INFORME DE AUDITORIA

1. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, C.P.A.
SEDE SANTA ELENA
AUDITORÍA INFORMÁTICA
EXAMEN ESPECIAL AL AREA INFORMATICA DE LA DIRECCION
DISTRITAL 24D02 – LA LIBERTAD – SALINAS - SALUD
INTEGRANTES:
GABRIELA MARIBEL CEDEÑO MUÑOZ
JOSUE ANTONIO SANCHEZ MAYANQUER
NÉSTOR DANIEL TIGRERO MURILLO
CURSO:
OCTAVO SEMESTRE, 204 - D
PROFESOR:
Mgs. BOLIVAR MENDOZA MORAN
SEPTIEMBRE 2016 – FEBRERO 2017

2. EQUIPO DE TRABAJO
RESPONSABLES CARGO
Gabriela Maribel Cedeño Muñoz Coordinador General
Josué Antonio Sánchez Mayanquer Líder del Proyecto
Néstor Daniel Tigrero Murillo Operativo del Proyecto

4. EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS
PARA REALIZAR PAGOSA PROVEEDORES DE LA COMPAÑÍA
EMPREACUA S.A, POR EL PERIODO DEL 01 DE AGOSTO DE
2016 AL 31 DE OCTUBRE DEL 2016.

7. AUDITORES Y FINANCIEROS PROFESIONALES
AUDITORÍA EXTERNA
AFP – CE – AE – 0011 - 2016
COMPAÑÍA EMPREACUA
INFORME GENERAL
Examen especial a los procesos implementados para realizar pagos a
proveedores en la COMPAÑÍA EMPREACUA S.A, por el periodo del 01 de
agosto de 2016 al 31 de octubre del 2016.
Tipo de Examen: EE Periodo Desde: 2016 – 08 – 01 Hasta: 2016 – 10- 31

8. CAPITULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Se ha realizado el presente examen especial a los procesos implementados de
pagos a proveedores de la compañía, cumpliendo con el contrato de trabajo
número 002-AFP-CSAE-2016 que ha sido aceptado el día 31 de octubre de
2016.
Objetivos del examen
El presente examen tiene como finalidad dar a conocer a los clientes
(accionistas), la efectividad y riesgos que presenta el proceso que se ha
auditado, para con ello poder brindar recomendaciones que disminuyan el
riesgo y aumenten la eficiencia de las operaciones.
Alcance del examen
El examen fue realizado a los procesos implementados para el pago a
proveedores de la compañía durante un periodo comprendido entre el 1 de
agosto de 2016 y el 31 de octubre de 2016, verificando a su vez los saldos en
las cuentas de gastos, costos, retenciones en la fuente, módulos cuentas por
pagar y en la cuenta bancos.
Base legal
Debido a la inexistencia documentada de políticas o lineamientos, reglamentos
internos, y normas de control interno, se ha desarrollado el presente examen
especial basándose en las Normas de Control Interno para las Entidades,
Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado
que Dispongan de Recursos Públicos. Recalcando que las normas ya
mencionadas no son de cumplimiento obligatorio sin embargo muestra una
referencia adecuada para evitar errores en los procesos implementados en
cualquier entidad.

9. Estructura orgánica
Los procesos auditados se desarrollan en el departamento administrativo de la
entidad, el cual a su vez comprende el área de contabilidad, atención al cliente
y el de compras.
Servidores relacionados
Trabajadores relacionados
Nombres y Apellidos Cargo N° de Cédula
Periodo de Gestión
Desde Hasta
Roberto Barreno Biólogo 097854965-7 2016 – 08 - 01 2016 – 10 - 31
Dolores Coba
Gerente
General
090603870-8 2016 – 08 – 01 2016 – 10 - 31
María Coba Accionista 091882654-6 2016 – 08 - 01 2016 – 10 - 31
Daniel Tigrero
Asistente
Contable
092766288-2 2016 – 08 - 01 2016 – 10 - 31
JUNTA DE ACCIONISTAS
GERENCIA GENERAL
ADMINISTRACIÓN PRODUCCIÓN BODEGA Y COCINA
CONTABILIDAD
ATENCIÓN AL
CLIENTE
COMPRAS
CAMPO
ESTACIÓN DE
BOMBEO
LABORATORIO
ALIMENTOS
BALANCEADOS
REPUESTOS
MANTENIMIENTO
COCINA

10. CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Separación de funciones en área administrativa
Para el control administrativo y contable la empresa cuenta con una sola
persona ocupando diferentes funciones las cuales comprenden asistente
contable, encargado de compras y asistente financiero, según la gerente de la
compañía se debe a que “la empresa aún no está operando en su totalidad y
que aún no se requiere demás personal administrativo”, sin embargo, el
asistente contable también rindió declaraciones y mencionó: “puedo cumplir
con las funciones que me han asignado, aunque ciertas veces si necesito
ayuda”.
La norma de control interno número 401 menciona los aspectos generales del
ambiente de control en una entidad, el ítem 401-01 se refiere a la separación
de funciones y rotación de labores, el cual está siendo incumplido por la
organización y menciona lo siguiente:
“La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones
de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista
independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o
acciones irregulares.”
El incumplimiento de esta normativa genera un alto riesgo de que la persona
encargada de todas las funciones ya mencionadas cometa errores de tipo
material que puedan perjudicar económicamente a la organización.
Conclusión:
El riesgo de que una persona realice diversas funciones que forman un proceso
es alto ya que al no existir alguien que revise la información que se está
generando causaría que no se den a notar errores o fraudes que se estén
cometiendo, perjudicando operativa y económicamente a la empresa.

11. Recomendación:
Al gerente general.
 Contratar al menos una persona más al que se le asigne al menos una
de las funciones que participan en el proceso del examen que se ha
realizado, ya que garantizará que una persona no controle de principio a
fin dicho proceso y ganando a su vez agilidad en las operaciones.
Al asistente contable.
 Cumplir solo con las funciones o cargo que se establecieron en el
contrato de trabajo con el fin de salvaguardar sus derechos y evitar que
pierda el control de un proceso que le generaría un problema.
 Elaborar actas de autorización para desarrollar procesos que estén fuera
de sus funciones donde se mencione que en caso de errores se exenta
de cualquier sanción administrativa.
Inexistencia de planificación presupuestaria
La compañía no cuenta con una planificación presupuestaria donde se
establezca el presupuesto que tendrá cada rubro de gasto que requiera la
compañía debido a que la administración considera que los gastos que se
incurren son de improviso y que no se tiene una certeza absoluta de cuando se
generará un gasto; sin embargo se pueden evidenciar ciertos rubros fijos como
lo son sueldos y salarios, gastos fiscales, gastos por seguridad social, entre
otros, los cuales si deberían estar considerados dentro de un rubro
presupuestado.
La norma que se está vulnerando es la numero 402-01 que es la
responsabilidad del control, en la cual se menciona lo siguiente:
“Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno presupuestario
para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación
del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y específicos en la
programación de ingresos y gastos para su consecución en la ejecución presupuestaria y
asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los

12. ingresos y gastos estarán debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en
el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria correspondiente.”
Este hallazgo genera que no se tenga disponibilidad de fondos con frecuencia
ya que se realizan diversas compras sin verificar primero los fondos
disponibles. Además, se evidenció que cuando se han realizado pagos
significativos y no ha habido fondos, se tuvieron que realizar depósitos con
fondos aportados por los accionistas.
Conclusión:
La administración considera que no es necesario establecer presupuestos de
gastos que se incurrirán en las operaciones, debido a que simplemente realizan
compras y pagos según se requiera y en el momento que sea, lo que ocasiona
dificultad al momento de realizar pagos sin tener fondos disponibles.
Recomendación:
Al asistente financiero.
 Realizar un análisis histórico de las adquisiciones y bienes que han sido
requeridos en algún momento específico con el fin de realizar un
presupuesto detallado y cercano a la realidad que contribuya al
rendimiento financiero de la entidad.
Al encargado de compras.
 Verificar la disponibilidad de fondos para realizar compras, y respetar el
presupuesto de gastos que se desea implementar.
Control y supervisión de las acciones realizadas por el asistente contable
El control sobre las acciones que realiza el asistente contable son escasamente
supervisadas, esto se debe al poco personal que posee la empresa ya que
cada uno de estos a su vez posee más funciones imposibilitando que puedan
supervisar las acciones de los demás. Además de tener funciones que son
incompatibles, el asistente contable no cuenta con un supervisor que

13. constantemente revise sus tareas lo que aumenta el riesgo de errores o
fraudes en los procesos de pagos a proveedores.
La norma de control interno número 401-03 denominada supervisión hace
mención a lo siguiente:
“Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y
operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y
eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control
interno.”
Lo que da a notar que la gerencia no está enfocándose en asegurar que los
procesos se realicen eficientemente y con el menor riesgo posible, lo que
podría perjudicar los intereses de la entidad.
El efecto del incumplimiento de esta norma es que existe un elevado riesgo e
incertidumbre en la información que se genera por las funciones del asistente
contable ya que solo él conoce los procesos que realiza sin tener a quien
rendirle cuentas de que procedimientos se han utilizado para obtener el
resultado del proceso evaluado.
Conclusión:
La falta de supervisión a las actividades que realiza el asistente contable puede
acarrear problemas silenciosos pero graves que podrían afectar drásticamente
a las operaciones y economía de la entidad. Además, la inexistencia de un
manual de procedimientos causa que el asistente contable realice sus
operaciones sin un orden específico lo que causa ineficiencias y errores.
Recomendación:
Al gerente general
 Exigir reportes diarios de las salidas de efectivo que se realicen en la
entidad, además de revisar sigilosamente toda la documentación de
respaldo presentada y adjuntada para proceder al pago de valores.
 Realizar una auditoría financiera de todos los rubros presentados en el
estado de situación financiera, estado de resultados integral, estado de
flujo de efectivo y estado de cambios en el patrimonio.

