La IUE se prepara para la Noche de los Mejores de la Educación

“Mejor Gestión de la Educación Superior Pública 2010”
Ministerio de Educación Nacional
¡Vamos por el Premio
en la Noche de los Mejores!

ITEM A EVALUAR
1. Sistema de gestión de la calidad 5%
2. Gestión documental 5%
3. Responsabilidad de la dirección10%
4. Gestión de recursos 5%
5. Planificación para la prestación del servicio 10%
6. Relación con el cliente 5%
7. Diseño y desarrollo 5%
8. Adquisiciones de bienes y servicios 5%
9. Producción y prestación del servicio 15%
10. Control de los equipos de seguimiento y medición 5%
11. Seguimiento y medición 10%
12. Control del servicio no conforme en educación 10%
13. Análisis de datos 5%
14. Mejora 5%

ITEM SE EVIDENCIA EN: PROCESO
1. La Institución ha identificado los procesos que le permiten
cumplir su misión (estratégicos, apoyo, control, académicos,
financieros y de gestión a la comunidad)
Mapa de procesos
Direccionamiento
Institucional
2. Los procesos identificados permiten la determinación de la
secuencia y la interacción de los mismos de forma clara y sencilla.
Mapa de Procesos y
Caracterizaciones
Direccionamiento
Institucional,
En cada proceso
3. La institución ha establecido criterios y métodos para
garantizar la eficiencia y eficacia de los procesos identificados en
su control y operación.
Se tienen Procedimientos,
Fichas técnicas de servicios,
Manuales
En cada proceso
4. Hay disponibilidad de información y recursos para apoyar la
operación y el seguimiento de estos procesos.
Caracterizaciones En cada proceso
5. La institución ha realizado el seguimiento, la medición
cuando es aplicable y el análisis de los procesos.
Se tienen definidos
Indicadores por procesos, en
los que se indican la
frecuencia mínima de
revisión y análisis.
Direccionamiento
Institucional
En la carpeta registro
de cada proceso
6. Se han definido las acciones necesarias para alcanzar lo
planificado y la mejora continua de los procesos identificados.
Se tiene el plan de desarrollo,
el POA, Planes de
mejoramiento
En cada Proceso
2.2.1 Sistema de gestión de la calidad

2.2.1 Sistema de Gestión de la Calidad
7. La Institución gestiona los riesgos identificados, ha
evaluado los controles propuestos y ha actualizado los
riesgos que pueden afectar la satisfacción del cliente o el
logro de los objetivos.
Se tiene el mapa de riesgos por
Proceso
En la Carpeta registros de
Direccionamiento
Institucional.
8. La institución ha realizado el análisis cuantitativo de
los riesgos y esta información hace parte de la planeación
estratégica y financiera de la institución.
Se tiene cuantificado de acuerdo a
su prioridad con la metodología
del AMEF (Análisis a modo de
efecto y falla).
En la Carpeta registros de
Direccionamiento
Institucional.
9. La Institución ha identificado los controles dentro del
SGC para asegurar que los procesos que afectan la
conformidad del servicio y que ha optado por entregar a
terceros estén controlados.
Sí. Se realiza por medio de la
Interventoría, para lo cual se tiene
el manual de Interventoría.
Proceso Adquisición de
Bienes y Servicios
10. Los controles establecidos para los procesos
contratados con terceros permiten evaluar si éstos dan
cumplimiento a las disposiciones legales vigentes y de los
requisitos especificados por la institución.
Sí. Se evidencia en los
seguimientos e Informes de
Interventoría.
En la carpeta de cada
contrato

2.2.3 Responsabilidad de la dirección
1. La Dirección de la institución ha establecido
mecanismos y estrategias de comunicación y
participación para la divulgación de la importancia de
cumplir con los requisitos de los clientes, así como los
legales y reglamentarios.
Comunicados Institucionales Virtuales; Portal
Web www.iue.edu.co; Redes Sociales Web 2.0
(facebook, twitter, blogs, entre otros); Sistema de
Carteleras Institucionales; Sistema de Pantallas
Informativas; Sistema de Audio Informativo
(mensajes informativos por el altavoz IUE); Pauta
Publicitaria e Informativa en Radio, Prensa,
Televisión e Internet; Piezas Publicitarias y
Promocionales; Centro de Información y
Recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y
Sugerencias / PQRS
Comunicación
Institucional
Evaluación y
Mejoramiento
Continuo
2. La Dirección ha identificado las necesidades y
expectativas de los clientes y partes interesadas en su
área de influencia.
En la Caracterización de cada proceso
En cada
Proceso
3. La identificación de los requisitos y expectativas de
las partes interesadas de la institución incluye: Clientes y
Usuarios, Funcionarios de la Institución, Dueños e
Inversionistas, Proveedores, La sociedad, la Comunidad y
el sector productivo
En las caracterizaciones, procedimientos.
En cada
Proceso
4. La política de calidad es coherente con el
direccionamiento estratégico (Misión, Visión, Valores), los
principios institucionales, y con el servicio de acuerdo con
su proyecto educativo institucional.
Sí.
Direccionamiento
Institucional

