MANUAL DE GESTION DE OBRAS.ppt

EXPOSITOR:
Ing. MA. Rodolfo Duran Querol

 I. INICIO DE OBRA
 II. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE UNA OBRA
 III. PROGRAMACIÓN Y PRODUCTIVIDAD
 IV. CONTROL Y PROYECCIÓN
 V. CIERRE DE OBRA
 VI. CENTRAL DE EQUIPOS
 VII. GESTION DE INGENIERIA
 VIII. COMPRAS Y LOGÍSTICA
 IX. SUBCONTRATOS Y ADQUISICIONES

DEFINICIÓN DE PLANEAMIENTO AL INICIO DE OBRA
PLAN AL INICIO DE OBRA = PLAN DESARROLLADO EN PRESUPUESTOS
(REVISADO) + MAYOR DETALLE AL PLAN DESARROLLADO EN PRESUPUESTOS
+ NUEVOS ELEMENTOS
PROCESO DE PLANEAMIENTO AL INICIO DE OBRA
1.- Revisar el plan preparado por presupuestos y ajustarlo
si fuera necesario.
2.- Detallar mas el plan preparado por presupuestos.
 Cronograma general de obra.
 Cronogramas de recursos (mano de obra, materiales, equipos
y subcontratas).
3.- Desarrollar nuevos elementos del plan.

 Cronograma de Autorizaciones y permisos.
 Estrategia Contractual.
 Plan de contingencias.
La reunión de Inicio de Obra debe llevarse a
cabo antes del inicio de la obra y deberá
hacerse la reunión en el menor plazo posible
después de haber obtenido la buena pro. El
Gerente técnico es el responsable de
convocar la reunión.

 Experiencias anteriores con el cliente
 Relación actual con el cliente
 Oportunidades futuras
 Tipo/modalidad del contrato, monto y
margen, plazo, etc.
 Documentos a presentar
 Layout de la obra
 Consideraciones de Prevención de riesgos e
Impacto Ambiental
 Fuentes y principales partidas que afectan
costo y plazo

 Principales procesos constructivos
 Plan de instalaciones de obra
 Organigrama
 Cronograma
 Presupuesto
 Análisis de Precios Unitarios
 Análisis de Gastos Generales
 Flujo de Caja
 Compromisos adquiridos con proveedores y
subcontratistas.

 Cómo controlar la obra: frentes, partidas de
control, rendimientos
 Tramites administrativos: gestión de Cartas
Fianzas, seguros, poderes, licencias, cuentas
corrientes, planillas, sistemas de computo,
etc.
 Compra de herramientas e implementos de
seguridad, incorporación de obreros, etc.
 Negociación y firma del contrato, recepción
del terreno, recepción de planos, facturación
y cobranza del adelanto, etc.

TIPO ACTIVIDAD RESPONSABLES FECHA DE
ENTREGA
Campamento y
servicios
Trámites
administrativos
Preparación de
construcción
Trámites con el
cliente
Plan de obra

CARTA DE INICIO DE OBRA
N° del Proyecto Monto de la Propuesta
Fecha
Cliente Monto Contratado
Fecha
Nombre del Proyecto
Responsable del Presupuesto
Gerente de Proyecto
Ingeniero Residente
Gerente de Control de Obra

Del Cliente De la Obra
Representante Ubicación
Supervisor Distrito
Otros Teléfono
Del Contrato
Modalidad Forma de pago
Plazo (entrada en vigor) Seguros
Fecha de Recepción (Prevista)

Documentos Adjuntos
Contrato
Presupuesto
Observaciones
Firmas

Ingeniero Residente / Gerente de Proyecto
 Gestión de la obra
 Control del Plazo, calidad, margen / costos
 Manejo contractual
 Relación con el cliente y entendimiento de
sus necesidades
 Reportes a Oficina Principal
 Definición de metas y evaluación del personal
 Prevención de Riesgos
 Aseguramiento y Control de la Calidad

Ingeniero Jefe de Campo o Jefe de Producción
 Responsable de asumir las funciones del
Ingeniero Residente / Gerente de proyecto
durante su ausencia
 Responsable de la producción en el campo,
controlando la planificación, costos y avance
de la misma
 Prevención de riesgos
 Aseguramiento y Control de la Calidad
 Negociación de subcontratos y equipos


Ingeniero de Campo
 Responsable de los trabajos de construcción de la obra
 Controlar el avance de Mano de Obra
 Programación detallada de actividades y recursos en la obra
 Procesos constructivos y alternativas
 Preparar requerimientos de recursos
 Tareas al personal
 Control de los metrados de avance
 Controlar que se cumplan los procesos de Control de Calidad
 Topografía
 Pruebas y laboratorio
 Evaluación del personal de campo
 Prevención de riesgos
 Control de equipos, propios y alquilados

Ingeniero Jefe de Oficina Técnica
 Administración del Contrato de Obra
 Control del Presupuesto
 Valorizaciones
 Elaboración de Adicionales
 Manejo de Costos Unitarios
 Control del Cronograma
 Control de Recursos
 Control de Producción
 Compatibilización de planos
 Control de compras técnicas
 Ejecución de metrados
 Planos As Built
 Reportes a Oficina Principal

Administración de la Obra
 Cobranzas
 Flujo de caja
 Proceso administrativo de compras
 Control de pagos
 Contrato de seguros
 Administración de activos de obra
 Contabilidad
 Planillas
 Tributos
 Emisión de cheques
 Aportes patronales
 Control de almacenes
 Mantenimiento preventivo y reparación de equipos
 Almacén
 Seguimiento de las compras


El objetivo central de este capítulo es
brindarle a los ingenieros de la empresa las
herramientas necesarias para que ejerzan de
manera real y efectiva el manejo de las
operaciones.
En principio todos los conceptos que se tratan
en este manual son aplicables a todo tipo de
obra con ligeras adaptaciones a la realidad de
cada una, por lo que es fundamental la labor
de los Ingenieros Residentes e Ingenieros de
Campo de buscar la mejor utilización de los
mismos.