14. Adquisiciones con cheques firmados en blanco
Un hallazgo importante encontrado en el presente examen es que se determinó
que para realizar compras de materiales de construcción, se debe acudir al
centro ferretero con un cheque firmado y una retención para en el momento de
la compra realizar el pago.
La empresa utiliza un software denominado S.C.I Sistemas Comerciales
Integrados con el cual registran las facturas de gastos y realizan los
comprobantes de egresos los cuales permiten conocer los montos a pagar y
datos generales de la compra realizada. Sin embargo, el 40% de la muestra dio
a conocer que la facturación y pago se los realiza antes de realizar los registros
contables correspondientes lo que es consecuencia de no tener convenios
comerciales con los proveedores de materiales para la construcción los cuales
exigen el pago al contado.
La normativa que se relaciona con este hallazgo es el numeral 403-08 control
previo al pago, inciso c) en la que menciona lo siguiente:
“Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos
respectivos;”
Esta norma se incumple porque para poder realizar un pago se requiere que
exista toda la documentación soporte, eso incluye comprobantes de compras
(facturas, notas de venta), guías de remisión, comprobantes de retención,
comprobantes de diario y comprobantes de egresos. El incumplimiento de esta
norma causa que exista un alto riesgo de que la persona encargada sustraiga
valores de la cuenta bancaria ya que maneja cheques firmados en blanco.
Conclusión:
Para la compra de materiales de construcción, pagos al IESS, entre otros, los
cheques son firmados en blanco o al portador para que algún trabajador que
acuda al banco pueda realizar las transacciones tranquilamente, sin embargo,
el riesgo de robos es muy elevado ya que se pueden sustraer valores mayores
a los que se deberían pagar causando pérdidas económicas a la empresa.

15. Recomendación:
Al gerente general.
 No firmar cheques en blanco, esto puede ser susceptible a robos y
perdidas de dinero significativas, además, exigir al asistente financiero
que se presente toda la documentación soporte para poder realizar la
firma al cheque.
 Buscar alianzas comerciales con proveedores de materiales de
construcción para que la facturación sea electrónica y poder realizar el
debido proceso para el pago dentro de las instalaciones de la empresa
disminuyendo el riesgo de robos y la incertidumbre.
Al encargado de compras
 Exigir al proveedor una proforma de los productos que se desea adquirir
y presentar ese documento al gerente general para que pueda autorizar
la compra y tenga conocimiento de los valores que se utilizarán en la
compra.
Comprobación de llegada de los bienes adquiridos a las instalaciones de
la compañía
La compañía una vez realizada la compra, contrata los servicios de un
transportista no perteneciente a la empresa, el cual se encarga de llevar los
materiales hasta Chongón, lugar en donde opera la compañía. No existe
comprobación alguna de que todos los materiales adquiridos, lleguen
completamente a las instalaciones debido a que los empleados no se
comunican para dar informe de aquello.
Esto presenta un elevado riesgo pérdidas económicas para la empresa, debido
a que durante el camino se pueden perder bienes y llegar en menor cantidad a
la compañía los cuales pensarán que están completos pero no es así.
La norma de control interno número 406-04 denominada Almacenamiento y
distribución menciona que la compañía debería tener a un empleado
encargado de recibir y administrar todos los bienes que ingresan y salen de las
instalaciones, y con ello menciona lo siguiente:

16. “El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su
conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos
y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución, así como de los
bienes que egresan.”
El incumplimiento de la presente norma tiene como efecto a que exista un alto
riesgo de robos o pérdidas de bienes adquiridos perjudicando económicamente
a la entidad, además retrasa la construcción de las diferentes infraestructuras
que esté realizando la compañía.
Conclusión
La compañía no realiza una comparación física de los bienes que se han
adquirido y reflejan en las facturas de compra, con los bienes que realmente
llegaron a las instalaciones debido a la lejanía geográfica que existe del área
administrativa y del área operativa, generando un alto riesgo de pérdidas o
robos.
Recomendación
Al gerente general
 Contratar a una persona que solo ejerza el cargo de bodeguero el cual
administre y salvaguarde todo el inventario y suministro que se adquiera,
con el fin de tener la certeza que todos los bienes llegan adecuadamente
y que lo que se consume se registre contablemente.
Al asistente contable
 Exigir al proveedor que le proporcione al transportista una guía de
remisión que detalle todos los bienes adquiridos y transportados, el cual
a su vez debe ser entregado al encargado del área operativa o
bodeguero para que realice la respectiva recepción de los bienes.