Según, Berrios nos explica de una manera sencilla la importancia de la formación del expediente en el archivo de gestión.

1. 1
Lic. Norman Berríos Silva
Director de Programa Documental I –
DNDAAI
EL EXPEDIENTE PRIMERA AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL

2. OBJETIVOS
1. Conocer los términos
operativos a utilizarse en la
conferencia.
2. Conocer la importancia de la
formación del expediente en el
archivo de gestión.
3. .

3. I PARTE
CONCEPTOS OPERATIVOS A SER
UTILIZADOS EN EL CURSO
Norman Berrìos 3

4. ¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?
“Información contenida en cualquier
soporte y tipo documental,
producida, recibida y conservada por
cualquier organización o persona en
el ejercicio de sus competencias o en
el desarrollo de su actividad” (CIA -
2000)
4

5. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
SOPORTE:SOPORTE: Es la parte material o física (arcilla,Es la parte material o física (arcilla,
madera. pergamino, lienzo, papel, película,madera. pergamino, lienzo, papel, película,
disco, etc.)disco, etc.)
MEDIO:MEDIO: Es el vehículo de la información,Es el vehículo de la información,
utilizado para fijar el contenido (escritura,utilizado para fijar el contenido (escritura,
gráficos, colores, símbolos, notas musicalesgráficos, colores, símbolos, notas musicales
etc.)etc.)
CONTENIDO:CONTENIDO: Es la información el mensajeEs la información el mensaje
(pago de impuestos, proyectos.)(pago de impuestos, proyectos.)

6. .¿Qué es el Tipo documental?
Titulo de
Propiedad
Comprobante
de Pago
Hipoteca
La forma como se
distribuye el contenido
del documento, permite
establecer un diagrama
de él, un formulario.

7. Es la parte menor indivisible de una
serie documental, que puede ser simple o
compuesta.
SIMPLE.- Formado por un tipo
documental cuyo contenido mantiene una
unidad de información: El oficio, la carta, el
informe, la solicitud, el memorando, recibo,
etc.
COMPUESTA.- Formado por dos o
más documentos o tipos documentales que
se sustentan, cuyo contenido mantienen
una unidad de información: El legajo de
personal, el expediente, la historia clínica, etc.
UNIDAD DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL

8. UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO – UNIDADES
DE CONSERVACIÓN
LEGAJO
CAJA DE
ARCHIVO
CD, DVD, USB
CAPETA O FOLDER
DISCO DURO PAQUETE
VOLUMEN
SOBRE

9. UNIDADES DE INSTALACIÓN

10. NUEVA
INFRAESTRUCTURA
DEL ARCHIVO
COLONIAL
COMPACTA O MÓVIL

11. II PARTE
DETERMINACIÓN DE LOS TIPOS
DOCUMENTALES
Norman Berrìos 11

12. TIPOS DOCUMENTALES DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA

13. TIPOS DOC.
(EXPEDIENTES)
Historia Clínica
Legajo de
Personal
Comprobante de
pago
Licitación

14. FUNCION ACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN
DE BIENES Y
SERVICIOS
•Ejecución de compras y
suministros de bienes así
como la prestación de
servicios.
•Almacenamiento y
distribución de los bienes
estableciendo las medidas
de previsión para
mantener la existencia de
materiales de almacén.
•Control permanente de los
bienes y materiales.
•Gestión Administrativa.
Orden de Compra
Orden de servicios.
Póliza de entrada
Póliza de salida
Reporte de inventario
Mensual, semestral, anual
Autorización de salida
Correspondencia.

15. FUNCION ACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL
ADMINISTRAC.
DE RECURSOS
HUMANOS
•Control de
•Asistencia,
permanencia y
puntualidad.
•Evaluación del
comportamiento
laboral.
•Capacitación de
personal.
•Escalafón
T
Reporte de Ingreso y Salida.
Papeleta de Permiso
Registro de Refrigerio
Rol de vacaciones.
Evaluación Semestral, Anual
Programa Semestral de
capacitación.
Programa de Charlas
Legajo de Personal

16. .Fases
de los
Archivos
.Fases
de los
Archivos
ARCHIVO HISTORICO
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO PERIFERICO
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO INTERMEDIO
A
G
N
S
I
A
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
A
R
S

17. Norman Berrìos 17
III PARTE
EL EXPEDIENTE PRIMERA
AGRUPACIÓN DE
DOCUMENTOS

18. •Se forma mediante la
agregación sucesiva de
diferentes tipos
documentales.
•Los documentos se deben
ordenar y foliar
siguiendo la cronología de
los hechos
ElEl
eexpedientexpediente

19. EL EXPEDIENTE INCOMPLETOEL EXPEDIENTE INCOMPLETO

20. CUANDO ESTÁ COMPLETO EL EXPEDIENTECUANDO ESTÁ COMPLETO EL EXPEDIENTE
TENEMOS LA INFORMACIÓN COMPLETATENEMOS LA INFORMACIÓN COMPLETA

21. INTANGIBILIDAD DE LOS EXPEDIENES
1.Existe obligación de mantener la intangibilidad
material de los actuados administrativos es decir de
los expedientes y por extensión a los registros y
archivos sin variar su foliación. No pudiendo
introducirse enmendaduras, alteraciones,
entrelineados ni agregados en los documentos, una
vez que hayan sido firmados por la autoridad
competente.
2. Los documentos ingresados, forman parte de su
acervo documentario, por lo cual no deberán de
salir de la institución, salvo que sea requerido por
alguna entidad que tenga facultad para ello, de
presentarse el caso, la unidad orgánica emisora

22. El documento de apoyo
informativo es recogido para
informar sobre un asunto
concreto nos sirve de apoyo a la
gestión. Éstos documentos no son
documentos de archivo
DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO

23. PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS
ORGANIZACIÓN
N DESCRIPCIÓN SELECCIÓN
CONSERVACIÓN SERVICIO

24. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION DOCUMENTAL
1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Según el cual cada
documento debe
estar en su fondo
de procedencia y
los fondos de una
misma procedencia
no deben mezclarse
con otros.
Relación existente entre
los documentos y las
organizaciones o
personas físicas que los
han producido,
acumulado, conservado
y utilizado en el
desarrollo de su propia
actividad

25. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION DOCUMENTAL
1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Los fondos deben conservar o
recibir la clasificación
correspondiente a las estructuras
administrativas internas del
organismo que los ha creado o a las
actividades desarrolladas por las
personas o entidades.

26. La serie documental,
es el conjunto de
documentos que tienen
características comunes,
el mismo asunto o el
mismo tipo
documental y que por
consiguiente, son
archivados, usados o
eliminados como
unidad.
Personal
Legajos
de
Personal
PEREZ
JUAN
¿Qué es la¿Qué es la
serieserie
documental ?documental ?

27. ADMINISTRACION
ADMI/00
CONTROL INSTITUCIONAL
COIN/00
PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO PLAP /00
ARCHIVO CENTRAL
ARCE/00
IMAGEN INSTITUCIONAL
IMIN/00
TESORERIA
TESO/00
RECURSOS
HUMANOS
CONTABILIDAD
CONT/00
FONDO DOCUMENTAL
SECCION O
ASUNTO
PRICIPAL
SERIES
DOCUM.
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

28. 28
Muchas graciasMuchas gracias
berriosnorman1@hotmail.com
nberrios@agn.gob.pe