto que tiene la ciencia y la tecnología en la
actualidad sobre los diferentes procesos organizativos, y la manera como esta simplifica el uso
del tiempo y materiales para la ejecución de actividades, surge la necesidad de involucrarla en
la mayor cantidad de organizaciones posibles. Las empresas de la administración pública
poseen una desventaja ante el crecimiento y la evolución: la burocracia. Este problema, que
tiene un impacto tremendo sobre la población, retrasando sus tramitaciones, tiene sus raíces
en el escaso desarrollo de sus herramientas corporativas, haciendo el trabajo más lento y
pesado por la acumulación de papeles, y las tareas que éstos implican. De allí surge la
propuesta del diseño de un software que integre: Correo electrónico, control de documentación,
servidor de red y tecnología de la nube. Este innovador software sería llamado “maxeficience”
por su proyección hacia la simplificación de los procesos organizativos, reduciendo el tiempo
invertido en tareas de archivo y registro, almacenando toda información que entre y salga de la
organización y reduciendo exponencialmente la cantidad de material de papelería al utilizar
información digitalizada, además brindando celeridad en las tramitaciones y actividades en
beneficio de la organización y la población.
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3. Introducción
Una de las tantas formas de interrelación que posee una sociedad en
particular, es la vinculación al sistema de organismos públicos. Estas,
regulan y controlan el pago de tributos, impuestos, la tramitación de
documentos de propiedad, de ingreso a programas sociales, seguro
social, procesos legales, etc. La sociedad en conjunto se ha visto
afectada en muchas formas por el retraso en los procesos de organismos
públicos por la burocracia: este concepto se refiere a la gran cantidad de
requisitos con los que debe cumplir un individuo para optar a un servicio
público, asimismo, también forman parte de la burocracia los largos
lapsos de tiempo para la revisión de los mismos, posteriormente los
lapsos de tiempo para la aprobación son solamente la punta del iceberg,
es decir, sólo la parte externa del problema. El verdadero detalle está en
los procesos organizacionales internos, que se ralentizan porque no
cuentan con la inversión necesaria para su desarrollo organizacional, que
implicaría una evolución e innovación en cuanto a sus herramientas de
trabajo.
Es allí donde entra la influencia de la tecnología. A través del tiempo
hemos sido testigos de cómo la tecnología en su complementariedad con
el avance de la ciencia ha ido simplificando procesos, incorporando
herramientas, favoreciendo al cambio positivo, eliminando tiempos
muertos en tareas que, pueden ser útiles, pero con las herramientas
adecuadas serían innecesarias.
Es por ello que, partiendo desde el enfoque de las Relaciones
Industriales, relacionándolo además con lo aprendido en los contenidos
de la cátedra de análisis de la ciencia y tecnología, y tomando en cuenta
esa necesidad, surge la propuesta de diseñar un software que fusione los
tres elementos más básicos para la recepción y tratamiento de la
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4. información: Correo electrónico, Control de Documentación y servidor de
red, combinando además estas herramientas con la innovadora
tecnología de nube.
Se ha decidido llamarlo “maxeficience” por su propósito: eficiencia en
el procesamiento y tratamiento de la información, reducción de los gastos
de la organización al necesitar menos materiales de papelería para sus
tramitaciones y registros y al mismo tiempo, eficiencia al tratar las
situaciones que llegan a sus manos por parte de la población.
Básicamente funcionaría detectando todo documento que sea emitido
anexo a un correo electrónico. En el proceso de control de
documentación, le sería asignada una codificación según el proceso,
asunto, y número de correlatividad con otros documentos, el cual, se
integra clasificando y organizando la información por proceso, brindándole
además un registro de fecha, hora, asunto, emisor y receptor, ofreciendo
la opción de compartirlo o almacenarlo sólo en el escritorio privado. En el
caso de compartirla, sería almacenada la información automáticamente
en un servidor de red que respondería al proceso de clasificación del
control de documentación. Todo este sistema estaría respaldado en un
servicio de nube privada, a fin de facilitar el acceso a la información desde
cualquier sitio, resguardando sin embargo, la seguridad de la
comunicación de la empresa. Este sistema sería accesando a través de
un usuario y contraseña, el cual, tendría una interfaz personalizada,
visualizando sólo los archivos de los procesos que le competen, es decir:
si por ejemplo un trabajador pertenece al área de administración,
entonces su interfaz trataría solo los archivos compartidos en el
departamento de administración. Además, permitiría manejar documentos
confidenciales a través de etiquetas específicas, según el asunto o nivel
de prioridad.
