Gestion documentaria y_calidad_v_6_9_26

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GesDoc-X
sobre
V.A.M.S. . Virtual Application Management Server
by tiXtools ®
Sistema Integrado de
Gestión Documentaria y Calidad
Version 6.09
Copyright Ing. Ernesto Pablo Bauer 2014 - 2016

Software de Gestion Documentaria y Calidad
1) Funcionalidad General:
Realiza la gestión documentaria completa, orientada en particular hacia los sistemas de calidad
ISO 9000 y semejantes, manejando en particular:
• La generación y edición de los documentos y procedimientos
internos.
• El revisionado y actualizacion con control automático de
revisiones.
• La publicación de los documentos en formatos de solo lectura.
• La distribución con confirmación de recepción y lectura con firma
electrónica según CFR21 – parte 11.
• El mantenimiento y actualización de índices de documentos
internos y externos.
• El mantenimiento y actualización de glosarios y tesauros.

1) Funcionalidad General (2):
Además:
• El procesamiento completo de no conformidades, hallazgos y
acciones preventivas, contingentes correctivas y de mejora, desde
la apertura hasta el cierre.
• La gestión analítica de la calidad con ensayos predefinidos,
análisis, determinaciones y protocolos de control.
• La gestión de los procesos de calificación de los proveedores,
tanto en forma autónoma como a través de interfases con el ERP
central (consultar factibilidad técnica)

2) Variedad de Plataformas:
Disponibles varios entornos de implementación y modalidades de licenciamiento:
• Standalone sobre equipos aislados, red local LAN soportando
procesamiento concurrente simultaneo, configuración híbrida con
base de datos remota o instalacion en la nube con acceso por TS.
• Motores de base de datos elegibles entre SQL Server tradicional y
Express, MySQL, MDB Access y otros.
• Comercializacion por alquiler mensual, alquiler con opción a
compra tipo leasing o licenciamiento definitivo tradicional.
• Moderna interfaz de usuario altamente intuitiva facilitando la
rápida puesta en marcha con mínima capacitación.
• Soporte 7 x 24
• Interfases con la mayoría de los ERP’s de plaza (consulte)
• Importacion y exportación directas con Word.

Iniciemos aquí nuestra recorrida
por el sistema …

El escritorio principal del sistema

También disponible como explorador …

Capitulo 1: Gestión Documentaria
• Documentos Internos Controlados (DIC)
(en formato RTF o DOC se editan y actualizan dentro del sistema,
se conservan unicamente en la base de datos, tienen revisionado
automático, se publican y distribuyen en PDF)
• Documentos Internos No Controlados (DIN)
(en cualquier formato (DOC, XLS, BMP, JPG, GIF, etc, se editan y
actualizan dentro o fuera del sistema, se conservan como
archivos independientes, sin revisionado, se publican y
distribuyen en PDF)
• Documentos Externos (DX)
(en cualquier formato (DOC, XLS, BMP, JPG, GIF, etc, se editan y
actualizan fuera del sistema, se conservan como archivos
independientes, simplemente referenciados en la base de datos,
pueden abrirse y visualizarse desde el sistema.)
El sistema maneja 3 tipos de documentos:

Usuarios de la Gestión Documentaria
• Editores
(pueden generar y revisionar documentos controlados y no
controlados asi como publicarlos y distribuirlos con notificación)
• Revisores
(Reciben documentos en formato no editable (PDF) y pueden postear
comentarios, correcciones u observaciones que se comparten
automáticamente a los restantes revisores del documento y al editor.)
• Usuarios Simples
(reciben documentos en formato no editable (pdf) y emiten
notificaciones de recepción y lectura automatizadas por mail. No
requieren licencias de uso)
Para la Gestión Documentaria el sistema maneja 3 categorias
de usuarios:

Gestión Documentaria
Documentos Internos Controlados
• Editor de Documentos
• Importación / Exportación
• Publicación y Distribucion
• Historial de Revisiones
• Indice de Documentos

