1. Un lugar organizado es señal
de una mente organizada...
POR: CARMEN V. RIVERA

3. AGENDA
• Que es una oficina
• Herramientas de trabajo
• Poder del enfoque
- Urgente vs. Importante
• Recomendaciones
• Conclusión

4. ¿QUE ES UNA OFICINA?
Es el lugar donde se centralizan las informaciones comerciales,
se organizan ideas y actividades de un negocio. Es el centro
nervioso de la corporación donde se procesa la información.
Es un grupo de personas con cualidades de administrar ciertas
actividades esenciales.

5. • Pasamos 8 horas diarias, 5 días por semana en la oficina.
ALGUNOS EJEMPLOS

7. • Cuánto tiempo habrás perdido buscando cosas que no sabes
dónde las pusiste. El estado en el que tengas tu oficina del
trabajo, refleja lo organizado o desorganizado que estés.
• ¿Alguna vez te ha tocado entrar a la oficina de alguien y
quedarte impresionado por el desorden y la cantidad de cosas
que había en ese espacio? Uno se pregunta cómo es que una
persona puede funcionar bien dentro del desorden.
• ¿Confiarías en alguien así para encargarle algún trabajo o
servicio y que lo cumpliera a tiempo? Seguramente que no. Lo
que tenemos alrededor, refleja cómo tenemos la información en
nuestra mente.
¿QUÉ PUEDES HACER PARA ORGANIZAR TU OFICINA?

8. • Para que la mente esté despejada, es necesario que nuestra
oficina, también esté despejada, en orden y cuidando de tener
alrededor únicamente las cosas que necesitas para funcionar
en tu máximo rendimiento cada día.
¿CÓMO PUEDES TENER TU MENTE CLARA PARA TOMAR
DECISIONES SI TIENES TU ALREDEDOR SOBRECARGADO?

9. TE OFREZCO ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA
QUE PUEDAS ORGANIZAR TU ESPACIO DE TRABAJO.
TÓMATE EL TIEMPO DE IR HACIÉNDOLO POR PARTES
HASTA QUE LO COMPLETES

10. LIBERA EL ÁREA DE TODO LO QUE NO LE CORRESPONDA
• Revisa todo el lugar
• Deshazte de lo que no te sirva o no utilices
• Deja solamente lo que tenga que ver con tu trabajo.
• Utiliza una caja para ir colocando todo lo que vas a quitar para
disponer de ello una vez que hayas terminado.

11. ORDENA TU ESCRITORIO
Debe de quedar la mayor parte del espacio de tu
escritorio libre para trabajar.
Coloca los documentos en su lugar y solamente deja
en el escritorio los proyectos en los que estés
trabajando y tu lista de pendientes, el resto deberá
estar guardado.

12. ORDENA TODO DE MANERA QUE TE QUEDE MÁS A LA MANO
Las cosas que utilizas más a menudo cerca y en los lugares más alejados lo
que menos uses. Ahorrarás tiempo y te sentirás más a gusto.

13. REVISA LOS DOCUMENTOS QUE TENGAS
PENDIENTES DE ATENDER.
• Decide inmediatamente:
• lo que se vaya a delegar
• lo que haya que archivar
• lo que se tira
• a lo que hay que darle seguimiento.
• Utiliza las etiquetas adheribles para marcar los documentos y
haz grupos con la misma categoría.

14. ORGANIZA TU LUGAR DE ARCHIVO
• Ya tienes un sistema de archivo:
• Revisa que los títulos de los archivos vayan de acuerdo a su contenido para
facilitar la búsqueda o al archivarlos.
• Procura que los títulos estén claros, de ser posible con etiqueta para que
sea más fácil su visualización.
• Revisa el orden y siempre que guardes uno, colócalo en el mismo lugar, eso
te facilitará la búsqueda una próxima vez, colócalos siempre en la misma
posición.
• Saca todo lo que no sirve de cada fólder, es un trabajo que puedes ir
haciendo un rato cada día hasta completarlo, y te servirá para estar seguro
de que todo lo que guardas es necesario y que sea el mínimo, habiendo
desechado lo que ya no sirva.

