Este documento presenta una convocatoria para un concurso interno para el cargo de asistente administrativo en la Universidad Cooperativa de Colombia. Describe el proceso de selección que incluye la divulgación de la convocatoria, la presentación de hojas de vida, pruebas de conocimientos y entrevistas, y la publicación de los resultados. También detalla los requisitos, funciones y responsabilidades del cargo, así como las condiciones de trabajo. El proceso culmina con la selección de un candidato y un período de prueba de dos meses antes de

1. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA GERENCIA
DEL TALENTO
HUMANO
CONVOCATORIA No 001
EL PROFESOR DE GERENCIA DEL TALENTO HUMANO, EN USO DE SUS FACULTADES COMO DOCENTE REALIZA EL
PRESENTE TALLER DE RECULTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL, PARA PROVEER POR CONCURSO DE MERITOS EL
CARGO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO.
FIJACIÓN DE LA
CONVOCATORIA
11 DE SEPTIEMBRE DE 2016
DIVULGACIÓN SE UTILIZA COMO MEDIO DE DIVULGACIÓN, LAS CARTELERAS DE LA UNIVERSIDAD, EL PERIODICO DE LA UNIVERSIDAD, LA
RADIO UNIVERSITARIA Y LOS SALONES DE CLASES, BLOG.
CLASE DE
CONCURSO INTERNO
1. ESTRUCTURA DEL PROCESOS
1. Convocatoria 2. Reclutamiento 3. Aplicación de pruebas 4. lista de elegible 5. periodo de prueba
2. RECLUTAMIENTO
FECHA LIMITE PARA PRESENTACIÓN DE HOJAS DE VIDA 21/09/2016 A LAS 06:15 P.M.
FECHA DE DIVULGACIÓN DE LA LISTA DE ADMITIDOS Y NO ADMITIDOS 21/09/2016 A LAS 08:00 P.M.
2.1. FUNCIONES A DESARROLLAR
1. Guardar la debida reserva y confidencialidad sobre los asuntos que por el ejercicio de sus funciones tenga conocimiento.
2. Administrar el servicio de Caja Menor o Fondo Cuenta, según el caso.
3. Participar en eventos de capacitación tendientes al mejoramiento continuo de los procesos y al desarrollo del talento humano.
4. Participar en actividades que fortalezcan el sistema de comunicación interno y externo.
5. Proponer los correctivos para el mejoramiento de procesos y procedimientos a su cargo y en el área de su desempeño, en aras del cumplimiento de los
principios de la función administrativa, el control y el logro de los objetivos y metas.
6. Preparar y elaborar los documentos, informes, reportes y oficios que se requieran para la ejecución de los procedimientos a su cargo y cuando sean solicitados
por otros funcionarios de la empresa.

2. 7. Recopilar, sistematizar y mantener actualizada y clasificada la información de las actividades desarrolladas a su cargo.
8. Llevar adecuadamente y bajo los lineamientos establecidos, el archivo de los documentos, informes, reportes y oficios de los procesos y procedimientos a su
cargo.
9. Elaborar y presentar los informes que sean solicitados por las entidades fiscalizadoras, o externas.
10. Responder por los equipos de oficina y elementos de trabajo que le sean asignados y sobre los cuales tenga responsabilidades consignadas en el almacén.
11. Velar por el buen uso y utilización adecuada de los bienes y recursos de la empresa.
12. Preparar los materiales y equipos requeridos para el desarrollo de las actividades relacionadas con las funciones del superior inmediato.
13. Transcribir notas, cartas, memorandos, oficios, informes, cuadros estadísticos y demás documentos, de acuerdo con instrucciones recibidas.
14. Revisar, radicar, clasificar y registrar la información que llegue a la dependencia, de conformidad con las normas establecidas.
15. Brindar en forma precisa la información que sea solicitada a la dependencia, manteniendo absoluta reserva sobre información confidencial que por razones
del ejercicio del cargo deba conocer.
16. Atender las solicitudes del público, siempre que estén relacionado con el ejercicio del cargo.
17. Recibir y hacer las llamadas necesarias para la buena marcha de la oficina, tomar nota de los mensajes cuando no se encuentre el superior inmediato y
comunicarlos oportunamente.
18. Recibir la correspondencia, clasificarla y facilitar los datos que permitan una respuesta oportuna y confiable.
19. Llevar la agenda de trabajo del Jefe de la Dependencia, coordinarle las citas, entrevistas y demás compromisos.
20. Atender al público en general que requiera o solicite ser atendido por la Gerencia.
21. Desarrollar los procesos de atención al cliente y poner en conocimiento de las dependencias respectivas las inquietudes y quejas formuladas por estos para
su solución.
22. Vigilar que las oficinas del área de desempeño de funciones, permanezcan limpias y ordenadas.
23. Solicitar y entregar la información que soliciten otras dependencias para el buen funcionamiento de la empresa.
24. Elaborar e informar al superior inmediato de todos los documentos y cuentas pendientes de revisar.
25. Revisar, radicar y llevar los registros pormenorizados de la correspondencia y documentos internos y externos.
26. Elaborar los pedidos sobre los elementos requeridos para el buen funcionamiento del área de desempeño de funciones.
27. Tramitar oportunamente los documentos, cartas y correspondencia en general que se requiera distribuir en las diferentes entidades y dependencias.
28. Desarrollar actividades de asistencia técnica, administrativa u operativa, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
29. Administrar el servicio de Caja Menor o Fondo Cuenta, según el caso.
30. Las demás funciones, que le asigne el jefe inmediato, acorde con la naturaleza del cargo.

