Conoce el proceso, reportes y las principales recomendaciones para lograr el cierre en SAP Business One.

1. confidential
FEBRERO 2018
CIERRE ANUAL

2. CONTENIDO
1. Objetivo
2. Recomendaciones previas
3. Verificación de numeración de documentos
4. Revisión de documentos preliminares
5. Revisión de inventario negativo
6. Ejecuciones de pago
7. Cuentas estadísticas y de compensación
8. Conteo de inventario
9. Reclasificación de socios de negocio con saldo negativo
10. Realización del cierre de año: reconciliaciones
11. Proceso de cierre de año

3. OBJETIVO
 Mostrar a los clientes el proceso,
los reportes y las principales
recomendaciones para lograr el
cierre en SAP Business One.

4. RECOMENDACIONES PREVIAS
 Hacer una copia de seguridad de la base de datos de producción
una vez introducidas y completadas todas las transacciones del
ejercicio anterior, pero esto debe hacerse antes de introducir
alguna transacción del nuevo ejercicio.
 Realizar revaloración de moneda extrajera cuando se hayan
realizado todas las transacciones.
 No cree nuevos periodos contables antes de iniciar el proceso.

5. VERIFICACION DE NUMERACIÓN DE
DOCUMENTOS
1
• Verificar que no exista duplicidad de
documentos
2
• Verificar que no se pierda la secuencia
de numeración de documentos
3
• Nos muestra la numeración correcta
entre un rango de documentos por fecha

6. VERIFICACION DE NUMERACIÓN DE
DOCUMENTOS
Gestión Utilidades
Verificar numeración
de documentos
NOTA: Si existen
saltos en la
numeración, el
sistema no los
reconocerá como
errores en el
informe.

7. REVISIÓN DE DOCUMENTOS
PRELIMINARES
 Es necesario crear los documentos preliminares faltantes para
que estos afecten el periodo contable en cuestión.
 Se pueden borrar los que no se crearon.
Revisar documentos
de compra y venta
Informes>compras y ventas
>informe documento preliminar de
documentos

8. REVISIÓN DE DOCUMENTOS
PRELIMINARES

9. REVISIÓN DE DOCUMENTOS
PRELIMINARES
Revisar documentos
pendientes en bancos
Reportes->Gestión de
Bancos->Informe documentos
de pago preliminares
Revisar asientos
preliminares
Finanzas->Documentos
preliminares

10. REVISIÓN DE DOCUMENTOS
PRELIMINARES

11. NOTA: Antes de realizar el conteo de inventario es necesario
revisar que no se tengan cantidades negativas en el stock.
REVISIÓN DE INVENTARIO NEGATIVO
• Desde esta opción se puede
revisar que no se tengan
artículos en cantidad
negativa.
Inventario>informes
de inventario>Status
de Stock
• En esta parte podemos
seleccionar un filtrado donde
la cantidad sea menor a cero
( 0 )
Arrastrar y vincular:
Inventario->Artículos

12. REVISIÓN DE INVENTARIO NEGATIVO

13. EJECUCIONES DE PAGO REALIZADAS
 Revisar que se hayan realizado todos los pagos que afectan las
contabilizaciones periódicas.
Este proceso es
comparable a la orden
bancaria que se da a un
banco para deducir
alquileres, pagos de
primas o
amortizaciones de
préstamos.

14.  En la versión 8.82 existe la
funcionalidad de revisar los
pagos pendientes ( o facturas
sin pagar con status abierto)
EJECUCIONES DE PAGO REALIZADAS

15. CUENTAS ESTADÍSTICAS Y DE
COMPENSACIÓN
Para realizar la comprobación de las cuentas estadísticas es necesario
hacer una comparación entre el balance
(Finanzas->Informes financieros->Financiero->Balance) contra el
informe de antigüedad de saldos:
(Finanzas->Informes financieros->Finanzas->Antigüedad-
>Antigüedad de saldos de clientes)
Las cuentas
estadísticas son como
las cuentas de cliente o
proveedores las cuales
son concentradoras
CUENTAS DE
ESTADISTICA
La
cuenta administrativa
es el detalle de las
cuentas
concentradoras.
CUENTAS
CONCENTRADORAS