15. GUARDA APARTE LO MENOS NECESARIO
• De los documentos tenemos muchas cosas archivadas que no se
están utilizando más que de vez en cuando y en algunos casos las
guardamos solo por si se necesitaran en un futuro
• Así que puedes liberar mucho espacio en tu archivo, si sacas esos
documentos y los guardas en sobres tamaño carta, rotulados
claramente para saber cuál es su contenido. Colocándolos en las
gavetas mas distantes, aparte sin que te estorben.
• Sabrás que los tienes en orden y al alcance en caso necesario.

16. ORGANIZA TUS HERRAMIENTAS DE TRABAJO
• Necesitamos tener repuestos de las cosas que más utilizamos, así
que revisa y organiza los folders, clips, bolígrafos, repuestos, tijeras,
papel engomado, etiquetas adheribles, y todo lo que generalmente
necesitas para trabajar.
• Ordena los cajones con todo a la mano y haz una lista de lo que
necesites.
• Cada vez que te quede poco de algo, anótalo en una lista de
pendientes para que nunca te falte nada.

17. SÍNDROME DEL BOLÍGRAFO SIN TINTA

18. ORGANIZA TAMBIÉN TU COMPUTADORA.
También en el equipo debemos de llevar un orden para archivar
los documentos y poder tener fácil acceso a ellos sin tener que
ocupar mucho tiempo en búsquedas, revisa este articulo sobre
cómo organizar los archivos en tu PC

19. ORGANIZA TU BUZÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS.
• También es importante hacer una limpieza de los correos que
hayas recibido y organizar con carpetas los que deseas conservar.
Si necesitas una orientación más amplia respecta al uso de tu
buzón, puedes pedir la Guía para organizar tu buzón .
• Decide en qué momento del día revisarás tus mensajes y hazlo
todos los días para darle continuidad y no perderte de información
o invitaciones por falta de revisión.

20. CORREOS ELECTRONICOS
• Organízalos por procedimientos
• Persona que lo envía
• Nivel de importancia
• Colócalos en Carpetas
• Era de la digitalización

21. ¿CÓMO ORGANIZAR SU OFICINA RÁPIDAMENTE?
Advertencia, muy probable que de
paso aumente la productividad!

22. LIBÉRATE
• Con estas acciones irás logrando tener tu espacio más liberado y en orden, y eso
provocará que tu mente también se vaya liberando. El trabajo de organización es
integral, no solo por fuera, sino también por dentro.
• Verás que cuando hayas completado estas tareas, te sentirás más relajado y
mucho más a gusto en tu lugar de trabajo. Procura mantenerlo así para no tener
que hacer de nuevo todo el trabajo y recuerda que…
¡Organizar tu vida es para vivirla mejor!

23. UNA CITA DIARIA DEDICADA A ARREGLAR SU OFICINA.
¿Que hace cada día antes de irse de su trabajo?
• Los comerciantes tienen por costumbre arreglar su tienda antes de
irse. Un buen punto para comenzar es hacerlo también. Es decir
consagrar 10 minutos cada día a arreglar su oficina. Arreglar la
oficina es a veces muy fastidioso para algunos. Un consejo es poner
una cita, en un lugar visible que diga los siguiente: ” Arreglar la
oficina”. Otra aproximación es hacer como los comerciantes. Es
decir habituarse a arreglar todo antes de dejar la oficina.

24. INSTITUCIONALIZAR LA UTILIZACIÓN DEL ZAFACÓN
• Hacer uso de el cubo de la basura debería ser una costumbre casi
mecánica para poder organizar su oficina. Esto consiste en poner
inmediatamente en la basura a todo papel que no es pertinente /
interesante. Esto depende de cada uno, solo usted sabrá, sobre lo
que ya no necesita.
• También puede proceder de la misma manera para todos los e-
mails. Mírelos, ¿cuánto de ellos le interesan o le sirven en su
trabajo?

25. DECIDA RÁPIDAMENTE SOBRE LO QUE HAY QUE HACER Y
SOBRE LO QUE HAY QUE ARCHIVAR.
• Cuando usted guarda sólo los documentos y los e-mails
verdaderamente útiles, es posible pasar a la segunda etapa: ¡ el
envío! Esto consiste en decidir inmediatamente lo que usted va a
hacer sobre los documentos.
• Archivar solo algunos documentos de referencia. ¿ A menos que
considere lo contrario? En este caso, anote la acción que hay que
hacer sobre el documento o sobre el post-it que usted adjunta al
documento. Y ponga el documento en su lista de las cosas que hay
que hacer. En la medida de lo posible y si no requiere mucho
tiempo, es preferible hacerlo rápidamente.