Editor de Documentos
Todo documentos puede llevar
archivos asociadas en formato
JPG, BMP, GIF, XLS, DOC,
PDF y otros
Los botones permiten aplicar
las principales funciones de
formateo y decoración, en
textos como imágenes

Importador de Documentos en Word

Exportacion y Edicion como Word

Publicacion en PDF

Modalidades de Publicacion
• Generando un PDF simple en la ruta elegida
• Generando un PDF y enviandolo a un
destinatario elegido
Para la publicación por distribuidor:
• Generando un PDF y enviandolo adjunto por mail
• Generando un PDF, subiendolo a la web y
enviando una notificación a los destinatarios
En este caso el distribuidor se arma por los destinatarios individuales o
grupos de destinatarios
Los documentos controlados pueden publicarse:

Distribuidor de Documentos Internos Controlados
El distribuidor permite predefinir
los usuarios destinatarios en
forma nominativa o por grupos

Historial de Revisiones
Las sucesivas revisiones de un
documento se agregan al
historial en orden cronológico
descendente

Indice de Documentos Internos Controlados
Los documentos alimentan el
indice correspondiente con su
número de revisión

Capitulo 2: No Conformidades
• Apertura
• Procesamiento
• Evaluacion de la efectividad
• Cierre
• Listados de Hallazgos y No Conformidades

Hallazgos y No Conformidades

Hallazgos y No Conformidades (2)
El hallazgo queda en proceso
generando sucesivas revisiones
a medida que se van
registrando acciones hasta su
cierre y evaluacion de la
efectividad por el responsable
de la calidad.
El registro de las intervenciones
requiere derechos especificos y
lleva time stamping para su
trazabilidad
Todas las revisiones quedan
accesibles para ulterior
auditoría y control.

Auditorias Internas
Los informes de auditoría siguen un
proceso de planificacion, informe y
revisionado como los hallazgos
Desde el mismo formulario
pueden generarse hallazgos, no
conformidades y mejoras.
Pueden especificarse
documentos Asociados y
Referencias

Capitulo 3: Gestor de Formularios
• Es un módulo OPCIONAL que permite generar
formularios dinámicos en Pantalla,
simplemente dibujándolos, predefiniendo
reglas de aceptación de los valores ingresados
y vínculos con una base de datos.
• Sustituye con ventaja formularios en Excel o
en Access ya que el operador no puede
modificar ni el formato ni las reglas de
aceptación.

Gestor de Formularios – Modo Diseño

Gestor de Formularios – Validación y Grabación

Capitulo 4: Analisis de la Calidad
• Definicion de Ensayos
• Rangos de Aceptacion
• Realizacion de Determinaciones
• Protocolo de Analisis
• Aprobacion y Rechazo

Especificaciones de Ensayos

Relacion de Articulos a Ensayos

Registrar Determinaciones (Ingresar Valores Medidos)

Protocolo de Analisis y Control

Capitulo 5: Evaluacion de
Proveedores
• Parametros de Calidad
• Calificación de Recepciones
• Analisis de Calidad de Recepciones
• Analisis de Cumplimiento

Parametros de Calidad

Calificacion de Recepciones

Listados de Evaluacion de Proveedores

Capitulo 6: Archivos Maestros
• Maestro de Items de Stock
• Equipos de Produccion
• Clientes – Proveedores
• Empleados y Operarios

Maestro de Items de Stock
Todo artículo puede llevar
imágenes asociadas en formato
JPG, BMP, GIF

Fórmulas de Producto

Copia de Fórmulas de Producto

Secuencia de Operaciones

Ficha de Ingeniería
Cada artículo puede llevar varios
archivos asociados en cualquiera de
los formatos usuales, o hipervínculos
a URL’s en la nube, que se abren al
doble-click del mouse.

