Este documento presenta la teoría archivística para un curso universitario. Explica las diferencias entre un archivo de gestión y una biblioteca especializada. También analiza cómo la archivística juega un papel importante en la normativa legal como el código penal y de comercio al identificar y preservar documentos auténticos. El objetivo es conocer mejor los principios archivísticos y su aplicación en la legislación.

1. Ana Milena Romero Bojaca
Liliana Gámez Arévalo
Ángela Patricia Fuentes Mongui
GRUPO: 12

2. ACTIVIDAD: TEORÍA ARCHIVÍSTICA
PRESENTADO A:
MARÍA NANCY URIBE CUÉLLAR
CÓDIGO: C160204_5
GRUPO: 5
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTANCIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
TEORÍA ARCHIVÍSTICA
2012

3. INTRODUCCIÓN
La archivística nació en el siglo XIX con el nombre de
archivología, como una técnica empírica para el arreglo y
conservación de los archivos. Su campo específico abarca
el desarrollo de la teoría archivística, la legislación que
norma esta práctica, la capacitación y la formación de
asociaciones profesionales. Como ciencia de los archivos
se ocupa de la creación, principios, organización, servicio,
conservación de los mismos. Tiene una visión globalizadora,
pues los documentos como un conjunto estructurado,
procedente de una institución sea esta publica o privada.

4. OBJETIVOS
 Conocer las diferencias entre un archivo de gestión y una
biblioteca especializada.
 Distinguir que es el documento para el código penal y de
comercio
 Saber que papel juega la archivística dentro de estas normas.

5. GESTORIA INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN
SGI Ltda.
Ecopetrol S.A.
Carrera 16 No 43 – 30, Casa Vex (57) (1) 3 38 11 59 / 57 Bogotá-Colombia
sgiconsultas@gmail.com

6. ARCHIVO SGI LTDA
 QUÉ CLASE DE ARCHIVO PERTENECE: archivo de gestión.
 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL:
 Hojas de vida
 Actas de:
 Nominas
 Actas de Cantidades
 Informes administrativos
 Actas Parciales
 Informes técnicos
 Actas de reajustes
 Evaluaciones de desempeño
 Acta de finalización
 Contratos
 Acta de liquidación de
 Otrosí
mutuo acuerdo
 Informes hse  Cartas designación
 Plan hse  Especificaciones técnicas

7. ARCHIVO SGI LTDA
 Condiciones generales de la contratación
 Condiciones especificas de la contratación
 Adicionales
 Mayores cantidades
 Reembolsables
 Pólizas
 Lista de chequeo de las pólizas
 Formato de aprobación hojas de vida
 Términos de referencia
 Acuerdo de precios

8. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: clasificación orgánica.
 TIPOS DE INSTRUMENTOS DE
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:
 SERVICIOS QUE OFRECE:
 FUID (Formato único de  Servicio de consulta
inventario)  Préstamo de expedientes
 Inventario documental  Digitalización
 Listas de chequeo de  Socialización de la información
cada contrato o  Distribución física y digital de los
convenio. documentos.

9. DIFERENCIAS
ARCHIVO SIG LTDA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA AGN
Es un archivo de gestión. Es una biblioteca especializada.
Tipología documental: actas de Tipología documental: entrega de
cantidades ,actas parciales, material bibliográfico, adquisiciones y
informes hse, plan hse, hojas de registros de préstamo de material
vida, nominas, informes bibliográfico.
administrativos, informes técnicos,
actas de reajustes, etc. Su clasificación es orgánica y funcional.
Su clasificación es orgánica. Su instrumento de descripción
documental es el inventario
Los instrumentos de descripción documental.
documental son: fuid, inventario
documental y listas de chequeo
de cada contrato o convenio.

10. CODIGO PENAL
Que es el documento:
Art. 77: …"El término "documento" comprende toda
representación de actos o hechos, con independencia
del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento,
archivo o transmisión."
"Los términos "firma" y "suscripción" comprenden la firma
digital, la creación de una firma digital o firmar
digitalmente."
Los términos "instrumento privado" y "certificado"
comprenden el documento digital firmado digitalmente".

11. CAPÍTULO TERCERO
De la Falsedad en Documentos
Art. 218. - Falsedad material de empleado oficial en documento
público.
Art. 219. - Falsedad ideológica en documento público.
Art. 220. - Falsedad material de particular en documento público.
Art. 221. - Falsedad en documento privado.
Art. 222. - Uso de documento público falso.
Art. 223. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público.
Art. 224. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento
privado.
Art. 225. - Otros documentos. Para efecto de los artículos anteriores se
asimilan a documentos, siempre que puedan servir de prueba, las
expresiones de persona conocida o conocible recogidas por
cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías,
cintas cinematográficas, radiográficas, fono-ópticas, archivos
electromagnéticos y registro técnico impreso.
Art. 226. - Falsedad personal para la obtención de documento público.

