1. Tips para seguimiento a proyectos
Por: Fabio Hernán Osorio
Ingeniero Electrónico y Telecomunicaciones UNICAUCA 1992
MBA Universidad de los Andes 2005

2. Índice
1. Objetivo
2. Metodología aplicada
3. Gestión de proyectos
4. Grupos de procesos
5. Área de conocimiento
6. Herramientas y técnicas usadas

3. Objetivo
Presentar el esquema de ejecución, MONITOREO Y
CONTROL utilizado en los proyectos de GELT Antioquia y
Apoyo a la Supervisión Vive Digital.
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4. Metodología aplicada
Project Management Institute (PMI)
La metodología de gestión de proyectos se encuentra en el
PMBOK® (Project Management Body of Knowledge).
La Guía del PMBOK®, desarrollada por el Project Management
Institute contiene una descripción general de los fundamentos de la
Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas.
Actualmente, en su cuarta edición es el único estándar ANSI para la
gestión de proyectos. Todos los programas educativos y certificaciones
brindadas por el PMI están estrechamente relacionadas con el PMBOK.
Mayor información en http://www.pmi.org

5. Características de los proyectos
• Tienen un objetivo único y/o singular
• Tienen una fecha de inicio y de fin
• Tienen un presupuesto (inversión)
• Relacionados con incertidumbre y riesgo
• Elaboración gradual, significa desarrollar en
pasos e ir avanzando mediante incrementos
Se diferencia de las operaciones normales en que
las operaciones son permanentes y repetitivas

6. Gestión de proyectos
La Dirección de proyectos está organizada en
un conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas para lograr una serie de
productos, servicios.
Estas acciones y actividades se agrupan en
procesos, cada uno tiene un objetivo para
obtener resultados específicos. Cada proceso
tiene unas entradas, a las que se les aplican
unas herramientas y técnicas para obtener
unas salidas específicas (ITTOS
(inputs, Tools, Techniques, Outputs)).
 Fases del ciclo de vida
 Áreas de conocimiento
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7. Grupos de procesos
Planeación Ejecución Monitoreo y Cierre
Iniciación
control
El
cómo, gradu Construcción de Planeado vs
Identificación Documentación
al entregables real
Tiempo
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8. Áreas de Conocimiento
Aspectos claves que deben tenerse en cuenta en
un proyecto.
-Centrales (4)
-Facilitadoras (4)
 Integración (1)
Centrales:
 Alcance
 Tiempo
 Costo
 Calidad
Centrales, permiten cumplir objetivos específicos
del proyecto
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9. Áreas de Conocimiento
Que ayudan a cumplir con los objetivos:
Facilitadoras, gestión de:
 Recursos humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
Facilitadoras, ayudan a lograr los objetivos
específicos del proyecto

10. Integración
Tiene como objetivo lograr que todas las partes funcionen de una
manera integrada
 INICIACIÓN
 Acta de constitución
 PLANEACIÓN
 Plan para la dirección
 (Diseño de los tableros de control, presentación de
avance)
 EJECUCIÓN
 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
 (Reuniones semanales – teleconferencia)
 MONITOREO Y CONTROL
 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
 (Informes semanales)
 Realizar Control Integrado de Cambios
 CIERRE
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11. Alcance
Gestiona el proyecto para que incluya
todos los entregables requeridos.
Gestiona el proyecto para no incluir
trabajo no requerido.
PLANEACIÓN
• Recopilar requisitos
• Definir el alcance
• Crear las EDT (Estructura de desglose del
trabajo)
• (Encuentros con el ejecutor, visitas de
campo, reuniones regionales, verificación de
actividades, corroboración de entregables)
MONITOREO Y CONTROL
• Verificar el alcance
• Controlar el alcance
• (informes mensuales)
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12. Tiempo
Gestiona el proyecto para que
termine en la fecha definida.
PLANEACIÓN
• Definir actividades MONITOREO Y CONTROL
• Secuenciar actividades -Controlar cronograma
• Estimar recursos (Tablero de control)
• Estimar duración
• Desarrollar cronograma
Hay un cronograma general y luego se va realizando el detalle de actividades por periodo de
tiempo
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13. Costo
Gestiona el proyecto para que se realice
dentro del presupuesto previsto
PLANEACIÓN MONITOREO Y
• Estimar costos CONTROL
• Determinar presupuesto • Controlar costos
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14. Calidad
Gestiona el proyecto para que cumpla los objetivos para los que fue creado.
EJECUCIÓN
PLANEACIÓN • Realizar aseguramiento de
• Planificar la calidad calidad
• (Soportes, estandarización del
nombre del archivo
digital, subida a la plataforma
documental)
MONITOREO Y CONTROL
• Realizar control de calidad
• (Revisión de tablero de control, presentación
de avance semanal, informe mensual y
soportes en plataforma virtual)
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15. Recursos Humanos
Gestiona el recurso humano para que se comporte como equipo.
PLANEACIÓN
Desarrollar el plan de recursos EJECUCIÓN
humanos • Adquirir el recurso humano
(Definición de perfil (Proceso de selección)
requerido, designación por • Desarrollar el recurso humano
regiones) • (Inducción, capacitación)
• Dirigir el recurso humano
• (Control de desempeño, con
base en entregables)