Programación y Productividad son un
conjunto de conceptos que se enfocan en la
planificación del mediano y corto plazo de la
obra así como en el estudio y manejo de las
operaciones de campo con el objetivo de
optimizar los procesos constructivos y
mejorar la productividad de la obra.

Debemos definir los siguientes conceptos:
 Lookahead: es una planificación a mediano plazo,
que busca ser un mecanismo de prevención que nos
permita estar preparados al momento de hacer la
asignación de trabajos en la programación semanal o
diaria.
 Programación Semanal o Diaria: es una planificación
de corto plazo que busca eliminar las perdidas que se
producen en las actividades de la obra a través de
una programación de tareas que direccionen
correctamente el trabajo.
 Mediciones de tiempo: son muestreos estadísticos
que permiten determinar la utilización del tiempo de
la mano de obra y equipos con el fin de cuantificar
pérdidas.

Los principios que vamos a utilizar se basan en:
 Minimizar y manejar la variabilidad e incertidumbre
en la construcción. Todos los proyectos de
construcción son distintos, por eso es que
presentan variabilidad, Mucha de esta variabilidad
se debe a la forma como se administra el trabajo.
 Mejorar el flujo del trabajo, aprendiendo a asignar
sólo tareas que cumplen con los criterios de
calidad.
 Estructurar las secuencias del trabajo.
 Programar los trabajos que podemos hacer, no solo
los que debemos hacer.
 Aprender sistemáticamente de la experiencia.

La revisión y/o corrección del Plan General es
parte del proceso del Planeamiento Mensual y
da como resultado el Plan General
actualizado, que sirve de partida para el
proceso de programación. El propósito de
estas revisiones es: completar el trabajo en el
tiempo disponible, desarrollar estrategias de
ejecución, determinar fechas críticas.

PROCESO DE PROGRAMACIÓN
Ing,
Residente
Ing. de
Campo
Ing. de
Campo
Ing. de
Campo
Ing. de
Campo
Oficina
Técnica
Revisar /
Corregir
plan
Elaborar
plan de 4
semanas
Prepara
programa
semanal
Preparar
programación
diaria
Dar
instrucciones
al campo
Control de
Producción y
Análisis de
Confiabilidad
Reunió
n
Seman
al
Dia
rio
Mens
ual
Sema
nal

El proceso de mejora continua tiene que ver con la actual
competitividad que atraviesa el mercado de la
construcción.
Se deben seguir los siguientes pasos:
 Realizar un seguimiento en el campo, del proceso
constructivo, recogiendo algunos datos como: secuencia
constructiva que se usa realmente, tiempos muertos del
personal obrero, opiniones del personal obrero acerca del
proceso, grado de utilización de los equipos, problemas
observados que paralizaron los trabajos, distribución del
personal y los equipos.
 Luego del primer paso, se debe proponer un análisis de
los problemas detectados mediante un Estudio de Tiempos
o del trabajo con la idea de cuantificar la magnitud de las
perdidas y las oportunidades.
 Proponer alternativas de mejora y probarlas.

El tiempo de los obreros y los equipos se
puede dividir en tres tipos de trabajos:
 Trabajo Productivo: Son las labores que
aportan en forma directa al avance de obra.
Es todo aquel trabajo por el que nos pagan.
 Trabajo Contributivo: Son actividades que no
añaden valor directamente pero que son
necesarias para realizar un trabajo
productivo.
 Trabajo No Contributivo: Son actividades que
no añaden valor a un proceso.

FORMATO DE PROGRAMACIÓN SEMANAL
FRENTE: DEL 22/09/01 AL 28/09/01
RESPONSABLE:
REQUISITOS PARA SEMANA ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTO
ÍTEM SUBC./CAPAT. TRABAJOS A REALIZAR REALIZAR EL TRABAJO L M M J V S D SI NO Causas del incumplimiento
(Trabajo, previos, recursos, etc.) 22 23 24 25 26 27 28
UBICACIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
UBICACIÓN
1
2
3
4
5
6
ACTIVIDADES DE RESERVA
1
2

FORMATO DE PROGRAMACIÓN DE LAS SIGUIENTES 4 SEMANAS
FRENTE:
RESPONSABLE:
SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 REQUISITOS PARA RESPONSABLE
ACTIVIDADES SUBC./CAPAT. L M M J V S D L M MJVSDL MMJ V S D L M M J V S D REALIZAR EL TRABAJO
2223242526272829 30 12 3 4 5 6 7 8910111213141516171819

RELACIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE TIEMPO CUANDO SE DEBE HACER
Ing. Residente 2 a 3 días Al inicio de cada mes
Ingenieros de Campo 2 horas por semana Un día antes de iniciar la semana de trabajo
Ingenieros de Campo 1 hora por semana Un día antes de iniciar la semana de trabajo
Todo el equipo de obra 2 horas por semana Al inicio de la semana de trabajo
Ingenieros de Campo 1 hora diaria Todos los días
Ingenieros de Campo 0.5 horas diarias Todos los días
Ing. de Oficina Técnica 1 hora por semana Un día antes de la reunión de obra

FORMATO DE PROGRAMACIÓN DE LAS SIGUIENTES 4 SEMANAS
FREN
TE:
RESP
ONSA
BLE:
SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4
REQUISIT
OS PARA
RESP
ONSA
BLE
ACTIV
IDAD
ES
SUB
C./C
APAT
. L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
REALIZAR
EL
TRABAJO
2
2
2
3
2
4
2
5
2
6
2
7
2
8
2
9
3
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9

Se controlará la obra a través de los gráficos conocidos como Curva
“S”. Sé graficarán 3 curvas:
Curva “S” Prevista: en esta curva sé graficará el Presupuesto al inicio
de obra.
Curva “S” Real: en esta curva sé graficará el avance real de la obra a
la fecha de realizarse la grafica.
Curva “S” Real + Adicionales: en esta curva sé graficará el avance real
de la obra mas los adicionales a la fecha de realizarse la grafica.

Para visualizar mejor la Curva “S” deberá ir acompañada por una
tabla con los montos. Los montos acumulados son desde el inicio de
obra.
También se controlará la obra, a través del control de Valorizaciones
y Cobranzas, de acuerdo a los siguientes casos:
•Facturado y cobrado.
•Facturado por cobrar vencido.
•Facturado por cobrar no vencido.
•Valorización presentada y no facturada (valorización del mes).
•Provisión de adicionales (adicionales ejecutados, no aprobados a la fecha).

CONTROL DE RESULTADOS
Cada mes dentro del proceso de revisión del Plan General de Obra,
deberá calcularse la proyección de resultados a fin de la misma. Este
proceso es equivalente al de hacer un presupuesto por el saldo de
obra por ejecutar. Usaremos el método de los precios unitarios para
evaluar los presupuestos de saldo de obra.
De preferencia se deberá utilizar el software de presupuestos S-10.
VISITAS DE LA JEFATURA A OBRA
Se debe elaborar una agenda que contenga claves a observar
durante la visita y debe ser usada con la finalidad de facilitar a la
Jefatura sus visitas a obras.

Temas de Visita a Obra:
A: Seguridad: índices, problemas, medio ambiente.
B: Valorizaciones y Cobranzas
Flujo de Caja Proyectado
Endeudamiento
C: Resultados: Valorización y Costos. Proyecciones
Informe de Obra
Rendimientos de Mano de Obra y Equipos
Gastos Generales
D: Plazos de Obra
E: Temas contractuales
Reclamos de Adicionales
F: Balance de Obra
Amortización de activos: equipos menores, campamentos e inventarios.
G: Control de campo: procesos constructivos, productividad, control de calidad.
H: Propietario, -Supervisión: visita y negociaciones
I: Acta de la visita. Compromisos del visitante, reconocimiento de los logros de
la obra.
J: Equipos.
K: Recursos humanos.

REPORTE DE RESULTADO DE OBRA
NOMBRE DE LA OBRA:
ACUMULADO A LA FECHA PROYECCIONES DE TODA LA OBRA
Según Ppto.
Original +
Adicionales ($) [1]
Real ($) [2]
Diferencia
entre
Presupuesto
+
Adicionales
y Real
(US$) [1] -
[2]
Presupuesto
Original +
Adicionales ($) [3]
Resultado
Previsto ($) [4]
Diferencia entre Venta
y Previsto (US$) [3] -
[4]
US $ % US $ %
Valorización
Según presupuesto
Adicionales aprobados
Provisión de adicionales
Sub Total
Descompuesto/Costos
Mano de Obra
Materiales
Equipos
Subcontratas
Gasto Generales y Financieros
Sub Total
Margen Bruto ($)
Margen Bruto (%)

0
2,000
4,000
6,000
8,000
10,000
12,000
14,000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
MESES
VOLUMEN
DE
ACTIVIDAD
US$
Serie1
Serie2
Serie3
Serie4
Serie5

CONTROL DE VALORIZACIONES
NOMBRE DE LA OBRA
FECHA
VALORIZACIÓN
FACTURADO Y
COBRADO
FACTURADO POR
COBRAR
VALORIZACIÓN
PRESENTADA Y
NO FACTURADA
PROVISIÓN DE
ADICIONALES Y
RECLAMOS
VENCIDO NO VENCIDO
VALORIZACIÓN ACUMULADA A LA FECHA

CONTROL DE ADICIONALES
NOMBRE DE LA OBRA
FECHA
ADICIONAL N° CONCEPTO
MONTO
TOTAL US $ % CONSIDERADO
MONTO CONSIDERADO
US $

REPORTE DE PREVENCIÓN DE RIESGOS
OBRA
FECHA
MES N° Trabajadores Horas trabajadas Accidentes FatalesAcc. Con Incapacidad Días Perdidos I. Frecuencia I. Gravedad I. Accidentabilidad
Mes Año Mes Año Mes Año Mes Año Mes Año Mes Año
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE

RELACIÓN DE ACTIVIDADES
PASO RESPONSABLE TIEMPO CUANDO SE DEBE HACER
Revisar / Corregir el Plan General Ing. Residente 2 a 3 días Al inicio de cada mes
Elaborar Lookahead de 4 semanas Ingenieros de Campo 2 horas por semana Un día antes de iniciar la semana de trabajo
Preparar programa semanal Ingenieros de Campo 1 hora por semana Un día antes de iniciar la semana de trabajo
Reunión semanal Todo el equipo de obra 2 horas por semana Al inicio de la semana de trabajo
Programación diaria Ingenieros de Campo 1 hora diaria Todos los días
Instrucciones al Campo Ingenieros de Campo 0.5 horas diarias Todos los días
Control de Producción Ing. de Oficina Técnica 1 hora por semana Un día antes de la reunión de obra

Se controlará la obra a través de los gráficos conocidos como Curva “S”. Sé graficarán 3
curvas:
 Curva “S” Prevista: en esta curva sé graficará el Presupuesto al inicio de obra.
 Curva “S” Real: en esta curva sé graficará el avance real de la obra a la fecha de
realizarse la grafica.
 Curva “S” Real + Adicionales: en esta curva sé graficará el avance real de la obra mas los
adicionales a la fecha de realizarse la grafica.
Para visualizar mejor la Curva “S” deberá ir acompañada por una tabla con los montos.
Los montos acumulados son desde el inicio de obra.
También se controlará la obra, a través del control de Valorizaciones y Cobranzas, de
acuerdo a los siguientes casos:
 Facturado y cobrado.
 Facturado por cobrar vencido.
 Facturado por cobrar no vencido.
 Valorización presentada y no facturada (valorización del mes).
 Provisión de adicionales (adicionales ejecutados, no aprobados a la fecha).

CONTROL DE RESULTADOS
Cada mes dentro del proceso de revisión del Plan General de Obra, deberá calcularse la
proyección de resultados a fin de la misma. Este proceso es equivalente al de hacer un
presupuesto por el saldo de obra por ejecutar. Usaremos el método de los precios
unitarios para evaluar los presupuestos de saldo de obra.
De preferencia se deberá utilizar el software de presupuestos S-10.
Se debe ser consciente que el proceso de revisión se tiene que repetir todos los meses
por lo tanto el nivel de precisión debe guardar un equilibrio con los recursos a utilizar
en este calculo. Al momento de presupuestar los saldos de obra se deben tener en
cuenta: la mano de obra, equipos a utilizar, materiales y gastos generales.
VISITAS DE LA JEFATURA A OBRA
Se debe elaborar una agenda que contenga claves a observar durante la visita y debe ser
usada con la finalidad de facilitar a la Jefatura sus visitas a obras.

Temas de Visita a Obra:
A: Seguridad: índices, problemas, medio ambiente.
B: Valorizaciones y Cobranzas
Flujo de Caja Proyectado
Endeudamiento
C: Resultados: Valorización y Costos. Proyecciones
Informe de Obra
Rendimientos de Mano de Obra y Equipos
Gastos Generales
D: Plazos de Obra
E: Temas contractuales
Reclamos de Adicionales
F: Balance de Obra
Amortización de activos: equipos menores, campamentos e inventarios.
G: Control de campo: procesos constructivos, productividad, control de calidad.
H: Propietario, -Supervisión: visita y negociaciones
I: Acta de la visita. Compromisos del visitante, reconocimiento de los logros de la obra.
J: Equipos.
K: Recursos humanos.
Es buena práctica que inmediatamente la Jefatura llegue a obra, establezca contacto
protocolar con el propietario o supervisor con la finalidad de fijar la hora de la reunión.

CONTROL DE ADICIONALES
NOMBRE DE LA OBRA
FECHA
ADICIONAL N° CONCEPTO
MONTO
TOTAL
US $
%
CONSIDERADO
MONTO
CONSIDERADO
US $

CONTROL DE CAMBIOS
OBRA
FECHA
N
° DESCRIPCIÓN
ESTA
DO
FECH
A
INICI
AL
MONTO
PRELIMIN
AR
MON
TO
FINAL
PLAZO
ADICION
AL
APROBA
DO ?
MONTO
APROBA
DO
FECHA DE
APROBACI
ÓN
TOTAL CAMBIOS
MONTO CONTRACTUAL
ORIGINAL
Gastos Generales x Extensión del
Plazo
Diferencias en Metrados (Precios
Unitarios)
MONTO CONTRACTUAL
MODIFICADO

 El proceso de Cierre de obra es muy importante porque se debe asegurar la
completa satisfacción del cliente. Es importante seguir los siguientes pasos:
 Preparar Plan de Cierre de Obra: Se prepara por lo menos dos semanas antes
del cierre de obra, lo debe preparar el Ing. Residente de obra.
 Reunión de Pre-Cierre de Obra: Sé efectúa en cuanto se tiene el Plan de
Cierre completo. Deben participar todos los profesionales de la obra y los
responsables de equipo y almacén. En esta reunión se asignan las
responsabilidades para el cierre de obra y se revisa la devolución de equipos,
ya sean propios o alquilados.
 Ejecución del Cierre de Obra: se lleva a cabo el plan.
 Reunión de Cierre de Obra: se efectúa después de concluida la obra.
Participan los mismos asistentes de la reunión de Pre-Cierre. En esta reunión
se revisa el avance del Plan de Cierre y se programan las actividades
faltantes.
 Continuar Cierre de Obra: Se llevan a cabo las actividades faltantes del plan.
 Reunión Final: Se efectúa después de concluido el cierre de obra. Asisten el
Ingeniero Residente y el Gerente de Proyecto.

