El resumen describe los resultados de una auditoría interna realizada al Sistema de Gestión Integral de la Institución Universitaria de Envigado. La auditoría evaluó el entendimiento y aplicación del SGI en 17 procesos a través de encuestas a 58 empleados. Se identificaron temas que requieren acciones inmediatas o a corto plazo, así como fortalezas del SGI. El plan de mejoramiento incluye construir planes de mejora por proceso y reforzar temas como servicio no conforme.

1. Institución Universitaria de Envigado
Sistema de Gestión Integral
Resultados Auditoría Amigo
2010-05-24
1

2. Temas
Equipo Auditor.
Auditados.
Procesos auditados.
Gráfico de evaluación del nivel de entendimiento del SGI.
Temas sobre los cuales se requiere implementar acciones
inmediatas.
Temas sobre los cuales se requiere implementar acciones en el
corto plazo.
Temas que representan fortalezas para el SGI.
Gráfico de análisis de entendimiento del SGI por proceso.
Gráfico de entendimiento de la política de la calidad.
Personal a felicitar.
Plan de Mejoramiento.
2

3. Equipo Auditor
 ANGELA MARYED FLOREZ RIOS
 ANA MYRIAM PINTO BLANCO
 ARLEDY ESTELLA URIBE RIOS
 CARLOS ALBERTO MEJIA ALVAREZ
 CARLOS ANDRÉS ACEVEDO MESA
 CARLOS FERNANDO HURTADO OCAMPO
 CLARA MARCELA ARRUBLA MADRIGAL
 CLAUDIA MARIA FRANCO ANGEL
 CRUZ MABILIA SANCHEZ SANCHEZ
 DIANA LUZ MORALES URREGO
 DIANA PILAR JIMENEZ BEDOYA
 GASTON DARIO RODRIGUEZ SANTANA
 GEORGE HERRERA PORTELA
 GLADYS ADRIANA BETANCUR JARAMILLO
 GLADYS YANETH LONDOÑO ARCILA
3

4. Equipo Auditor
 JONIER DE JESUS RENDON PRADO
 JUAN CARLOS RAMIREZ VELASQUEZ
 JUAN GABRIEL VELEZ MANCO
 JULIAN MAURICIO GRANADOS MORALES
 LAURA PILAR HOYOS GUERRERO
 MARIA ISABEL YEPES RESTREPO
 MARÍA LUISA MOLINA PAJON
 NELSON ENRIQUE MONSALVE
 PAOLA ANDREA ESPINOSA LOPEZ
 PAULA ANDREA CAICEDO HERRERA
 RAQUEL MARTINEZ MORALES
 VERONICA URIBE MEJIA
 WILLIAM ALBERTO MONCADA OCAMPO
 ANDRÉS FELIPE BURITICÁ VARGAS
4

5. Auditados
CARLOS ALBERTO PALACIO GÓMEZ
CARLOS MARIO GONZALEZ MACHADO
LUIS ALBERTO NARANJO BERMUDEZ
ALBA ROCIO MONCADA GOMEZ
EDIE ALEXANDRA OSORIO CARVAJAL
EDITH ADRIANA OROZCO RINCON
58 auditados, es
VILMA MERCHAN MORALES decir el 42% del
JESSICA TOBON ARBOLEDA
personal
HENRY RONCANCIO GONZALEZ
OSCAR JULIO LONDOÑO ARANGO
(incluyendo los
LUCIA HELENA ALVAREZ GRAJALES contratistas)
JULY ANDREA CORREA SALAZAR
CESAR JARAMILLO JARAMILLO
FABIO LEON LOPEZ GONZALEZ
EDGAR ALONSO AGUDELO PALACIO
5

6. Auditados
NATALIA ANDREA MESA CADAVID
CARLOS ARTURO VELEZ PATIÑO
SANDRA EDITH TOBON ALZATE
CAMILO ANDRÉS DUQUE MEJÍA
ADRIANA PATRICIA GUTIÉRREZ FRANCO
SILVIA ELENA RIOS VALENCIA
JUAN DAVID MESA LOPERA
LILIANA MARÍA CORAL JARAMILLO
JUAN CAMILO RENDON PELAEZ
ROLANDO AGUDELO ALVAREZ
GABRIEL JAIME RESTREPO GAVIRIA
ANGELICA MARIA GOMEZ
ADRIANA MARÍA BEDOYA YEPES
GLORIA ALEIDA MEJIA URIBE
6