Su impacto dentro de la organización consistiría en la optimización de
procesos como la clasificación de información, registro de entrada y salida
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5. de documentos, y transferencia para el tratamiento de la información a fin
de brindar atención oportuna a los requerimientos que surjan. Esto,
eliminaría tiempos muertos invertidos en tareas como archivar, registrar
entrada y salida de documentos en físico, transferencia de información
indirecta, además, de reducir los costos en materiales de papelería por
manejar la información en procesos de revisión sólo digitalmente,
reservando la necesidad de impresión sólo para aquellos archivos que su
requerimiento sea crítico como pagarés, facturas, documentos por
aprobación (firma) los cuales requieren archivo físico. Del resto, el
sistema para su óptimo funcionamiento debe complementarse con un
manejo de información digital en su mayoría.
Este procedimiento tendría su impacto positivo en la comunidad al ser
implementada en las empresas de administración pública, a fin de
cooperar con la agilidad en los procesos organizacionales en pro de la
celeridad y fácil tramitación, comenzando desde lo interno de la
organización como factor determinante en una eficiencia global,
minimizando costos para la organización.
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6. Objetivos y Metas
Objetivo General
Proponer el diseño del software “maxeficience” como herramienta
ecológica y simplificadora de procesos para las empresas pertenecientes
a la administración pública, en miras de la reducción del gasto en
papelería y en la agilización de la tramitación pública.
Metas:
1.1: Establecer especificaciones piloto de un software que
simplifique procesos organizacionales a través de la fusión de
servicio de correo electrónico, control de documentación y servidor
de red.
1.2: Simular el procedimiento o interfaz del software “maxeficience”.
Objetivos Específicos
Identificar factores intrínsecos a la organización que influyan en la
burocracia de los sistemas de administración pública, a través de la
observación simple desde la población.
Describir el funcionamiento de un software llamado “maxeficience”
destinado a su diseño para posterior implementación en empresas de la
administración pública.
Desarrollar la propuesta para el diseño del software “maxeficience” como
herramienta ecológica y simplificadora de procesos para las empresas
pertenecientes a la administración pública, en miras de la reducción del
gasto en papelería y en la agilización de la tramitación pública.
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7. Metodología y Estrategias
La presente investigación es documental ya que para el desarrollo
efectivo de la Propuesta para el diseño del software “maxeficience” como
Herramienta Ecológica y Simplificadora de Procesos para las empresas
pertenecientes a la Administración Pública es necesaria una indagación
teórica acerca de los aspectos fundamentales para el diseño de un
software, además, de la investigación sobre los procesos pertinentes para
una posible implementación y además, la investigación base para
determinar la necesidad de la creación del mismo.
Planteamos que la presente propuesta se sustenta en una
investigación de campo por motivo de que la misma surge de una
necesidad públicamente palpable a través de la observación ciudadana.
Encontramos que la presente investigación es proyectiva porque
presenta una solución alternativa para un problema concreto, atendiendo
a una necesidad colectiva.
Con respecto al nivel de la investigación, por las características
presentadas, las autoras definimos que nuestra investigación se
encuentra clasificada en un nivel descriptivo
La presente investigación es descriptiva por establecer o describir
factores o características de un objeto en particular en relación con el
entorno donde se encuentra inmerso, o pretende ser incluido, en este
caso, el diseño del software “maxeficience” dentro de las empresas de la
Administración Pública como herramienta para simplificar procesos y
reducir el consumo de materiales de papelería obtenidos a través de la
explotación de la naturaleza.
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8. Actividades
1. Definir El proyecto:
El proyecto para el diseño del software “Maxeficience” se
encuentra encaminada hacia la solución de un problema público:
La burocracia. Entendemos este problema como el retraso y
complicación para efectuar trámites en los organismos,
instituciones y empresas pertenecientes a la administración
pública.
Este retraso se origina en que muchos de estos entes no cuentan
con los elementos necesarios para su desarrollo organizacional, principal
pieza lógica para darle celeridad a sus procesos, que conllevaría a una
eliminación de prácticas que absorben gran parte de la jornada laboral
(entre la indecisión de hacerlo no, y haciéndolo, por el esfuerzo que
implica).
Es importante resaltar que: los departamentos como nómina,
tesorería y gerencia general maneja un sistema cifrado de seguridad en el
que los usuarios involucrados deben ingresar un token electrónico y
aleatorio de seguridad que será enviado a sus cuentas de correo para
acceder a las redes antes mencionadas.