5. La política de calidad es consistente con las demás
políticas de la institución, la reglamentación
gubernamental. Así mismo cuenta con un enfoque hacia
la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión
de Calidad y la satisfacción de los clientes por medio del
cumplimiento de los requisitos y la mejora continua.
Sí.
Direccionamiento
Institucional
6. La dirección de la institución asegura que la política
de calidad sea implementada, entendida y mantenida por
todos los actores de la comunidad educativa, incluidos los
directivos, docentes, personal administrativo y de
servicios, independiente de la vinculación y tiempo de
dedicación.
Sí. Se realiza divulgación por diferentes
medios institucionales (Portal Web,
Correo Electrónico Interno, CRM, Blog,
Trípticos, Placas, Cartelera Virtual, entre
otros.
Direccionamiento
Institucional
Evaluación y
Mejoramiento
Continuo
Comunicación
Institucional
7. La política de calidad ha sido revisada
periódicamente para verificar su adecuación a la
actualidad de la institución.
Se revisa periódicamente en la "Revisión
por la Dirección"
Direccionamiento
Institucional
8. Los objetivos de calidad son coherentes con la
política de calidad y están orientados a la mejora
continua del SGC.
Sí. Ver "Despliegue de los objetivos de la
calidad"
Direccionamiento
Institucional
9. Los objetivos de calidad cuentan con metas, plazos,
responsables y acciones concretas para garantizar el logro
de los mismos.
Sí. Ver "Despliegue de los objetivos de la
calidad"
Direccionamiento
Institucional

10. Dentro de los objetivos de calidad se han incluido
objetivos enfocados al proceso de enseñanza y
aprendizaje de los estudiantes, los servicios
complementarios y de apoyo a la labor pedagógica.
Si. Ver "Despliegue de los objetivos de la
calidad"
Direccionamiento
Institucional
11. La Dirección de la institución asegura que los
objetivos de calidad se comuniquen a todo el personal de
tal manera que éstos puedan contribuir a su logro.
Sí, se tienen diferentes medios de
comunicación: carteleras, boletines
electrónicos, carteleras virtuales, Blog,
entre otros.
Mejoramiento
Continuo
12. Los objetivos de calidad han sido revisados y
actualizados de acuerdo con su política de calidad y con la
actualidad de la institución.
Si: en la revisión por la dirección
"Informe de la Revisión por la Dirección",
Resolucion 1410 de 2010
Direccionamiento
Institucional
13. Se han establecido directrices por parte de la
dirección de la institución con el fin de mantener la
integridad del SGC cuando se planifiquen e implementen
cambios en éste.
Si: se tiene definidas las
responsabilidades por resoluciones No.
991 de 2009 y 1410 de 2010
14. La alta dirección de la institución ha definido la
responsabilidad y autoridad dentro del SGC que permita
la contribución al logro de los objetivos.
Sí. Se tiene definidas las
responsabilidades por acto
administrativo. No. 991 de 2009 y 1410
de 2010
Direccionamiento
Institucional
Mejoramiento
Continuo

16. La alta dirección asegura que las responsabilidades y
autoridades definidas son comunicadas al interior de la
institución y las partes interesadas.
Sí. En los manuales de funciones,
Resolución 1410 de 2010
Gestión Humana
17. El representante de la Dirección de la Institución
hace parte de la Dirección, se ha notificado oficialmente y
es reconocido dentro de la institución.
Sí. En la Resolución No. 991 de 2009 y
1410 de 2010
Direccionamiento
Institucional
18. El representante de la Dirección es el responsable y
tiene la autoridad para asegurar que se establezcan,
implementen y se mantengan los procesos necesarios
para el sistema de gestión de la calidad.
Sí. Se tiene definida la autoridad por acto
administrativo
Direccionamiento
Institucional
tiene la autoridad para informar a la dirección sobre el
desempeño del sistema de gestión de la calidad y de
cualquier necesidad de mejora.
administrativo
Direccionamiento
Institucional
tiene la autoridad para asegurar que se promueva la toma
de conciencia de los requisitos de los clientes en todos los
niveles de la organización.
administrativo
Direccionamiento
Institucional

21. Se han establecido procesos de comunicación
apropiados al interior de la organización considerando la
eficacia del sistema de gestión de la calidad.
Sí. El proceso de Comunicación
Institucional tiene definido
procedimientos y canales de
comunicación.
al interior de cada proceso se tiene
procedimientos en los cuales se definen
los canales de comunicación.
Comunicación
Institucional
22. Los canales de Comunicación internos permiten una
comunicación oportuna y precisa de los distintos
beneficiarios.
Sí. Se han realizado evaluación sobre los
canales de comunicación institucional.
Comunicación
Institucional
23. Dentro de las actividades de comunicación interna se
incluye los resultados de la medición de los objetivos de
calidad, la autoridad y responsabilidad definidos, la
difusión de la política y objetivos de calidad, los requisitos
y expectativas de los clientes y partes interesadas, entre
otros.
Sí. Se hace publicación por boletines, tips
electrónicos, pantallas ubicadas en
diferentes sitios de la institución
Comunicación
Institucional
24. La alta dirección de la Institución ha llevado a cabo la
revisión periódica para verificar la conveniencia,
adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del SGC.
Sí. Se realizó la primera revisión en el
mes de julio de 2010 (Informe de la
Revisión por la Dirección).
Direccionamiento
Institucional