16. CUENTAS ESTADÍSTICAS Y DE
COMPENSACIÓN

17. CUENTAS ESTADÍSTICAS Y DE
COMPENSACIÓN

18. CUENTAS ESTADÍSTICAS Y DE
COMPENSACIÓN
Si no llegara a cuadrar hay que revisar las reconciliaciones de los socios de negocio.
El informe de auditoría de stock se puede revisar desde:
Inventario->Informes de inventario->Informe de auditoría de stock
Este debe cuadrar contra la cuenta de inventario en el balance.
Si por alguna razón no cuadra es necesario revisar los movimientos de almacén.
Informe de auditoría
de stock.
Esta se trabaja con la
fecha de
contabilización.
Resumir por cuentas
CUENTAS DE
ESTADISTICA
Cuenta de inventario
en el balance.
CUENTAS
CONCENTRADORAS

19. CUENTAS ESTADÍSTICAS Y DE
COMPENSACIÓN
Las cuentas de compensación
son las llamadas cuentas puente,
que nos sirven para llevar el
control mientras se realiza la
facturación.
Lo pendiente de facturar, es el
saldo de la cuenta de
compensación.

20. CUENTAS ESTADÍSTICAS Y DE
COMPENSACIÓN
• LA CUENTA DE
COMPENSACIÓN
TIENDE A CERO
• EJECUTAR REPORTE
DE PARTIDAS
ABIERTAS
• EL NETO DEL
REPORTE DE
PARTIDAS ABIERTAS
DEBE SER EL TOTAL
DE LA CUENTA DE
COMPENSACIÓN

21. CONTEO DE INVENTARIO
PREPACIÓN DE
SEGUIMIENTO DE
STOCK
NO REALIZAR
MOVIMIENTOS DE
INVENTARIO
DOCUMENTOS A
BLOQUEAR
ENTREGAS
DEVOLUCIONES
ENTRADAS Y
DEVOLUCIONES DE
MERCANCIA
FACTURAS Y NOTAS DE
CREDITO
ORDENES DE
PRODUCCIÓN
GESTIÓN>INICIALIZACIÓN
SISTEMA>NUMERACIÓN
DE DOCUMENTOS
SELECCIONAS EL TIPO
ESPECIFICO DE
DOCUMENTO A
BLOQUEAR

22. CONTEO DE INVENTARIO
NOTA: Siempre que se va a hacer el conteo de inventario es
necesario que no se hagan movimientos en SAP y para esto
bloqueamos los documentos.

23. CONTEO DE INVENTARIO
Se puede utilizar la opción de conteo de “Saldos iniciales, seguimiento y
contabilización de stocks” para imprimir la lista de artículos para el conteo del
inventario. Se recomienda que se use una selección de acuerdo con la
logística de su inventario.
Inventario ->Operaciones de
stock -> Saldos iniciales,
seguimiento y contabilización de
stocks
En esta parte elige la
pestaña de Supervisión
de inventario
Una vez terminado el conteo
entramos nuevamente a la misma
ventana nuevamente y
capturamos los resultados.
Es importante no
mostrar la cantidad que
tenemos registrada en
nuestro stock.

24. CONTEO DE INVENTARIO

25. CONTEO DE INVENTARIO
Una vez terminada la actualización con el conteo de la información SAP
nos muestra como contado.
La contabilización de stocks es donde seleccionamos las cuentas
de compensación que queremos que sean afectadas después de la
contabilización.
Inventario->Operaciones de
stock->Saldos iniciales,
seguimiento y contabilización
de stocks
Pestaña de Contabilización de stocks
Use la opción “Autorizar contabilización entrante
sin precio” para que solo se contabilicen las
entradas de los artículos
Selecciones la “Fuente de precio para contabilización
de stocks en almacén” para decir a SAP de dónde
tomará el precio los artículos que se cuenten

26. CONTEO DE INVENTARIO
En la contabilización de stocks al seleccionar las cuentas en el
encabezado se ponen automáticamente se cambian en las líneas
del documento.
La fecha seleccionada nos indica la fecha de contabilidad en la que se
creará el asiento contable de la afectación del conteo.

