El documento describe el concepto de expediente electrónico y sus características. Un expediente electrónico es un caso particular de trámite electrónico que reúne documentos digitales de una actividad institucional o personal. Posee características como rapidez, descentralización, validez legal, transparencia, interoperabilidad e intercambio de documentos entre distintas entidades. La legislación peruana ha aprobado el uso de identidad digital y expediente electrónico para mejorar las interacciones entre ciudadanos y el Estado. El Reniec también ha implementado un

1. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
DEL PERÚ
- Edú Vera Alvarez

2. CONCEPTO DE EXPEDIENTE
Un expediente es un documento completo que
reúne la suma de todos aquellos documentos que
requiere la gestión solicitada por una persona física
o legal. Es un conjunto de datos registrados en un
soporte durante el seguimiento y hasta la
finalización de una actividad institucional o
personal, y que comprende un contenido, un
contexto y una estructura suficiente para constituir
una prueba o una evidencia de esa actividad.

3. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
 Un expediente electrónico es un caso particular de un
Trámite Electrónico, al que se agregan características
específicas necesarias para cumplir con la normativa legal
vigente.
 El Estado ha incorporado las buenas prácticas
gubernamentales e instrumentos tecnológicos importantes
que sirven para un mejor manejo administrativo a favor de la
ciudadanía, bajo los principios de “celeridad y
transparencia”.
 Es por ello de la incorporación del expediente electrónico
judicial. “Este documento pretende modernizar el órgano
jurisdiccional incorporando nuevas herramientas
tecnológicas para lograr mayor confianza y seguridad en el
servicio de justicia”.

4. CARACTERÍSTICAS (I)
•Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben
trabajar sobre ellos, que pueden estar ubicadas en lugares
distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la
gestión más eficiente.
Rapidez
•El soporte electrónico permite que los expedientes sean
iniciados desde distintas ubicaciones geográficas.
Descentralización
•El expediente electrónico se regula por un marco legal que
legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos.
Validez Legal

5. CARACTERÍSTICAS (II)
•El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado
paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se encuentra
y cuáles son las siguientes.
Transparencia
•Los expedientes 100% electrónicos pueden ser inter operados
entre diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiego
de papeles ni demoras por traslados. Además se evita el riesgo
de deterioro y de extravío de documentos durante su
transferencia.
Interoperabilidad e intercambio
•El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos
capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados en
cualquier momento.
Del papel al digital

6. CARACTERÍSTICAS (III)
• El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en
bases de datos indexadas.
Rápida localización y fácil almacenamiento
• Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente
diferentes tipos de documentos.
Heterogeneidad documental
• Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea
necesario, y obtener cada vez copias fieles del original.
Copias Fieles
• El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea
soporte papel.
Seguro

7. CARACTERÍSTICAS (IV)
•En los expedientes electrónicos se suele emplear
la firma electrónica en procura de que:
•Quien firma una actuación en alguna etapa
del expediente, sea quien dice ser
•Todo aquello que sea firmado sea cifrado
hasta que llega a su destinatario, no pudiendo
accederse a su contenido por personas no
autorizadas.
•En caso de interceptación no autorizada del
expediente e intento de modificarlo, ello se
detecte automáticamente.
Firma Electrónica

8. BENEFICIOS
• Se estima que los profesionales gastan 50%de su tiempo buscando
información, y les toma 18 minutos encontrar cada documento en
promedio. Esto se traduce directamente en pérdida de eficiencia y
productividad, o sea en un costo para la organización.
Eficiencia y Productividad al buscar expedientes
• Impresoras, papel, insumos, son gastos perfectamente cuantificables.
Reducción de costos de impresión
• Se estima que entre un 10 y un 15% de los papeles se pierden alguna vez,
lo que conlleva a que se pase hasta un 30% del tiempo laboral
buscándolos.
Reducción de costos y riesgos de perder documentos
• Encontrar la última versión de un documento en un sistema de archivos o
en los correos electrónicos puede ser una tarea desgastante y costosa.
Traslado de expedientes y manejo de versiones

9. VENTAJAS
Mejor manejo
de documentos
Facilitador de
tareas
Reducción de
costos

10. LEGISLACIÓN PERUANA
 El Consejo de Ministros aprobó un
proyecto de ley sobre la identidad digital y
el expediente electrónico, a fin de mejorar
y simplificar las relaciones entre los
ciudadanos y el Estado.
 Para tal fin, se utilizará un chip que
permitirá a los ciudadanos poder realizar,
ante las diferentes entidades del Estado,
todos los trámites con una identidad
única.
 La jefa del Gabinete Ministerial (Rosario
Fernández) aseguró que se trata de un
proyecto muy importante para el país,
porque, de esa manera, el Estado estará
al servicio de la población las 24 horas al
día.

11. DNI ELECTRÓNICO (I)
Jóvenes de 18 años serán los primeros en obtenerlo. El cambio es
voluntario, reiteró Reniec.
 El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec)
presentó oficialmente el nuevo Documento Nacional de
Identificación (DNI) electrónico, con el que se mejora la seguridad
ante una falsificación y el uso a través de Internet.

12. DNI ELECTRÓNICO (II)
 El jefe de esa entidad, Jorge Luis Yrivarren, detalló que este
nuevo documento tiene más del doble de las medidas de
seguridad, en comparación con el actual DNI azul. “Se ha
elevado las barreras al delincuente que pretenda falsificar el
DNI,* aunque esto no lo hace infalsificable”, dijo.
 Además, posee un chip que permite al ciudadano
identificarse en Internet y “hacer transacciones con el Estado
desde cualquier punto de acceso a la red, por ejemplo,
desde la comodidad de su casa”.
 “También podrán hacer transacciones comerciales, pues la
ley peruana hoy reconoce que uno puede firmar
digitalmente y esa firma digital tiene tanta validez como una
rúbrica en el papel”, dijo el titular de Reniec.