Tips para seguimiento a proyectos

1. Tips para seguimiento a proyectos

2. ÍndiceÍndiceÍndiceÍndice
1. Objetivo
2. Metodología aplicada
3. Gestión de proyectos
4. Grupos de procesos
5. Área de conocimiento
6. Herramientas y técnicas usadas

3. ObjetivoObjetivoObjetivoObjetivo
3
Presentar el esquema de ejecución, MONITOREO Y
CONTROL

4. Metodología aplicadaMetodología aplicadaMetodología aplicadaMetodología aplicada
La metodología de gestión de proyectos se encuentra en el
PMBOK® (Project Management Body of Knowledge).
La Guía del PMBOK®, desarrollada por el Project Management
Institute contiene una descripción general de los fundamentos de la
Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas.
Actualmente, en su cuarta edición es el único estándar ANSI para la
gestión de proyectos. Todos los programas educativos y certificaciones
brindadas por el PMI están estrechamente relacionadas con el PMBOK.
Mayor información en http://www.pmi.org
Project Management Institute (PMI)

5. Características de los proyectosCaracterísticas de los proyectosCaracterísticas de los proyectosCaracterísticas de los proyectos
• Tienen un objetivo único y/o singular
• Tienen una fecha de inicio y de fin
• Tienen un presupuesto (inversión)
• Relacionados con incertidumbre y riesgo
• Elaboración gradual, significa desarrollar en
pasos e ir avanzando mediante incrementos
Se diferencia de las operaciones normales en que
las operaciones son permanentes y repetitivas

6. Gestión de proyectosGestión de proyectosGestión de proyectosGestión de proyectos
6
La Dirección de proyectos está organizada en
un conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas para lograr una serie de
productos, servicios.
Estas acciones y actividades se agrupan en
procesos, cada uno tiene un objetivo para
obtener resultados específicos. Cada proceso
tiene unas entradas, a las que se les aplican
unas herramientas y técnicas para obtener
unas salidas específicas (ITTOS (inputs,
Tools, Techniques, Outputs)).
 Fases del ciclo de vida
 Áreas de conocimiento

7. Grupos de procesosGrupos de procesosGrupos de procesosGrupos de procesos
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Iniciación Planeación Ejecución Monitoreo y
control
Cierre
Identificación
El cómo,
gradual
Construcción de
entregables
DocumentaciónPlaneado vs
real
Tiempo

8. Áreas de ConocimientoÁreas de ConocimientoÁreas de ConocimientoÁreas de Conocimiento
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Centrales:
 Alcance
 Tiempo
 Costo
 Calidad
Centrales, permiten cumplir objetivos específicos
del proyecto
Aspectos claves que deben tenerse en cuenta en
un proyecto.
-Centrales (4)
-Facilitadoras (4)
Integración (1)

9. Áreas de ConocimientoÁreas de ConocimientoÁreas de ConocimientoÁreas de Conocimiento
Facilitadoras, gestión de:
Recursos humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Que ayudan a cumplir con los objetivos:
Facilitadoras, ayudan a lograr los objetivos
específicos del proyecto

10. IntegraciónIntegraciónIntegraciónIntegración
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 INICIACIÓN
 Acta de constitución
 PLANEACIÓN
 Plan para la dirección
 (Diseño de los tableros de control, presentación de
avance)
 EJECUCIÓN
 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
 (Reuniones semanales – teleconferencia)
 MONITOREO Y CONTROL
 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
 (Informes semanales)
 Realizar Control Integrado de Cambios
 CIERRE
Tiene como objetivo lograr que todas las partes funcionen de una
manera integrada

11. AlcanceAlcanceAlcanceAlcance
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PLANEACIÓN
•Recopilar requisitos
•Definir el alcance
•Crear las EDT (Estructura de desglose del
trabajo)
•(Encuentros con el ejecutor, visitas de campo,
reuniones regionales, verificación de actividades,
corroboración de entregables)
MONITOREO Y CONTROL
•Verificar el alcance
•Controlar el alcance
•(informes mensuales)
Gestiona el proyecto para que incluya
todos los entregables requeridos.
Gestiona el proyecto para no incluir
trabajo no requerido.

12. TiempoTiempoTiempoTiempo
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Gestiona el proyecto para que
termine en la fecha definida.
Hay un cronograma general y luego se va realizando el detalle de actividades por periodo de
tiempo
PLANEACIÓN
•Definir actividades
•Secuenciar actividades
•Estimar recursos
•Estimar duración
•Desarrollar cronograma
MONITOREO Y CONTROL
-Controlar cronograma
(Tablero de control)

13. CostoCostoCostoCosto
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Gestiona el proyecto para que se realice
dentro del presupuesto previsto
PLANEACIÓN
• Estimar costos
• Determinar presupuesto
MONITOREO Y
CONTROL
• Controlar costos

14. CalidadCalidadCalidadCalidad
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PLANEACIÓN
• Planificar la calidad
MONITOREO Y CONTROL
• Realizar control de calidad
•(Revisión de tablero de control, presentación de
avance semanal, informe mensual y soportes en
plataforma virtual)
Gestiona el proyecto para que cumpla los objetivos para los que fue creado.
EJECUCIÓN
•Realizar aseguramiento de
calidad
•(Soportes, estandarización del
nombre del archivo digital, subida
a la plataforma documental)

15. Recursos HumanosRecursos HumanosRecursos HumanosRecursos Humanos
EJECUCIÓN
• Adquirir el recurso humano
(Proceso de selección)
•Desarrollar el recurso humano
•(Inducción, capacitación)
•Dirigir el recurso humano
•(Control de desempeño, con base
en entregables)
PLANEACIÓN
Desarrollar el plan de recursos
humanos
(Definición de perfil requerido,
designación por regiones)
Gestiona el recurso humano para que se comporte como equipo.