Justificación
Tomando como ejemplo un registro municipal, donde para
registrar un documento se necesita procesar una gran cantidad de
papeleo, una herramienta computarizada que facilite las labores de
control, registro y archivo, además, de no desperdiciar papel por cada
revisión sería sumamente útil. Ni hablar de empresas gubernamentales
como SENIAT, PDVSA, etc. que manejan y controlan las actividades
económicas más importantes del país, es decir, manejan grandes
caudales de información y la mayoría de esta se procesa de forma física,
dificultando y atrasando otras tareas dentro de sus mapas de procesos.
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9. En respuesta a esta problemática y tomando como principal
enfoque profesional el desarrollado por las autoras en el ámbito de las
Relaciones Industriales, surge el proyecto para el diseño del software
maxeficience como una herramienta ecológica simplificadora de procesos,
aprovechando las bondades de la tecnología. Este software combinaría
Correo electrónico, Control de Documentación y servidor de red,
fusionando además estas herramientas con la innovadora tecnología de
nube. Esta sería una herramienta orientada al desarrollo organizacional,
como una solución interna de los problemas de procesamiento y
tratamiento de información, haciendo del proceso organizacional general
una tarea más simple, rápida y economizando gastos en papel, ya que
nos ofrece un tratamiento de información netamente digitalizada, ideal
para aquellos sitios donde se requiere una constante revisión documental,
para aprobaciones finales.
Factibilidad:
- Factibilidad Institucional: El presente proyecto es factible a nivel
institucional porque permitiría generar un mayor desarrollo a la
organización que lo implemente, a través de la modernización de
sus herramientas computarizadas que permitiría impactar no sólo a
nivel de procesamiento inicial de información, sino también para su
resguardo, respaldo y posterior uso de referencia. Además de ello,
la administración pública a través de sus representantes ha
reconocido el problema burocrático público y abiertamente,
además, posee los recursos técnicos, económicos y humanos para
hacer posible la implementación de la presente propuesta.
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10. Factibilidad económica: la propuesta para el diseño del software
“maxeficience” como Herramienta Ecológica y Simplificadora de
Procesos para las empresas pertenecientes a la Administración
Pública es factible económicamente hablando porque, a pesar de la
inversión que sería necesaria para la ejecución de dicho proyecto,
mencionando ya que el Estado como órgano general de la
Administración Pública posee los recursos económicos necesarios
para llevar a cabo tal propuesta, a mediano y largo plazo traería
beneficios tangibles, como serían el incremento de la productividad, el
aumento exponencial de los trámites realizados en plazos cortos de
tiempo, la reducción en gastos de papelería puesto que el sistema
exige un tratamiento de información digitalizado, seguridad y
resguardo de la información, y además, permitiría un involucramiento
de la comunidad en esta herramienta tecnológica al utilizar para sus
tramitaciones precisamente información digital, elevando en general la
calidad de gestión nacional.
- Factibilidad técnico – operacional: El presente proyecto es
factible técnica – operacionalmente por estar encaminado
precisamente al desarrollo organizacional del ente público donde
sea implementado, elevando niveles de capacitación técnica,
organización y puntualidad en los procesos ejecutados. Para su
implementación, es necesaria la capacitación técnica de sus
usuarios.
2. Descripción del funcionamiento del software maxeficience
El software maxeficience está orientado para combinar las siguientes
funciones:
- Correo electrónico
- Control de Documentos
- Servidor de Red
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11. - Tecnología de nube
Funcionaría en primer lugar como un servicio de correo electrónico
expresamente corporativo. Este servicio de correo sería accesado como
lo que conocemos comúnmente: una dirección de usuario y una
contraseña. Esta interfaz sería completamente personalizada. Es decir, al
momento de ingresar a este sistema, sólo sería visualizada información
correspondiente a los procesos ejecutados por el departamento al cual
pertenece al usuario, permitiendo establecer entre los correos que van
llegando niveles de prioridad y etiquetándolos en relación a un asunto
central.
Por ejemplo, un analista de recursos humanos, en su interfaz de
control de documentos y servidor de red, sólo encontraría información
relevante a recursos humanos resultado de la interacción interna y
externa de este proceso organizativo. Así mismo aplicaría a áreas como
ingeniería, administración, etc.
Posteriormente, todo documento que sea emitido anexo a un correo
electrónico, sería detectado automáticamente, mientras es registrado con
una codificación en la función de control de documentos anexo en una
pestaña próxima.
La codificación respondería a la nomenclatura del documento adjunto
del correo, el cual, debe ser titulado estrictamente en el orden:
Departamento, proceso, asunto.
Por ejemplo: un archivo titulado “Recursos Humanos –Adiestramiento
y Formación – DNF 2015. Sería codificado:
RRHH/AYF/2015/0050.