El responsable de preparar el relatorio es el Ing. Residente, y deberá ser
presentado al Gerente Técnico dentro de 15 días de culminada la obra. El
relatorio no deberá tener una extensión mayor a 25 páginas.
El relatorio deberá contener:
 Información General: Descripción y alcances del proyecto, ubicación, plazo
de ejecución y cronograma macro, extensión de obra según especialidad.
 Análisis de Diferencias: Resumen de diferencias (presupuesto+adicionales vs.
costo real), análisis de diferencias por causas para cada categoría (mano de
obra, materiales, equipos, subcontratas y gastos generales)
 Ratios: Ratios de costos y técnicos según especialidad, análisis de precios
unitarios para partidas especiales.
 Nuevos Procesos Constructivos: Descripción, alcances, ventajas y croquis de
los nuevos procesos constructivos.
 Evaluación de Subcontratistas: Descripción de la subcontrata (subcontratista,
dirección, teléfono, contacto), calificación de subcontratistas.
 Fotografías

Las actividades de cierre de obra están relacionadas al cliente, internas y a
terceros.
Cliente: declaratoria de fabrica, acta de recepción de obra, liquidación de
obra, recuperación de fondo de garantía, solución de reclamos pendientes,
levantamiento de observaciones, devolución y/o sustitución de fianzas,
solicitud de certificados, facturación y cobranza, entrega de planos “As Built”.
Internas: plan de cese de empleados y obreros, desmovilización, devolución
de equipos, venta de saldos de materiales y de activos menores, cierre de
planillas, evaluación del desempeño de empleados de obra, redacción del
informe final de obra, recomendación para el pago de premios de obra.
Terceros: devolución de equipos alquilados, liquidación de proveedores y
subcontratistas, cierre de aportaciones y certificados de no adeudo,
liquidación de financiamientos y cartas fianzas, cierre de cuentas bancarias,
revocación de poderes, cierre de permisos y licencias.
A continuación se presentan los formatos correspondientes a Cierre de Obra.

PRESUPUESTO VS. EJECUCIÓN
OBRA
FECHA
RUBRO PRESUPUESTO ADICIONALES PRESUPUESTO TOTAL COSTO REAL DIFER
US $
Mano de Obra
Materiales
Equipos
Subcontratas
Subtotal Costo Directo
Gastos Generales
Costo Total
Margen
TOTAL

DISTRIBUCIÓN DE DIFERENCIAS POR CAUSAS
OBRA
FECHA
CAUSAS
MANO DE
OBRA MATERIALES EQUIPOS SUBCONTRATAS
GASTOS
GENERALES
DIFERENCIA
POSITIVA
DIFERENCIA
NEGATIVA
DIFERENCIA
TOTAL
US $ % US $ %
1.- Propuesta
Metrados
Subcontratas
Precios Unitarios
Omisiones
Gastos Generales
Contratos
Aspectos Técnicos
2. Ejecución
Gestión de M.O., Materiales y Equipos
Gestión Administrativa
Gestión Contractual
Gestión de Subcontratas
Conocimiento Técnico
Manejo de Gastos Generales
Gestión de Equipos
Requerimientos de recursos de campo
Logística
TOTAL

CAUSAS DE LAS DIFERENCIAS
CAUSA EXPLICACIÓN ACCIÓN CORRECTIVA
Mano de Obra
Materiales
Equipos
Subcontratas
Gasto Generales

1.- MISIÓN DE LA CEQ
La CEQ tiene como principal misión administrar el PATRIMONIO de la
OCI, cumpliendo con el compromiso con el Comité Directivo de
mantener y hacer crecer el PATRIMONIO.
La CEQ debe ser ágil, moderna y líder en tecnología y debe
garantizar que los recursos humanos que administran y operan el
PATRIMONIO estén motivados y en continua capacitación y
actualización.
Inculcar el cumplimiento de sus compromisos antes del plazo.
Optimizar el rendimiento del patrimonio (equipos) en cada
aplicación.
Colaborar en la obtención de la rentabilidad de los contratos,
brindando apoyo total al resto de la organización para el
cumplimiento de sus metas.

2.- DEFINICIÓN DE LA CENTRAL DE
EQUIPOS
La CEQ presta servicios a las obras, cuyos integrantes son los
responsables de administrar el patrimonio de la empresa.
El patrimonio de la CEQ esta conformado por todos los equipos
contemplados en los contratos, y que estén bajo responsabilidad de
los Residentes de Obra.
Es tarea de la CEQ administrar bajo su propia responsabilidad la
obtención de fondos destinados a la reposición y renovación del
parque de equipos mediante las actividades de alquiler para la
ejecución de los contratos.
La CEQ debe buscar el equilibrio en el porcentaje de utilización de
equipos propios y de terceros para la ejecución de las obras.