25. Dentro de la revisión por la dirección se incluyen la
evaluación institucional, propuestas de cambio y planes
de mejora, análisis de cambio del entorno y de los
riesgos, así como la política y objetivos de la calidad.
Sí. Ver informe de la Revisión por la
Dirección
Direccionamiento
Institucional
26. Como información de entrada de la revisión por la
dirección adicional a lo establecido en la norma se
incluyen entre otros: los resultados de aprendizaje de los
estudiantes por medio de evaluaciones internas o
externas, información relativa con la deserción,
repitencia, retención, las evaluaciones institucionales
internas, los estudios comparativos con otras
instituciones, el grado de cumplimiento del perfil del
egresado, información de los egresados, resultados de las
auditorías interna y externas, informes de la contraloría y
del Índice de transparencia nacional (cuando aplique).
Dirección
Direccionamiento
Institucional
27. Los resultados de cada revisión incluyen decisiones
sobre la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la
calidad y sus procesos.
Dirección
Direccionamiento
Institucional
sobre la mejora del producto con relación a los requisitos
del cliente.
SÍ. Ver informe de la Revisión por la
Dirección
Direccionamiento
Institucional

sobre las necesidades de recursos.
Dirección
Direccionamiento
Institucional
30. Los resultados de cada revisión incluyen medidas
que controlen los riesgos relacionados con la prestación
de los servicios y el sistema de gestión de calidad.
Dirección
Direccionamiento
Institucional

2.2.4 Gestión de recursos
1. La institución ha establecido mecanismos para
identificar, adquirir y disponer de los recursos necesarios
para la realización de los procesos identificados, así como
incrementar la satisfacción de los clientes.
SÍ. se tienen manuales,
procedimientos, fichas de servicios
Direccionamiento
Institucional,
Gestión Tecnológica,
Gestión Financiera
Adquisición de B y S,
Gestión Humana.
2. La institución verifica continuamente que el personal
que desempeña los diferentes cargos son competentes de
acuerdo con los requisitos de educación, formación,
habilidades y experiencia apropiadas, de acuerdo con el
carácter del cargo (docente, administrativo, directivo, entre
otros) y los requisitos definidos en el marco legal.
SÍ. Si se tiene definido procedimiento
de selección de personal,
Se realiza evaluación de
desempeño/Acuerdos de gestión al
personal
Gestión Humana
3. Se han establecido procesos para la gestión del talento
humano con el fin de mantener y mejorar las competencias
del personal de la institución.
SÍ. se tiene definido el
procedimiento para el plan de
formación y capacitación
Gestión Humana
4. Se han determinado mecanismos para el
establecimiento de las competencias necesarias para el
personal que realiza trabajos que afectan la calidad del
servicio.
SÍ. Si cada programa define el perfil
del personal docente de acuerdo a
las asignaturas y en el manual de
funciones.
El personal administrativo los
criterios están de finidos en los
manuales de funciones.
Gestión Humana
Proceso de Docencia

5. Se han establecido acciones para la selección,
inducción, re-inducción y evaluación del desempeño del
personal de la institución.
SÍ. Se tiene definido el
procedimiento para la Inducción y
reinducción del personal.
Gestión Humana
6. Se proporciona la formación o se toman otras acciones
para lograr la competencia necesaria cuando así se
requiere.
SÍ. el personal puede solicitar
formación de acuerdo a su área
de desempeño y previa
sustentación de la necesidad
Gestión Humana
7. Se evalúan las acciones tomadas, en términos del
impacto en la eficacia, eficiencia o efectividad del sistema
de gestión de la calidad de la institución.
Se verifica un tiempo después con
la Evaluación de la transferencia
de lo aprendido en el trabajo
diario"
Gestión Humana
8. Se concientiza al personal de la institución de la
pertinencia e importancia de sus actividades y cómo ellos
contribuyen a la consecución de los objetivos de calidad.
Si: En la Inducción y Reinducción,
y constante mente por medio de
comunicados
Gestión Humana
9. Se tienen registros de la educación, formación,
habilidades y experiencia del personal de la institución.
SÍ. ver hojas de vida Gestión Humana
10. Se ha determinado y se mantiene la infraestructura
necesaria para el funcionamiento normal de los procesos
incluidos en el SGC, así como para lograr la conformidad
del servicio.
Si: Si ver plan de desarrollo,
Planes de mejoramiento,
adquisición de infraestructura
física reciente,
Adquisición de B y S