Clientes y Proveedores

Listados de Archivos Maestros

Requerimientos de HW y SW básico
Los siguientes son los requerimientos generales para GesDoc-X:
1. GesDoc-X funciona en entorno Windows para las funcionalidades
de edición de documentos, gestión de calidad, ensayos y
calificación de proveedores.
2. Los usuarios remotos pueden acceder unicamente a los do-
cumentos publicados a través de su navegador con cualquier SO.
3. En las estaciones de trabajo se rquieren 2 GB de RAM minimo.
Deseable 4 GB RAM.
4. Pueden utilizarse diversos motores de base de datos. GesDoc-X
está validado para:
• Microsoft SQL Server 2008 R2 en adelante (inclus. express)
• MySql, MDB Jet Access, Firebird
5. PDF Creator by PDF-Forge

Implementación
GesDoc-X es de implementación rápida y sencilla en los siguientes pasos:
1. Bajada e instalación del demo desde:
www.tixtools.com.ar/demos/calidad.htm
2. El sistema genera una licencia ‘trial’ vigente por 7 días
3. Instalar y configurar PDF Creator.Los instructivos
correspondientes se suministran con GesDoc-X
4. Definir carpeta en la nube para la publicacion de documentos
compartidos. Configurar rutas de acceso.
5. Definir y cargar usuarios y grupos.
6. Importar documentos pre-existentes desde Word
Suministramos instructivos completos junto con la GPPI TixTools permitiendo la auto-
implementación. Asimismo disponemos de lista de implementadores certificados que pueden
ser libremente contratados. Los standards de consultoría de implementación son de 50 a 150
hs.

Resumen
Muchas gracias por vuestra amable atención !!!
Acabamos de presentar una simple muestra de lo que es el universo de aplicaciones tixtools,
que se complementa con los paquetes prediseñados para:
• Análisis de Costos – Presupuestación analítica
• Programación MRP I y II
• Gestión de Compras Industriales
• Gestión de Proyectos Complejos
• Gestión del Mantenimiento Industrial Preventivo y Correctivo
• CRM para PyMEs
Todos estos como ‘paquetes prearmados’ con mínimos tiempos de implementación, y las
ilimitadas posibilidades de ampliación, complementación y customización ‘en serio’ que
brinda nuestra Arquitectura Conducida por Modelos (MDA)

Resumen II
Somos un equipo profesional con más de 3 décadas de experiencia en diseño, desarrollo,
implementación y mantenimiento de sistemas informáticos y software aplicativo mayormente
para el segmento de medianas y pequeñas empresas industriales
Fruto de nuestra experiencia nace VAMS tiXtools, una plataforma de última generación
basada en Arquitectura Dirigida por Modelos, que permite implementar aplicaciones
orientadas hacia la especificidad de cada organización usuaria a gran velocidad, niveles de
seguridad y costos razonables.
Nuestros sistemas son prediseñados lo que los hace de instalación e implementación
inmediatas como un enlatado. Sin embargo la plataforma VAMS también posibilita
adecuaciones e incluso desarrollos y funcionalidades complementarias en forma rápida,
sencilla y manteniendo la seguridad y coherencia intrínseca de la aplicación propias,
apuntalando con ello las particularidades y ventajas competitivas propias de cada empresa
usuaria.
Siendo que nuestras aplicaciones frecuentemente complementan otras de tipo ERP es que
disponemos de herramientas de implementación y configuración paramétrica de interfases
sincrónicas y asincrónicas con buena parte de los ERP´s de plaza: Bejerman, Tango, Táctica,
SAP Business One, entre otros. Consulte por su caso particular.

TixTools Hoy – Comprometidos con el Networking

Resumen III
Nuestra Trayectoria en números:
• Más de 30 años de experiencia
• Más de 100 implementaciones exitosas
• Más de 1500 usuarios
• Sistemas instalados en Argentina, Nicaragua y Brasil y 8 provincias
argentinas
• Los sistemas implementados gestionan valores de más de U$S 250
Millones al año.
Otra vez gracias, cordial saludo !
Ing Ernesto Pablo Bauer
Profesor Regular Asociado FI-UBA
Jefe de Cátedras de Análisis de Sistemas y Sistemas de
Informacíón Gerencial - I.U.A. Fuerza Aerea Argentina

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