7. Auditados
MARIBEL ARROYAVE GIRALDO
 PAOLA ANDREA BOTERO GARCIA
 ANA MARIA DEOSSA MONTOYA
ADELA DEL SOCORRO GALLEGO ZAPATA
 HUGO LEON ARISTIZABAL CUERVO
 LUZ STELLA MUÑOZ CASAS
 JUAN DANIEL CIFUENTES DIEZ
CARLOS MARIO GIRALDO GARCIA
AIDA MARIA OSSA OROZCO
 GLORIA CRISTINA MONTAÑA VALENCIA
CAROLINA DIAZ CARDONA
 FREDY ALEXANDER CASTAÑO GALLEGO
MARLENE LOPERA MEJIA
 PABLO ANDRES GARCES VASQUEZ
7

8. Auditados
GLORIA MARÍA TABORDA MUNERA
DAVID ALBERTO LONDOÑO VASQUEZ
LUISA FERNANDA RAMÍREZ JARAMILLO
 LINA MARIA MARQUEZ TOBON
GLORIA ASTRID OSORIO RIOS
MILTON RENE SERNA VARELA
ELVIA LUZ GUTIERREZ PATIÑO
 DIANA MILENA CARDONA CEBALLOS
JUAN PAULO VELEZ RUIZ
 GEOVANA ANDREA VALLEJO JIMENEZ
ALVARO RAMIREZ BOTERO
 GUILLERMO LEÓN BETANCUR HINCAPIE
JOHN FERNANDO ZAPATA MESA
 LIBARDO GABRIEL GÓMEZ MACÍAS
 DURLANDY DE JESUS CHAVERRA MUÑOZ
8

9. Procesos Auditados
Direccionamiento Institucional.
Comunicación Institucional.
Admisiones y Registro.
Docencia.
Investigación.
Proyección Social y Extensión.
Servicio de Biblioteca.
Bienestar Universitario.
Gestión Humana.
Adquisición de Bienes y Servicios.
Gestión Documental.
Gestión Jurídica.
Gestión Financiera.
Gestión Tecnológica.
Servicios Generales.
Autoevaluación y Mejoramiento Continuo.
Evaluación Independiente.
9

10. Gráfico
Nivel de Entendimiento del SGI
EVALUACIÓN DEL NIVEL DE ENTENDIMIENTO DEL SGI 2010
6.0
5.0 5.0
5.0 4.6 4.7 4.7 4.6 4.6
4.3 4.3
4.1 4.1 4.0 4.1
3.9
PUNTAJE ASIGNADO
4.0 3.7 3.7
3.6 3.4
3.4
3.0 3.2
3.0 3.0
3.0 2.8 2.8
2.0
1.0
0.0
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
ÍTEM EVALUADO
Nivel de entendimiento promedio
10

11. Temas que
requieren acciones inmediatas
PREGUNTA CALIFICACIÓN
11. ¿Ha participado en la toma de alguna acción
correctiva, preventiva, de mejora o de protección en su 2,8
proceso? ¿En cuál? ¿Muéstreme el registro?
13. ¿Le han informado los indicadores por medio de los
cuales se realizará la medición y seguimiento a los 3,0
procesos en que participa?
17. ¿Dónde se registran los SNC, muéstreme el registro
de uno que haya sucedido? 3,0
23. ¿Cuáles son los controles que se tienen definidos
para garantizar la calidad de los servicios? 2,8
24. ¿Se ha empleado algún instrumento para evaluar el
grado de satisfacción del cliente interno o externo con el 3,0
servicio prestado? ¿Muéstreme los resultados? 11