La CEQ tiene como principal rol garantizar la plena satisfacción de
las obras atendiendo oportunamente sus necesidades de equipos
asegurando lo siguiente:
 La movilización de los equipos en condiciones de funcionamiento
adecuadas y en plazos compatibles con la necesidad de los
contratos.
 Uniformación y adecuación de las unidades, lo que implica su
actualización, reposición y versatilidad.
 Control y minimización de los gastos.
 Utilización sistemática de los equipos de terceros.
 Conservación del valor de reposición del patrimonio.
 Buen mantenimiento de los equipos durante el tiempo de vida útil
que se les ha previsto, al menor costo posible.
 Reemplazo de equipos en el punto optimo de venta.
 Garantizar el cumplimiento de los planes de Mantenimiento de
OBRA.
 El análisis de costos proporcionado por cada Obra.

La organización de la CEQ persigue los siguientes fines:
 Colaborar con los Residentes de Obra, en el control físico y contable
del patrimonio.
 Colaborar en la identificación y capacitación de los recursos
humanos que sean destinados a las áreas de Mantenimiento y
Patrimonio de las obras.
A continuación se enumeran las responsabilidades básicas de los
miembros de la CEQ:
 Apoyar a los Residentes de Obra en el planeamiento de la
movilización de los equipos.
 Proponer a la Jefatura las Inversiones que deben efectuarse basados
en las necesidades de los contratos.

Al inicio de la obra deberá escogerse en coordinación entre la obra y
CEQ, al responsable de los equipos, que estará encargado del
mantenimiento y control de los equipos en obra, el cual a su vez
entrenará a los operadores en las mejores practicas del uso de los
equipos.
a.-Responsable de equipos en obra
b.-Requerimiento de equipos, Mecánicos y Operadores
b.1. Equipos:
b.2. Mecánicos y Operadores:
b.3 Operadores de Maquinaria:
c.-Entrega de Manuales, Sistemas, Histogramas, Documentos y Tarifas
c.1. Manuales:
c.2. Sistemas Informáticos:
c.3. Tarifas:
c.4. Planos:
c.5. Histogramas:

a) Constancia de Aceptación o Rechazo de un Equipo
Toda obra o la CEQ al recibir un equipo, ya sea de obra o de la CEQ,
deberá emitir una Constancia de aceptación o Rechazo a través del
Acta de Recepción de dicho equipo, la misma que deberá contener
las observaciones y el estado del equipo al ser recibido y deberá ser
entregada (con una copia a la CEQ) a mas tardar 15 días después de
llegado el equipo a Obra. De no hacerlo se dará por aceptado dicho
equipo y se asumirá toda la responsabilidad y costo que demande el
equipo para ponerlo operativo.
b) El lugar de la evaluación de los equipos así como los técnicos
encargados, será acordado entre las partes, pudiéndose en algunos
casos subcontratar esta evaluación a un tercero a costo de la parte
interesada.

c) Estado de Entrega de los Equipos
d) Recepción
6.- HISTOGRAMA
a.- Alcance
b.- Contenido del Histograma
c.- Responsabilidades
d.- Procedimientos
Las funciones de actualización de Histogramas son las siguientes:
 d.1. Generación y Actualización de Histogramas
 d.1.1. Generación
 El responsable de generar los histogramas (nuevos), es el encargado
de la oficina principal (CEQ).
 Se deben generar los histogramas, inmediatamente después de
recibido el equipo nuevo, en la recepción se genera la primera Ficha
Técnica del Equipo.
 Cuando el equipo es adquirido directamente por la Obra, Sin la
intervención de la CEQ, la Obra tiene la obligación de generar el

d.1.2. Actualización
El encargado de la oficina central, tiene la misión de actualizar los
Histogramas originales, con documentos que las obras envíen a CEQ
y el Histograma que retorna de Obra.
d.2. Actualización Constante del Histograma
d.3. Movimiento de Histogramas
Los responsables son los siguientes:
d.3.1. Oficina Central (CEQ)
d.3.2. Obra
e) Equipos
Las familias de equipos que deben tener histograma son las
siguientes:
 Automóviles
 Camionetas
 Camiones
 Mezcladoras
 Etc.

7. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
La CEQ garantizará el cumplimiento de las normas de mantenimiento
de los equipos a cargo de las obras..
Los principios que rigen las políticas de mantenimiento de la
empresa son de tipo PREVENTIVO Y PREDICTIVO, ya que son
planificados y ejecutados en un determinado equipo o componente,
antes de su falla o desgaste total, respetando estrictamente todas
las recomendaciones del fabricante del equipo.
La gran importancia del mantenimiento reside en el ahorro
resultante de estas acciones planificadas (disminuyen los costos de
mantenimiento, tanto en repuestos como en mano de obra, se
obtiene una mayor producción, menor tiempo muerto, mayor vida
útil, mejor precio de reventa, etc.)

Para cumplir con esta política es
responsabilidad de la CEQ y del responsable
del patrimonio en obra, elaborar, ejecutar y
controlar los siguientes programas:
◦ Programa de Lubricación (PL)
◦ Programas de Mantenimiento Mecánico
◦ Planes de Mantenimiento Programado

El PMP es un mantenimiento programado que se
efectúa cada 5,000 horas según el tipo de equipo,
esto incluye cambios y/o reparaciones de los
componentes de una maquina, todo esto con la
finalidad de garantizar el funcionamiento en las
próximas 5,000 horas.
Los costos que demande su ejecución pueden
cargarse al Fondo de Mantenimiento Programado.