11. La infraestructura incluye aulas corrientes, aulas
especializadas, laboratorios, bibliotecas, espacios para la
recreación y el deporte, oficinas y espacios para la atención
de los clientes, recursos didácticos y tecnológicos para la
enseñanza, servicios asociados (comunicaciones,
transporte, vigilancia, cafeterías, restaurantes, salud y
otros), equipos hardware y software, servicios públicos y
planes de contingencia para estos; que se requieren para
lograr la conformidad de los requisitos del servicio.
SÍ. Se verifica en el sitio
Servicios Generales
Gestión Tecnológica
12. Se hace mantenimiento con enfoque preventivo a la
infraestructura para lograr la conformidad con los
requisitos del servicio.
SÍ. ver plan de mantenimiento Servicios Generales
13. Se identifican las condiciones del ambiente de trabajo
necesarias para lograr la conformidad con los requisitos del
producto y/o servicio
SÍ. están definidas en las
caracterizaciones y por
normatividad
En cada proceso
14. Se gestionan las condiciones del ambiente de trabajo
necesarias para lograr la conformidad con los requisitos del
producto y/o servicio
SÍ. Se tiene en cuenta en el Plan
de desarrollen, el plan de
mantenimiento de
Infraestructura,
Direccionamiento
Institucional
Servicios Generales
Gestión Humana
15. La identificación y gestión del ambiente de trabajo
contempla aspectos relacionados con la seguridad de los
estudiantes
SÍ. Mantenimiento de la
Infraestructura
Servicios Generales

2.2.5 Planificación para la prestación del servicio
1. Están planificados los procesos necesarios para la
realización del producto o la prestación del servicio
(procesos misionales)
Sí. Plan de desarrollo, Plan
estratégico del proceso, POA,
En cada proceso
Misional
2. Los procesos misionales se desarrollan de acuerdo con
lo planificado.
Si. En el seguimineto a lo indicado en
el numeral anterior
En cada proceso
Misional
3. La planificación de estos procesos es consistente con
los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión
de la calidad (4.1)
SÍ. se tiene en cuenta la interacción
entre procesos. Ver la caracterización
En cada Proceso
4. La institución ha determinado los objetivos de calidad
para la prestación del servicio.
SÍ. Ver el "Despliegue de los
Objetivos de la Calidad"
Direccionamiento
Institucional
5. La institución ha determinado procesos
documentados y proporciona recursos específicos la
prestación del servicio.
SÍ. se tiene manuales,
procedimientos y/o fichas de servicio
de acuerdo al proceso
En cada Proceso
Misional
6. La institución ha determinado las actividades de
verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayos
específicos para la prestación del servicio y los criterios
para su aceptación.
SÍ. Se verifican al final de la
prestación del servicio por la
institución, y una vez egresados se
realiza seguimiento y validación de
los egresados en el ambiente laboral
por parte de la oficina de egresados.
Proceso de Docencia
Autoevaluación y
Mejoramiento
(Acreditación).
Proyección Social y
Extensión

2.2.5 Planificación para la prestación del servicio
7. La institución ha determinado los registros necesarios
para evidenciar que los procesos misionales y el servicio
cumplen con los requisitos.
SÍ. Se tiene procedimientos
documentados en los cuales se
referencian los registros necesarios
Los Procesos
Misionales.
8. La planificación de la prestación del servicio se ha
realizado para cada uno de los programas que presta la
institución.
SÍ. Se tiene los PEP, las cartas
descriptivas
Proceso de Docencia

2.2.6 Relación con el cliente
1. La institución ha identificado las necesidades y
expectativas de los clientes y partes interesadas y las ha
transformado en requisitos, características o condiciones a
cumplir.
SÍ. los programas de educación
planificados de acuerdo a las
necesidades del entorno.
(teniendo en cuenta el Diseño y
desarrollo de los programas)
Proceso de docencia
2. Dentro de la identificación de los requisitos se han
tenido en cuenta: los requisitos legales y reglamentarios,
los especificados por el cliente, los implícitos y los de la
institución.
SÍ. Se tiene en cuenta en el
diseño y desarrollo de cada
programa.
Proceso de docencia y
Proceso de Proyección
Social y Extensión
3. La institución asegura la confirmación de la
aceptación de los requisitos y condiciones para la
prestación de los servicios educativos antes de suscribir la
matrícula.
SÍ. Admisiones y Registro
4. La institución asegura el conocimiento del manual de
convivencia y/o reglamento estudiantil al momento de la
matrícula y posterior a esta.
SÍ. Divulgación por diferentes
medios.
Proceso de Docencia
5. El manual de convivencia y/o reglamento estudiantil
incluye aspectos que regulen la convivencia en el
establecimiento, derechos y deberes dentro de la
institución y la descripción de los procedimientos a
realizar.
Sí. Ver reglamento acuerdo del
Consejo directivo de 2002
Direccionamiento
Institucional
Proceso de Docencia y
Admisiones y Registro