El número anexo al final correspondería a un correlativo según el
registro previo de otros documentos.
Además de la codificación, el sistema de control de documentación
registraría fecha, hora, asunto (nombre del archivo) y por quién fue
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12. recibido. Este sistema clasificaría automáticamente el archivo, otorgando
la opción de compartirlo en red o almacenarlo en escritorio, otorgando así
el resguardo para el caso de informaciones confidenciales o críticas.
En el caso de compartirla, sería almacenada la información
automáticamente en un servidor de red que respondería al proceso de
clasificación del control de documentación. Es decir, este servidor de red
tendría en su haber un conjunto de carpetas por proceso. Aplicando el
ejemplo anterior, para el caso de recursos humanos, estaría clasificada la
red en carpetas según los procesos manejados por el departamento:
nóminas, fuerza laboral, medición de desempeño, formación y
adiestramiento, etc.
Todo este sistema estaría respaldado en un servicio de nube, el cual,
se define según el sitio web culturacion.com como:
Se trata de una nueva tendencia de software, en la cual
todos los servicios prestados al ordenador se hacen
directamente desde Internet, por lo tanto, ya no se tendrá
que instalar una enorme cantidad de archivos en el
ordenador, ya que el programa que se desea utilizar, se
ejecutará directamente desde el servidor del proveedor de
software, aligerando nuestros discos duros.
Esta tecnología sería implementada con el fin de facilitar el acceso a
la información desde cualquier sitio, resguardando sin embargo, la
seguridad de la comunicación de la empresa y lo más importante,
respaldando los archivos electrónicamente, reservando la necesidad de
archivo solo para aquellos documentos que lo requieran estrictamente
como facturas originales, documentos de propiedad, y aprobaciones
firmadas en físico, reduciendo costos de papelería principalmente,
cooperando a su vez con el medio ambiente reduciendo el consumo
nacional impactando en prácticas como tala de árboles, etc.
Este procedimiento tendría su impacto positivo en la comunidad al ser
implementado en las empresas de administración pública, a fin de
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13. cooperar con la agilidad en los procesos organizacionales en pro de la
celeridad y fácil tramitación, comenzando desde lo interno de la
organización como factor determinante en una eficiencia global,
minimizando costos para la organización.
3. Simulación de diseño del software “maxeficience”
Figura 1: Ventana con interfaz de inicio de sesión, con usuario y
contraseña
Figura 2: Facilidad para visualizar los correos pendientes por leer,
redacción y búsqueda rápida.
Figura 3: El correo nuevo ya aperturado, contiene un archivo adjunto.
Sobre este debe estar un click derecho desarrollado donde indique "enviar
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14. a control de documentos" y "almacenar sin registro". Pongamos como
selección la primera opción.
Figura 4:
Maxeficience, en su interfaz de control de documentos permite identificar
rápidamente los documentos por código departamental, así como
posibilita intercambiar información a través de la red interna de su
empresa ahorrando tiempo y documentos físicos.
Figura 5: Luego de enviar la documentación a la red se accede a la
respectiva unidad de disco duro para visualizar la información que se
acaba de intercambiar a través de Maxeficience.
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15. Figura 6: Como se observa en la imagen cada equipo se encuentra
identificado dentro de la red interna, por lo que usted sólo debe acceder a
su equipo para extraer y/o visualizar la información que le ha sido enviada
a través de Maxeficience.
Figura 7: De igual forma el usuario podrá subir la documentación
directamente desde la red a la nube, facilitando el intercambio y
almacenamiento inmediato, así como el trabajo simultáneo de varios
usuarios sobre un mismo documento, sin necesidad de imprimirlo para
revisarlo.
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16. Figura 8 – Diagrama de Flujo sobre el funcionamiento del software
“maxeficience”
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Inicio
Usuario + contraseña =
acceso
Nuevo correo
electrónico con
archivo adjunto
Codificación
según
departamento,
proceso, fecha.
¿Compart
ir en red?
Si
No
Almacenamiento
en Nube
¿Nuevo
correo?
Si
No
Fin

17. Recursos
Para favorecer la presente investigación que plantea la Propuesta
para el diseño del Software “maxeficience”, se encuentran a disposición
los siguientes recursos:
- Conocimientos básicos sobre la creación de software.
- Conocimientos básicos sobre tecnología de nube.
- Conocimientos sobre procesos organizacionales tales como
manejo de información, clasificación y archivo.
- Conocimientos sobre control de documentación.
- Recurso técnico suficiente para simular un diseño del software
“maxeficience”.
- Herramientas informativas como internet, libros, etc.