Las Obras enviaran mensualmente a la CEQ, antes del día 05 del mes
en curso, los informes correspondientes al mes anterior.
Los informes son los siguientes:
 Valorización de equipos.
 Costos de Activos comprados por obra.
 Resumen mensual de horas trabajadas.
 Reporte de operatividad de los equipos.
 Costos de operación.
 Índices de operatividad y consumo.
 Cronograma de Utilización de Equipos. Cronograma de ejecución de
PMP`s.
 Relación de equipos alquilados a terceros.
 Nota: la obra deberá indicar a la CEQ, la compra de activos a fin de
que estos sean incluidos en el activo total de la OCI.

Los equipos comprados por la CEQ se alquilan mediante el sistema general
de CEQ, el cual consigna una Tarifa de Alquiler por hora, la cual esta
relacionada a una cantidad de horas mínimas por mes (cantidad de horas
que deberá pagar en caso de que las horas efectivas de uso sea menor a
esta cantidad) y además se cobra el fondo de PMP.
a.Tarifa
b. Alquiler
c. Reintegro
d. Vigencia de Alquiler
e. Nota de Traslado a la CEQ
f. Alquiler de Equipos Menores y Herramientas

La Obra llevara el control estadístico, de manera obligatoria de los
siguientes temas:
Costos de Operación, costos de Posesión, Índices y horas trabajadas.
Se deberá implementar un sistema que permita llevar
automáticamente estos registros estadísticos, con lo que la
responsabilidad de la Obra, estará en el buen uso de este sistema
así como la verificación de los resultados que se obtengan.
Costos de Operación
Costos de posesión
Índices
Rendimientos

Cuando una obra esta por finalizar, deberá tomar las siguientes
acciones para no tener nada pendiente con la CEQ.:
 Realizar un inventario general.
 Actualizar todos los archivos de los equipos (histograma,
correspondencia, etc.)
 Verificar su situación legal.

La CEQ es la única encargada de la adquisición de activos mayores
de la OCI.
Se denomina “Activo Mayor” a aquel cuyo valor de adquisición sea
mayor al valor de una camioneta (aproximadamente mayor de US$
20,000.00).
Anualmente la CEQ prepara un plan de inversión considerando:
 Necesidades futuras de las obras ya contratadas.
 Los equipos que deben ser reemplazados, ya sea porque están fuera
de la vida útil o por que según análisis ya se encuentran el punto
optimo de venta.
 El mantener le valor patrimonial de la OCI.

Las obras asumirán los costos y la responsabilidad de la
movilización de los equipos. La obra remitente será responsable por
el transporte de la obra hasta el almacén de la OCI y la obra
solicitante lo será desde el almacén a la obra.

1.- Se realiza la inspección del equipo y se prepara para la venta.
2.- Las ventas pueden ser hechas por las siguientes causas:
◦ El equipo ya llegó a su punto optimo de venta.
◦ El equipo es chatarra.
◦ Por estrategia de la OCI.
3.-Toda obra, antes de vender un equipo, debe informar a CEQ para
verificar si se encuentra en el activo.
4.- Se selecciona al comprador.
5.- El interesado revisará el equipo.
6.- Se pactan los precios y políticas de pagos.
7.- Se emite el contrato de compra – venta y se visa por la Jefatura.
8.- La OCI emite la factura.
9.- De ser un equipo de transporte se hará el seguimiento de cambio
de tarjeta de propiedad.

o Se Reciben las guías de remisión y el Acta de Entrega y se verifica la
información del equipo.
o Se prepara el Acta de Recepción.
o Se hace la evaluación del equipo.
o Se emite la constancia de aceptación del equipo al lugar de origen.

Luego de recibidas, de las obras, las valorizaciones de la CEQ, se
procederá a solicitar factura, en el caso de Asociaciones y Obras por
Administración. En el caso de obras a Suma Alzada la valorización
recibida de la obra equivale a la Nota de Traslado que deberá
pagarse por alquileres, la cual preparará la CEQ.
18. CONCILIACIÓN Y COMPENSACIÓN
DE CUENTAS
Mensualmente las obras remitirán a la CEQ sus análisis de las
cuentas por cobrar y cuentas por pagar con el fin de proceder a la
conciliación respectiva.
La persona encargada en la CEQ procederá a revisar los análisis y a
solicitar las correcciones a que hubiera lugar, debiendo estas
realizarse para el siguiente cierre de mes.

Todos los activos debidamente registrados por la CEQ estarán
cubiertos por los seguros que la OCI determine, según sea el caso.
20. ALMACEN CENTRAL DE LA OCI
El Almacén Central de la UNI, deberá estar a cargo de la CEQ,
debiendo dividirse en dos almacenes, el de Equipos y el de
Materiales.
21. SISTEMA DE CONTROL DE EQUIPOS
Se deberá crear un Sistema Informático para facilitar el control y
seguimiento de la gestión de mantenimiento.