6. La institución tiene establecidas las actividades para
asegurarse de informar cualquier cambio que se origine
en las condiciones pactadas para la prestación del servicio,
a los afectados y que éstos son consientes de las
consecuencias de dichos cambios.
Si: se tiene definidos
procedimientos para la toma
de acciones correctivas,
preventivas de mejora y
control del servicio no
conforme. Cualquier cambio se
le informa al usuario antes de la
Matrícula mediante acuerdo
7. La institución ha establecido criterios y métodos para
asegurar que los cambios en los requisitos sean
identificados oportunamente.
SÍ. se tiene definidos
procedimientos para la toma de
acciones correctivas,
preventivas de mejora y
control del servicio no
conforme
Proceso de Docencia
8. Se han determinado e implementado disposiciones
eficaces para la información sobre los servicios de
educación que se ofrecen en la institución educativa.
SÍ. Se tiene el Profesional
Universitario de Mercadeo para
difusión de los diferentes
programas ofrecidos por la IUE ,
página Web.
Comunicación Institucional

eficaces que permitan la recepción, análisis y respuesta a
las consultas, quejas, reclamos, solicitudes y sugerencias
presentadas por los clientes y las partes interesadas. Estas
disposiciones permiten que los usuarios puedan reportar
sus inquietudes y consultarlas vía internet o a través de una
línea gratuita. La entidad genera informes periódicos con
estadísticas y evidencia del tiempo de respuesta
SÍ. Se tiene un aplicativo para la
recepción de PQRS y el Centro de
Atención al Usuario
Comunicación
Institucional
para la participación de la comunidad cuando esto es
aplicable.
SÍ. se tiene Centro de Atención al
Usuario, la página Web donde el
usuario puede interactuar con la
IUE en cualquier momento.
Comunicación
Institucional
11. La institución mantiene actualizada su página web con
información relevante como datos de contacto, directorio
institucional, normatividad, organigrama, calendario de
admisiones, calendario de grados, programas, currículos
por programa y próximos evento institucionales.
SÍ. Ver página WEB
Todos los procesos
12. La institución ha sistematizado y permite a sus
usuarios realizar los siguientes trámites vía internet:
inscripción, matricula, registro de notas, y consulta de
calificaciones.
SÍ. se tiene el sistema para realizar
estas actividades

13. La institución ha implementado estrategias que
permiten hacer seguimiento a sus egresados sobre el tipo
de vinculación, tiempo de enganche y salarios. Y mantiene
un contacto permanente con sus egresados.
SÍ. se tiene la Oficina del
Egresado que es quien realiza el
seguimiento
Extensión
14. La división de Bienestar Universitario ha
implementado estrategias de retención estudiantil, tales
como tutorías, asesorías y acompañamiento permanente
al estudiante, con el fin de mejorar su rendimiento
académico.
SÍ. Se tiene le laboratorio de
matemáticas, Atención
Psicológica, Monitorias, entre
otras.
Bienestar Universitario
15. Existe un programa de inducción dirigido a los
estudiantes de primer semestre (primíparos), en el cual se
le presentan la estructura y servicios que presta la
institución.
SÍ. Admisiones y Registro
16. Se propician espacios de integración entre los
estamentos de la comunidad académica, a través del
deporte y eventos culturales
SÍ. Plan Estratégico de BU Bienestar Universitario
17. Los estudiantes tienen acceso a bibliotecas virtuales
especializadas, adquiridas por la institución o a redes
interinstitucionales de la región.
SÍ. Si la biblioteca esta suscrita a
diferentes bases de datos de
acuerdo al programa
Servicios de Biblioteca

2.2.7 Diseño y desarrollo
1. La institución tiene establecidos directrices para planificar y
controlar el diseño y desarrollo de los programas, así como de
servicios complementarios y de apoyo.
SÍ. Los programas de pregrado se
diseñan de acuerdo Decreto 1295
de 2010, para los programas de
educación continuada se tiene el
procedimiento
Proceso de
Docencia
Proyección Social
y Extensión
2. La institución estableció las etapas del diseño y desarrollo de
los programas de educación, así como las responsabilidades de las
actividades a desarrollar y la relación entre los grupos de interés.
SÍ. se tiene definido el
procedimiento para el diseño de
programas
Proceso de
Docencia
Proyección Social
y Extensión
3. La institución ha planificado la revisión periódica de su plan
educativo institucional o su equivalente, de los planes de estudio y
currículos establecidos.
SÍ. Cada año se realiza (Actas)
Proceso de
Docencia

2.2.7 Diseño y desarrollo
4. La institución ha identificado y registra las fuentes necesarias
que aporten información de entrada necesaria para el diseño y
desarrollo de sus programas, planes de estudio, servicios
complementarios y de apoyo.
SÍ. Se identifican en el
procedimiento.
Proceso de
Docencia
Proyección Social
y Extensión
5. La institución asegura que los resultados del diseño y
desarrollo proporcionan la información con todos los detalles
necesarios que permitan definir claramente el producto a
entregar.
procedimiento.
Proceso de
Docencia
Proyección Social
y Extensión
6. Se han identificado e implementado directrices para la
revisión, verificación y validación de los resultados del diseño y
desarrollo, así como la definición de los registros necesarios que
evidencien la ejecución de las tres actividades.
procedimiento.
Proceso de
Docencia
Proyección Social
y Extensión