27. Reclasificación de socios de negocios y
bancos con saldo negativo
La reclasificación nos sirve para corregir los saldos de los socios de negocio
que estén incorrectos o los bancos que estén con saldos incorrectos.
Finanzas->Informes financieros->Finanzas->Cuentas LM y socios de
negocios

28. Reclasificación de socios de negocios y
bancos con saldo negativo
En este reporte se pueden afectar a las siguientes transacciones:
 Clasificación por clientes y proveedores con saldo negativo
 Cuentas de banco con saldos negativos
 Pagos bloqueados asignados a socios de negocio

29. REALIZACION DE CIERRE DE AÑO
Cambiando estatus del periodo a Cierre del periodo.
El periodo lo puedes modificar desde: Gestión->Inicialización del
sistema->Periodos contables

30. REALIZACIÓN DE CIERRE DE AÑO:
RECONCILIACION
 Verificación de cuentas de balance y socios de negocio
 Revisión de antigüedad de saldos
 Reconciliación de cuentas de activo fijo
 Reconciliación de cuentas de dotación y compensación
 Reconciliación de cuentas de existencia
 Reconciliación de cuentas de inventario

31. REALIZACIÓN DE CIERRE DE AÑO:
RECONCILIACIÓN
Es importante revisar que no
queden cuentas puente
Ejemplos de cuentas puente:
•Compras/ventas por facturar
•Traspasos de inventario
•Facturas reserva pendientes.
Si se tienen saldos pendientes
en las cuentas realizar
haciendo con auto reversa
palomeando la opción de
anular.

32. REALIZACIÓN DE CIERRE DE AÑO VALORACIÓN
DE ORDENES DE PRODUCCIÓN Y PROYECTOS
Ordenes de producción en proceso (WIP) manual o por el sistema
Aplica una reversa a ese asiento contable al iniciar el año.
Crea una entrada de diario por el total de tus componente en WIP por cada
artículo en su cuenta de almacén correspondiente.
Cuando hay ordenes de producción abiertas y el método de emisión notificación.
Identifica el componente de todas las órdenes de producción, organiza por articulo y por
almacén y evalúa por el costo correcto de cada artículo

33. REALIZACIÓN DE CIERRE DE AÑO VALORACIÓN
DE ORDENES DE PRODUCCIÓN Y PROYECTOS
• Cuando hay
ordenes de
producción
abiertas y el
método del
componente es
manual, cada
valor del
componente ha
sido enviado a
la cuenta WIP
• Revisar
ordenes
abiertas:
• Informes-
>Producción-
>Lista de
partidas
abiertas

34. REALIZACIÓN DE CIERRE DE AÑO:
CREACIÓN DE NUEVOS PERÍODOS
Gestión> Inicialización sistema>Periodos contables
Períodos
Al crear periodo
elegir MESES en la
opción de
subperíodos
Con esta opción se
crearán
automáticamente los
12 sub periodos
correspondiente uno
a cada mes.
Ampliar la fecha de
vencimiento para en
el período.
•Esto nos ayuda a
generar documentos
en diciembre que
tengan fechas de
pago después de la
fecha de creación.

35. REALIZACIÓN DE CIERRE DE AÑO:
CREACION DENUEVOS PERIODOS

36. REALIZACION DE CIERRE DE AÑO:
PERIODO 13
Es un período de ajuste.
Se usan para los ajustes que piden después de auditorias.

37. REALIZACION DE CIERRE DE AÑO:
PERÍODO 13
Al ejecutar un balance No tomar en cuenta las correcciones para
que se contabilicen las cuentas de período 13.

38. REALIZACION DE CIERRE DE AÑO:
CIERRE
• Gestión->Utilidades-
>Cierre de período
• Elegir solo cuentas de
estado de resultados
• Seleccionar período

39. REALIZACION DE CIERRE DE AÑO:
CIERRE

40. REALIZACION DE CIERRE DE AÑO:
CIERRE
Cuenta de arrastre: Cierra
la contabilidad de mi
balance y para reabrirse el
01 de enero.
Cuenta de Cierre: Cierra la
contabilidad de las cuentas
para dejarlas en cero.

41. REALIZACION DE CIERRE DE AÑO:
CIERRE
En las fechas de contabilización, elegir la fecha que se abrirán las
cuentas de arrastre.
Se puede hacer el cierre mas de una vez.

42. © SAP 2008 / Page 42