- Reconocimiento del aparato público sobre el problema y necesidad
de donde surge la propuesta.
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18. Limitaciones
A continuación plasmamos lo que nos limita a la implementación de
la Propuesta para el diseño del Software “maxeficience” como
Herramienta Ecológica y Simplificadora de Procesos para las empresas
pertenecientes a la Administración Pública:
- Conocimientos específicos sobre el diseño de programas
computarizados.
- Recursos humanos, técnicos, económicos y operacionales para
implementar la propuesta.
- Población y muestra para la aplicación de una prueba piloto del
software.
- El factor económico influye, debido a que la mayoría de las
organizaciones ya poseen software o proveedores de servicios
administrativos.
- El personal necesita inducción previa por cierto tiempo para el
nuevo software a implementar.
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19. Conclusiones
Venezuela es un país que se ha caracterizado en los últimos años
por el crecimiento de su aparato público, advenido en una centralización
absoluta. Esta centralización ha traído como consecuencia, que los entes
y organismos donde la población suele realizar tramitaciones, posea tal
volumen de trabajo que éste, ralentiza sus procesos organizacionales,
perjudicando a sus usuarios.
Este problema ha sido reconocido en múltiples ocasiones por el
Estado Venezolano, el cual, ha implementado un conjunto de sistemas
organizacionales a fin de acabar con este problema que sin embargo, no
logra menguar.
Esta investigación ha surgido a partir de la observación de
incontables casos de personas perjudicadas, que han perdido trámites de
beneficios financieros, propiedades, etc. por retrasos en un registro
municipal, o que pierden días para solicitar una firma pública, etc.
A partir de ello, hemos desarrollado una investigación documental
apoyada en investigación de campo de tipo proyectiva, a nivel descriptivo,
debido a que aporta una solución alternativa a un problema concreto
identificando y describiendo factores originarios del mismo.
Esta investigación ha dado como resultado una propuesta para el
diseño del software maxeficience, el cual, según lo expuesto concluimos
que posee las siguientes características:
- Integración de correo electrónico, panel de control de documentos,
servidor de red compartido y tecnología de nube.
- Capacidad de autodetección de documentos, codificación y
organización automática de carpetas en archivo virtual.
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20. - Estricto uso corporativo
- Exige nomenclatura específica para cada archivo.
- Respalda la información en nubes tecnológicas, para accesarlas
desde cualquier sitio contando con usuario y contraseña.
- Reduce consumo de papelería al procesar información
digitalmente.
- Brinda celeridad a procesos organizacionales que se caractericen
por excesivo papeleo.
- Dejaría de lado tareas como archivo físico, registro de
documentación en formatos y carpetas específicas, etc.
- Facilita la transferencia de información, haciéndola automática.
- Interfaz personalizada según usuario.
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21. Recomendaciones
Una vez culminada este proyecto, se realizan las siguientes
recomendaciones:
- Complementar la implementación del software maxeficience con la
modificación de procesos organizacionales que permitan manejar
información totalmente en digital, a fin de maximizar su
característica de racionalización de costos en materiales de
papelería.
- Reducir en lo posible la toma de archivo físico, dejando esta labor
sólo para información que lo requiera estrictamente, tales como:
facturas originales, pagarés, documentos aprobados con firma
original, etc. a fin de reducir el tiempo empleado en dichas
prácticas para emplearlo en el procesamiento y tramitación de
requerimientos.
- En el caso de implementación, formar previamente a los usuarios
del software antes de su implantación definitiva.
- Reservar el software maxeficience para estricto uso organizacional,
a fin de que su empleo no sea confundido en lo concerniente a
procesos y cuestiones personales de sus usuarios.
- Atender al requerimiento de la nomenclatura de archivos según
departamento, proceso y asunto, a fin de que se facilite el proceso
de clasificación de información.
- En favor de la reducción de tiempo empleado en tareas
innecesarias inherentes a las ejecutadas por el software
maxeficience, emplear estos tiempos para acciones de formación
referentes a atención al público y protocolo.
- Complementar las funciones del software con programas que
permitan aprobar archivos con firmas electrónicas, en miras de
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22. organizaciones con una exponencial simplificación de procesos y
favorecimiento de cualidades ecológicas.
- Respaldar el software maxeficience con un proveedor de
tecnología de nube que ofrezca alta seguridad para la
organización, que al ser del Estado, manejaría información
confidencial.
- Involucrar a la población participante en procesos de tramitación en
la nueva cultura de uso eficiente de tecnología para racionalización
de recursos naturales, promulgando el recaudo de trámites
electrónicos y no físicos, respaldando también la seguridad de sus
documentos originales.
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