2.2.8 Adquisiciones de bienes y servicios
1. Se han establecido los productos y/o servicios críticos
que tienen impacto en la prestación del servicio o en el
servicio final.
No existe un documento en el cual se
identifiquen
Adquisición de Bienes
y Servicios
2. Se han definido e implementado controles para los
proveedores y para los productos identificados en el
numeral anterior.
Si: Se realiza la Interventoría de los
proveedores y producto/servicios de
acuerdo al Manual de Interventoría.
y Servicios
3. Se ha definido un estatuto de contratación que
establece los criterios que garantiza la selección y
evaluación objetiva de los proveedores.
Si: se tiene el manual de contratación
y Servicios
4. La información de las compras se documenta con el
fin de evitar errores de interpretación y garantiza que se
describan las características de los productos o servicios a
comprar antes de informar al proveedor.
Si: en la etapa precontractual se realizan
los estudios previos donde se especifica
el bien/producto/servicio a adquirir
y Servicios
5. Se cuenta con un método para la revisión de las
órdenes de compras antes de emitirlas al proveedor y se
deja evidencia de dicha revisión.
Se tiene el método pero no esta
documentado
y Servicios
6. Se cuenta con un método para la verificación de los
productos comprados que garantice que éstos cumplen
los requisitos de compra especificados.
Se tiene el método pero no esta
documentado
y Servicios

2.2.8 Adquisiciones de bienes y servicios
7. Los resultados de las verificaciones de los productos
comprados son utilizados para la evaluación posterior del
desempeño del proveedor.
Si. Se hace seguimiento en los informes
de Interventoría los cuales son tenidos
en cuenta para próximas
contrataciones.
y Servicios
8. Se han establecido acciones eficaces y eficientes para
el desarrollo de proveedores o aliados del negocio con el
fin de mejorar las actividades de compras.
Si:
9. Existe un plan de compras adoptado por la
Organización.
Si: Ver plan de compras
y Servicios
10. Los proveedores se encuentran debidamente
inscritos en el registro de proponentes.
Si: Verificar en la Web
y Servicios
11. Los bienes o servicios se encuentran debidamente
inscritos en el CUBS (Catálogo único de bienes y
servicios).
y Servicios
12. El Proceso contractual se encuentra publicado en el
sistema de información para la contratación estatal SICE.
y Servicios
13. El proceso contractual se reporta a la Cámara de
Comercio.
Si:
y Servicios

2.2.9 Producción y prestación del servicio
1. Se han implementado controles a los procesos
relacionados con la prestación del servicio.
Si: Los puntos de control están definidos en
los procedimientos.
Proceso de Docencia
Extensión
2. Los controles definidos a los procesos
relacionados con la prestación del servicio tienen
coherencia con el impacto de los mismos.
Si:
- Recurso humano (selección)
- los programas académicos(Diseño y
Desarrollo)
- Los recursos físicos (Laboratorios, )
Proceso Gestión
Humana
Proceso de Docencia
Extensión
Servicios Generales.
3. Dentro de los controles definidos se incluyen
características para la prestación del servicio, tales
como:
Las características del perfil del egresado.
La regulación legal y normativa aplicable.
Las características del bienestar estudiantil y servicios
complementarios.
Los riesgos de mayor probabilidad e impacto.
Nota: Servicios complementarios pueden ser:
bibliotecas, laboratorios, recreación y deporte,
actividades culturales, entre otros.
Sí. Estas características se encuentran
definidas en los PEP, Cartas descriptivas
Proceso de Docencia

4. Se han establecido documentos, guías,
instructivos, así como los diferentes registros para
garantizar condiciones controladas para la prestación
del servicio.
Sí. Estos controles se especifican en los
procedimientos , Fichas de servicios y/o
Guías
Procedo de
Docencia
Admisiones y
Registro
5. Se ha identificado y se hace uso de los recursos
didácticos y equipos apropiados para la prestación del
servicio.
Nota: Biblioteca, laboratorio, computadores, equipo
de audio y video.
Si: Cartas descriptivas de cada asignatura Proceso de Docencia
6. Se han identificado e implementado actividades e
instrumentos para realizar el seguimiento y evaluación
de los estudiantes.
Nota: Exámenes internos o externos, proyectos
académicos, trabajos extra clase.
Si: si se tienen unos criterios generales y ya
al interior de cada programa se realizan
otros de acuerdo a las necesidades y/o a lo
indicado en las cartas descriptivas.
Proceso de Docencia
7. Se han definido e implementado las actividades
correspondientes para la validación de los procesos
cuando el producto resultante no puede ser verificado
mediante actividades de seguimiento y medición.
Sí: Se realiza seguimiento al egresado
Extensión
8. La validación demuestra la capacidad del proceso
para alcanzar los resultados planificados.
Sí: En la demanda que se tiene del
egresado IUE por las empresas
Extensión

