Autor: Alejandro Ascuasiati

1. Instituto Tecnológico De Santo Domingo (INTEC)
Alejandro Adyel Ascuasiati Brea
ID 1059272
07/04/2015
Monitoreo del desempeño de
proyectos
Programación, dirección y control de proyectos

2. 1
Contenido
El ciclo de control de proyecto.................................... 2
Factores que impactan el desempeño de los
proyectos ............................................................................... 2
Seguimiento de la calidad, costo y el tiempo ... 2
Seguimiento de la calidad..................................... 3
Seguimiento en el costo del proyecto.............. 3
Seguimiento del tiempo en el proyecto........... 3
Evaluación el estado general del proyecto......... 3
Documentación del desempeño del proyecto ... 3
Retroalimentación........................................................ 4
Lecciones aprendidas.................................................. 4
Bibliografía.............................................................................. 4

3. 2
El ciclo de control de proyecto
La construcción es un proceso dinámico. Ningún
proyecto es igual a otro. No importa cuánto tiempo
se tenga de experiencia, cada trabajo cuenta con
una serie de nuevas circunstancias y desafíos sin
importar que tan buen trabajo se haga durante la
preparación del pre-proyecto.
El gerente de proyecto y el superintendente
deben trabajar juntos para desarrollar el mejor plan,
tratando de anticipar cada obstrucción y dificultad
que pueda impedir el progreso o sabotear una
conclusión del proyecto exitosa. Sin embargo no se
pueden prever todas las contingencias. A pesar de
toda esta planeación, el proyecto debe ser
monitoreado desde el comienzo hasta el final para
asegurar que todos los objetivos de tiempo,
costo y la calidad se cumplan. Todo el proceso
debe ser apropiadamente gestionado a través de un
sistema de control de proyecto que utilice los
planos, especificaciones, estimados y programas.
El control de proyectos requiere un continuo
monitoreo y evaluación del desempeño de todos los
aspectos del trabajo que tiene un impacto en el
costo, el tiempo y la calidad desde el inicio hasta la
entrega de los resultados. A esto se llama Ciclo de
control de proyecto.
El ciclo de control de proyecto inicia con el plan
de proyecto y termina con la evaluación final o
retroalimentación. Este proceso consta de siete
pasos:
Factores que impactan el desempeño de los
proyectos
Controlar el tiempo y el costo de los proyectos
requiere una actitud bien alerta. La habilidad de
anticipar interrupciones en el proyecto es una
característica básica de un gerente de la
construcción exitoso. Sin embargo, aunque el
equipo de proyecto aplique todas las herramientas y
técnicas disponibles, la mayoría de los proyectos
siempre presentaran una contingencia en algún
lugar en el transcurso de su ejecución.
Prácticamente todos los proyectos tendrán
retrasos en el tiempo, sobrecostos, o fallos en la
calidad durante el transcurso de su construcción.
Hay un número de factores que pueden
influenciar en el desempeño de un proyecto de
construcción. Algunos de ellos están fuera de
nuestro control, y otros son resultado de una pobre
gestión o carencia de previsión. Los más comunes
son:
- Condiciones climáticas: el clima es
posiblemente el factor de retraso más común
obvio.
- Calidad de la mano de obra: En las tareas
contratadas se tiene más control sobre la
experticia de los contratados. Sin embargo en
trabajos subcontratados se tiene poco control
sobre este factor. Por tanto se debe ser
cauteloso en este aspecto.
- Calidad de la supervisión: El supervisor es
un delegado con la autoridad para resolver
hasta cierto nivel los problemas que surgen
comúnmente en una obra. Más allá de este
nivel, por supuesto, requiere la atención del
gerente. Un buen supervisor debe reconocer
esta diferencia.
- Secuencia incorrecta de trabajo:
Presiones de diferente índole pueden causar
que el superintendente programe trabajos
fuera de secuencia planificada el cual puede
provocar una falsa expectativa de avance en
un proyecto mientras que en realidad provoca
desorden.
- Ordenes de cambio: las órdenes de cambio
pueden ser uno de los factores causantes de
un mal desempeño de un proyecto. Muchos
superintendentes fallan al olvidar pedir
tiempo extra para esos cambios en el
transcurso del proyecto provocando
alteraciones fatales en el cronograma.
- Obra de construcción sobrepoblada:
Muchas veces cuando se quiere cubrir
diferentes talleres a la vez, queda poco
espacio para el flujo del personal y esto
puede provocar estorbos y atascos.
Seguimiento de la calidad, costo y el tiempo
Estos factores deben ser monitoreados a lo largo
de la duración del proyecto. Cada uno de estos
elementos tiene sus herramientas correspondientes
que podemos utilizar como punto de referencia o
benchmark para darle seguimiento a su desempeño