26. CUIDADO!

27. CASOS REALES
• 2008 Wal-Mart • 29 de Julio 2011

28. COMO PUEDE SUCEDER
• Atacada con un bulto, el cual tenia
una piedra de un tamaño
significativo, todo fue tomado por
las cámaras de seguridad de la
oficina.
Anciano es golpeado y secuestran a
nieta, por que padre de la joven niega
servicios a individuo

29. CIUDAD REAL, TOLEDO, JAÉN, CUENCA, MADRID Y
ZARAGOZA (2013)
• Se detuvo a 21 personas y se han
esclarecido 72 hechos delictivos .
Esta noticia salió a la luz publica el,
18 de marzo de 2013. Trabajadores de
área de mantenimiento, ofrecían
información de clientes en oficinas
de gobierno y financieras. Los cuales
eran atacados, abusados, y robado
en sus hogares.

30. 21 DE MARZO 2010, MEXICO

31. EVENTUALIDADES
• Limpieza Conductos de Aire
• Limpieza de Alfombras
• Eventos Atmosféricos Mayores
• Terremotos
• Plan Continuidad
• Visitas fuera de Control
• Personas Enfermas
• Personal de Otras Áreas (Mantenimiento)

33. EN DONDE PODEMOS VER ESTO

34. QUE PODEMOS ELIMINAR

35. DEBERIA ESTAR SOBRE EL ESCRITORIO?

36. SI TIENE MUCHO POLVO ES POR QUE NO LO USAS
FRECUENTEMENTE

37. QUE SUCEDE CUANDO HAY DEMASIADOS
DOCUMENTOS EXPUESTOS

38. OPORTUNIDADES

39. EL PODER DEL ENFOQUE
• Una persona exitosa es una persona enfocada, lo cual
maximiza su potencial, habilidades y proyecciones.
• Una persona enfocada debe tener la capacidad de
concentrarse

40. LA IMPORTANCIA DEL ENFOQUE
Enfoque
Disciplina
Atención
Concentración
Habito

41. “La tirania del lo urgente nos hace
perder de vista lo que realmente
es verdaderamente importante”.

42. VS.

43. Movimiento Avance
Actividad Progreso

44. RECOMENDACIONES
• Un escritorio debe ser ordenado de modo que pueda ser
confortable y un lugar agradable donde trabajar. Evita o tira
todos esos sobres ni bien los encuentres.
• Los elementos que son necesarios más a menudo pueden ser
colocados en un cajón en vez de dejarlos encima del escritorio.
Así también reduces el riesgo de tirarlos o romperlos con un
desafortunado movimiento con el codo.
• Reduce los adornos que tengas en tu escritorio, es cierto que
siempre es lindo tener una planta en la oficina (Plantas de
acuerdo al tamaño y espacio disponible), esto no significa que
tengas que atestar tu escritorio con un sinfín de pequeños
adornos.
• Desarrolla un sistema de recepción, así sabrás donde va cada
cosa a medida que las recibas y a medida que las termines.

45. RECOMENDACIONES
• Fotos en marcos 5X6, no mas de 2, siempre en dirección a
usted.
• Hacer uso del Outlook para lista de tareas
• Procedimientos y carpetas deben estar ubicadas en un solo
lugar
• Materiales de uso general deben ubicarse en un area
particular
• Leer - 7 habitos de la gente altamente efectiva, Steven
Coby

46. ADVERTENCIA
• Después de haber cambiado las cosas de su lugar es posible
que olvides donde pusiste todo. Escribe unas pequeñas notas y
colócalas en los cajones de modo que sepas donde dejaste
cada cosa.

47. EN CONCLUSIÓN:
Organizar la oficina, es liberar su espíritu! Una oficina mal
organizada, es la puerta a numerosas preocupaciones inútiles:
• Hacemos cosas tardías,
• Nos cargamos con papeles y e-mails inútiles,
• Nos confundimos,
• Nos enfermamos, etc.
• Lo peor todavía, una oficina mal organizada nos conduce al
olvido de acciones que hay que realizar!