9. Las actividades de trazabilidad definidas, tienen la
capacidad de seguir la historia, la aplicación o
localización de lo que haya definido la organización.
Sí. Al estudiante se le puede desde que
ingresa hasta que sale de la IUE en el
Sistema.
Admisiones y
Registro
10. Se han establecido disposiciones de reserva
documental para manejar, almacenar y mantener los
materiales y registros entregados por los estudiantes,
padres de familia, autoridades educativas u otras
instituciones relacionadas con la institución.
Si: si la información física se maneja de
acuerdo a la normatividad de Archivo
11. Entre los materiales y registros que la institución
salvaguarda contra daños y pérdidas se tienen
incluidos:
El material de los proyectos entregados por los
estudiantes.
Equipos y materiales entregados por los estudiantes.
Información personal de los estudiantes.
Si
No
Si
Proceso de
Docencia,
Proceso de
Investigación,
Admisiones y
Registro.
12. Se han establecido directrices para la
preservación de documentos académicos, reportes de
rendimiento académico, información en medio
magnética, programas de computación y archivo.
Si: Los documentos físicos se salvaguardan
de acuerdo a la normatividad de
Archivo(Tablas de retención documental)
Se salvaguardan de acuerdo a la
periodicidad para la realización de Backup
Admisiones y
Registro

2.2.10 Control de los equipos de seguimiento y medición
1. Se cuenta con un procedimiento para gestión
de las mediciones.
2. Se cuenta con un inventario de los equipos de
medición.
3. Se cuenta con un programa de calibración de
los equipos de medición.
4. Se cuenta con un programa de
mantenimiento de los equipos de medición.
5. Se cuenta con una política de aceptación de
trazabilidad de la medición.

2.2.11 Seguimiento y medición
1. Los procesos de medición, seguimiento, análisis y
mejora permiten demostrar la conformidad del servicio.
Si: Los informes de Auditorias,
Seguimiento a indicadores
Todos los procesos
mejora demuestran la conformidad del Sistema de Gestión
de la Calidad.
Todos los procesos
mejora permiten la mejora continua de la eficacia,
eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Todos los procesos
4. Se llevan a cabo evaluaciones institucionales a
intervalos planificados para identificar oportunidades de
mejora.
Sí. Plan anual de auditorias(se tiene
definidos los intervalos para
auditorias), evaluaciones docente,
Autoevaluación y
mejoramiento
5. Se han implementado técnicas estadísticas para los
procesos de medición, análisis y mejora de los servicios
prestados por la institución.
Sí. En el seguimiento a indicadores
(como técnica estadística se utiliza
los "Cartas de control" para
eliminar el error causado cuando se
realizan cálculos basados en
promedios)
Todos los procesos
6. Se han implementado métodos para realizar el
seguimiento a la satisfacción de las partes interesadas
(Comunidad, sector productivo, estudiantes), con relación
a la prestación del servicio educativo
Sí. Se tienen encuestas de
satisfacción, Evaluación Docente,
Encuestas e empresas (seguimiento
a egresados)
Autoevaluación y
mejoramiento

7. Se han establecido medios apropiados para la
comunicación de los resultados de la evaluación de la
satisfacción a las partes interesadas
Sí. Se tiene el portal Web, pantallas,
correo electrónico
Autoevaluación y
mejoramiento
8. Se han realizado acción relacionadas con la revisión
de la validez de los métodos utilizados para indagar la
percepción de los clientes con relación al servicio
educativo.
9. Se llevan a cabo a intervalos planificados las
auditorías internas al sistema de gestión de la calidad.
tiene el programa de auditorias
anual
Evaluación
Independiente
10. Las auditorías internas de calidad se planifican y
programan considerando el estado y la importancia de los
procesos y las áreas por auditar.
Si: además de las auditorias
realizadas anualmente se
programan otras auditorias
complementarias a los procesos
dependiendo de los resultados de
estas.
Evaluación
Independiente
11. Las auditorías internas de calidad se planifican y
programan considerando los resultados de auditorías
previas.
Sí: Los informes de auditoría se
reflejan en el Programa de
Auditorias
Evaluación
Independiente

12. Las auditorías internas de calidad las realiza personal
independiente a las áreas auditadas, asegurando su
objetividad, imparcialidad y competencia con base en la
educación, formación como auditor interno, experiencia
laborar en educación y en el establecimiento educativo, y
las habilidades.
Si: Ver programación de auditorias
Evaluación
Independiente
13. Las actividades de seguimiento a las auditorías
incluyen la verificación de las acciones correctivas
tomadas y el reporte del resultado de esta verificación.
Si: Ver Informe de auditorías
Evaluación
Independiente
14. Se conservan registros de los resultados de las
auditorías internas.
Si: se tiene los informes de las
auditorias por procesos y
consolidados de éstas.
Evaluación
Independiente
15. Los métodos implementados para el seguimiento y
medición permiten demostrar la capacidad de los
procesos para alcanzar los resultados planificados
(Eficacia) y el manejo de los recursos (eficiencia)
Sí. Se evidencia en los resultados de
las auditorias, en el seguimiento a
indicadores.
Evaluación
Independiente
16. Se han implementado métodos para realizar la
medición del impacto de la gestión.
Encuestas de fidelización
Autoevaluación y
mejoramiento
17. Dentro de las actividades de seguimiento y medición
se incluye la medición de la gestión directiva, la gestión
académica, la gestión administrativa y financiera y la
gestión con la comunidad y las partes interesadas.
Sí. En las auditorias se evalúa todos
los procesos
Evaluación
Independiente