12. Temas que
requieren acciones a corto plazo
PREGUNTA CALIFICACIÓN
14. ¿En qué proceso participa y qué servicio presta dentro del
3,9
mismo?
15. ¿Sabe usted qué es un servicio no conforme, explíqueme
3,4
en qué consiste?
16. ¿Dígame tres no conformidades en el servicio que usted
3,6
presta que se hayan presentado?
18. ¿Considera usted que los equipos utilizados para la
prestación del servicio se encuentran disponibles para su uso?
3,7
¿Conoce si el equipo esta incluido en un plan de
mantenimiento? ¿Cómo sabe si está calibrado?
19. ¿Sabe cómo acceder a los requisitos legales asociados con
3,7
el servicio? ¿Muéstreme uno?
21. ¿Muéstreme los registros de un servicio? 3,4
22. ¿Cómo puede evidenciar que se cumplió con el tiempo
3,2 12
acordado para la prestación del servicio?

13. Temas que
representan fortalezas
PREGUNTA CALIFICACIÓN
1. ¿Cual es su cargo en la IUE? 4,1
2. ¿Cuáles son sus responsabilidades la IUE? 4,6
¿Ha participado en alguna actividad del sistema de gestión - SG? ¿Cuál? 4,7
3. ¿Le han informado los productos que a la fecha tiene el SGI? ¿Cuáles
4,3
y por qué medio?
5. ¿Que le gusta del SGI? 5,0
6. ¿Qué no le gusta del SGI? 5,0
7. ¿Con qué aspecto de la política de la calidad se identifica más y por
4,1
qué?
8. ¿Para usted que es el Mapa de Procesos? 4,3
13

14. Temas que
representan fortalezas
PREGUNTA CALIFICACIÓN
9. ¿Cuáles son los cuatro tipos de procesos por medio de los cuales se
4,7
estructuró el Mapa de Procesos?
10. ¿Con que proceso del Mapa de Procesos se identifica más y por
4,6
qué?
12. ¿Cuál acción implementada en el SGI le llama más la atención y por
4,8
qué?
20. ¿Conoce usted algún documento en el cuál se describa las formas
4,0
como se hacen las cosas en su proceso? ¿Muéstremelo?
25. ¿Cuales son los valores de la IUE?, ¿cual le llama más la atención?,
4,1
solicitar la descripción de uno de ellos.
14

15. Gráfico de
Entendimiento del SGI por Proceso
ANÁLISIS DEL ENTENDIMIENTO DEL SGI POR PROCESO 2010
5.0 4.7
4.4
4.5 4.1
4.1
3.9 3.9 4.0 4.0 3.9 4.0
4.0 3.7 3.8
3.6
3.5
3.0 2.7
2.5
2.0
1.5
1.0
0.5
0.0 0.0 0.0
0.0
DI CI AR PD PI PE SB BU GH AB GD GJ GF GT SG AM EI
15

16. Gráfico de
Entendimiento de la Política
ANÁLISIS ENTENDIMIENTO DE LA POLÍTICA DE LA CALIDAD 2010
6.0
5.0 5.0 5.0 5.0 5.0 5.0
5.0 4.7
4.3
4.0
4.0 3.7 3.7
3.5
3.0
3.0
2.0
1.0
1.0
0.0 0.0 0.0
0.0
DI CI AR PD PI PE SB BU GH AB GD GJ GF GT SG AM EI
PROCESO EVALUADO
16

17. Personal a felicitar
AUDITADO CALIFICACIÓN
Paola Andrea Botero García 4,60
July Andrea Correa Salazar 4,60
Gabriel Jaime Restrepo Gaviria 4,50
Lina María Márquez Tobón 4,60
Guillermo León Betancur Hincapié 5,00
Camilo Andrés Duque 4,70
Cesar Jaramillo Jaramillo 4,90
David Londoño 4,50
Gloria Cristina Montaño Valencia 4,50
Camilo Andrés Duque 4,70
Juan David Mesa Lopera 4,60
Vilma Merchán Morales 4,60
17

18. Plan de Mejoramiento
Construir los planes de mejoramiento por proceso. (satisfacción del usuario,
indicadores, PQRS, entre otros)
Socializar el plan de mejoramiento de riesgos y el plan de mejoramiento de
la auditoría amigo.
Reforzar el tema de Servicio No Conforme.
Socializar la metodología y resultados de la encuesta de satisfacción del
cliente.
18