3. 2.2. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
2.2.1. REQUISITOS INTELECTUALES
A. INSTRUCCIONES BÁSICAS
1. Acreditar estudios de Bachiller y cuatro (4) semestre en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Economista o carreras afines.
2. Poseer conocimientos en el manejo de Office (Word, Excel, Power Point.)
3. Poseer conocimientos en manejo de plataforma de Internet.
B. EXPERIENCIA: Para desempeñar el cargo no se requiere experiencia previa
C. ADAPTACIÓN: Quien desempeñe este cargo tendrá dos (2) meses para que se adapte al mismo.
D. INICIATIVA: Espíritu emprendedor, Coordinador de tareas, liderazgo.
E. APTITUDES: Buenas relaciones humanas, conciliador, de buena expresión verbal, honestidad y responsabilidad.
2.2.2. RESPONSABILIDADES
A. SUPERVISIÓN: Tiene bajo su responsabilidad la supervisión de los trabajadores del área.
B. MATERIALES Y EQUIPOS: Se debe responder los por los equipos y Materiales del Área.
C. DINEROS Y TITULOS VALORES: Tendrá la responsabilidad del manejo de la caja menor de la empresa.
D. CONTACTOS: Con los clientes de la empresa.
E. INFORMACIÓN: La información manejada es de tipo confidencial de la Empresa.
2.2.3. REQUISITOS FISICOS
A. ESFUERZO: El esfuerzo desarrollado en el cargo es considerado bajo referenciado a labores de oficina.
B. CONCENTRACIÓN VISUAL: Se requiere de poca concentración visual.
C. DESTREZA: En escritura en computados, resolución de conflictos, expresión oral, Organización de eventos.
D. COMPEXIÓN FISICA: El esfuerzo físico es mínimo, para desempeñar el cargo no se requiere tener corpulencia física.
2.2.4. CONDICIONES DE TRABAJO
A. AMBIENTE DE TRABAJO: El ambiente de trabajo estará enmarcado en las características de un trabajo de oficina, con una temperatura no superior a 30
grados, sin ruido, la iluminación y escritorio corporal adecuado.
B. RIESGO: mínimo.

4. 2. APLICACIÓN DE PRUEBAS
PRUEBA FECHA DE
ELABORACIÓN
CARÁCTER PORCENTAJE
CLASIFICATORIO
PESO PORCENTUAL
CONOCIMIENTOS 23/09/2016 ELIMINATORIA 70% 60%
ANALISIS DE ANTECEDENTES 23/09/2016 CLASIFICATORIA 20%
ENTREVISTA 28/09/2016 CLASIFICATORIA 20%
3.1. LUGAR Y HORA DE LAS PRUEBAS
La prueba de conocimiento se desarrollará en el salón 4201 sede No 4.en la Universidad Cooperativa de Colombia con sede en Ibagué – Tolima, a las 6:15 p.m.
La Entrevista y prueba de antecedentes se desarrollarán en el salón 4203 de la sede No 4. en la Universidad Cooperativa de Colombia con sede en Ibagué –
Tolima, a las 6:15 p.m.
3.2. PUBLICACIÓN DE RESULTADOS
Los resultados de la prueba de conocimiento se divulgaran el día 23 de Septiembre de 2016.
Los resultados de la prueba de Análisis de antecedentes el día 23 de Septiembre de 2016.
Los resultados de la Entrevista se divulgaran el día 28 de septiembre de 2016.
La Lista de elegibles se divulgará el día 28 de Septiembre de 2016.
4. LISTAS DE ELEGIBLES
Con base en los resultados y con quienes hayan aprobado el mismo, Se conformará la lista de elegibles en estricto orden de meritos. La vigencia de la lista será
de un (1) año. El cargo se proveerá con quienes ocupe el primer puesto en estricto orden descendente.
Esta Lista de elegibles sólo podrá ser utilizada para proveer cargos en la cátedra de Gerencia del Talento Humano.
5. PERIODO DE PRUEBA
El periodo de prueba será de dos (2) meses, durante los cuales se evaluará las competencias e idoneidad de la persona seleccionada en el concurso objeto de la
presente convocatoria.
Al superarse este periodo el trabajador será contratado en propiedad en el cargo motivo del presente concurso. De no superarse la prueba se dará por terminado
el contrato suscrito con el trabajador
Para mayor constancia se firma:
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EDGARDO MEJIA HERRERA
Docente