El documento habla sobre la implementación del expediente digital en el Poder Judicial del Perú. Describe los beneficios del expediente digital como reemplazar documentos en papel por electrónicos, reemplazar procedimientos manuales por electrónicos, y mejorar la eficiencia reduciendo costos y tiempos. También compara experiencias de implementación del expediente digital en Argentina y Brasil.
Ensayo comparativo sobre la implementación del expediente electrónico
1. ENSAYO COMPARATIVO SOBRE LA
IMPLEMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO EN EL PODER
JUDICIAL DEL PERÚ
2. GOBIERNO ELECTRÓNICO EN EL PERÚ: PODER
JUDICIAL IMPLEMENTA EXPEDIENTE DIGITAL
Sin duda, la aplicación de la tecnología al quehacer judicial
abre un mundo de oportunidades. En este contexto, deseo
destacar que este emprendimiento generará una
transformación radical en la estructura organizacional del
Poder Judicial y esperamos tenerlo implementado
gradualmente y con prudencia”.
El expediente digital judicial permitirá reemplazar los
documentos y expedientes en papel por documentos
electrónicos, asimismo muchos de los procedimientos que
ahora se utilizan para la tramitación de los procesos
judiciales y para comunicarse con las partes y los
operadores de justicia, serán reemplazadas por acciones
realizadas a través de un sistema informático seguro e
interactivo.
3. Actualmente en el Perú el rubro de los expedientes
está contenido en la Sección tercera, título II del
Código Procesal Civil, artículo 136 que a la letra dice:
Artículo 136.- Los Auxiliares jurisdiccionales son
responsables de la formación, conservación y
seguridad de los expedientes. Cuidarán, además, de
la numeración correlativa y sin interpolación de los
folios, que las actas que contienen actuaciones
judiciales sean suscritas por el Juez y por los que
intervengan en ellas, dando fe de la veracidad de su
contenido y las demás responsabilidades que la ley
les señala. La interpolación en la numeración
correlativa sólo es procedente por resolución
autoritativa del Juez y bajo su responsabilidad”.
4. Finalmente, la tercera y más
grande etapa tendrá como
objetivo la implementación total
de esta solución informática en
todas las cortes superiores a
nivel nacional. Este último paso
requerirá de una inversión de 30
millones de soles y se cumplirá
en un plazo aproximado de tres
años. Al respecto, el titular del
Poder Judicial, Enrique
Mendoza, señaló: “Con este
proceso, anualmente
ahorraremos un promedio de 10
millones de soles, sólo por la
reducción de la compra y uso de
papel. Pero además,
garantizaremos un mayor orden
y rapidez en los procesos,
facilitando el desarrollo de los
mismos” acotó.
8. Un expediente es un
documento completo que
reúne la suma de todos
aquellos documentos que
requiere la gestión solicitada
por una persona física o legal.
Es un conjunto de datos
registrados en un soporte
durante el seguimiento y
hasta la finalización de una
actividad institucional o
personal, y que comprende un
contenido, un contexto y una
estructura suficiente para
constituir una prueba o una
evidencia de esa actividad. Si
el registro de los datos y los
documentos que conforman al
expediente están en soporte
digital, estamos frente a un
expediente electrónico.
Un expediente electrónico es
un caso particular de un
Trámite Electrónico, al que se
agregan características
específicas necesarias para
cumplir con la normativa legal
vigente. En este contexto, el
atento lector podrá identificar
una gran cantidad de
similitudes entre ambos.
9.
10. Descentralización. El soporte electrónico permite que los
expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones
geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias
(de atención al público, horarios laborales o husos
horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir de
la presencia física de los usuarios. De este modo se favorece
la descentralización y se acerca el trámite al usuario.
Validez legal. El expediente electrónico se regula por un
marco legal que legitima y legaliza los procesos
documentales electrónicos. Cada actuación en el
expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el
mismo valor legal y documental que en el soporte papel.
Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido
por el interesado paso a paso, conociendo su estado, en
qué etapa se encuentra y cuáles son las siguientes. Esta
información es actualizada cada vez que el expediente se
mueve en la organización, pudiendo estar a disposición del
interesado las 24 horas del día, a través de Internet.
11.
12. Algunas ventajas más asociadas al uso
de los expedientes electrónicos.
Además de lo dicho, es claro que el expediente electrónico
proporciona mayor transparencia a la administración, ya que
los usuarios (ciudadanos, funcionarios, gerentes, directores),
cuentan con herramientas para controlar y dar seguimiento a
sus documentos.