16. Comunicaciones
Gestiona que la información requerida se suministre fidedigna, a quienes
corresponde en el momento oportuno.
INICIACIÓN PLANEACIÓN EJECUCIÓN
• Identificar actores • Planear las • Distribuir información
involucrados (Internos- comunicaciones • Gestionar expectativas de
externos) • (Estructura de las interesados
presentaciones)
MONITOREO Y
CONTROL
• Informar resultados
(Presentación de avance
semanal de los RRVDR).
• (Presentación de avance
general consolidada)
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17. Riesgos
Gestiona oportunidades y amenazas
PLANEACIÓN
• Planificar la gestión de riesgos MONITOREO Y CONTROL
• Identificar riesgos • Dar seguimiento y control a los
• Realizar análisis cualitativo de riesgos
riesgos • (Fin de contrato por tema
• Realizar análisis cuantitativo presupuestal)
de riesgos
• Planificar respuesta

18. Adquisiciones
Gestión de los productos y/o servicios requeridos para el proyecto
PLANEACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y
• Planificar las • Efectuar las adquisiciones CONTROL
adquisiciones • Administrar adquisiciones
CIERRE
• Cerrar adquisiciones

19. Herramientas y técnicas usadas
1. Asegurar la calidad
• Procedimiento para nombrar los soportes codificados por
entregable y actividad
• Se da por cumplida la actividad en forma parcial o total con
base en los soportes.
2. Controlar el cronograma
(Tiempo-> Monitoreo y Control)
• Tablero de control por proyecto
3. Comunicar los resultados
• Presentación de avance semanal - consolidada
• Presentación de avance semanal por proyecto

20. Presentación de avance
COMUNICACIONES
Planear las comunicaciones
• Definir periodicidad
• Establecer el contenido
• Identificar la forma de adquirir los
datos requeridos
Informar resultados
• Elaborar presentación
• Convocar reuniones con interesados
• Presentar

21. Presentación de avance semanal
1. Datos de Contacto del Proyecto
2. Entregables comprometidos
3. Cronograma (Reuniones – Visitas)
4. Tablero de Control
5. Situaciones a destacar
6. Atrasos del Proyecto
7. Avance de desembolsos

22. Tablero de control (Planeación)
Permite controlar el tiempo y presupuesto.
En la línea del tiempo lleva el porcentaje
planeado y ejecutado.
1. Definir los frentes de trabajo que se van a
medir. Para cada frente de trabajo administrar
un tablero de control.
-Actividades
-Indicadores
-Flujo de Caja
-Consolidado
2. Establecer la forma para asignar pesos a las
actividades individuales.
-Por promedio
-Por presupuesto asignado a la actividad
-Por cantidad de días requeridos para
ejecutar la actividad

23. Tablero de control -Calculando el Valor Planeado
Se debe tener como entrada la línea base del
tiempo (cronograma) y la línea base de
presupuesto (costos) con:
• Actividad
• Fecha inicio
• Fecha fin
• Costo de la actividad
Como resultado ante una fecha dada se puede
obtener la duración total de la actividad y el
porcentaje planeado de la actividad.
Bajo el anterior esquema se puede tener
seguimiento detallado actividad por actividad, en
forma adicional se usan los pesos para obtener
el valor consolidado planeado y real.

24. Tablero de Control - Calculando el Valor Ejecutado
Se tiene una columna para escribir el
porcentaje de ejecución, el mismo se
calcula con base en la cantidad de
trabajo realizado con respecto al total c) Por avance en la actividad
para la actividad, existen varias Desde el inicio del proyecto se
herramientas para determinarlo: acuerdan los porcentajes de avance
con respecto a cada paso requerido
a) Definir una regla desde el inicio del
para terminar la actividad.
proyecto.
- 25% al iniciar actividad
- 75% al terminar
- 80% al ser verificada
- 100% al ser documentada
b) Por cantidad de unidades
Si la actividad corresponde a un
entregable se puede dar porcentaje de
avance con respecto a la cantidad de
unidades cumplidas.

25. Bibliografía
PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), http://www.pmi.org
Libro de Preparación para Examen PMP (Project Management Professional)
– Autora Sandra Mercado
Compendio:
Fabio Osorio
Ingeniero Electrónico y Telecomunicaciones UNICAUCA 1992
MBA Universidad de los Andes 2005

26. Muchas gracias
Enero 27 de 2012