16. ComunicacionesComunicacionesComunicacionesComunicaciones
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Gestiona que la información requerida se suministre fidedigna, a quienes
corresponde en el momento oportuno.
INICIACIÓN
• Identificar actores involucrados
(Internos- externos)
EJECUCIÓN
•Distribuir información
•Gestionar expectativas de
interesados
MONITOREO Y
CONTROL
•Informar resultados
(Presentación de avance
semanal de los RRVDR).
•(Presentación de avance
general consolidada)
PLANEACIÓN
•Planear las comunicaciones
•(Estructura de las
presentaciones)

17. RiesgosRiesgosRiesgosRiesgos
MONITOREO Y CONTROL
•Dar seguimiento y control a los
riesgos
•(Fin de contrato por tema
presupuestal)
PLANEACIÓN
•Planificar la gestión de riesgos
•Identificar riesgos
•Realizar análisis cualitativo de
riesgos
•Realizar análisis cuantitativo de
riesgos
•Planificar respuesta
Gestiona oportunidades y amenazas

18. AdquisicionesAdquisicionesAdquisicionesAdquisiciones
Gestión de los productos y/o servicios requeridos para el proyecto
PLANEACIÓN
•Planificar las adquisiciones
MONITOREO Y
CONTROL
• Administrar adquisiciones
CIERRE
• Cerrar adquisiciones
EJECUCIÓN
•Efectuar las adquisiciones

19. Herramientas y técnicas usadasHerramientas y técnicas usadasHerramientas y técnicas usadasHerramientas y técnicas usadas
1. Asegurar la calidad
• Procedimiento para nombrar los soportes codificados por
entregable y actividad
• Se da por cumplida la actividad en forma parcial o total con
base en los soportes.
2. Controlar el cronograma
(Tiempo-> Monitoreo y Control)
• Tablero de control por proyecto
3. Comunicar los resultados
• Presentación de avance semanal - consolidada
• Presentación de avance semanal por proyecto

20. Presentación de avancePresentación de avancePresentación de avancePresentación de avance
COMUNICACIONES
Planear las comunicaciones
• Definir periodicidad
• Establecer el contenido
• Identificar la forma de adquirir los
datos requeridos
Informar resultados
• Elaborar presentación
• Convocar reuniones con interesados
• Presentar

21. Presentación de avance semanalPresentación de avance semanalPresentación de avance semanalPresentación de avance semanal
1. Datos de Contacto del Proyecto
2. Entregables comprometidos
3. Cronograma (Reuniones – Visitas)
4. Tablero de Control
5. Situaciones a destacar
6. Atrasos del Proyecto
7. Avance de desembolsos

22. Tablero de control (Planeación)Tablero de control (Planeación)Tablero de control (Planeación)Tablero de control (Planeación)
Permite controlar el tiempo y presupuesto.
2. Establecer la forma para asignar pesos a las
actividades individuales.
-Por promedio
-Por presupuesto asignado a la actividad
-Por cantidad de días requeridos para
ejecutar la actividad
1. Definir los frentes de trabajo que se van a
medir. Para cada frente de trabajo administrar
un tablero de control.
-Actividades
-Indicadores
-Flujo de Caja
-Consolidado
En la línea del tiempo lleva el porcentaje
planeado y ejecutado.

23. Tablero de controlTablero de control - Calculando el Valor Planeado- Calculando el Valor PlaneadoTablero de controlTablero de control - Calculando el Valor Planeado- Calculando el Valor Planeado
Se debe tener como entrada la línea base del
tiempo (cronograma) y la línea base de
presupuesto (costos) con:
• Actividad
• Fecha inicio
• Fecha fin
• Costo de la actividad
Como resultado ante una fecha dada se puede
obtener la duración total de la actividad y el
porcentaje planeado de la actividad.
Bajo el anterior esquema se puede tener
seguimiento detallado actividad por actividad, en
forma adicional se usan los pesos para obtener
el valor consolidado planeado y real.

24. Tablero de ControlTablero de Control - Calculando el Valor Ejecutado- Calculando el Valor EjecutadoTablero de ControlTablero de Control - Calculando el Valor Ejecutado- Calculando el Valor Ejecutado
Se tiene una columna para escribir el
porcentaje de ejecución, el mismo se
calcula con base en la cantidad de
trabajo realizado con respecto al total
para la actividad, existen varias
herramientas para determinarlo:
a) Definir una regla desde el inicio del
proyecto.
- 25% al iniciar actividad
- 75% al terminar
- 80% al ser verificada
- 100% al ser documentada
b) Por cantidad de unidades
Si la actividad corresponde a un
entregable se puede dar porcentaje de
avance con respecto a la cantidad de
unidades cumplidas.
c) Por avance en la actividad
Desde el inicio del proyecto se
acuerdan los porcentajes de avance
con respecto a cada paso requerido
para terminar la actividad.