Asimismo, la información que el software del expediente
electrónico brinda respecto al proceso documental puede ser
utilizada por los propios organismos y empresas para
identificar fallas, “cuellos de botellas” donde se entorpece el
funcionamiento, etapas innecesarias o pasibles de ser
simplificadas. Contar con información actualizada y completa
propicia la generación de conocimiento sobre cómo mejorar la
administración en procura de mayor eficiencia y rentabilidad.
13. Con la implantación del expediente electrónico se reducen
considerablemente los costos de papelería e impresión, los
tiempos de búsqueda documental, los riesgos de pérdida y
deterioro de documentos, el costo de los traslados de
papeles de un sitio a otro, y el tiempo total y parcial de
tramitación.
Lo más importante es que los litigantes ahorrarán tiempo y
dinero: ya no tendrán que acudir a los juzgados para
conocer el estado de sus expedientes, sino que lo podrán
hacer desde cualquier lugar con acceso a Internet a través
de una casilla electrónica.
El Expediente Digital Judicial cuenta con componentes
como el Software del Expediente Digital, la Firma Digital, la
Notificación Electrónica, la Línea de Digitalización, el
Sistema de Gestión de Audio y Video y la Interoperabilidad
(Integración con servicios comunes).
17. El Poder Judicial Electrónico en
América Latina.
En la primera parte definimos el gobierno electrónico como
el uso de las TICs (Tecnologías de la Información y la
Comunicación) para promover el más eficiente y efectivo
gobierno, por lo cual la e-justicia podría conceptualizarse
como el uso de las TICs para promover la más eficiente y
efectiva administración de justicia. De otra manera, la
administración de justicia y su incorporación de las TICs de
la información es una dimensión del gobierno electrónico.
Por lo tanto, al igual que el gobierno electrónico que
involucra información y servicios no sólo en la esfera del
gobierno (G2G), sino también hacia los ciudadanos y el
mundo de los negocios.(G2C y G2B), la e-justicia podría
ser estudiada como una política pública en por lo menos
esas tres dimensiones.
18. El Expediente Judicial Electrónico
en Argentina.
La Corte Suprema de la Nación Argentina viene
adoptando una serie de instrumentos tendientes
a la despapelización del Poder Judicial y la
implementación del expediente electrónico. Así:
las notificaciones electrónicas, el poder
electrónico, el plan de gestión digital de causas
previsionales, y recientemente reglamentó el uso
de la videoconferencia en causas en trámite en
los juzgados, tribunales orales y cámaras de
apelaciones, nacionales y federales del Poder
Judicial de la Nación mediante la Acordada
20/2013 del 2 de julio 2013.
19. La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando
una serie de instrumentos tendientes a la despapelización
del Poder Judicial y la implementación del expediente
electrónico. Así: las notificaciones electrónicas, el poder
electrónico, el plan de gestión digital de causas
previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la
videoconferencia en causas en trámite en los juzgados,
tribunales orales y cámaras de apelaciones, nacionales y
federales del Poder Judicial de la Nación mediante la
Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.
La justicia argentina ha ido incorporando alguno de estos
adelantos los procesos judiciales. Esta incorporación ha
sido paulatina y sin una norma que regulara la cuestión.
Este proceso de incorporación de avances tecnológicos ha
culminado con la reciente sanción de ley 26.685 de
expediente electrónico.
20. El Expediente Judicial Electrónico
en Brasil.
En el Brasil, desde el 2010, se implementa el sistema electrónico
de expedientes, donde todo se envía por este medio. Tanto la
demanda, como la contestación, notificaciones, las pruebas, las
resoluciones.
-Los procesos judiciales, en Brasil y acá también, son una
secuencia de pedidos del interesado, a través de sus abogados,
hasta que haya una decisión del juez. Lo que hacemos es que en
vez de tramitar este expediente en papel, lo tramitamos vía
electrónica, por internet. Entonces, el pedido del abogado lo
hace desde su oficina. Prepara la demanda con la firma digital,
digitaliza los documentos para las pruebas y envía todo
electrónicamente. No existe burocracia, el protocolo es el envío
del abogado para el sistema, y lo que éste concluye con su
petición, ya está en la computadora del magistrado, quien ya
puede examinar y tomar las providencias que corresponden. El
abogado de la otra parte, también provoca las contrapruebas,
las contestaciones, todas a través del sistema. O sea, el proceso
se tramita a través del sistema digital.
21. ¿Qué ventajas tiene?:
Con la implementación del sistema, se redujo
el 70% el tiempo de duración de los procesos.
¿Por qué? Ese es el problema, la duración del
proceso. El 70% de tiempo se gasta con actos
burocráticos, con sellos, foliar, notificar,
búsqueda de expedientes para que lleve al
abogado, el tiempo en el que este ve el
expediente, entre otras cosas.
