asistencia administrativa

1. DAYRI YULIETH BARROS CARVAJALINO
ASIETENCIA ADMINISTRATIVA
GRUPO A
PROGRAMA DE ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA
1

2. Que es el programa
de asistencia
administrativa
El programa de Asistencia Administrativa, Desarrolla
competencias y habilidades de atención y servicio al
cliente, diseñando productos y servicios específicos,
procesa información, contabiliza las operaciones de la
empresa, proyecta el mercado de acuerdo con el tipo
de producto e interviene en los programas de
mejoramiento organizacional que se deriven de la
función administrativa.
2

3. ¿Cómo es el puesto de trabajo de un asistente administrativo?
el asistente
administrativo o contable debe contar
con experiencia en el manejo de
información confidencial, proyectos,
seguimientos de datos, ventas, etc., con
el fin de llevar un registro de todas
las operaciones realizadas por la
empresa y así asegurar la correcta
gestión de la misma.
el asistente
administrativo puede
trabajar en cualquier sector,
así como en entidades del
sector público y privado.
en la actualidad con el aumento de nuevos
emprendimientos, son cada vez más las
empresas que necesitan auxiliares contables,
ya que estos profesionales poseen
grandes habilidades y competencias para
trabajar bajo presión, son organizados y en
muchas ocasiones,
pueden realizar tareas de todo tipo.
3

4. ¿Cuáles son las principales
funciones de un Asistente
Administrativo?
 Apoyar en las áreas administrativas y de documentación.
Consiste en mantener la buena organización, administración y
almacenamiento de los documentos y archivos manejados por las
personas que trabajan en la oficina. Incluso en ocasiones se
encarga de realizar redacciones, revisar y editar documentos, así
como llevar actas y minutas de las reuniones realizadas.
 Brindar apoyo en los procesos administrativos, con el fin de hacer
seguimiento de proveedores de bienes y servicios.
Apoyar al proceso administrativo el cual es un conjunto de etapas
(planificación, organización, dirección y control) cuya finalidad es
conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma
más eficiente posible.
 La contabilidad
aunque por lo general las empresas cuentan con personal
especializado en el área contable, en ocasiones el asistente
administrativo debe presentar informes de gastos y llevar la
contabilidad en situaciones particulares
4

5.  La atención presencial a usuarios y visitantes
ya sean clientes, proveedores o socios comerciales; el asistente
administrativo es la guía, es quien organiza las agendas y quien sirve de
apoyo a las personas que por una u otra razón visitan la empresa,
institución u organización.
 Planificar eventos públicos y reuniones internas.
es una tarea que puede ser simple, como planear un almuerzo o una
reunión de trabajo; o compleja como organizar un congreso o fiesta
empresarial. En todo caso, el asistente administrativo deberá ocuparse de
gestionar y planificar todas las tareas necesarias para la realización del
evento o actividad.
 La administración de agendas
una de las tareas de mayor importancia. Esto es lo que hace que la
empresa fluya sin contratiempos y que las actividades de los distintos
miembros y gerentes estén coordinadas. Por lo general tiene que ver con la
programación de eventos, citas, reuniones de trabajo y viajes de negocios.
 La gestión tecnológica
el asistente administrativo debe velar por que los recursos tecnológicos de
la empresa estén en estado de óptimo funcionamiento. En tal sentido es su
tarea gestionar adecuadamente el soporte técnico necesario para tal fin.
5

6. Aptitudes para gestionar
el tiempo
Destrezas en informática.
Habilidades comunicativas
Habilidad en mecanografía.
Es una habilidad directiva consistente en el adecuado reparto
de este recurso para desarrollar tareas y proyectos como:
Organización (planificación) Priorización, Ejecución y
compromiso con los plazos, Manejo de las distracciones,
Comunicación, Delegación Reflexión
Las habilidades tecnológicas son competencias
modernas que nos permiten realizar actividades
relacionadas con el manejo, desarrollo, uso e
implementación de diferentes dispositivos
tecnológicos o programas computacionales
Las habilidades comunicativas representan un conjunto de
capacidades que posee el individuo y puede ir
desarrollando a lo largo de su vida con el objetivo de poder
comunicarse de una forma más eficiente, y potenciar sus
relaciones sociales. Habilidades como : empatía, escucha
activa, resolver conflictos, persuasión entre otros
Una de las competencias básicas que, en ocasiones,
resulta la gran olvidada, es la mecanografía. Es decir, la
habilidad para escribir a ordenador a un ritmo óptimo
durante la jornada.
Competencias de un asistente
administrativo
6

7. Aptitudes metódicas
Dar un buen servicio al cliente
Capaz de prestar atención al
detalle
Habilidad para los números
las habilidades metódicas hacen referencia a la manera de
trabajar y de enfrentarse a diferentes retos. Incluyen, entre
otras, la capacidad de análisis, la resolución de problemas, la
organización y la negociación.
Un buen servicio al cliente no sólo es responder las
preguntas del cliente, sino ayudarlo cuando ni siquiera ha
pedido nuestra ayuda, adelantarnos a lo que necesita y
cubrir sus necesidades de manera eficaz. Existen otros
aspectos como la amabilidad, calidad y calidez que
también influirán en el servicio ofrecido.
es la capacidad que tenemos de percibir el detalle, dentro de
grandes volúmenes de información, que permite procesar
correctamente lo relevante para su posterior utilización,
reduce los errores, lo que agiliza las cargas de trabajo y los
plazos, habilidad de notar cada parte de cómo pueda verse
ese algo, y también las consecuencias que estos pudieran
ocasionar
La habilidad numérica es principalmente un proceso de
reflexión que da respuesta a un problema. O, lo que es lo
mismo, tener destreza con las matemáticas. Esto incluye
una serie de conocimientos necesarios para comprender,
analizar la información numérica y nos ayuda a tomar las
conclusiones correctas.
Capacidad para trabajar en
equipo.
Es la habilidad para orientar la acción de los grupos
humanos en una dirección determinada, inspirando
valores de acción y anticipando escenario de desarrollo de
la acción de ese grupo. La habilidad para fijar los objetivos
y la capacidad de dar retroalimentación, integrando
opiniones de los otros.
7

8. 8

9. Muchas gracias
DAYRI YULIETH BARROS CARVAJALINO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
GRUPO A
9