ANEXO 1 - FORMATO DE HOJA DE ENTREGA/RECEPCION DE EQUIPOS
ACTA DE ENTREGA/RECEPCION DE EQUIPO
EQUIPO: No :
MARCA: MODELO:
SERIE: UBICACIÓN:
HOROMETRO: FECHA:
DESCRIPCION DE COMPONENETES B M R NO OBSERVACIONES
MOTOR
Funcionamiento del motor
Guardas de motor
Turbo alimentador
Etc..
SISTEMA DE ADMISION Y ESCAPE
Presión de restricción de filtro de aire
Filtro de aire primario, último reemplazo
Etc..
SISTEMA DE COMBUSTIBLE
Presión de sistema de combustible
Bomba de Inyección
Etc..
SISTEMA DE LUBRICACION
Filtro de aceite, último reemplazo
Estado del aceite
Etc...
SISTEMA DE ENFRIAMIENTO
Radiador
Ventilador
Etc..
SISTEMA ELECTRICO MOTRIZ
Alternador
Carga de alternador
Etc..
SISTEMA DE TRANSMISION
EMBRAGUE
Bombin de embrague de pedal
Disco de embrague
etc.
CAJA DE CAMBIOS
Caja de cambios
Aceite, estado y ultimo cambio
etc.

El proceso de Ingeniería tiene como fin, identificar las mejores
prácticas para poder presentar un proyecto que signifique ventajas
competitivas tanto para el cliente como para la empresa.
Dentro de las mejores prácticas podemos mencionar:
 Buscar la participación de ingenieros, proyectistas,
expertos/calificados y con visión práctica de la ingeniería durante
las propuestas.
 Seleccionar al proyectista basándose en criterios de calificación con
criterios definidos. Efectuar un chequeo doble. Usar mas de un
experto.
 El ingeniero de obra que participa en la participación de la
propuesta debe necesariamente ejecutar la obra ya que debe tener
bastante participación.
 La inversión en la pre-ingeniería debe considerarse en el
presupuesto de la propuesta.
 Toda propuesta debe tener alternativas.

PLANEAMIENTO DE COMPRASç
Durante la transferencia del presupuesto a obra, se procederá a la
identificación de los principales productos que por su valor total y
frecuencia sean de importancia para la ejecución de la obra, deben
participar de esta labor el Ing. Residente de obra, el Jefe de la
Oficina Técnica, los encargados de presupuestos y los de logística.
El planeamiento de compras, compuesto por la identificación, la
programación (identificación, cantidades, unidades y plazos) y la
estrategia (presupuestos de compras y negociación con
proveedores) resultará en el Plan de Compras, el cual fijara las
pautas y acciones a seguir. Este plan se replanteara en forma
semanal en función de los avances de obra y del cumplimiento del
cronograma.

GESTION DE COMPRAS
El proceso general de gestión de compras de divide en los siguientes
pasos: cotización, autorización de compra, emisión de ordenes de
compra, seguimiento de las compras y retroalimentación al plan de
compras.
Es conocido por todos los miembros de la organización que las
compras son vitales para el desarrollo de las obras y que nuestro
proceso de adquisiciones toma mucho tiempo debido a los plazos
legales que se deben cumplir, por lo que un buen Plan de Compras
al inicio de las obras nos pueden ayudar a llevar a cabo las
ejecuciones sin tener problemas. También es sabido que no se
puede comprar todo al principio, ya sea por liquidez o por
indefiniciones, por lo que el Plan de Compras deberá ser lo mas
detallado posible y deberá ser transferido al área de compras al
inicio de las obras.

IX. SUBCONTRATOS Y CONTRATACIONES
CONTRATACIONES
En el proceso de contrataciones se emite una Orden de Trabajo. En
el caso de contrataciones mayores, ya sea por el monto o por sus
características, estas se deben considerar como subcontratas.
Para el pago del proveedor, el Ing. Residente de obra debe verificar
que se haya realizado el trabajo contratado a plena satisfacción
(calidad, plazo, etc.) antes de proceder al pago.
SUBCONTRATAS
Estas son contrataciones que por su magnitud (monto o volumen) u otras
características requieren de la firma de un contrato (subcontrata). Estas
pueden ser por la prestación de servicios, por el suministro de materiales
y/o equipos o por una combinación de ambas.


COMENTARIOS FINALES
Tal como se menciona en la introducción, estos documentos, el
Manual de Presupuestos y Propuestas y el Manual de Gestión de
Obras, junto con los ya presentados a la Jefatura (Planeamiento
Estratégico, Análisis Interno – Externo y Análisis de la Ofician
Principal) son un primer paso para el ordenamiento final de la OCI –
UNI.
Se espera con la formulación de estos documentos, lograr la
contribución de todos los miembros de la organización a fin de
elaborar los manuales de funcionamiento correspondientes a todas
las áreas de la OCI – UNI y para incluir en los presentes los temas
que falten.
Creemos que en un futuro se deberán incluir en los presentes
manuales políticas de:
 Prevención de Riesgos y Gestión Ambiental.
 Gestión Contractual.

 Tesorería.
 Procesos Administrativos.
 Auditoria de Obra y Control de Calidad.
 Uso de Internet y del Correo Electrónico.
Los Ingenieros de Obra deberán formular sus comentarios a la
brevedad a fin de concluir estos manuales el presente año.
Para que estos manuales funcionen deberá existir el compromiso de
la Jefatura y de todos los miembros de la organización.
Este documento es confidencial y de uso interno de la OCI – UNI, no
deberá ser copiado sin autorización de la Jefatura.

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