4. 3
Seguimiento de la calidad
Los planos y las especificaciones son las
herramientas primarias usadas para monitorear la
calidad del proyecto. El propósito fundamental del
proceso de seguimiento de la calidad es verificar
que todos los materiales y la mano de obra cumplan
con los requerimientos y los estándares de calidad
descritas en las especificaciones preparadas por el
diseñador. Existen varios documentos que permiten
llevar control y el seguimiento de la calidad:
- Especificaciones o “Submittals”
- Detalles constructivos “Shop drawings”
- Listas de chequeo o “Check lists”
- Observaciones de campo
- Pruebas y ensayos de campo
Seguimiento en el costo del proyecto
El estimado original usado con propósitos de
licitación se convierte en el presupuesto del
proyecto y establece el punto de referencia desde el
cual los costos del proyecto se monitorean y se le
da el seguimiento requerido. Algunas veces se le
hace ajustes menores al costo total debido a
fluctuaciones de los precios desde el momento en
que se realizó el presupuesto y cuando se inicia el
proyecto. Generalmente el presupuesto contiene la
misma distribución de los costos.
Control de costos
El control de costos consiste en tratar de que
los costos presupuestados coincidan con los reales.
Una práctica común y efectiva consiste una vez que
el presupuesto está confirmado, asignar a cada
actividad en el presupuesto una clave de costo (Cost
code). Esto se utiliza para monitorear y comparar
todos los ítems del trabajo que contribuyen al costo
general del proyecto. Esto incluye materiales, mano
de obra, equipos y subcontratistas.
Tomar acciones correctivas
Muchos de los sobrecostos se dan por situaciones
que escapan de la mano del gerente y por tanto se
toman medidas correctivas para estas situaciones.
Podemos encontrar entre los causantes de
sobrecostos:
- Escalamiento de los precios de
materiales. Los precios de los materiales
pueden variar a través del tiempo entre el
momento en que se hizo el presupuesto y a lo
largo del proyecto provocando así cambios en
los costos totales de las partidas.
- Incrementos en el subcontrato: muchos
subcontratistas mantienen sus precios una
vez que se ha firmado el contrato y el trabajo
ha iniciado, aunque los precios hayan variado
un poco a lo largo de su ejecución. Algunas
veces, el subcontratista no cumple su palabra
con mantener los precios originales por
alguna razón. En estos casos, el contratista
general tiene tres opciones: contactar a otro
de los licitantes para establecer un precio que
se acomode a lo establecido anteriormente,
licitar nuevamente el trabajo o abrir las
puertas para que cualquier subcontratista
haga su oferta.
Seguimiento del tiempo en el proyecto
Monitorear el tiempo en el proyecto es tan
importante como gestionar los costos. Una
mala gestión del tiempo puede causar serias
consecuencias que puede conllevar a retrasos
en la entrega del proyecto lo cual
incrementara los costos finales debido a los
costos indirectos.
Los cronogramas de obra son la
herramienta utilizada para darle seguimiento
al progreso de la obra durante su
construcción. El tiempo de una obra está
determinado por el inicio y el final de las
actividades críticas. La ruta crítica es
indispensable e inviolable para poder
completar el proyecto a tiempo. Si una
actividad de la ruta crítica se atrasa, la
duración general del proyecto se extenderá
provocando un atraso en la fecha de entrega.
Diagrama de red.
Tomar acciones correctivas
Cuando una o más actividades
(especialmente las criticas) quedan fuera del
cronograma, el superintendente debe decidir
qué pasos debe tomar para mitigar los
efectos del retraso inminente. Para esto el
superintendente puede:
o Hacer que el subcontratista trabaje
horas extras
o Incrementar la mano de obra
o Tener dos brigadas distintas trabajando
en dos tandas
- Estas acciones impactan necesariamente en
los costos o la calidad de los resultados.
Aunque entre uno y otro, la calidad debe ser
lo último que se comprometa.
Evaluación el estado general del proyecto
Los gerentes de proyectos usualmente
utilizan una técnica llamada análisis del valor
ganado para determinar el estado general del
proyecto respecto al costo y el cronograma.
Se puede utilizar este método para medir el
desempeño de actividades individuales y del
proyecto completo.
Valor Ganado= % de trabajo completado x
costo presupuestado.
Obtenido esto, podemos calcular la
variación de los gastos respecto al trabajo y
su porcentaje completado.
Variación de costos: valor ganado – gastos
actuales
Con esta información, podemos
determinar si una actividad ha sufrido
sobrecostos o si se encuentra retrasado o
adelantado al cronograma.
Documentación del desempeño del proyecto
El último paso para el control del ciclo de
proyecto es la etapa de documentación.
Durante todo el proceso del control del
proyecto, la información ha sido reunida y
utilizada para revisar el estado y hacer
ajustes y cambios al presupuesto del proyecto
y el cronograma como sea necesario. Una vez
que estos cambios se han hecho se comunica
a los grupos pertinentes y los documentos
actualizados continúan siendo monitoreados,
evaluados y ajustados una y otra vez hasta la
terminación del proyecto.
La documentación del estado en el que el
proyecto se encuentre en cada etapa es una
herramienta poderosa para poder localizar las
debilidades y las fortalezas del proceso de
construcción. Con esto nos permitimos tener