12. CÓDIGO DE COMERCIO
LIBRO PRIMERO DE LOS COMERCIANTES Y DE LOS ASUNTOS DE
COMERCIO
TÍTULO I. DE LOS COMERCIANTES
CAPÍTULO II. DEBERES DE LOS COMERCIANTES
ARTÍCULO 19. OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES.
Es obligación de todo comerciante:
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
TÍTULO III. DEL REGISTRO MERCANTIL
ARTÍCULO 40. REGISTRÓ DE DOCUMENTOS NO AUTÉNTICOS NI
RECONOCIDOS.
Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma
naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado
personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva
cámara.

13. TÍTULO VI. DE LA SOCIEDAD ANÓNIMA
CAPÍTULO IV. BALANCES Y DIVIDENDOS
SECCIÓN I. BALANCES GENERALES DE FIN DE EJERCICIO Y ANEXOS
ARTÍCULO 446. PRESENTACIÓN DE BALANCE A LA ASAMBLEA-
DOCUMENTOS ANEXOS.
La junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea,
para su aprobación o improbación, el balance de cada ejercicio,
acompañado de los siguientes documentos:
1) El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del
correspondiente ejercicio social, con especificación de las
apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos
y de amortización de intangibles;
2) Un proyecto de distribución de utilidades repartibles con la
deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la
renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio
gravable;

14. 3) El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad,
que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los que a
continuación se enumeran:
a) Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos gastos de
representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por
concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere
percibido cada uno de los directivos de la sociedad;
b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren
hecho en favor de asesores o gestores vinculados o no a la sociedad mediante contrato
de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante
entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales
tramitaciones;
c) Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que
pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas;
d) Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros;
e) Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en
moneda extranjera, y
f) Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades, nacionales o
extranjeras;

15. 4) Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a
cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea, y
5) El informe escrito del revisor fiscal.
TÍTULO II. DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL
CAPÍTULO I. NUEVAS CREACIONES
SECCIÓN I. PATENTES DE INVENCIÓN
ARTÍCULO 544. DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑAR LA SOLICITUD DE PATENTE.
A la solicitud deberá acompañarse:
1o. El poder o certificación de que se halla protocolizado en la Oficina de Propiedad
Industrial, o una fotocopia del mismo poder, debidamente autenticada;
2o. La comprobación, en su caso, de la existencia o representación de la persona
jurídica solicitante;
3o. La comprobación, en la misma forma prevista para los poderes, de que se ha
dado cumplimiento al parágrafo primero del artículo anterior;
4o. El extracto de la solicitud el cual deberá contener, a lo menos, una reivindicación
que caracterice la invención, y
5o. Los planos, si fuere el caso.

16.  EXPLIQUE DE FORMA BREVE EL ARCHIVISTA QUÉ
PAPEL JUEGA DENTRO DE ESTA NORMA.
El archivista como especialista en documentos, puede identificar los
elementos que los caracterizan como: su soporte, contenido, registro
(tinta, materiales químicos, impulsos magnéticos…), génesis (cómo se
ha hecho el documento), carácter seriado (licencias de obra, actas
de reuniones, correspondencia, registro de nacimientos…),
exclusividad (originales y únicos) si son públicos o privados,
permitiendo su interpretación e identificando su autenticidad o por el
contrario identificando alteraciones en los mismos, ayudándose de
las ciencias auxiliares como la diplomática que estudia la forma y
elaboración de los documentos dentro de sus actividades
administrativas realizadas por personas naturales o jurídicas.
En síntesis podemos decir que el papel de la archivista es muy
importante dentro de los procesos de producción, recepción,
distribución, tramites, organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos puesto que permite mantener la
adecuada utilización, organización y manejo de estos teniendo
presente la normatividad permitiendo que la información sea
siempre clara, veraz y oportuna.

17. CONCLUSIÓN
La archivística comprende la aplicación de los
procesos de clasificación, ordenación, descripción
y conservación, sigue teniendo como referente al
principio de procedencia en sus dos dimensiones:
los fondos y el orden original; como la preservación
del patrimonio documental manteniendo sus
principios de acuerdo con la normas y leyes que se
implementan tanto en archivos públicos como
privados.

18. CIBERGRAFÍA
•CODIGO PENAL
http://penaldosmdq.blogspot.com/2011/03/concepto-penal-de-
documento.html
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2000/le
y_0599_2000_pr002.html#77
CODIGO DE COMERCIO
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo/co
digo_comercio.html#19
http://www.uesp.gov.co/uaesp_jo/images/documentos/normativid
ad/codigodecomercio.pdf