18. Se facilita a los clientes y a las partes interesadas, el
seguimiento a los resultados de la evaluación.
Sí. Las evaluaciones realizadas son
publicadas en la Web
Mejoramiento Continuo
Comunicación
Institucional
19. Los resultados del seguimiento y la medición están
disponibles y son difundidos de manera permanente a los
clientes y partes interesadas por medio de la página
electrónica de la institución u otros medios.
Sí. Las evaluaciones realizadas son
publicadas en la Web
Comunicación
Institucional
20. Se han definido las características de calidad y los
criterios de aceptación para la prestación del servicio de
educación
Están definidos en el reglamento
estudiantil.
Direccionamiento
Institucional
21. Se han establecido e implementado métodos para el
seguimiento de las características de calidad para la
prestación del servicio educativo
Si: se realizan encuestas periódicas
a los empresarios
Autoevaluación y
mejoramiento
22. Se han establecido e implementado métodos para la
evaluación de los egresados en el mercado laboral.
Si: se realizan encuestas periódicas
a los empresarios
Autoevaluación y

2.2.12 Control del servicio no conforme en educación
1. Se han identificado y se tienen
establecidos controles para las no
conformidades en la prestación del servicio
educativo.
Sí. Se tiene el listado de posibles servicios no
conformes donde se indica el servicio, la no
conformidad y el tratamiento inmediato.
Se cuenta con la plantilla para el registro del servicio
no conforme.
Autoevaluación y
Mejoramiento
Continuo
2. Se ha documentado un procedimiento
que define los controles, las
responsabilidades y autoridades
relacionadas con el tratamiento del servicio
no conforme.
Sí. se tiene documentado el procedimiento para el
Control del Servicio no Conforme y el Procedimiento
para la toma de acciones Correctivas, preventivas y
de mejora
Autoevaluación y
Mejoramiento
Continuo
3. Se hace tratamiento de los servicios no
conformes mediante la definición de
acciones para eliminar la no conformidad
detectada ó autorizar su uso bajo concesión
ó definir acciones para impedir su uso o
aplicación.
Si: las acciones se registran y se controlan el la
Planilla del Plan de Mejoramiento y en la de Control
del Servicio no conforme y se le da tratamiento de
acuerdo al procedimiento de acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
Autoevaluación y
Mejoramiento
Continuo
4. Se conservan registros de la naturaleza
de las no conformidades y de cualquier
acción tomada posteriormente, incluidas las
concesiones.
Si: se evidencia de acuerdo al procedimiento de toma
de acciones correctivas, preventivas y de mejora
Autoevaluación y
Mejoramiento
Continuo

2.2.13 Análisis de datos
1. Se han determinado cuáles son los datos apropiados para
demostrar la conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del
sistema de gestión de la calidad.
Si: en los Indicadores Todos los procesos
2. Se han analizado los datos apropiados para demostrar la
conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de
gestión de la calidad.
Si: en el seguimiento a
indicadores
Todos los procesos
4. Cuando aplica se ha realizado el análisis de las evaluaciones
externas realizadas por autoridades educativas y otras partes
interesadas y se han tomado acciones de mejora a partir de estos
resultados.
Se tiene planes de
mejoramiento generados a
partir de evaluaciones
realizadas por entes externos
Todos los procesos
5. Se ha realizado estudios comparativos con otras instituciones
nacionales o internacionales y se han tomado acciones de
mejoramiento a partir de estos resultados.
6. Se realizan encuestas periódicas a la comunidad universitaria
para evaluar la prestación de los servicios y se evidencia estadístico
de esta información
Sí, Encuesta de satisfacción de
usuarios
Autoevaluación y
Mejoramiento
Continuo
7. El análisis de datos proporciona información sobre las
características y tendencias de los procesos y de los servicios,
incluyendo las oportunidades de tomar acciones preventivas.
Si: Ver análisis d indicadores Todos los procesos

2.2.13 Análisis de datos
1. Se han determinado cuáles son los datos apropiados para
demostrar la conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del
sistema de gestión de la calidad.
Si: en los Indicadores Todos los procesos
2. Se han analizado los datos apropiados para demostrar la
conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión
de la calidad.
Si: en el seguimiento a
indicadores
Todos los procesos
4. Cuando aplica se ha realizado el análisis de las evaluaciones
externas realizadas por autoridades educativas y otras partes
interesadas y se han tomado acciones de mejora a partir de estos
resultados.
Se tiene planes de
mejoramiento generados a
partir de evaluaciones
realizadas por entes
externos
Todos los procesos
5. Se ha realizado estudios comparativos con otras instituciones
nacionales o internacionales y se han tomado acciones de
mejoramiento a partir de estos resultados.
6. Se realizan encuestas periódicas a la comunidad universitaria
para evaluar la prestación de los servicios y se evidencia estadístico
de esta información
Sí, Encuesta de satisfacción
de usuarios
Autoevaluación y
Mejoramiento
Continuo
7. El análisis de datos proporciona información sobre las
características y tendencias de los procesos y de los servicios,
incluyendo las oportunidades de tomar acciones preventivas.
Si: Ver análisis d indicadores Todos los procesos

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