5. 4
una retroalimentación de cada eventualidad y
nos permite tomar medidas para evitar
posibles contingencias en el futuro.
Retroalimentación
En el corazón de todo sistema de control de
proyecto está la información y un buen proceso de
documentación. Una exitosa gestión depende de la
calidad y cantidad de información que hayamos
recopilado en proyectos anteriores que nos ha
permitido construir una experiencia. Los reportes de
retroalimentación se pueden hacer diarios,
semanales o mensuales dependiendo del interés del
gerente. La fuente de información de estos reportes
lo podemos encontrar en:
- Factura de materiales
- Estado de cuentas de los subcontratistas
- Factura de tiempo uso de equipos
- Reportes diarios de campo o bitácora de obra
- Conduces
- Calendario de trabajo
Lecciones aprendidas
La construcción es un proceso muy dinámico el cual
requiere de muchas herramientas y conocimientos
para poder llevar a cabo una satisfactoria ejecución.
Estas herramientas para los distintos tipos de
controles de proyectos se mejoran cada vez más
con el tiempo y permiten ser más precisos en los
controles de costo, calidad y el tiempo.
Para llevar efectivamente estas lecciones para
futuros proyectos se requiere realizar informes post
proyecto, en el que se refleje los gastos totales del
proyecto, el tiempo total de ejecución de cada etapa
y la calidad que cumpla con lo establecido en las
especificaciones del proyecto.
Bibliografía
Jackson, B. (2007). construction management. estados unidos:
Sybex.
Kerzner, H. (2010). project management. Estados unidos.